Uvod v dejavnosti upravljanja s časom
"Ali tečeš dan ali teče dan, " pravi. To velja za večino nas, ki imamo nekoliko nestanoviten odnos s časom.
Pogosto menimo, da štiriindvajset ur na dan ni dovolj. "Toliko dela in tako malo časa", se strinja naša ljubljenčka. Večina nas se trudi, da bi se v svoje delo vpisala v določene roke in na koncu očitala, da nam tudi po tem, ko smo se trudili, še vedno primanjkuje časa. Učinkovito vodenje časa je veščina, ki jo je treba pridobiti s skrbnim in neprekinjeno prakso. Skrivnost strokovnega uspeha večine ljudi je v tem, da so se naučili učinkovite dejavnosti upravljanja časa.
10 Dejavnosti produktivnosti in upravljanja s časom
Kaj se vam zdi, ko boste slišali za upravljanje časa? Naj uganem. Mislite si eno od naslednjega:
- Vem vse o dejavnostih upravljanja s časom. Nikomur mi ni treba povedati, kako bolje izkoristiti svoj čas.
- Oh, brezupno obvladam svoj čas. Nič mi resnično ne more pomagati.
Če ste označili a), naj vam povem, da se najboljši menedžerji pogosto znajdejo v časovnih pastah, ki znižujejo produktivnost in jih pojedo v svoj natrpani urnik. Na primer pride nujna pošta in hitite, da nanjo odgovorite. Vaša nedokončana dejavnost ostaja ravno ta… v teku. Ali pa od šefa pride nujni poziv, in vse pustiš, da se ga udeležiš. Ali pa nekateri sodelavci začnejo razpravljati o kakšni sočni temi in ste zapeljani v pogovor, in preden to spoznate, je čas, da oddate svoje delo in že zaostajate. Se vam torej ne zdi, da bi si koristili kazalci o dejavnostih upravljanja časa?
In če ste tip, ki je označil b), potem upanje za vas še obstaja. Vse ni izgubljeno. Čas je vir, ki se vedno zdi pomanjkljiv za vaš tip, čeprav ni vedno kriv. Ali ste preobremenjeni z delom ali preprosto niste dovolj dobro organizirani. Kakor koli že, lahko zagotovo izkoristite nekaj natančno določenih nasvetov za učinkovito upravljanje časa.
Čas je vir, ki je običajno zelo povpraševan in posledično zelo malo. Večina nas nenehno teče proti času ali poskuša v čim manj časa zapolniti čim več stvari. Paradoksalno je, da se nekateri od nas trudijo zapolniti čas, saj nimamo kaj dosti storiti. Za take ljudi se zdi, da se dan razteza naprej in naprej.
Ne glede na to, kakšen je naš odnos s tem dragocenim virom, nikoli ni idealen. Ste že kdaj srečali osebo, ki je rekla: »Dobro urejam svoj čas? Vsak trenutek je dobro izkoriščen. " Mislim, da je ne. Tudi najuspešnejši izvršni direktorji in vodje so postali zgroženi, da bi poskušali učinkovito upravljati svoj čas.
Eden od razlogov za to, da je čas tako neprecenljiv in veliko povpraševan vir, je, da ga ni mogoče dopolniti. Ko je enkrat odšel, ga za vedno ni več. Noben napor ali denar ne bo vrnil izgubljenega časa nazaj.
Ustrezne dejavnosti upravljanja časa pomagajo izboljšati splošno kakovost našega življenja, poleg tega pa nam omogočajo boljše zadovoljstvo z delovnim mestom in delovno uspešnostjo. Naše delovno življenje postane bolj učinkovito in lahko bolj uživamo v prostem času, če lahko upravljamo s časom. Poglejmo, kako lahko ta vir optimalno uporabimo na delovnem mestu, da povečamo svojo produktivnost in zadovoljstvo.
1. Niso vsa dela, ki pridejo na vašo mizo, enako pomembna.
Vedeti morate, kaj je prednostno. Vprašaj se:
- Kaj moram storiti?
- Kdaj to storim?
- Kako dobro to počnem?
Vseh papirjev ali pošte, označene nujno, ni treba prebrati tu in tam, kar moti vaš potek dela. Svojemu delu morate dati prednost po pomembnosti in nujnosti. Lahko pa vam grozi, da bo prednostna naloga nekoga drugega postala vaša.
Če vas čaka več kot ena pomembna naloga, načrtujte, kako jih boste zaključili. Odločite se za zaporedje nalog. Ne dovolite, da vas motnje ali prekinitve vržejo s tira. Hranite svoj urnik pred seboj s seznamom opravil. Označite predmete kot in kdaj so končani. S prednostnim določanjem se najprej osredotočite na reševanje pomembnih stvari, nato pa se lotite rutinskih zadev.
