Življenjski cikel vodenja projektov
Projekti so del našega poklicnega življenja. V svetu nenehno spreminjajočih se tehnologij in poslovnih trendov je upravljanje projektov veliko povpraševanje. V tej temi bomo spoznali življenjski cikel vodenja projektov
Po mnenju PMI je projekt opredeljen kot začasen z določenim začetkom in koncem. Projekt je edinstven brez rutinskih postopkov in je namenjen doseganju edinstvenega cilja z določenim naborom operacij. PMI nadalje definira vodenje projektov kot uporabo znanja, veščin, orodij in tehnik pri projektnih aktivnostih za izpolnitev projektnih zahtev.
Ne glede na to, ali gre za razvoj programske opreme ali zagon novega izdelka ali celo film, bo njegovo vodenje napredovalo v petih fazah življenjskega cikla.
Faze življenjskega cikla vodenja projektov
Tu je pet faz življenjskega cikla vodenja projektov:
- Iniciacija
- Načrtovanje
- Izvedba
- Spremljanje in nadzor
- Zaključek
Začetna faza:
To je izhodišče projekta. Projekt se v tej fazi konceptualizira. V tej fazi se izvajajo naslednji koraki:
- Projektna ideja je bodisi ustvarjena bodisi stranka k njej pristopi. Ideja je lahko rešitev obstoječe težave ali nova priložnost v poslu (npr. Zagon novega pametnega telefona)
- Izdelan je dokument poslovnega primera, ki ponuja rešitev za izvedbo ideje po sejah brainstorminga, ki jih sestavljajo tim, odjemalec in vodje projektov.
- Vodje projektov in zadevne skupine preverjajo izvedljivost projekta v smislu dobička, stroškov, časovnice, virov itd.
- Ko je projekt opravil ta preizkus izvedljivosti, ga predlaga odobritev vodstvenega tima podjetja / poslovne enote.
- Med odobritvijo se podpiše SOW za projekt in dodeli proračun.
Po uspešnem zaključku zgornjih korakov se projekt premakne v fazo načrtovanja.
Faza načrtovanja:
To je druga faza upravljanja projektov. V tej fazi se oblikuje podroben načrt projekta. Ta načrt vključuje naloge, potrebne vire, časovni razpored, stroške itd. Nadaljnje načrtovanje zahtev za prednostno nalogo je narejeno. Ganttov grafikon, ki označuje časovne razporeditve za različne naloge, je eden pomembnih dokumentov, pripravljenih za načrtovanje. Glede na vrsto projekta se oblikujejo različni načrti:
- Komunikacijski načrt: Dober komunikacijski načrt zagotavlja uspeh projekta. Določa, kako naj se informacije delijo med različnimi vključenimi skupinami (nastavitev pošte, Skypea, izdelava seznama za distribucijo itd.) Matrika za stopnjevanje je del tega načrta, ki se uporablja za stopnjevanje skupin za težave.
- Načrt virov: Določa vire, ki so potrebni za projekt in porabo, in časovni razpored za nabavo virov. Kartiranje človeških virov je začrtano v tem načrtu.
- Načrt kakovosti: načrt vključuje podroben opis sprejetih standardov kakovosti, preskušanje kakovosti in zagotovilo, ki se uporablja za vzdrževanje standardov.
- Načrt uvajanja: vključuje osnutek uvajanja rezultatov projekta. Pristop k uvajanju, odgovornost članov skupine med in po namestitvi, spremljanje izdaje in podpora pri zaključku projekta.
Po zaključku različnih načrtov se obvladuje tveganje glede na kritičnost projekta. Prepoznavanje potencialnih groženj in analiza vpliva, če se pojavijo takšne grožnje, so del te podfaze. Pripravljeno je poročilo o obvladovanju tveganja z načrtom za ublažitev prihodnjih groženj.
