Redni uporabniki sistema Microsoft Office niso tako dobro seznanjeni z Microsoftovim dostopom, kot so Microsoft Word, Excel ali PowerPoint.

Ker je Microsoft Access aplikacija za relacijske baze podatkov, ki je vključena v paket Microsoft Office Suite in omogoča uporabnikom vnašanje, upravljanje in zagon poročil v večjem obsegu, je najprimernejši za tiste, ki morajo hitro organizirati veliko količino podatkov.

Položen je nekje med Excelom, ki je idealen za posameznike z majhnim pomnilnikom podatkov in SQL strežniki, ki jih potrebujejo večje ekipe in podjetja.

S pomočjo Microsoftovega dostopa lahko uporabniki učinkovito upravljajo s pomembnimi informacijami tako, da jih shranijo za nadaljnje reference, poročanje in analizo. Kot že ime pove, bodo uporabniki imeli dostop do organiziranih informacij v svoji bazi podatkov z minimalnimi napori.

Microsoftove funkcije dostopa;

  1. Idealno za posamezne uporabnike in manjše ekipe
  2. Preprostejše od baze podatkov med strankami in strežniki za razumevanje in uporabo
  3. Uvoz in izvoz v druge Microsoft Office in druge aplikacije
  4. Pripravljene predloge za redne uporabnike za ustvarjanje in objavo podatkov
  5. Omogoča enostavno ustvarjanje in objavljanje spletnih baz podatkov
  6. Uporabniku prijazna funkcija 'Povej mi' za pomoč
  7. Razvijalcem omogoča ustvarjanje rešitev po meri z uporabo kode VBA
  8. Možnost Skrij / Prikaži za Trak
  9. Uporabnikom omogoča ogled poročil, odpravlja dodatna poročila
  10. Omogoča izhodna poročila v PDF obliki

  1. Idealno za posamezne uporabnike in manjše ekipe

Microsoft Access je preprosta namizna aplikacija, ki za delovanje ne potrebuje posebne strojne opreme ali licenc. Zato je idealen za posamezne uporabnike in manjše ekipe, ki ne potrebujejo večjih in zapletenih baz podatkov za dodatno ceno.

Microsoft Access ponuja številne prednosti pred rešitvami baz podatkov prek SQL Server in Oracle, kjer potrebe po zbirki podatkov niso velike. Številne manjše skupine se lahko zdaj s pomočjo Microsoftovega dostopa izognejo nakupu ogromnih virov za svoje osnovne in preproste potrebe.

Poleg tega ne potrebujejo nikogar, ki bi upravljal ali nadzoroval Dostop, kar lahko zahtevajo redne baze podatkov strežnik odjemalec.

Poleg tega ponuja možnost, da uporabnikom omogoči, da svojo bazo podatkov pretvorijo v aplikacijo, ki je bila uvedena po programu Microsoft Access 2007.

  1. Je lažje kot zbirka podatkov med strankami in strežniki za razumevanje in uporabo

Osebne računalniške aplikacije, kot je Microsoft Access, so v preteklosti prevzele številne aplikacije, ki so jih v preteklosti preusmerili v bazo podatkov odjemalca in strežnika. Uporabnikom dostopa ni treba opraviti posebnega usposabljanja za pridobitev znanj, potrebnih za uporabo aplikacije.

Številni uporabniki so se samodejno naučili, da uporabljajo Microsoft Access za svoje individualne potrebe. Ustvarjanje in upravljanje baze podatkov je s preprostim in dobro organiziranim naborom predlog, ki bo podrobneje opisano v tem članku, preprosto in enostavno.

Uporabniki Microsoftovega Excela bodo dostop lažje obvladali, saj je podoben Excelu, čeprav so temeljni koncepti baz podatkov precej različni od Excela.

Učenje in upravljanje te zmogljive aplikacije z uporabo najučinkovitejših razpoložljivih tehnik in orodij je mogoče tudi za nove uporabnike, ki imajo malo podatkov o upravljanju baz podatkov ali jih sploh nimajo.

Microsoft Access shranjuje različne nabore podatkov, imenovane Tabele, ki so potencialno povezane, kar v kombinaciji skupaj poveča fleksibilnost podatkov.

