Pozitivne povratne informacije na delovnem mestu - Preden se pogovorimo o tem, kako dati pozitivne povratne informacije na delovnem mestu, moramo najprej razumeti, kaj dejansko pomenijo povratne informacije. Povratne informacije so način sporočanja opazovanj vedenja, odnosa in uspešnosti druge osebe. To je način, kako drugemu izraziti svoje želje in pričakovanja. To je tudi sistem za začetek interakcije o tem, kako izboljšati trenutno stanje, rešiti težave in izboljšati uspešnost organizacije in njene delovne sile.
Zakaj so pozitivne povratne informacije bistvene?
Dajanje povratnih informacij svojim kolegom in zaposlenim omogoča vpogled v njihovo uspešnost. Ponuja tudi rešitve težav. Pozitivne povratne informacije ne samo izboljšujejo uspešnost organizacije, njeno delovno silo; pa tudi pomaga, da se organizacija razvija. Zagotavljanje rednih pozitivnih povratnih informacij je bistvenega pomena. V organizaciji so povratne informacije zelo pomembne in igrajo ključno vlogo pri splošnem uspehu organizacije. Sestanke povratnih informacij imajo naslednje prednosti:
- To je način zbiranja informacij, o ciljih in pričakovanjih organizacije in njenega vodstva. To je način, kako prepoznati pozitivne in negativne vidike delovne sile in kako lahko ti prinesejo pozitivne rezultate.
- Gre za postopek, ki zagotavlja poglede in ideje celotne delovne sile. Te ideje, predloge je mogoče uporabiti za reševanje trenutnih in prihodnjih težav, povečanje učinkovitosti organizacije ter načrtovanje realnih in plodnih strategij in načrtov delovanja.
- S pomočjo povratnih informacij lahko merimo in analiziramo obstoječe strategije in akcijske načrte, kako so uspeli določiti trenutne cilje. Ali so te strategije učinkovite ali jih je treba spremeniti.
- Pomaga pri izboljšanju odnosa med zaposlenimi in delodajalci. Sestanke povratnih informacij pomagajo zaposlenim, da izrazijo svoje ideje, misli in občutke. Te seje pomagajo pri iskanju rešitev za odpravljanje težav in določanju načinov za izboljšanje učinkovitosti delovne sile. Krepi timski duh, povezanost, razvija motivacijo in navdih med delovno silo.
- Seje za povratne informacije pomagajo pri sprejemanju učinkovitih in realnih prihodnjih odločitev v korist organizacije. Lahko vodijo do razvoja iznajdljivih in kompetentnih politik in sprememb.
- Sestanke povratnih informacij tudi olajšajo usklajevanje med različnimi oddelki organizacije. To bo olajšalo enostavno delovanje znotraj oddelkov. Vsi oddelki bodo delovali enotno, da bi dosegli cilje in cilje organizacije. Prav tako bo lahko učinkovito in hitro odgovoril na različna medresorska vprašanja in vprašanja povratnih informacij.
Nasveti za zagotavljanje pozitivnih in produktivnih povratnih informacij
# 1. Ustvarite cono udobja
Prepričajte se, da je osebi, ki ji pošiljate povratne informacije, všeč, če ta ni udobna, je praktično ne bo uporabil in povratne informacije bi postale neproduktivne. Vedno ne pozabite, da vaše povratne informacije ne smejo osramotiti druge osebe, ne smejo pa se zaradi tega počutiti slabo. Recite stvar tako, da oseba dobi sporočilo in je motivirana za izboljšanje svoje uspešnosti in odnosa.
# 2. Bodi pozitiven
Pozitivne povratne informacije, ki jih daste, ljudje sprejemajo odprto in ponavadi sprejemajo nove ideje in navodila, ki ste jih dali. Medtem ko negativne povratne informacije prihajajo kot grožnja, človek dobi občutek, da se mora spremeniti ali prilagoditi, in postane obramben. Negativnih povratnih informacij ni mogoče odpraviti, vendar jih je treba spremljati v rednih časovnih presledkih, da se doseže pozitiven rezultat.
# 3. Bodite natančni
Medtem ko dajete povratne informacije, na splošno ne govorite, bodite natančni. Določite območje in poudarite, kaj točno želite, za primer pozitivnih povratnih informacij, ko želite ideje ali mnenja osebe, ne govorite samo, če govorite, lahko rečete kaj takega, ste pametni in kreativni, želim slišati vsaj eno idejo ali predloge vas na sestankih.
