Ustvarjanje zbirke podatkov z uporabo Microsoftovega dostopa - Microsoft Access je odlična programska aplikacija, ki je priložena paketu Microsoft Office Professional Suite. Zagotovo se lahko s tem preprostim orodjem baze podatkov naučimo boljšega organiziranja našega dela in življenja!

Zakaj uporabljati Microsoft Access?

Večina ljudi nas vpraša: "Zakaj potrebujem nekaj domišljijske programske opreme za baze podatkov? Excel deluje dovolj lepo za moje raznolike potrebe. "

Tukaj vam z veseljem povemo, da Access ni nobena bazna baza podatkov. Je enostaven, mogočen in vam lahko prihrani veliko časa in ponavljajočega se truda, tudi ko iz svojih podatkov pridobite najboljše. Pravzaprav boste ugotovili, da lahko z veliko več podatkov pridobite svoje podatke, če združite Excelove liste z dobro urejeno zbirko podatkov o dostopu.

Microsoft Access

  • Je orodje relacijske baze podatkov . To pomeni, da so vsi podatki organizirani v (povezane) tabele. Orodje lahko uporabite za proračun mesečnih stroškov, organiziranje knjižničnega kataloga ali vzdrževanje izčrpnega imenika; ključ je v strukturiranju vaših podatkov v preproste, odvečne tabele, ki jih je mogoče povezati skupaj.
  • "Zapomni" vaše podatke. Za razliko od Excela deluje tudi kot brezšivna banka pomnilnika, ki shranjuje in si zapomni vaše podatke, tako da jih boste lažje našli za nadaljnjo uporabo. Na primer, morda ste shranili več listov Excela za mesečne stroške. Če pa želite te liste kombinirati in jih preučiti skupaj, boste morali uporabiti posebne (in včasih okorne) funkcije Excela, kot so grafikoni, nadzorne plošče itd. V Accessu je to brezhibno.
  • Brez težav naredi zapletene podatkovne operacije. Access ponuja vse osnovne operacije, ki jih Excel počne, kot so razvrščanje, izračuni, filtri itd. Poleg tega omogoča tudi pridružitev ali izključitev podatkov iz tabel (na primer pridružitev Excelovim listom) na podlagi posebnih meril. In dobra novica je, da je vse to v Accessu brez napora!

V tem članku vas vodimo, da sestavite svojo prvo delujočo bazo podatkov s 6 preprostimi koraki.

  1. Organizirajte svoje podatke v strukturirane tabele.

Če nameravate uporabljati bazo podatkov Access, obstaja velika verjetnost, da že imate pošteno predstavo o strukturah tabel, ki jih želite ustvariti. Pomislite na to kot na pomemben pripravljalni korak, saj je struktura vaših tabel odločila o uspehu vaše aplikacije Access.

Nekaj ​​vprašanj, ki vam bodo pomagala pridobiti to pravico, vključuje:

  • Kakšne podatke imate? Poslovne evidence, osebne datoteke, podatki, ki podpirajo vašo kulturno družbo? V idealnem primeru bo vsaka vrsta vsebovala svojo bazo podatkov.
  • Kaj je skupnega med podatki, ki jih imate? Ali jih lahko razvrstite v ločene tabele na podlagi tega skupnega dejavnika? Npr .: dohodek, odhodki, seznam naslovov itd.
  • Kaj je edinstveno na vsaki mizi? Kaj lahko uporabite za identifikacijo ene vrstice podatkov iz vsake tabele? Npr: ime, id itd. To bo primarni ključ in je lahko en ali več stolpcev . (Brez skrbi, če ne najdete nekaj edinstvenega, saj lahko Access samodejno ustvari primarni ključ.)
  • Katere so povezave med tabelami? To so potencialni tuji ključi (več o tem boste izvedeli spodaj).

Predlagamo, da imate na papirju grob osnutek strukture tabel. Ne skrbite za popolnost; vaše mize se bodo razvijale, ko delate z Accessom in si boste pridobili mojstrstvo nad njim. Ko ste pripravljeni, zaženite Microsoft Access, izberite Datoteka -> Novo -> »Prazna baza podatkov« in kliknite tipko »Ustvari«, da zaženete prvo bazo podatkov Microsoft Access!

Namig: izberite ustrezno ime, ki odraža vrsto vaše baze podatkov; to se sliši bolje kot preprosto imenovati "Moja prva baza podatkov"!