S povezovanjem in združevanjem tabel skupaj Access, sistem za upravljanje relacijskih podatkovnih baz (RDBMS) na splošno omogoča uporabnikom bolj prilagodljivo poročanje in funkcionalnost v tej aplikaciji, kar naredi njihovo nalogo preprosto in enostavno.

  1. Uvoz in izvoz v druge Microsoft Office in druge aplikacije

Ena najbolj uporabnih lastnosti programa Microsoft Access je njegova sposobnost vmesnika s podatki iz mnogih drugih programov.

Prav tako je lažje kombinirati podatke, ki so bili ustvarjeni v drugih programih, prenašati podatke med dvema drugim programom ali dolgoročno nabirati in shranjevati podatke, občasno pa podatke izvažati v druge programe, kot je Excel.

Pri Microsoftovem dostopu lahko na zahtevo kopirate predmet, kot je tabela ali obrazec, iz ene baze podatkov v drugo. Microsoft Access poleg kopiranja in lepljenja predmeta omogoča tudi izvoz predmeta, ki ima več možnosti.

Z Accessom je priročno izvoziti definicijo tabele in podatke v tabeli ali izvoziti samo definicijo tabele, ki je prazna kopija tabele, kot je potrebno. Podrobnosti operacije lahko shranite tudi kot izvozno specifikacijo za nadaljnjo uporabo.

Skupina za uvoz in izvoz prikaže ikone za vse formate podatkov, v katere lahko Microsoft Access uvozi ali izvozi podatke. Če kliknete več, bodo uporabniki videli več formatov, s katerimi lahko deluje Microsoft Access.

Za nadaljnje udobje uporabnikov čarovnik za uvoz / izvoz pomaga uporabnikom pri opravi in ​​shranjevanju podrobnosti o tej operaciji kot specifikaciji.

  1. Pripravljene predloge za redne uporabnike za ustvarjanje in objavo podatkov

Microsoft Access uporabnikom pomaga pri ustvarjanju in upravljanju baz podatkov, tudi če imajo na terenu minimalne izkušnje. To je mogoče s pomočjo več predlog Microsoft Access, ki imajo vse pripravljeno za uporabo.

Ob odpiranju določene datoteke predloge uporabnik najde novo bazo podatkov s tabelami, obrazci, makroi, poročili in drugimi potrebnimi polji, ki je že ustvarjena, s čimer prihrani čas in trud.

Galerija predlog vsebuje priročno tako namizne kot spletne predloge, ki jih lahko uporabnik izbira. Za ustvarjanje baze podatkov Access za osebno uporabo bi bila najboljša možnost, da uporabite predlogo za namizje.

Za ustvarjanje baz podatkov za objavo na strežniku SharePoint priporočamo, da uporabnik izbere spletne predloge.

Na primer Predloga za namizne storitve za stranke iz programa Microsoft Access 2013 uporabnikom pomaga ustvariti bazo podatkov o storitvah za stranke, da lahko z lahkoto upravljajo z več zadetki sledenja dodelitvam, prednostnim nalogam, statusom in reševanjem.

Microsoftove predloge za dostop do marketinga za zaposlene in prodajalce pomagajo uporabnikom ustvariti obsežno bazo marketinških projektov za sledenje časovno občutljivih rezultatov, vlog zaposlenih in njihovih prodajalcev.

Priporočeni tečaji

  • Spletni tečaj za Mac Excel 2011
  • Professional Outlook 2010 Training
  • Usposabljanje za certificiranje za Mac Outlook 2011

  1. Omogoča enostavno ustvarjanje in objavljanje spletnih baz podatkov

Uporabniki Microsoftovega dostopa lahko ustvarijo svojo bazo podatkov ali ustvarijo bazo podatkov z uporabo predloge, ki je na voljo po njihovih zahtevah.

Tisti, ki so dobro poznani in poznajo spletne baze podatkov, bi v idealnem primeru oblikovali svojo bazo podatkov, tako da bi ustvarili prazno bazo podatkov, na kateri bi ustvarili tabele, ki bi jih njihova baza podatkov potrebovala pri dostopu.