Faza izvajanja:
Dokončanje in načrtovanje projektne ideje. Zdaj je čas, da se lotite dela. V tej fazi se izvaja predhodno načrtovanje. Ta faza je zelo odvisna od načrtovanja. Boljši načrt bo boljša izvedba. Vodje projektov sledijo spodnjim korakom v tem postopku:
- Dodelitev sredstev in zagotavljanje njegove pravočasne dobave.
- Vsakodnevno dodeljevanje nalog članom skupine
- Dnevni sestanki
- Izdelava poročila o stanju na podlagi dnevnih srečanj in napredka projekta.
Tu se celotna ekipa predstavi, ko se začne z dejanskim delom (npr. Razvojem programske opreme, proizvodnjo). Dnevni cilji so določeni; ekipa mora zagotoviti, da jih izpolnjuje; v primeru zamude se morajo prijaviti vodjem projektov.
Faza spremljanja in nadzora:
Ta faza se združi s fazo izvajanja, ker se obe zgodita istočasno. Glavni cilj tukaj je zagotoviti izvedbo izvajanja po načrtu. Roki in stroški se držijo. Spodnje točke se izvajajo med spremljanjem:
- Nastavite ključne kazalnike uspešnosti (KPI).
- Primerjajte načrt ali poročilo o stanju s projektnim načrtom za merjenje kazalnikov uspešnosti.
- Za vsako odstopanje od projekta zmanjšajte odstopanje in na novo določite KPI.
- Posodobite načrt za morebitne spremembe, da boste dosegli rok.
- Spremljajte porabo proračuna.
- Spremljajte kakovost projekta.
Faza zaprtja:
Zdaj je ta projekt končan in čas je, da projekt uvajamo v stranko ali zaženemo na trg. Tu se skupna prizadevanja končajo plodno! Načrt uvajanja, ustvarjen v fazi načrtovanja, začne veljati. Faza zaprtja ima:
- Sprostitev rezultatov (izdelka / storitve) zainteresiranim stranem.
- Sporočilo zapiranja deležnikom in poslovnim partnerjem.
- Odpis poslovnih dokumentov.
- Sprostitev članov ekipe in zaključek pogodb.
- Vložitev plačil in dokumentacije.
- Dokumentiranje pridobljenih izkušenj in najboljših praks, sprejetih med projektom, tako da se lahko uporabijo v prihodnje za druge projekte.
- Vzpostavitev podporne in vzdrževalne strukture v skladu z zahtevami.
Zgoraj so faze življenjskega cikla projekta. Čeprav se lahko začne nov projekt zdi velikanska naloga, vendar z razbijanjem faz dosežemo dosegljiv cilj. Toda te faze se med seboj ne izključujejo, v praksi se lahko prekrivajo. Faze izvajanja in nadzora, ki smo jih videli zgoraj, se pojavljajo istočasno. Podobno se lahko zgodi tudi v drugih fazah.
Spajanje načrtovanja in izvajanja:
Možnosti izdaje in spremembe zahteve naročnika v fazi izvedbe lahko privedejo do sprememb v načrtu projekta. Načrtovanje se ponovno izvaja v fazi izvedbe. Agilna metodologija, ki se široko uporablja za programske projekte, zagotavlja prilagodljivost za vključitev takšnih sprememb v last minute.
Veliki projekti so razdeljeni na majhne module, kot so proizvodnja in kakovost so lahko različni moduli za izdelek. Dokončanje enega modula lahko ustreza začetkom za druge projekte.
Sklepamo lahko, da so te stopnje dinamične narave, vendar lahko s pomočjo različnih orodij za vodenje projektov zagotovimo uspešen zaključek projekta.
Priporočeni članki
To je vodnik za življenjski cikel vodenja projektov. Tu smo razpravljali o petih fazah življenjskega cikla vodenja projektov. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -
- Kariera pri vodenju projektov
- Faze vodenja projektov
- Projektna dokumentacija
- Uvod v vodenje projektov
- Študija primera pri vodenju projektov