# 4. Bodite takoj
Vedno se spomnite, da morate svoje povratne informacije dati v kratkem času. Ne trajajte predolgo, da bi izrazili svoje poglede na nekoga. Nekoristno bo. Če človek deluje na nek način in prejema pozno povratno informacijo, mu je morda težko narediti potrebne spremembe ali pa bo to stvar v nekem obdobju celo pozabil. Zato je najbolje dajati povratne informacije v rednih presledkih, ko stvari še vedno ostajajo sveže v glavi.
# 5 Bodite spoštljivi
Pozornost je potrebna tudi na to, da morate biti previdni, da ne poškodujete občutkov drugih. Da bi se temu izognili, lahko začnemo z vprašanjem osebe, kaj in koliko razume določeno, delo, situacijo ali stvar. In nato mu vljudno povejte, kje manjka in kako jih lahko izboljša. Povejte mu, kakšna so njegova pozitivna sredstva in kako so mu lahko v pomoč.
# 6. Oris
Ko dajete povratne informacije, dajte objektivne in premikajoče se povratne informacije, ki bodo osebo navdihnile in motivirale za boljše delovanje. Dajte mu vedeti, da je ocenjen za svoj nastop. Prepričajte se, da razume vsak vidik tega, kar potrebujete in si želite. Dajte jim občutek, da ste tudi vi tam, da pomagate in vodite do uspeha.
# 7. Prepoznajte
Opredelite vedenje ali dejavnost, ki jo je treba omeniti. Povejte osebi, kaj je storil, kar zahteva spoštovanje. Podatke o osebi in opazovanju dela ali dejavnosti, ki vam je bil všeč.
# 8. Povezava
Medtem ko dajete povratne informacije, poskusite povezovati uspešnost svojih zaposlenih ali sodelavcev s pozitivnimi rezultati organizacije. Prepoznajte prizadevanja in vedenje in jih spodbudite, da imajo enak odnos do svojega dela. Povejte jim, da je uspešnost rezultata zelo odvisna od uspešnosti na visoki ravni.
# 9. Ukrep dopolnite
Povejte svoje pozitivne povratne informacije za zaposlene ali sodelavce, kako sta njihova uspešnost in prispevek prinesla pozitivne spremembe v vašem življenju, navdihnila druge sodelavce ali kako je koristila celotni organizaciji.
# 10. Izrazite hvaležnost
Vedno se spomnite, da se boste osebi zahvalili za njen trud in odnos in mu sporočite, da od njega pričakujete isto vrsto predanosti, motivacije in pozitivne predstave tudi v prihodnje.
# 11. Širite sporočilo
Ko iz pozitivnih povratnih informacij zaposlenih opazite dobro predstavo, bodite smiselni, da ga pohvalite pred drugimi zaposlenimi. To povečuje zvestobo in motiviranost te osebe ter si prizadeva za učinkovitejše delovanje. Po drugi strani pa bo deljenje z drugimi zaposlenimi spodbudilo tudi druge zaposlene, da delajo z enako učinkovitostjo.
# 12. Vrstica povratnih informacij
Ni nujno, da povratne informacije prihajajo od vrha do dna. Spodbujajte svoje zaposlene, da pohvalijo svoje sodelavce, podrejene in tudi nadrejene. Dokler naj bodo povratne informacije verodostojne in primerne za skupno rabo.
# 13. Izdelajte načrt
Če je vaša organizacija velika in ne morete biti na voljo za opazovanje vedenja in uspešnosti svojih zaposlenih, razvijte sistem pozitivnih povratnih informacij za zbiranje informacij o uspešnosti zaposlenih in sodelavcev. Ta načrt ali oblika mora biti preprosta in vsak posameznik bi ga moral jasno razumeti. Tako, da lahko prispevajo k temu. Razviti ga je treba tako, da ustreza vsakemu zaposlenemu in pravično do vseh.
# 14. Dokumentacija
Vedno je bolje razviti poročilo o uspešnosti vsakega posameznika. Zabeležite njegovo pozitivno premoženje, kako človek reši težave, s katerimi se srečuje. Ta dokumentacija bo koristna tudi v času ocenjevanja uspešnosti in sprejemanja odločitev o promociji.
# 15. Pripravite se
Pred povratno informacijo se dobro pripravite. Zapišite si stvari, o katerih želite govoriti. Obnašanje, odnos in uspešnost zaposlenega. Kako koristi organizaciji kot celoti in ostalim sodelavcem. Kjer je treba vložiti več truda in tako naprej.
# 16. Način komunikacije
Poskrbite, da bodo vaše pozitivne povratne informacije smiselne in koristne. Povratne informacije bi morale biti povezane z delom in bi morale podrobneje opredeliti delovno vedenje in uspešnost zaposlenih. Vaša neverbalna komunikacija, kot so izrazi in govorica telesa, vas delovna sila dobro razume in razlaga.