Tisti, ki potrebujejo pomoč ali se ne zavedajo, kakšne tabele bi potreboval njihov projekt, lahko uporabijo predloge, ki so jim na voljo. Predloge Microsoftovega dostopa vsebujejo ogromno zbirko nekaterih najpogosteje uporabljanih baz podatkov, ki bi jih uporabniki potrebovali.

Tudi novi uporabniki lahko ustvarijo bazo podatkov s pomočjo predloge z naslednjimi koraki

  1. Odprite Access in odprite pogled za zakulisjem s klikom na DATOTEK.
  2. Poiščite zahtevano predlogo med predlogami, ki bi jih videli tam.

Če zahtevane predloge ni mogoče najti, lahko uporabniki poiščejo Microsoft Office v spletu in poiščejo dodatne predloge.

  1. Tapnite ali kliknite predlogo, ki je primerna za ta namen in se prepričajte, da je izbrana predloga značilna bodisi za zbirko podatkov o namizju bodisi za spletno založništvo.
  2. Vnesite ime datoteke in izberite mesto za shranjevanje ustvarjene baze podatkov.
  3. Tapnite ali kliknite gumb Ustvari, da ustvarite bazo podatkov.

Tako enostavno je.

  1. Uporabniku prijazna funkcija 'Povej mi'

Nova uporabniku prijazna funkcija 'Povej mi', ki je bila predstavljena v programu Microsoft Access 2016, deluje kot pomočnik, ki uporabnikom pomaga hitro opraviti naloge.

Funkcija je na voljo kot besedilno polje na traku v programu Microsoft Access 2016, kjer piše Povejte mi, kaj želite narediti s žarnico zraven .

Uporabniki lahko v besedilno polje vnesejo besede in besedne zveze, povezane s tem, kaj želijo narediti naprej, in hitro pridejo do funkcij, ki jih želijo uporabiti, ali dejanj, ki jih želijo izvesti. Ponuja tudi pomoč v zvezi s tistim, kar iščejo.

Na primer, ko je vnesena beseda "filter", se v aplikaciji prikaže vsa možnost, povezana s filtrom. Uporabnikom ni treba loviti nobene funkcije skozi labirint menijev, če je na voljo vrstica Tell me.

Poleg tega ta funkcija, za razliko od prejšnjih pomočnikov, uporabniku ne pove, kako naj izvaja določeno funkcijo; preprosto ponuja preprost korak, da to dejansko storite.

  1. Razvijalcem omogoča ustvarjanje rešitev po meri z uporabo kode VBA

Visual Basic za aplikacije (VBA) je programski jezik, ki ga lahko uporabljamo pri Microsoftovem dostopu. Razvijalci, ki uporabljajo Access, lahko za svojo bazo podatkov ustvarijo rešitve po meri z uporabo kode VBA, ki je učinkovit programski jezik, sestavljen iz kode / ukaza za določene programe.

Navodilo bo povzročilo, da se dejanja samodejno izvedejo, ko se program izvaja. Ta zmogljiva funkcija razvijalcem omogoča razširitev osnovnih rešitev za končne uporabnike po meri na profesionalno rešitev z uporabo napredne avtomatizacije, preverjanja podatkov, lova napak in podpore za več uporabnikov v svojih bazah podatkov.

  1. Možnost Skrij / Prikaži za Trak

Okno za Microsoftov dostop je sestavljeno iz različnih komponent, ki uporabnikom pomagajo do učinkovitejšega dela. Pomembne komponente so podokno za krmarjenje, delovno območje za dostop, trak, meniji bližnjic in orodna vrstica za hitri dostop. Nekatere od teh komponent so skupne drugim aplikacijam Office, druge pa so edinstvene za Microsoft Access.

Trak vsebuje pet jezičkov, ki se uporabljajo za izvajanje različnih nalog v računalniku, povezanih z organiziranjem in upravljanjem vsebine odprtega okna v programu Microsoft Access.

Nahaja se blizu vrha okna pod naslovno vrstico in omogoča enostaven, osrednji dostop do opravil, opravljenih med ustvarjanjem baze podatkov.