  1. Ustvari tabele

Ko uspešno zaženete in ustvarite svojo prvo bazo podatkov, Access odpre "Orodja za tabele", da ustvarite tabele, kajti Res je, dostop je povezan s tabelami!

Tukaj bomo ustvarili preprosto proračunsko aplikacijo s 3 tabelami: Redni odhodki, Mesečni dohodek in Mesečni odhodki. Stolpci, označeni z modro barvo, so edinstveni in jih je zato mogoče uporabiti kot primarni ključ. (Upoštevajte, da če je več kot en stolpec označen z modro barvo, je kombinacija skupaj edinstvena.)

Če želite dodati tabelo navadnih stroškov, uporabite zavihek na desni strani.

  • Prvi stolpec (ID) samodejno ustvari Access in služi kot privzeti primarni ključ. (To lahko spremenimo pozneje.)
  • Kliknite "Kliknite za dodajanje", da vnesete ime naslednjega stolpca. Prejeli boste možnost (spustni meni) glede na vrsto stolpca. Izberite Besedilo in vnesite "Ime stroškov".
  • Znova Kliknite za dodajanje naslednjega stolpca, izberite Text in vnesite "Type".
  • Znova Kliknite za dodajanje naslednjega stolpca, izberite Število in vnesite »Znesek«.
  • Na koncu shranite novo ustvarjeno tabelo (s tipko Control + + S). Ko ste pozvani za ime, vnesite »Redni Stroški«.

In tam, na novo ustvarjena, je vaša prva lastna tabela Microsoft Access. Hura!

Na zavihku CREATE uporabite Ustvari -> Tabela in sledite zgornjim korakom, da podobno ustvarite tabele »Mesečni dohodek« in »Mesečni odhodki«.

Priporočeni tečaji

  • Strokovni VBA makro tečaj
  • VBA in tečaj makrov
  • Osnovno usposabljanje za modeliranje v Excelu 2007

  1. Podatke vnesite v tabele

V tem koraku bomo ročno vnesli podatke v tabele. Upoštevajte pa, da Access ponuja več drugih preprostih načinov za uvoz podatkov v tabele (iz Excelovega lista, iz besedilne datoteke itd.).

Tu moramo omeniti, da Access zmaga nad Excelom pri preverjanju podatkov, če so tabele pravilno oblikovane. Da bi razumeli ustreznost oblikovanja tabel, bomo preprosto dodali podatke v tabelo »Redni stroški« in raziskali izzive.

Tu so podatki, ki jih želimo dodati v naše tabele:

"Pogled podatkovnega lista" je najbolje uporabiti za dodajanje / brisanje / spreminjanje podatkov tabele in se odpre, kadar dvokliknete ime tabele na levi strani. Do njega lahko dostopate tudi z zavihkom DESIGN -> Pogled -> Oblikovanje. Ko ste v tem pogledu, na levi strani izberite tabelo, s katero boste delali ("Redni stroški"). Na zavihku na desni strani

  • Kliknite drugi stolpec (ime izdatka) in vnesite "Najem".
  • Kliknite tretji stolpec (Type) in vnesite "Fixed".
  • Kliknite na četrti stolpec (Znesek) in vnesite "2000".
  • Dokončali ste prvo vrstico. Ponovite za preostale vrstice.
  • Enako ponovite za tabeli »Prihodki« in »Mesečni odhodki«.

Ste opazili, kako Access samodejno razvrsti podatke v naraščajočem vrstnem redu? Če želite to spremeniti, z desno miškino tipko kliknite polje Količina in spremenite vrstni red razvrščanja.

Kot ste zagotovo opazili, Access samodejno ustvari edinstveno številko za prvi stolpec (ID), saj to obravnava kot privzeti primarni ključ. To je stolpec, ki se običajno uporablja za pridobivanje edinstvenih vrstic podatkov iz tabele.

Toda te vrednosti si bomo morda težko zapomnili, saj za naše podatke nima pomena. Prav tako smo že opredelili svoje edinstvene primarne ključe in bi morali to zajeti v tabeli. Naslednji korak vam bo pokazal, kako preoblikovati tabelo in tako poskrbeti za to.

  1. (Re) Oblikujte svoje mize

Ko ste ustvarili svoje tabele, smo stavili, da vas zanima, ali so se izkazale v redu. Pravzaprav je to pomembno, da lahko vključite vsa dodatna pravila za preverjanje veljavnosti in natančnost. To lahko preverite v "Oblikovanju pogleda".

