Načrt za obvladovanje tveganj v projektu - Pravijo: "Previdnost je boljša od zdravljenja" in to velja na vseh področjih življenja. Naj bo to čas, ko ste lastnik projekta ali ne želite študirati na izpitu, vam lahko popravni ukrepi na samem začetku dela pomagajo doseči glavo in se izognete nesrečam in katastrofalnim dogodkom pozneje, ko se zavzemaš za koleno. Podobno je v primeru projektov danes, kjer morate pred projektom sprejeti nekaj ukrepov, da prihranite pred tveganji, kar lahko vaše načrte v celoti zavrže.

Vir slik: pixabay.com

Načrti za obvladovanje tveganj projekta so te premišljene preslikave, ki lahko prepoznajo, predvidijo in uporabijo rešitve, če projekt naleti na težave / težave. Dober načrt za obvladovanje tveganj projekta se lahko sooči z nepričakovanimi težavami, saj je načrtovalec med izvedbo projekta upošteval vse možne scenarije, ki lahko pridejo narobe. Gasilstvo ni vedno najboljši način in lahko povzroči škodo v nadaljnjih fazah projekta.

Odličen načrt za obvladovanje tveganj projekta lahko zmanjša težave, ki vplivajo na projekt, za približno 80% - 90%, kar je dobro območje. 20% - 10% je vedno lahko mejni odstotek tveganja, ki ga ne upoštevamo. V tem članku si boste ogledali načrte za obvladovanje tveganj v projektu in kako razviti dobro premišljen načrt za svoj projekt.

Kaj je tveganje?

Wikipedija določa tveganje, da bo …

"… potencial pridobiti ali izgubiti nekaj dragocenega."

S to definicijo me hitro ugotovi, da se lahko tveganje izplača na dva različna načina: od tega lahko pridobite velikodušno škodo ali izgubite izgubo. Vendar običajno zaznavamo tveganje v najbolj negativni konotaciji ves čas in vedno načrtujemo, da zmanjšamo to negativno tveganje, ki ga predvidevamo. Kaj se zgodi, ko se tveganje, ki ga prevzamete, izplača? Popolno razumevanje tveganja, ki mu je izpostavljen vaš projekt, bo celo naredilo načrtovanje nenadnega uspeha, ki bi potreboval veliko nadzora in upravljanja.

Preprosto povedano, Wikipedia prav tako opredeljuje tveganje kot "nenamerno sodelovanje z negotovostjo" . V primeru projektov in vodenja projektov je tveganje tisti dejavnik, ki lahko potencialno grozi uspešnemu zaključku projekta, po načrtih. Tveganje se lahko pojavi v kateri koli fazi življenjskega cikla projekta in lahko negativno vpliva na celotno delovanje projekta, zaradi česar odstopa od predlaganega načrta.

Ti škodljivi učinki so lahko stalna ali trenutna grožnja času, proračunu, sredstvom ali celo kakovosti, dodeljeni projektu. Projekt je vedno v tveganju in upravljanje projektnega tveganja prispeva k prepoznavanju in ukrepanju proti tem tveganjem ob pravem času in na pravilen način. Nadzor in upravljanje ravni tveganj in negotovosti sta tisto, kar bo iskal načrt upravljanja s tveganji, in te vidike bomo obravnavali v naslednjih razdelkih.

Kaj je načrt upravljanja projektnega tveganja?

Po hitrem tveganju in njegovem upravljanju je ključnega pomena, da vsak projekt na poti vključuje načrt za obvladovanje tveganj, predvidenih za ta projekt. V vseh projektih je odstotek tveganja, ki ga obvladujemo, vedno je treba imeti pri roki načrt upravljanja s tveganji.

Načrt za obvladovanje tveganj projekta je v bistvu korak za korakom navodilo, ki opredeljuje in predvideva scenarije, ki lahko ogrozijo projekt, in poiščejo načine in sredstva za solunizacijo tveganja. Načrt za obvladovanje tveganj projekta povzema pristop upravljanja s projektnim tveganjem, ki sta ga sprejela vodja projekta in skupina, ta načrt upravljanja projektnega tveganja pa je običajno del poslovnega načrta projekta, ki je nastal na začetku projekta.

Načrt za obvladovanje tveganj projekta vedno vsebuje naslednje atribute in elemente:

  • Proces - To je celoten postopek, ki bo sprejet za prepoznavanje, analizo, oceno in zmanjšanje tveganj v celotnem življenjskem ciklu projekta.
  • Proračun - Pri stroških projekta vedno obstaja tveganje, saj se ob začetku projekta verjetno spremeni, kolikor bo projekt prišel. Način ravnanja s takšno spremembo je treba določiti v načrtu upravljanja s tveganji v projektu.
  • Struktura razčlenitve pri delu - Strategije, povezane z upravljanjem tveganj projekta, je treba prenesti na WBS. Kako in kdaj je treba vključiti v načrt upravljanja tveganj projekta.
  • Register tveganja - Pogostost pregleda registra tveganj je vključena v načrt upravljanja projekta s tveganji.
  • Vloge in odgovornosti - Ko projekt naleti na vprašanje, povezano s tveganjem, bo načrt seznanil člana projekta, kdo je zadolžen za kateri scenarij.
  • Struktura poročanja - To je enako kot vloge in odgovornosti, vendar na kratko razloži strukturo poročanja v primeru, da se srečujejo s tveganjem in v čigavih rokah so odločitve, ki jih morajo ležati.
  • Kategorije tveganj - Tveganje je treba skrbno razvrstiti in določiti po načrtu za pravilno organizacijo informacij.