Trak, ki je na voljo v programu Microsoft Access, je sestavljen iz zavihkov, skupin in ukazov. Vsak zavihek vsebuje zbirko skupin, vsaka skupina pa vsebuje povezane funkcije. Dodatno ga je mogoče prilagoditi potrebam uporabnika.

Včasih trak, ki sprva prikaže več glavnih zavihkov, lahko nekoliko draži. Zdaj imajo uporabniki možnost, da trak skrijejo, kadar ni potrebno, da imajo zaslon brez nereda.

Možnost zmanjšanja traku lahko nastavite za Trak v dostopu z dvojnim klikom za prihodnje seje. Zdaj uporabnikom ni treba skrbeti, da bi trak kršil njihovo delovno območje.

  1. Pogled poročil odpravlja dodatna poročila

Uporabniki programa Microsoft Access lahko izberejo štiri različne načine za ogled poročil:

  • Pogled poročila
  • Predogled tiskanja
  • Pogled postavitve
  • Oblikovalni pogled.

Pogled poročila prikazuje poročilo na zaslonu, kot bi ga uporabniki raje videli. Zelo uporabna funkcija Microsoftovega dostopa, novi pogled poročil uporabnikom omogoča, da v poročilu izvajajo ad hoc filtre, podobne načinu filtriranja obrazcev.

Uporabniki lahko sami izberejo, katera polja želijo imeti v svojih poročilih, tako da izberejo svoje nastavitve iz več kot ene tabele ali poizvedbe.

S filtriranjem določene vrednosti stolpca ali besed, ki se začnejo z ali vsebujejo podoben obseg črk ali podatkov, lahko poročila spremenite tako, da izpolnjujejo uporabniške zahteve.

Poročila, ki iz tega izhajajo, prikazujejo točno tisto, kar gledalec želi videti s povzetki, samodejno preračunanimi. Poleg tega to ne zahteva posebnih veščin programiranja v imenu uporabnika.

Poleg tega lahko razvijalci dodajo ravni združevanja, določijo vrstni red za svoje zapise in razvrstijo zapis v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu. Na koncu bo uporabnik poročilo videl tako, kot ga želi, z odstranjenimi vsemi dodatnimi neželenimi polji.

Z malo truda se bo izboljšala berljivost poročil in postala bolj prijazna gledalcem.

S pomočjo funkcije skrivanja podvojenih kopij na Da se lahko gledalci znebijo neželenih podvojenih poročil, kadar je to potrebno.

  1. Izhodna poročila v PDF obliki

Danes vse več uporabnikov deli bazo podatkov z elektronskimi formati slik ali popularno imenovanimi fiksnimi formati, kot so PDF Adobe Systems in XPS s strani Microsofta.

Dostop omogoča uporabnikom ustvarjanje poročil v elektronskih slikovnih datotekah preko zavihka ZUNANJE PODATKOV na traku. Ta poročila si lahko ogledajo tudi uporabniki, ki nimajo nameščenega dostopa v svojem sistemu, saj je mogoče datoteko PDF odpreti naprej
Adobe Reader.

S poročili in bazo podatkov v skupni obliki PDF so aplikacije Accessa znatno izboljšane. Uporabniki imajo radi takšno vrsto izhoda, ki je dobrodošla kot koristen dodatek, ki omogoča priročno in enostavno distribucijo poročil po e-pošti, ki prihrani papir in prispeva k zelenemu računanju.

Z vsemi zgornjimi funkcijami in še z mnogimi drugimi ni nič čudnega, da je Microsoft Access danes vodilni sistem baz podatkov na svetu, od tega pa imajo koristi milijoni uporabnikov in več sto tisoč razvijalcev.

Priporočeni članki

Tukaj je nekaj člankov, ki vam bodo pomagali do podrobnosti o značilnostih Microsoftovega dostopa, zato samo pojdite po povezavi.

  1. 9 neverjetnih korakov o uporabi Microsoft Excel spretnosti
  2. Top 6 Microsoft Office Uporaba namizja | Programi
  3. Kako izboljšati svoje Microsoft Excel spretnosti?
  4. Top 20 bližnjic za Microsoft Excel (vnaprej)

Kategorija:

Excel Nasveti