Do prožnejšega oblikovalskega pogleda dostopa je enostavno dostopati s kartico DESIGN -> View -> Design Design. (Lahko pa kliknete tudi ime tabele na levem zavihku in izberete "Design Design".)

Če raziskujete tabelo »Redni odhodki« (posnetek zaslona zgoraj), ste prepričani, da ste ugotovili nekaj neskladnosti. Popravimo to na naslednji način:

  • Privzeto je stolpec samodejno ustvarjenega ID-ja nastavljen kot primarni ključ in s tem ikona majhne tipke na levi strani. To spremenimo tako, da označimo (en klik) stolpec Ime izdatkov in na zgornjem zavihku izberemo ikono »Primarni« ključ. (Prav tako lahko z desno miškino tipko kliknete ime stolpca in izberete "Primarni ključ"). Ikona tipk se bo ustrezno spremenila.
  • Stolpec ID ne potrebujemo več. Torej z desno miškino tipko kliknite in izberite "Izbriši vrstice". Ta stolpec (in vse prej vstavljene vrednosti zanj) samodejno izbriše iz te tabele.
  • Stolpec Količina je nastavljen na vrsto podatkov Številka. Spremenite to v Valuta.

Zdaj je naša miza videti dobro. Druge dve tabeli lahko podobno uredite v pogledu Design, da spremenite njihov primarni ključ, nastavite vrsto podatkov o valuti in dodate dodatne podatke v vse tabele, tako da se bomo lahko z njo igrali v zaporednih korakih.

  1. Določite tabela

Kadar koli želite podatke "tabele" preprosto "pogledati", je mogoče uporabiti pregled podatkovnega lista. Vendar menimo, da si želite ogledati kombinirane rezultate vseh tabel. To je lahko nerodno v Excelu, vendar je v Accessu brez napora. Ključno je pri določanju razmerij tabel.

Razmerja opredeljujejo, kako so naše tabele med seboj "povezane". Te povezave se v žargonu Database imenujejo "tuji ključi".

Če želite določiti odnose tabel v Accessu, pojdite na zavihek DATABASE TOOLS in kliknite na Relationships. Videlo se bo pogovorno okno s seznamom vseh tabel. Dvakrat kliknite na vsako mizo, dokler jih ne vidite v pogledu razmerij v ozadju. Če se tabela pojavi večkrat, lahko z desno miškino tipko kliknete dodatno mizo in izberete »Skrij tabelo«.

Ko so vidne vse tri tabele, jih lahko po želji premikate po zaslonu.

Toda trenutno v tem pogledu ni nič posebnega. Naše tabele so preprosto navedene, izključene . Če želite to spremeniti, kliknite polje REGULAR EXPENSES.Expense Name in ga povlecite proti polju MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Odpre se pogovorno okno na naslednji način:

Pri tem ustvarjamo razmerje med mnogimi med tabelo Naziv rednih odhodkov in tabelo Ime mesečnih odhodkov.

Redni odhodki. Ime porabe -> Mesečni stroški. Ime porabe

Primarni ključ -> Tuji ključ

Ena -> Veliko

Za to,

  • Preveriti je treba "Uveljavi referenčno integriteto". To bo zagotovilo, da bodo vse dodane vrednosti v mesečnih odhodkih pred dodajanjem preverjene glede na vrednosti tabele rednih odhodkov.
  • Počistite jezičke na "Cascade Update / Delete Povezana polja" . To bo kaskadiralo vse posodobitve / brisanje v tabeli primarnega ključa (v našem primeru Redni odhodki). Če je znesek posodobljen za določen strošek, bo kaskaden v vseh povezanih tabelah. Podobno je z brisanjem. To namerno počistimo, da bomo pozneje ugotovili morebitno neskladje. Na koncu kliknite Ustvari.
  • Podobno ustvarite razmerje med mesečnim imenom mesečnih odhodkov in mesečnim imenom mesečnega dohodka. Tu počistite potrditveno polje »Uveljavi referenčno integriteto« .

Pogled v razmerju naj to samodejno odraža na naslednji način:

Določili ste prvo razmerje v tabeli in pripravljeni ste iz svojih podatkov še več!

