PMO - Naročilo ali kaos? Večina nas bi raje malo obojega, toda naročilo je v večini primerov lahko koristilo za kateri koli projekt. Ob številnih subjektih, ki se združujejo, obstaja tudi možnost prepirov, ki morda ne bodo najboljši način za vodenje podjetja ali vodenje projektov.
V organizaciji deluje veliko projektov, ki koristijo načinu življenja. Ti projekti nastanejo iz potrebe, ki se poraja, in odgovornost upravljavcev programov in vodje projektov je, da so organizirani tako, da lahko težave rešujejo z lahkoto in preprostostjo, od katerih imajo vsi koristi.
Projekti so podvrsta programa in zaporedoma poteka več projektov v različnih obdobjih, vse z namenom, da se program približa ciljem in ciljem napredka podjetja. Za soočanje z vsemi temi stvarmi, ki se dogajajo istočasno ali ob različnih časih, morajo biti vodje projektov in vodje programov previdni in organizirati PMO ali Office Project Office. Ta PMO bo organizacijski organ, ki bo pomagal pri vseh izvedenih projektih in vsakem programu, ki ga obravnavajo. V tem članku bomo izvedeli vse, kar morate vedeti o PMO.
Kaj je PMO?
PMO ( Office Management Project Office ) je mogoče odlično opisati kot centraliziran subjekt v določeni organizaciji, ki je odgovoren za določanje standardov, vzdrževanje discipline, zagotavljanje organa upravljanja in uveljavljanje pravilnega nabora odgovornosti za vodenje in usmerjanje projektov na jasen način, jedrnato in dosledno.
Standardizacija in disciplina sta pomembni ključni značilnosti, ki sta potrebni v organizaciji, katere cilj je izvesti več projektov. Te projekte izvaja organizacija z namenom spremembe ali izboljšanja sistemov ali procesov. Z PMO se lahko dotaknete organizacije, ki vam bo pomagala pridobiti prednost providina
g organizacijski standardi za vse izvedene projekte in program. To bi vključevalo dosledno usposabljanje, ki se izvaja projektnim skupinam in številnim vodjem projektov, ki ravnajo s projektom, v skladu s standardi upravljanja projektov, ki jih predlagate.
Z naraščajočim številom projektov je PMO v pomoč, saj izvaja dosleden pristop k upravljanju projektov. To centralizirano telo standardov in postopkov je odgovorno za različne vidike upravljanja projektov in uporabljene metodologije. Odgovorni so za to, da vsak projekt vzdržuje določeno raven skladnosti, ko gre za kakovost, skrb za stranke in količino.
PMO lahko sestavlja skupina predanih posameznikov, ki vodijo in postavljajo standarde, ali celo enega samega, odvisno od programa in obsega projektov. Sčasoma, ko so podjetja rasla po velikosti in zmogljivostih, organizacije opažajo potrebo po tem namenskih in skoncentriranih prizadevanjih, da bi zagotovili, da bi njihovi sistemi in procesi lahko zdržali in vsebovali vse večje zahteve in širitev.
pisarna za vodenje projektov je lahko različnih vrst in mora izpolnjevati potrebe organizacije, da si prizadeva, da bi projekti upoštevali standarde in norme. Če je PMO zastavljen z jasnim ciljem, s trdnimi temelji in podporo sponzorjev ter s popolnim pristopom do poslovnega modela, je to lahko družba za ustvarjanje vrednosti in projektno odličnost za podjetje.
Odlična ideja je vodenje projektov v ospredje. Lahko imate standardizacijo in lahko celo spremljate sklad z nizom norm za svojo projektno skupino in druge člane, povezane s projektom. Torej, zakaj PMO? Preiščimo ključne prednosti, prikazane pri uporabi PMO:
- Izvedba projekta nikoli ne bi bila lažja ; s predvidljivo doslednostjo in učinkovitostjo lahko zagotovite uspeh
- Vzpostavite temelje za pobude vašega podjetja in hkrati upravljate organizacijski portfelj
- Spodbujanje preglednosti in učinkovitega finančnega poročanja, da bi spodbudili vodstvo
- Uskladitev poslovne strategije z naložbami, da se oceni stopnja uspešnosti
- Izboljšanje zadovoljstva strank in produktivnosti zaposlenih za povečanje poslovne uspešnosti
- Izvajanje standardnih praks v skladu z najboljšimi praksami po vsem svetu
- Zagotavljanje dolgoročnih prihrankov in donosnosti naložb ( ROI ) za vse usposabljanje in mentorstvo
Kaj sestavlja PMO?
PMO v osnovi sestavljajo 3 različne in raznolike komponente ali vidiki, ki prispevajo k učinkovitosti PMO znotraj sten organizacij. Ti vidiki so medsebojno zelo odvisni in uspeh PMO se resnično zanaša na te tri stebre moči. Te plati so naslednje:
- Delujoč
- Strukturni
- Disciplinski
Vsaka komponenta se medsebojno razlikuje in se medsebojno dopolnjuje tako, da ustvari namen PMO tik pred podjetjem in vodstvom. V tem razdelku bomo preučili vsako komponento in jih razumeli. Ko to storimo, smo pripravljeni na to, da se začnemo in začnemo z lastnim PMO.
