Opredelitev za upravljanje obsega projekta
Upravljanje obsega projektov (PSM) je bistvenega pomena za opredelitev uspešnosti ali neuspeha projekta, da bi zagotovili kakovostne izdelke / storitve. PSM je mogoče opredeliti kot "Metodologija, ki vključuje seznam podrobnih del / nalog, ki jih je treba izvesti, da bi dosegli cilje projekta". PSM je niz dodeljenih funkcionalnosti, ki nam omogoča natančno in učinkovito določiti in nadzorovati obseg projekta. PSM omogoča nadzornikom projektov, da ustrezno upravljajo s časom in viri, tako da razporedijo pravo število nalog, potrebnih za vodenje projekta. Ker PSM identificira in ocenjuje naloge, vključujoče in izključno v obseg projekta, pomaga, da se izognete nepomembnim nalogam s prihrankom časa, da dosežete največje donose.
Faze upravljanja obsega projekta
Ne glede na izbrane metode mora skrbnik projekta določiti obseg projekta in ga ovrednotiti. PSM je sestavljen iz naslednjih korakov:
1. Oblikovanje projektnih zahtev
Začetna faza je opredelitev ciljev projekta, da se določi časovni razpored projekta in dodelijo sredstva. Šele ko so ti dejavniki ugotovljeni, se lahko naloge, ki jih je treba opraviti za dokončanje projekta, vključijo. Tako je opisan „obseg projekta“, na podlagi katerega se projektni skupini dodelijo naloge, ki so omejene na določen proračun in čas.
2. Določitev ciljev projekta
Naslednja faza zahteva določitev ciljev projekta, ki je jedro projekta. Projekt bi lahko imel več kot en cilj, projektni skrbnik skupaj z ekipo pa mora izpolniti te zahteve in tako zagotoviti izdelke / storitve vrhunske kakovosti.
3. Določitev obsega projekta
Obseg projekta je sestavljen iz virov in nalog, dodeljenih za dobavo določenega izdelka ali storitve. Tako je obseg projekta odraz ciljev projekta, katerih cilj je doseči vrhunske rezultate.
Šest praks upravljanja projektnega področja (PSM)
Šest praks PSM je:
Glede na "GPMBK (Vodnik po telesu znanja o vodenju projektov)", PSM temelji na določanju in spremljanju nalog, ki jih je treba vključiti ali izključiti iz projekta.
GPMBK navaja 6 praks PSM, ki jih je treba izvajati za upravljanje in spremljanje projekta:
1. Načrtovanje in načrtovanje PSM
Prva praksa PSM vključuje načrtovanje in razvoj načrta za upravljanje področja uporabe (SMP). SMP je pripravljen po posvetovanju z zainteresiranimi stranmi projekta in pridobivanjem informacij iz projektnega načrta in listine. SMP omogoča določitev, upravljanje, spremljanje in oceno obsega projekta.
2. Akumulirajte zahteve
Druga praksa je določiti zahteve zainteresiranih strani v projektu in jih dokumentirati. Ta postopek uporablja različna orodja in metode (kot so intervjuji, anketni vprašalniki, razprave v fokusnih skupinah, metode opazovanja), da se iz projekta pridobijo informacije o zahtevah in pričakovanjih zainteresiranih strani. To upraviteljem projektov omogoča, da preprečijo možnosti morebitnih napak ali ovir med potekom projekta.
3. Opišite področje uporabe projekta
V tej metodi je obseg projekta določen za razlago rezultatov, projekt bi dosegel in česa ne bi mogel doseči ali ne spada v področje uporabe. Obseg, ki je ustvarjen, opisuje pričakovanja zainteresiranih strani od projekta, ki se posreduje projektni skupini. Dokumentirani zapisi se ocenjujejo, da se zagotovi, da so rezultati projekta skladni s cilji projekta.
4. Razviti strukturo razčlenitve nalog (TBS)
Ena izmed pomembnih praks PSM omogoča nadzornikom projektov in skupini, da razčlenijo obsežno izjavo o obsegu na manjše in izvedljive enote dela. Ta delna dela se imenujejo "delovni paketi". Tako je TBS zbirka teh delovnih enot, ki so potrebne za dokončanje celotnega projekta. Projektni skupini omogoča učinkovito in hitro tempo.
5. Preverjanje obsega projekta
Na tej stopnji notranje in zunanje zainteresirane strani pregledajo rezultate projekta za preverjanje pristnosti. V bistvu gre za fazo, ki se osredotoča predvsem na sprejetje rezultatov projektov s strani zainteresiranih strani. Interesne skupine na projektu dajo povratne informacije in potrdijo isto, če končni rezultati ustrezajo pričakovanim standardom in zahtevanim zahtevam.
6. Spremljajte obseg projekta
Pravilno je rečeno, da ga je treba dobro nadzorovati, ne pa dobro opredeljenega obsega projekta. V tej fazi se primerjajo predlogi za projekt in poročila o pregledu uspešnosti, da se ugotovijo vrzeli ali vrzeli v projektu, zaradi katerih bi bilo treba spremeniti SMP. Zato je najpomembnejše spremljati napredek projekta in zagotoviti njegovo izvedbo v skladu s SMP. Ker bi lahko SMP zahteval kakršne koli spremembe ali spremembe, če bodo zainteresirane strani pripravile nove zahteve.
Zaključek
Za zaključek ni mogoče zanikati, da je za uspeh projekta ključnega pomena dobro strukturiran PSM. Kljub času in prizadevanjem za izvajanje svojih praks je vredno vložiti naložbo. Ker omogoča največjo donosnost nad minimalnimi prekoračitvami. Usposabljanje za PSM je vsekakor koristno, saj zagotavlja znanje in strokovno znanje o upravljanju področja, kar je ena temeljnih funkcionalnosti pri vodenju projektov. Usposabljanje za PSM je dobra možnost poklicne poti za bodoče učence, ki želijo uveljaviti svojo nišo na področju projektnega upravljanja.
Tečaj usposabljanja bi bil tudi dodatna prednost za nadzornike / vodje projektov, ki se soočajo z izzivi pri dokončanju projektov bodisi pravočasno bodisi v razporejenem proračunu. Po zaključku tečaja so vrata odprta za številne poklicne priložnosti na področju upravljanja projektov v javnih in zasebnih organizacijah.
Iščete pametno kariero pri vodenju projektov? Vpišite se na tečaj za PSM!
Priporočeni članki
To je vodnik za upravljanje projektnega področja. Tukaj razpravljamo o fazah upravljanja projektnega obsega, ki vključuje določitev zahtev projekta, določitev ciljev projekta in določitev obsega projekta skupaj s šestimi praksami upravljanja projektnega področja (PSM). Obiščite lahko tudi druge naše predlagane članke, če želite izvedeti več -
- Upravljanje načrtovanja projektov
- Primer načrta upravljanja obsega
- Tehnike načrtovanja projektov
- Primer načrtovanja projektov