  1. Poizvedovanje in ogled podatkov iz tabel

To je morda najpomembnejši in najbolj uporaben del uporabe Access over Excel. Vidite, mi smo ustvarili naše tabele s pravim dizajnom, dodali podatke in definirali odnose. Naslednji pomemben korak je, da vse to združimo in si ogledamo, kako izgledajo naši združeni podatki. In to se izvede s poizvedbo.

Tu bomo ustvarili preprosto poizvedbo, da bomo zajeli morebitne neusklajenosti v "fiksnih" stroških.

Poizvedbo lahko ustvarite na zavihku CREATE -> Wizard Wizard, najlažji način za izdelavo osnovne poizvedbe. Pozvani boste k:

  • Vnesite (čarovnik za preproste poizvedbe).
  • Imena tabel in polj. Izberite Ime izdatkov, vrsto in znesek iz rednih odhodkov ter mesec in znesek od mesečnih odhodkov.
  • Podrobnosti ali povzetek. Izberite podrobno.
  • Vnesite »Poročilo o fiksnih stroških neusklajenosti«, ko vas čarovnik pozove za ime in kliknite Dokončaj, da ustvarite poizvedbo po poročilu.

Ustvarjena poizvedba mora izgledati tako (brez rdečih poudarkov):

Kot lahko vidite, ta poizvedba prikazuje vse zapise o stroških in ne le neusklajene (označene z rdečo barvo). To lahko odpravimo s pomočjo Oblikovanja poizvedb (z desno miškino tipko kliknite ime poizvedbe na levem zavihku in izberite »Pogled oblikovanja«).

Ta pogled bomo uporabili za dodajanje 2 meril

  1. Pod Regular Expenses.Type dodajte vrednost „Fixed“ pod merila (vključite enojne navedbe). To omejuje zapise podatkov, ki jih najdemo, da imajo type = Fixed.
  2. Pri katerem koli od zneskov dodajte posebna merila, če želite preveriti neskladje: "(redni odhodki). Znesek (mesečni stroški). Znesek" (brez narekovajev). Znak pomeni "ni enako"). Tako bodo izbrani le neusklajeni zapisi.

Ta merila bodo skupaj zbirala neusklajene evidence fiksnih odhodkov.

Končni rezultat mora biti videti takole:

In to je res končni rezultat, ki si ga želimo. Čestitamo !!

Končna opomba

V tej osnovni vadnici ste bili izpostavljeni najrazličnejšim funkcijam Microsoft Access, od tabel do odnosov do poizvedb. Priporočamo, da nadgradite na tukaj naštetih tabelah in poizvedbah in poskusite zapletenejše operacije.

Predlogi za nadaljnjo prakso vključujejo:

  • Uvoz datuma v tabele iz Excelovega lista ali besedilne datoteke, ločene z vejicami (imenovane tudi datoteke csv).
  • Dodajanje meril za preverjanje tabel s pomočjo Design Design. Na primer, poskusite omejiti vrednosti navadnih izdatkov.tip samo na vrednosti »fiksne« ali »spremenljive«.
  • Preberite več o »Normaliziranih« tabelah in kako vpliva na vaše podatke. Znova oblikujte in ustvarite primere, ki so tukaj deljeni kot Normalizirane tabele.
  • Uporabite Oblikovalnik poizvedb od začetka, če želite ustvariti povzetek poročila, ki vsebuje skupne prihodke, odhodke in stanje vsak mesec v letu.

Medtem ko lahko vaši prvi poskusi z Microsoft Access vključujejo strmo krivuljo učenja, vam lahko zagotovimo koristi, ki jih bodo prinesla vaša prizadevanja. Microsoft Access je lahkotno orodje za baze podatkov, ki vam omogoča, da izkoristite večjo moč svojih podatkov z minimalnimi napori. Tako naprej in srečen dostop-ing !!

Priporočeni članek

Tukaj je nekaj člankov, ki vam bodo pomagali do podrobnosti o ustvarjanju baze podatkov z uporabo Microsoftovega dostopa, zato pojdite po povezavi.

  1. 10 Zmogljive funkcije Microsoftovega dostopa
  2. 9 neverjetnih korakov o uporabi Microsoft Excel spretnosti
  3. Kako izboljšati svoje Microsoft Excel spretnosti?
  4. 10 preprostih korakov za ustvarjanje vrtilne karte v Excelu 2016
  5. Amazing Step Excel funkcije - grafikoni in grafi

Kategorija:

Excel Nasveti