-
Delujoč
Vzpostavitev funkcionalnega vidika PMO je pomembna iniciacija, ki lahko poveča, kako se izkaže. Vlogo ali obseg PMO je treba izmeriti in določiti v organizaciji, da začne postopek. Vrstni red se vzdržuje za celoten funkcionalni niz PMO in mora upoštevati vzdrževane funkcionalne stopnje. Naslednja slika vam bo predstavila, kakšne natančne so funkcionalne stopnje PMO in kako se vrstni red vzdržuje in potrebuje za funkcionalni vidik.
PMO je po definiciji subjekt za določanje standardov, ki je organ upravljanja za vzdrževanje enote za upravljanje izvajanja in je tudi strateški sistem podpore vodstvu in članom projektne skupine v organizaciji.
Obstaja progresivni red, ki ga vzdržuje PMO. Vsaka stopnja je odvisna od stopnje zunaj nje. Vse to pod mikroskopom strategije, ki jo je uporabila organizacija.
-
Strukturni
To tvori kvalitativni temelj PMO in kako vpliva na elemente projekta ali organizacije - osebe, procese in sisteme / orodja.
- Ljudje - ljudje v sistemu PMO so njegova vodstvena enota in osebje, ki si prizadeva za pripravo dobrega projekta, da bi dosegli poslovni cilj podjetja.
- Proces - Proces so SOP, ki temeljijo na disciplinah, ki jih upravlja PMO. Procesi morajo biti praktični in povezani z delom v celotni organizaciji. Prilagodljivost, razširljivost in odkup ljudi v organizaciji so tudi vidiki, ki jih je treba uskladiti med postavljanjem tega vidika pisarne.
- Sistem / Orodja - Orodja morajo biti prilagojena glede na razpoložljivost virov in nabor znanja uporabnikov. Sistemi morajo biti zasnovani tako, da vključujejo naslednje elemente:
- Vse potrebne informacije v točnih in sprotnih oblikah
- Discipline PMO, ki jih je treba vzpostaviti
- Mora imeti mehanizme poročanja, s katerimi bi zagotovili učinkovito sprejemanje odločitev v vsakem trenutku
-
Disciplinski
Urad za upravljanje projektov bi moral biti ustanovljen za obravnavanje naslednjih kvadrantov poslovnega upravljanja, ko gre za vodenje projektov ali programov v organizaciji:
- Upravljanje komunikacij - 360 ° komunikacija za vse partnerje
- Upravljanje z zainteresiranimi stranmi
- Poročanje in meritve
- Upravljanje z viri - Pomembno pri izvedbi projekta
- Upravljanje osebja
- Upravljanje prodajalcev
- Nabava in upravljanje premoženja
- Upravljanje sprememb - reševanje težav in reševanje scenarijev tveganj s spremembami
- Obseg upravljanja
- Upravljanje s tveganji in izdajami
- Upravljanje usposabljanja in razvoja
- Upravljanje izvajanja - čas in stroški so ključnega pomena za vsako podjetje
- Upravljanje s kritičnimi potmi
- Finančno upravljanje
Nastavitev in izvajanje PMO
Vzpostavitev PMO ne pomeni samo dokončanja vrste kriterijev in začetka izvajanja. Tako kot izvajanje projekta, tudi PMO potrebuje enako raven ocene, analize, dokumentacije in načrtovanja, da se začnejo stvari. Navedel sem najboljših 6 korakov, ki jih boste potrebovali za vzpostavitev in vodenje PMO-ja, ki bo ustrezal vsem vašim potrebam na sceni upravljanja projektov, z vašo organizacijo in vašimi projekti. Skočimo kar noter!
-
1. korak - Potek določitve ocene
Razumevanje znotraj in zunaj vaših zahtev in vaš cilj postavitve PMO je ključnega pomena pri postavitvi in sčasoma izvajanju PMO. Presoja je nujna, ko gre za vzpostavitev PMO. Pregledati morate in izmeriti trenutno stanje organizacije za vodenje projektov in preveriti želeni ciljni scenarij, v katerem želi podjetje.
Za izvajanje te ocene predlagam, da uporabite oceno PMM OPM3 (model zrelosti organizacijskega upravljanja projektov) urada za upravljanje projektov, ki vam bo pomagala oceniti raven organizacije v primerjavi s trenutnim stanjem PMO, ki prebiva v njej.
Ta korak bo preučil funkcionalna področja, ki bi jih urejal in urejal PMO, in vrzeli med vašim poslovanjem in zahtevami PMO. Oglejte si razdelek disciplina tega članka, če želite poznati različne kvadrante paradigme poslovnega upravljanja. S skrbnim pregledovanjem teh območij se lahko PMO postavi v ustrezen nivo zrelosti.