2. Načrtujte dan
Dohitite pisarno ali svoje delovno mesto pred določenim časom, malo pred drugimi. Mirno sedite in načrtujte svoj dan vnaprej. Digitalni organizatorji vam lahko pomagajo pri načrtovanju nalog in vas nanje opomnijo. Vzemite čas za srečanje z notranjimi in zunanjimi strankami ter čas za interakcijo s kolegi in člani vaše ekipe. Seveda vaš urnik ne bo šel točno tako, kot ga načrtujete, zato upoštevajte manjše spremembe.
3. Poskusite dokončati delo v določenem časovnem obdobju
Dejavnosti upravljanja časa pomagajo vašim delovnim nalogam in se držijo časovnih načrtov. Ne pretiravajte z delovnim dnem in ne prenašajte dela domov. Poskusite dokončati stvari v določenem delovnem času. Skupinske naloge s časovno razponjo, ki se prekrivajo. Če se na primer srečate s stranko, uporabite čas čakanja za izpolnjevanje rutinskih formatov. Rezervirajte vstopnice v spletu, medtem ko plačujete račune. Če je predviden sestanek, se osredotočite na dnevni red in zapišite obravnavane točke. Ko vas ljudje vidijo, da se držite časovnega razporeda, ponavadi spoštujejo tudi vaš čas.
Priporočeni tečaji
- Izobraževalni tečaj za storitve strankam
- Poimenujte tečaje blagovne znamke
- Certificiranje usposabljanja na področju vsebinskega marketinga
4. Omejite večopravilnost
Da, večopravilnost na papirju izgleda zelo dobro, v resnici vam daje več tesnobe in zgage kot osredotočenost na posamezno nalogo naenkrat. Mislite, da se udeležite desetih stvari hkrati, vendar dejansko vse naloge puščate v različnih fazah dokončanja. Poročilo o trgu je nepopolno, vaša stranka čaka, vaš sodelavec zahteva vaš odgovor, vaš šef pa želi datoteko, za katero ste obljubili, da bo končal delo. Začeli ste delati na vsem tem, vendar ste se kmalu prebrisali in povsem zmedli. Zaključna opravila ena za drugo dajejo občutek zadovoljstva in nadzora.
5. Prenesite nekaj dela
Vsega vam ni treba storiti sami. Manjše naloge se lahko prenesejo na mlajše osebje. Vprašajte telefonskega operaterja, da vas pokliče hladno. Pridobite si peono za nadzor tiskarskih in fotokopirnih del. Rutinsko pisarniško delo, kot je pošiljanje pošiljateljev, spremljanje ipd., Se lahko prenese na pomočnike. Osredotočite se na večje in pomembnejše naloge. Kljub temu poskrbite, da delegati vseeno poročajo o svojem napredku. V nasprotnem primeru boste imeli večje težave pri popravilih, ki so bila nepravilno izvedena.
6. Najprej opravite neprijetne naloge
Nihče od nas resnično ne želi delati tistega, kar nam ni všeč, vendar je treba delati. Zjutraj namenite nekaj časa načrtovanju, kako in kdaj se boste lotili neprijetnih nalog. Če ste se izognili srečevanju z okrnjenim kupcem, ga načrtujte za nekaj časa v dnevu in ga nadomestite. Tisto dolgočasno poročilo, ki ste mu ga dodelili? Začnite delati na tem in si ga omislite. Nedokončano delo ponavadi zaseda prostor v vašem umu. Bolj ko odlašate, bolj okorne postanejo te naloge in bolj neradi začnete z njimi. Ne odložite teh nalog. Rešite jih enega za drugim.
7. Ne preverjajte svojih sporočil in e-poštnih sporočil skozi dan
Odložite čas za njihovo preverjanje in pustite obvestila za preostanek dneva. Ne preverjajte e-poštnih sporočil. Preverjanje e-poštnih sporočil in odgovarjanje nanje pojeta veliko našega delovnega časa, zato to storite le ob predvidenem času in ne v preostalem delovnem času. To vas moti in preden boste vedeli, boste porabili ves dan, ko boste odgovarjali in odgovarjali na nujne pošte in besedila.
8. Odložite čas za papirologijo in pisma
Namesto da bi stvari prebrali, ko se bodo znašle v vašem pladnju, počakajte na stran, po možnosti popoldne, da berete. Obdobje po kosilu je malo, preberite si pošto in pisma. Ta čas izkoristite za pisanje beležk ali črk. Razen zelo nujne pošte, na katero se je treba takoj odzvati, lahko vse počaka do popoldneva. Pišite dopisovanje v času, ko vas ne pritiskajo druga nujna dela ali telefonski klici.
