Vodenje projektov je naše poklicno življenje očaralo tako, da je to zdaj postalo norma v vsakem posameznem podjetju in uradu / organizaciji. Ta faza sistematičnega vodenja vašega dela in organiziranja delčkov projekta za dosego skupnega cilja ali cilja podjetja je bila tisto, kar je urejalo uspešne projekte in inovativne, najsodobnejše spremembe in sisteme upravljanja sprememb. S tehnikami upravljanja projektov so se razvijali pristopi za upravljanje projektov in ti pristopi so se nenehno razvijali in naraščali do vedno spreminjajočih se vidikov globalnega podjetja.
Ker je industrializacija eksponentno rasla, je prišlo do razkosa v načinu, kako smo gledali na pristope k upravljanju projektov in kako bo to vplivalo na poslovanje. Delo, potrebno za hitrejše in boljše in natančnejše kot kdajkoli prej. To je tisto, kar se nam je porodilo kot nova plat vodenja projektov. Starejši pristopi ali bolj zapuščeni sistemi so se imenovali tradicionalno vodenje projektov, nov, živahen in bolj intuitiven pristop pa je postal znan po imenu Dynamic Project Management.
V tem članku bomo pogledali, kako lahko razlikujemo ti dve fazi upravljanja projektov in kako vam lahko pomagamo, da se odločite, kateri od teh pristopov potrebuje vaše podjetje, da deluje kot dobro namazan stroj. Na podlagi 6 posameznih točk bomo predstavili tradicionalno vodenje projektov v primerjavi z dinamičnim upravljanjem projektov in videli bomo, kako se bodo ujemali s temi pogoji.
Tradicionalno vodenje projektov
Ko govorimo o tradicionalnem upravljanju, gledamo na zelo omejeno in togo obliko pristopa k vodenju projektov. Ta pristop je bil začetek vodenja projektov na planetu Zemlji in domnevali smo, da je obseg in cilji projekta v celotnem življenjskem ciklu projekta nespremenjeni. Začetek in načrtovanje sta bila nato zasnovana v skladu s tem miselnim postopkom. Dodeljena so bila sredstva in izdelek je bil predviden v dvodimenzionalni namestitvi, brez kakršnih koli sprememb ali možnosti upoštevanja različic.
Ker ni bilo nobene rezerve za prilagoditev sprememb in sprememb načrtov in načrtov projektov, so bile meje uspeha nejasne in ne zelo spodbudne. Tradicionalno vodenje projektov bi opredelilo časovne roke in vire s predpostavko, da se med projektom nič ne bo spremenilo in se bo načrta ves čas držalo. Življenjski cikel projekta je bil videti tako:
- Začetek projekta
- Načrtovanje projektov
- Izvedba projekta
- Spremljanje in nadzor projekta
- Zaključek projekta
Življenjski cikel projekta bi sledil v zaporednem zaporedju in ena faza bi sledila drugi, torej šele, ko bo načrtovanje projekta končano, se bo celoten projekt preusmeril v izvedbo projekta.
-
Spremembe načrta
Kot že omenjeno, ima tradicionalno vodenje projektov zelo tog pogled na celoten prostor za upravljanje projektov, ki ga ustvarjamo za izvedbo sprememb ali premika k zastavljenemu cilju. Ob predpostavki, da bo vse ostalo tako, kot je, v načrtu, ki je pripravljen po začetku projekta, ni prožnosti.
Z manj prostora za kakršne koli spremembe, tudi rahlo spremembo, s katero se projekt sooča v fazi izvedbe ali v sami fazi oblikovanja načrta, bo potrebno, da vodja projekta na novo oblikuje celoten načrt iz nič, ob upoštevanju spremembe, ki se je zgodila.
Kot zdaj vemo, da je v okviru dela projekta možno veliko sprememb. Preoblikovanje in preoblikovanje celotnega načrta ne bi bilo nadomestljivo in bi stalo čas organizacije, virov, inflacijo proračuna in naporov.
-
Vloge in odgovornosti
Pri tradicionalnem vodenju projektov gledamo na osrednjo figuro, ki skrbi za celotno delovanje projekta. Ta oseba je vodja projekta (PM). Premier preuči vse faze, skozi katere projekt poteka, in je odgovoren za njegovo nemoteno delovanje.
Z dinamičnostjo, ki jo ponuja projekt, odgovornost za posodobitev načrta pade tudi v roke premierja, s čimer en posameznik preobremeni z nalogo vodenja in potisne projekt na sled. To je lahko precej naloga za obvladovanje.