# 17. Čas povratnih informacij
Povratne informacije bi morale biti produktivne in konstruktivne. Morali bi biti čim bližje času izvedbe. Tako lahko oseba dodatno motivira, da izboljša svojo uspešnost in odpravi obstoječe vrzeli.
# 18. Poznajte svoje zaposlene
Vedeti morate o pozitivnih in negativnih vidikih in lastnostih zaposlenih. Vedeti morate, kaj jih motivira in kako lahko njihovo učinkovitost izboljšajo do največje učinkovitosti.
# 19. Pojasnitev
Preden se odločite, vedno upoštevajte povratne informacije zaposlenih, kaj mislijo o vaših pričakovanjih in strategiji reševanja težav. Pojasnite, zakaj je treba določeno stvar narediti tako, kot želite. To bo zagotovilo razumevanje vidika s strani vaših zaposlenih, kar bo posredno vplivalo na uspeh in uspešnost vaših zaposlenih.
# 20. Interaktivne povratne informacije
Vedno dovolite svojim zaposlenim, da izrazijo svoje misli. Dovolite jim, da spregovorijo o svojem delovanju, delovnih strategijah in težavah, s katerimi so se srečevali med delom. To daje pozitivno povratno predstavo o tem, kako jim je uspelo; daje tudi ideje in strategije drugim zaposlenim, ki jih lahko uporabijo za reševanje svojih težav.
# 21 Izrazite zaskrbljenost
Čim bolj se izogibajte negativnim povratnim informacijam. Če pa morate še vedno vnesti negativno, to izrazite v zaskrbljenosti. Skrb vzbuja občutek pomembnosti in skrbi. Izogibajte se jezi, frustraciji in ostremu tonu, medtem ko dajete negativne povratne informacije, naj tihi izrazi delajo delo.
# 22. Neposredne povratne informacije
Ko želite nekomu posredovati povratne informacije, bodite pozorni na to, da povratne informacije posredujete iz oči v oči ali v prisotnosti osebe. Izogibajte se postopkom prek sporočila. Povratne informacije so produktivne in uspešne, če so neposredne in neformalne.
# 23. Opažanja ne razlaga
Vedno se prepričajte, da posredujete opažanja in ne tisto, kar razlagate. Povejte, kaj ste opazili in ne, kaj mislite. O opazovanju poročajte na dejanski ravni in ne kot atribut vedenja. Te ugotovitve bi morale biti dejanske in ne presojajo.
# 24. Vsebina
Čeprav dajete povratne informacije, naj bodo sistematični. Začeti bi morali s tistim, o čemer boste govorili. Navedite podrobnosti, zakaj boste o tem govorili. Povejte, kako in kdaj se je to zgodilo. Pojasnite, katere pozitivne vidike prinaša in kako koristi organizaciji in delovni sili kot celoti.
# 25. Razvijte rast razmišljanja
Negativnih povratnih informacij ni mogoče preprečiti. Lahko pa spremenite način pošiljanja negativnih povratnih informacij. Povejte jim, kako ste kot nov poslanec storili številne napake in kako ste se iz njih učili ter dosegli uspešen položaj v organizaciji. Bodite zaslužni za svoje napake in motivirajte svoje zaposlene, da razvijejo pozitivno miselnost rasti, jih naučite, kako sprejemati negativne povratne informacije in jih spremeniti v načine, kako izboljšati sebe in se izkazati za svoje delo.
Zato lahko rečemo, da je povratna informacija način izražanja opazovanj in misli zaposlenih in sodelavcev. Povratne informacije so pomembna in učinkovita dvosmerna komunikacija v organizaciji. Omogoča nemoteno delovanje organizacije in pomaga pri izboljšanju uspešnosti njene delovne sile in organizacije kot celote. Pri zaposlenih ustvarja občutek odgovornosti, timskega duha in lojalnosti, ki si prizadevajo, da bi dosegli najboljše cilje in cilje organizacij. Povratne informacije so lahko pozitivne in negativne. Vedno se je treba truditi, da bi zagotovili pozitivne povratne informacije, da bi olajšali motivacijo in navdih med delovno silo za učinkovito delovanje. Vendar se včasih ne moremo izogniti negativnim povratnim informacijam, negativne povratne informacije ne bi smele škoditi občutkom zaposlenih, ampak bi morale biti dovolj učinkovite, da prenesejo dejansko sporočilo, ki ga je treba posredovati.
Mogoče bi se ljudem zdelo, da je odlično delo enostavno, toda dejstvo je, da večina ljudi ne ve, kako dati koristne, pristne in konstruktivne povratne informacije