9. Nauči se reči ne
To je pomembna taktika, ki jo moramo sprejeti vsi. Morali bi biti sposobni reči ne, nerazumnim zahtevam našega časa. Večina ljudi sledi ad hoc praksi postavljanja zahtev in zahtevkov za zaposlitev. Jasno povejte, da je vaš čas dragocen in ljudje ga morajo spoštovati. Ne recite ljudem, ko pridejo k vam z nenačrtovanimi prošnjami. Ko ste zasedeni z nalogo, jasno povejte, da v vašem urniku ne boste zabavali nenadnih sprememb. Glavni razlog, zakaj se vedno počutimo premalo časa, je, da večino tega porabimo za delo, ki ga prej nismo načrtovali ali načrtovali. Naučite se zavračati ljudi vljudno.
10. V procesu upravljanja s časom poiščite pomoč podpornih sodelavcev
Prosite koristnega sodelavca, ki vam bo pomagal upoštevati svoj delovni urnik. Lahko vas opomni, ko se odpravite s poti, in si pomaga pri nekaterih delovnih obremenitvah, ko stvari postanejo neznosne. Podpora sodelavcev nas pogosto navdihuje, da se držimo svojih načrtov upravljanja časa.
Morda bi radi prebrali tudi Učinkovite aplikacije za sledenje času.
Zdaj, ko imate idejo, kako sprejeti postopek upravljanja s časom, izvedite ta kviz in preverite, ali lahko sledite kazalcem.
- Na svoje delovno mesto pridem 10 minut pred časom.
Da / še ne
Če vašega odgovora še ni, se zberite. Potrebujete toliko dodatnega časa, da načrtujete dan in zbirate svoje ideje. Vreden je truda, verjemite mi.
- Najprej naredim najpomembnejše naloge.
Vedno / Včasih
Če ne opravite pomembnega dela, preden postane nujno, kmalu boste zadihani z nujnimi nalogami, ki vsebujejo vašo pozornost. In vaš šef želi poročilo, kot včeraj!
- Dnevni urnik mi pomaga pri načrtovanju in izvajanju nalog
Da včasih
Še vedno niste navadili, da bi vsakodnevno opravilo zapisovali na seznam? Delali boste še naprej naključno in se odzivali na zahteve, ko in kdaj pridejo brez občutka prioritete.
- Bral sem pošto in besedila, ko pridejo.
Da / Včasih / Ne
Kaj smo razpravljali o večkratnem preverjanju sporočil in e-pošte? Prosim, naredite to popoldne ali zgodaj zjutraj, preden se stvari začnejo. In ne pozabite, ne Whatsapp ali Facebook v času uradnih ur, prosim.
- Nekaj neizogibnih je nekaj stvari, ki jih odložim
Da / Ne
Torej še vedno odlašate in odlagate neprijetno delo? Odrastite in se najprej lotite težkih stvari.
- Občasno zavračam svoje sodelavce, ko od mene zahtevajo kakšno delo.
Da / Ne
Če ste se naučili reči ne, odlično. Če še niste, potem bodite pripravljeni sprejeti neželene zahteve v zadnjem trenutku glede vašega časa.
- Odpravil sem nepotrebne naloge ali jih prenesel
Da / Ne
Še vedno hladno kličete sebe? Ponovite ali se preobremenite s ponavljajočimi se in nekreativnimi stvarmi, medtem ko pomembne stvari še naprej čakajo.
- Dokončam eno delo naenkrat, preden nadaljujem na naslednje
Včasih / Ne
Torej počnete dvajset stvari hkrati? Ker ste takšen večopravilnik, koliko nalog ste že končali? Možnosti so nobene. Osredotočite se na početje ene stvari naenkrat.
Ustvarjanje dobičkonosnega odnosa s časom zahteva čas in nenehno prakso. Proces upravljanja s časom zahteva zavedanje sebe in svojih vsakodnevnih navad ter ukrepov, ki vodijo v izgubo časa. Če lahko zavestno pregledamo svoj življenjski slog in navade, lahko zaznamo in odpravimo številne dejavnosti, ki zapravljajo čas.
Zato si zagotovite čas za prijatelja in zaveznika. Vzpostavite nagrajevalni odnos s tem virom in izboljšajte svoje delovne rezultate in kakovost. Zahteva nekaj samodiscipline in nadzora. Kmalu se boste s časom upravljanja časa pravočasno pomerili naprej in zagotovili boljše delo kot vaši kolegi. Vse najboljše!
Priporočeni članki
To je vodilo za to, da dejavnosti pravilnega upravljanja s časom pomagajo izboljšati splošno kakovost našega življenja, poleg tega pa nam zagotavljajo boljše zadovoljstvo z delovnim mestom in delovno uspešnostjo. To so naslednje zunanje povezave, povezane z dejavnostmi upravljanja časa.
- 15 profesionalnih nasvetov in prihranek časa med uporabo ZBrush (koristno)
- Najboljših 7 najboljših aplikacij za sledenje za povečanje produktivnosti
- 4 načine za izkoriščanje moči analitike v realnem času
- 10 najboljših tehnik hladnih klicev
- 3D Coat vs ZBrush: najboljše razlike