-
2. korak - seznam dolžin priporočil
Zdaj ste ocenili, kje stoji vaša pisarniška organizacija za upravljanje projektov in kje mora PMO posredovati, vaš naslednji korak je natančno naštevanje priporočil, kako zapolniti vrzeli s postopkom, ljudmi ali sistemi in kombinacijami in permutacijami teh . Ta priporočila lahko vključujejo:
- Za boljše odločanje preglejte vrata
- Spremljajte napredek svojih projektov in s tem vodjem projektov poznajte tveganja
- Projektom zagotovite kakovostno preverjanje spoštovanja metodologij za vodenje projektov, ki so bile vzpostavljene
- Usposobite, mentorite in usposobite nove vodje projektov v različnih procesih upravljanja sistemov in sistemih, vzpostavljenih za standardizacijo
- Sodelujte in zagotovite, da so vsi potrebni koraki in metode dobro dokumentirani za ponovno uporabo
Bodite v stalnem stiku z zaposlenimi, ki delajo v organizaciji, in jih povprašajte po pogostih povratnih informacijah, tako da boste lahko ugotovili pomanjkljivosti in prednosti procesov in sistemov, ki se pojavijo med izvajanjem vsakega projekta.
-
3. korak - Izdelava načrta izvajanja
Imate področja, ki potrebujejo stalna polnila, imate priporočilo in raven, na kateri so. Zdaj je del, v katerega stopite in oblikujete načrt izvajanja, da se stvari začnejo izvajati. Imate priporočila, ki so taktične narave, medtem ko nekatera potrebujejo bolj poglobljeno organizacijo; imenujejo jih strateška priporočila. Začnite s taktičnimi in tako kot projekti, vzdržujte čas, stroške in vire, da razvijete načrt izvajanja.
Ko predlagate načrt izvedbe, ki ste ga želeli doseči, prejmite odkup svojega vodstvenega tima, pri čemer upoštevate vse, kar je potrebno za določitev prednosti. Upoštevajte tudi strateški pogled podjetja in kako je postavljen. Vrhunsko vodstvo rad vidi predanega in vplivnega managerja, ki je pripravljen prehoditi miljo.
-
4. korak - Izvajanje načrta izvajanja
Motorji na … nogi za pospešek … zemljevid v roki … preostane vam le še sprostitev sklopke! Približajte se velikemu PMO-ju pred vami! Čeprav se sliši na potep po torti, ko se sklicujete na dirkalne avtomobile, vendar izvedba PMO-ja zahteva prizadevnost in izredno trdo delo, s svojo edinstveno perspektivo in dosego. Odpravite se na taktične načrte in zberite »zmage« pod svojimi krili. S tem zagonom ste pripravljeni osvojiti naslednjo miljo.
Pokažite vrednost, ki jo ima PMO za vas, ob vsaki zmagi, in vedno imejte v mislih doseženi cilj, pri tem pa bodite strogo pozorni, da sploh ne odstopajo od načrta. PMO mora pomagati ljudem pri njihovih projektih tako, da ustrezajo standardom podjetja. S temi kratkimi zmagami lahko vzpostavite zaupanje v marsikaj, v kar se lahko spremeni PMO.
-
5. korak - posredovanje posodobitve v pogostih intervalih
Komunikacija je izjemen dejavnik našega življenja, zaradi česar so prenosi znanja in informacij tako zelo priročni, če jih učinkovito uporabljamo. V primeru vzpostavitve in potrjevanja potekov PMO je komunikacija ključni sestavni del njenega uspeha in njegove smiselne izvedbe. Da bi PMO trajal, mora biti komunikacijski okvir močan in mora obravnavati vse zainteresirane.
Ko se usmerjamo v taktične načrte in njihove dokončanje vse do strateških sprememb, moramo biti sposobni vsako posodobitev v celoti sporočiti na sistematičen način. To bo zagotovilo in povečalo komunikacijo skozi celoto ter posodobilo potrebne zainteresirane strani o napredku, ki ga PMO dosega, in o tem, kako primeren je PMO za organizacijo.
-
6. korak - Ustavite se. Pazi. Popravi. Ponovite
Nenehno izboljševanje je najboljši način, da projekt ali katero koli podjetje preraste in dozori v sisteme in procese, kakršne bi si želeli. Vaš PMO bi imel kratkoročna in dolgoročna priporočila. Te je treba pogosto pregledovati, večinoma letno, da bi iz njih naredili načrte in izkoristili priložnosti. Z vsakim pregledom, načrtovanjem in izvedbo vaš PMO raste, prav tako tudi organizacija urada za upravljanje projektov pri izvajanju projektov in programov.
Vaš PMO ni stalnica. Razvija se in način razvoja je iterativni proces. Preglejte vsako priložnost ali tveganje in preglejte, kako postopek prinaša vrednost. Ko to storite, boste lahko našli vrzeli, ki jih je treba zapolniti, dokler ne dosežete popolnosti.