-
Produktivnost in uspešnost
Veliko se osredotočamo na spoštovanje časovnega razporeda in časovnice, saj zdaj za predsednika vlade grobo kaznuje, če je v načrtu projekta celo rahlo spremenjena. Ta enostranski vpliv na načrte projektov moti potek projekta in delo tako ali tako zaostaja.
Ker so misli o dejanskem delu, ki se dogaja, odkrili veliko primerov, ko je bila kakovost ogrožena z namenom, da ostanejo pravočasno. Vedno je prihajalo do hudih pritiskov, ko gre za časovne omejitve in ne trenutek, da bi oddahnili in razmislili o tem, kaj počnejo člani projektne skupine.
-
Upravljanje s tveganji
Čeprav je večina koncentracije ekipe in vodje projektov časovno razporejena, ob pomanjkljivi pozornosti pri obvladovanju tveganj in predvidevanju tveganj bi se skupina odzvala na tveganje, namesto da bi se nanje odzvala.
Ko pride do reakcije na tveganja, veste, da tveganj sploh niste pozorni, saj predvidevate, da se spremembe ne bodo zgodile in projekt bo tekel v skladu s časovnimi roki. Če pa se med projektom odvija gasilstvo, boste prisiljeni iti izven poti in potem se cikel preoblikovanja načrta ponovno zgodi.
-
Prednostna naloga dela
Prednostna naloga dela lahko resno prizadene projektne postopke in ob tradicionalnem upravljanju projektov, kjer je oblast centralizirana, obstaja možnost, da se člani skupine ne zavedajo pravilne prioritete dela. To lahko povzroči, da delajo napačne stvari ob napačnem času.
Vodje projektov so ponavadi preveč zasuti načrti in spremembe, ki nastanejo, če skupina ostane brez organa za določanje prednostnih nalog, ki bi jim pomagal pri opravljanju dela po potrebi.
-
Časovni roki
S šibkimi časovnimi roki je bilo tradicionalno vodenje projektov na najbolj ranljivem koncu in zdaj vemo, zakaj je bila ta osnovna nastavitev procesov le predhodnica dinamične oblike projektnega upravljanja.
Na tradicionalno upravljanje projektov je veliko zunanjega vpliva na časovne roke in roke. Ker stranke in stranke narekujejo roke, ni praktičnega pregleda ocene dela in časa, potrebnega za to delo.
Dinamično upravljanje projektov
V nasprotju s tradicionalnim projektnim upravljanjem okolje, ustvarjeno z dinamičnim upravljanjem projektov, odpravlja vse pomisleke, ki jih je zastavljalo prejšnje okolje. Ta vrsta vodenja projektov se odlično spopada z dinamično naravo projektov, saj zagotavlja prilagodljiv okvir, ki zajema nenehno spreminjajoče se sezone načrtov in ciljev projekta. Pristop, ki se tukaj uporablja, v dinamičnem okolju upravljanja projektov, je delitev projekta na samoodržne enote, ki nimajo veliko odvisnih dejavnikov.
Glede na projekt razvoja programske opreme imate različne zahteve, ki so izredno nestanovitne in se z vsakim korakom lahko spremenijo velike ali manjše spremembe. Večinoma ti načrti temeljijo na hipotezi, ki se lahko ali ne ujema z dejanskimi dogodki v projektu. Zelo nepraktično je slediti tradicionalnemu pristopu upravljanja projektov v takšnih scenarijih, zato so strokovnjaki za vodenje projektov prišli do potrebe po novem in prilagodljivem pristopu.
Dinamično upravljanje projektov ali Agile projektno vodenje je bilo le pristop, potreben za razbijanje jinxa pri neuspešnih projektih, ki so nastali zaradi togosti tradicionalnega pristopa k upravljanju projektov. Dinamično vodenje projektov je postalo postopno usmerjeno, saj je bilo dinamično vodenje projektov zelo iterativno. Pri vseh dobrih stvareh obstajajo vidiki projekta, ki jih je treba natančno preučiti, da se žoga odvije. To so:
- Vrednost, ki jo ima projekt, mora biti jasna
- Stranke bi morale aktivno sodelovati pri preverjanju postopkov na projektu
- Vizualno in grafično dokumentacijo je treba dovoliti in spodbujati
- Skupinsko sodelovanje bi moralo biti najpomembnejša figura pri izvedbi projekta
Razvojni cikli so gradniki, ki omogočajo nenehno vrednotenje projekta, okvir pa omogoča stalne povratne informacije in izboljšave na kraju samem. Z nenehnim izboljševanjem kot osnovo je dinamično upravljanje projektov zagotovo pot naprej. Načrtovanje postane bolj prožno in poteka z veliko pozornosti in pričakovanja.
