Uvod v Raci Matrix
Raci Matrix je orodje za načrtovanje in pomeni: Odgovorno - Odgovorno - Posvetuj se - Obvešča. Ko gre za spremljanje nalog kompleksnega projekta, postane celoten proces dolgočasen, ne samo zaradi zapletenosti, ampak tudi zato, ker je težko in zmedeno spremljati naloge in ljudi, ki sodelujejo v njem.
Kaj pa, če vam rečem, je hiter popravek grafikona?
Da, za to se imenuje matrica Raci
Kaj je Raci Matrix?
Raci Matrix je preprosto orodje, ki je učinkovito za izboljšanje odgovornosti in metodologije, ki se uporablja po vsem svetu za projekt, program ali kakršno koli organizacijsko spremembo. Posebej ga uporabljajo kadrovski menedžerji, poslovni trenerji in vrhunska podjetja za izboljšanje produktivnosti, angažiranosti zaposlenih in poslovne učinkovitosti.
Poenostavljeno je to orodje, ki vam omogoča, da določite, kdo je odgovoren, odgovoren, posvetovan ali obveščen za vsako nalogo, ki se izvaja v projektu.
Parametri, vključeni v matriko Raci
Poglejmo torej 4 parametre, ki so vključeni v matrico Raci -
1. Odgovorni
To je oseba, ki je dodeljena za delo. Odločanje je v rokah te osebe.
Naloge morajo opraviti. Včasih lahko sodeluje več kot ena oseba, vendar je vedno priporočljivo, da to ohranite, da se izognete zapletenosti in zmedi.
2. Odgovorno
To je oseba, ki se dokončno odloči, saj bi moral biti najprej lastnik naloge. Prav tako bi bili odgovorni za celotno dokončanje nalog ali rezultatov. V delo se ne vključujejo, ampak so odgovorni za spremljanje nalog do zaključka. Samo ena oseba se raje ukvarja z odgovornostjo, da ne bi prišlo do zmede pri večkratnem lastništvu nalog.
3. posvetovan
To je oseba, s katero se posvetuje, preden se sprejme odločitev. Tu je lahko posameznik ali skupina, ki bo zagotovil potrebne informacije za dokončanje nalog projekta. Zagotoviti je treba dvosmerno komunikacijo med odgovorno in posvetovano osebo, da se izognete napačnemu komuniciranju pri izvajanju nalog.
4. Obveščeni
In nazadnje, to je oseba, ki je obveščena pred sprejetjem odločitve. Ti ljudje bodo imeli na voljo najnovejše posodobitve nalog in dejavnosti, ki se izvajajo. Vloga te osebe se ne konča z dokončanjem nalog, nanjo pa lahko vplivajo izidi nalog ali rezultati. Vendar jih ne bomo prosili za povratne informacije ali pregled.
Kdaj uporabljamo matriko Raci?
Tukaj gremo -
- Kadar je prizadetost zaposlenih in morate sprejeti hitre in učinkovite odločitve za podjetje, zlasti z novim najemom.
- Kadar obstaja spor o lastništvu ali odločanju.
- Ko predvidevate, da postopek odločanja ali celo odobritev lahko zamudi projekt.
- Ko je projektna obremenitev videti, da je neenakomerno razporejena.
Zdaj, ko smo razumeli, kaj je Raci in kdaj ga potrebujemo, si oglejmo tudi pozitivno uporabo raci grafikona.
Prednosti
- Boljša komunikacija in usklajevanje med različnimi ljudmi, ki sodelujejo v nalogi.
- Odpravlja podvajanje prizadevanj.
- Organizacija ekipe.
- Rešuje konflikte v projektu.
- Jasne so vloge in odgovornosti z ustreznimi smernicami.
- Ekipa deluje bolj gladko.
- Identificira tiste, ki se izogibajo odgovornosti.
- Vključeni so novi člani ekipe.
Zdaj pa naj svojo teorijo uresničujemo tako, da se naučimo, kako ustvariti matriko Raci. Pred tem pa si na hitro oglejmo smernice.
Smernice
- En odgovoren bi zadostoval za nalogo.
- Poskrbite, da je vsak prejemnik obveščen o svoji dodelitvi.
- Spodbujajte timsko delo.
- Naj bo število svetovalcev minimalno, da prihranite čas.
- Redno posodabljajte tabelo Raci, zlasti kadar zaposleni ne pridejo v službo, da nobenih nalog ne ostane brez nadzora. Dokončanje nalog mora biti pod nadzorom odgovornega prejemnika.
- Naj bo nadzor nad nalogami minimalen. (PS - preveč kuharjev pokvari juho)
Brez nadaljnjega čakanja, tukaj je -
Kako ustvariti Raci matrico
Nadalje bomo poenostavili postopek Raci s prikazom, kako ustvariti matrico Raci.
1. korak: Opredelite naloge projektov
Število opravil lahko dodamo na zavihku »dodaj nalogo«. Vzdrževanje matrike Raci moramo imeti tudi kot nalogo, ki jo ponavadi opravi vodja programa ali vodja projektov.
Nato moramo dodati vloge ali ime udeležencev, ki bi nalogo uspešno opravili. Število udeležencev lahko povečamo s klikom na zavihek »dodaj udeleženca«.
2. korak: Identifikacija vlog projekta
3. korak: Odločite se, kako sestaviti matrico
Zdaj moramo k ustreznim nalogam dodati kode Raci - odgovorne, odgovorne, posvetovane ali obveščene s klikom na grafikon, ko je udeleženec v nalogi vključen.
Prav tako lahko z ekipo varno vključimo ali delimo grafikon Raci, tako da izberemo stopnjo dovoljenja za prikaz, urejanje / brisanje in urejanje. In to lahko storimo za posamezne udeležence in ne le za omejevanje skupne ravni dostopa za celotno ekipo. Torej s povezavo v skupni rabi izvoza lahko grafikon Raci prenesete kot besedo ali datoteko CSV.
Primer matrike Raci -
Predloga za matrico Raci -
Kaj torej čakaš? Prepričan sem, da je večina pripravljenih, da začnemo svoje naloge narediti učinkovitejše.
Pojdite naprej in ustvarite razliko v svoji metodologiji dela z Raci Matrixom.
Priporočeni članki
To je vodnik za Raci Matrix. Tu smo razpravljali o koristih, smernicah, vključenih parametrih in kdaj uporabljati matriko Raci. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -
- Kaj je Adobe Illustrator?
- Adobe Illustrator za študente
- Prednosti AutoCAD-a
- Kaj je Agile Project Management?