-
Spremembe načrta
Z najnovejšimi tehnologijami, ki prevzemajo dinamičen pristop k upravljanju projektov, se premierji zanašajo na programska orodja za upravljanje projektov, ki jim bodo pomagali pri različnih spremembah načrtov in različnih predstavitvah v fazi oblikovanja in izvedbe projekta. Ta orodja so v skladu z dinamičnim pristopom k upravljanju projektov tako, da na PM vodijo zelo malo stresa, ko gre za spremembe v načrtu.
Ta orodja omogočajo PM-jem, da samodejno vključijo spremembe v načrt, saj že obstajajo različne obravnavane situacije in načrti za izredne razmere, dogovorjene za morebitne spremembe. Orodje takoj sprejme spremembo in preuredi načrt tako, da ne premakne celotnega načrta, ampak da prilagodi nastalo anomalijo.
-
Vloge in odgovornosti
S samodejnimi prilagoditvami sprememb v projektnem načrtu se članom skupine ni treba zanašati na en sam centraliziran organ, da bi dobili naročila in delali za dan. Člani skupine si lahko sami pomagajo pri načrtovanju in določanju prednosti dneva, ko delo poteka.
Dinamično vodenje projektov bi bilo mogoče le, če so roke, ki so prispevale k projektu, izjemno usposobljene in znajo sijajno delati v timu. Skupinsko sodelovanje je v dinamičnem prostoru upravljanja projektov izjemno pomembno in tvori ključno komponento, ki ta dinamični okvir pripelje do višjih možnosti za uspeh.
-
Produktivnost in uspešnost
Načrt in roki načrta zdaj samodejno obravnavajo orodje za upravljanje projektov in ni treba, da jim sledijo namenske oči. S tem se lahko ekipa in predsednik vlade osredotočita samo na opravljeno delo in na iteracije, ki jih je treba paziti. Več časa omogoča več kreativnosti in inovativnosti ter pomaga članom skupine, da vedno razmišljajo o morebitnih ovirah, ki se nahajajo na poti.
-
Upravljanje s tveganji
Za razliko od tradicionalnega upravljanja projektov, kjer se je več odzivalo na tveganja, pri dinamičnem upravljanju projektov iščete načine, kako odgovoriti na tveganja, ki so vam prišla na pot. V fazi načrtovanja projektov se izvaja upravljanje s tveganji in predvidevajo in predvidevajo tveganja. Z izvedenimi napovedmi so bili za vsako tveganje določeni tudi akcijski načrti, kar je bilo tudi pričakovano. Ti akcijski načrti so vključeni v projektni načrt, in če pride do tveganj, bo proaktivna metoda že v uporabi.
Če se prepreči tveganje, lahko projekt in njegovi člani preostali čas izkoristijo kot priložnost, da načrtujejo projekt naprej.
-
Prednostna naloga dela
Tu vsi v projektni skupini vedo, kaj je treba narediti in prioritete so že razvrščene. S preglednostjo sistema in jasnostjo v postopku določanja prednosti dinamično upravljanje projektov skrbi za spremembe načrtov ali prednostno nalogo. Ti se takoj odražajo v načrtih projektov.
-
Časovni roki
Z zanesljivim časovnim razporedom in prilagodljivim pristopom časovnica in končni datum ali datumi mejnika niso postavljeni v kamen na začetku projekta, temveč se razvijajo, saj se projekt razvija s časom. Če se dinamično vodenje projektov izvaja učinkovito, obstaja velika možnost za uspeh in prihranke, ko gre za proračun, čas in trud.
To bi pomenilo, da bodo roki, ki se razvijajo, vedno natančni in datum zaključka projekta bo temeljil na dejanskih in ne na napovedih.
Zaključek
Tradicionalno vodenje projektov je bilo že sam začetek vodenja projektov in njegov prispevek k temu, kako upravljamo s projekti danes, bo vedno ploskal. Saj ne, da ta članek tradicionalno vodenje projektov postavlja zastareli pristop k upravljanju projektov, temveč je zgolj tradicionalna z dinamiko nove dobe. Tradicionalno vodenje projektov se še vedno uporablja v nekaterih panogah, ki imajo določene časovne okvire za vse in za linearno obdelavo dela.
Primerjava zagotovo in očitno postavlja dinamično vodenje projektov vodilno vlogo v tej dirki in s časom, ki se nenehno spreminjajo in preoblikujejo v industrijskem sektorju, bomo zagotovo boljši pri svojem početju in še bolj napredovali za človeštvo.
Priporočeni članki
- Tehnike vodenja projektov - 20 uporabnih
- 7 najboljših učinkovitih korakov za izbiro pravega nabora članov projektne skupine
- CRM vs PM Software
- Intervju o vodenju projektov