Razvoj načrta upravljanja projektnega tveganja

Načrt za obvladovanje tveganj v projektu učinkovito določa "kako", ko gre za procese tveganj in strukturiranje skozi celoten življenjski cikel projekta. Vseboval bo tudi naslednje:

  • Analiza ali poročilo o predvidevanju možnih tveganj
  • Rešitve ali strategije ublažitve, ki se razlikujejo od tveganj z visokim vplivom do tveganj z nizkim vplivom

Vse to z enim ciljem - preprečiti, da bi se projekt soočil z iztirjenje .

Za razvoj vseobsegajočega in uspešnega načrta za obvladovanje tveganj v projektu je treba upoštevati 6 osnovnih korakov. To so:

  1. Prepoznavanje tveganja in izdelava registra tveganj

Preden pomislite na obvladovanje in ublažitev tveganj, je pomembno, da jih poznate in pravilno identificirate. Če pri prepoznavanju možnih groženj zamudite tveganje, projekt in njegov zaključek ogrožate sami.

Če želite popolnoma prepoznati vsa tveganja, lahko uporabite način, da najprej določite kategorije, v katera ta tveganja lahko spadajo, na primer projektna tveganja, korporativna tveganja, poslovna tveganja, proračunska tveganja, sistemska tveganja, tveganja ljudi, poslovna objektivna tveganja, in veliko več. Za lažjo identifikacijo jih je mogoče nadalje razvrstiti v natančnejše kategorije. Druga metoda kategorizacije je lahko glede na tveganje, da je zunanje ali notranje. Metoda PEST se široko uporablja tudi v industriji: delitev na podlagi olitnih, e conomical, s ocial in faktorjev.

Uporabite sejo o možganski nevihti s člani projektne skupine, strokovnjaki za zadeve in zainteresiranimi stranmi, da dobite vpogled v kategorije in pravilno prepoznavanje tveganj. MSP so lahko izvajalci iz zunanje perspektive, ki gledajo v projekt.

Vsa prepoznana tveganja so podrobno navedena v registru tveganj in vsakemu tveganju je dodan nivo. Te ravni temeljijo na verjetnem pojavu tveganja v času življenjskega cikla projekta in njegove resnosti. Register tveganj vsebuje naslednje podatke o vsakem tveganju, povezanem s projektom, in poteka skozi vse faze upravljanja projektnega tveganja:

  • Edinstvena identifikacija
  • Kratek opis
  • Raven vpliva na projekt
  • Možna pogostost pojavljanja
  • Posamezniki, odgovorni za obvladovanje tveganja
  • Načrt za ublažitev
  • Dodeljeni proračun

  1. Analiza in ocena tveganj

Ko ugotovite tveganja, povezana s projektom, je vaš naslednji korak analiza in ocena vsakega tveganja, da ugotovite njihov učinek na uspešen zaključek projekta. Tveganja je treba analizirati in oceniti ob upoštevanju naslednjih dveh meril:

  • Verjetnost
  • Raven vpliva

Vodje projektov pozivamo, da vsako tveganje, navedeno v registru tveganj, ocenijo na lestvici nizke, zmerne in visoke verjetne stopnje pojavnosti ter nizke, zmerne in visoke resnosti stopnje učinka. Ustvarijo lahko matrico za načrtovanje teh ocen, tako da dobijo koristno predstavo o tveganjih in njihovem vplivu na projekt.

To razvrščanje in ocenjevanje na matrikah lahko kasneje uporabimo za določitev prednosti različnih vrst tveganj in omogočimo vodji projekta, da določi ukrepe v načrtu upravljanja s tveganji. Ocene, dodeljene projektnim tveganjem, so lahko bodisi v ocenah bodisi v številčnih ocenah, ki jih projektna skupina in organizacija štejeta kot ugodne.

  1. Prepoznavanje sprožilcev tveganja

Skupino na splošno razdelite na podskupine, ki bodo poskrbele za vsako tveganje, če se bodo pojavile tako, kot ste predvideli. Te podskupine bodo morale proučiti svoja tveganja v globljem smislu in prepoznati sprožilce teh tveganj in opozorilne znake, kar lahko projektni skupini pove, da je njihov projekt v nevarnosti.

Nasvet : Kot standardna praksa dokument sproži 3 sprožilca za vsako tveganje, dodeljeno v registru tveganj.

Na tej stopnji lahko vodja projekta določi vloge in odgovornosti, ki jih prevzame vsaka skupina in člani skupine, ko se soočijo s scenarijem tveganja. Posamezniki imajo pooblastilo za upravljanje in poravnavo proračunov za vsako tveganje, odgovorni pa so za oblikovanje idej in načrta za te ideje z vodjo projekta.

Vloge in odgovornosti se lahko razdelijo na podlagi oddelka, delovnega naslova ali strokovnega znanja posameznika ali skupine. Poskusite vključiti vse zainteresirane strani na projektu, da pridobite vpogled in strokovno znanje o načrtu upravljanja tveganj v projektu. Ti posamezniki lahko celo veliko prispevajo k prepoznavanju teh sprožilcev tveganja, ki jih je mogoče pozneje vključiti v načrt upravljanja projekta s tveganji.

  1. Brainstorming za rešitve rešitev

Vsaka ekipa zdaj prevzame svoja tveganja in možganske nevihte v ideje, ki grozijo podrejajo. To bi morali biti preventivni ukrepi ali načrti za izredne razmere, ki jih je skupina sprejela na začetku projekta, da bi zmanjšali ali odpravili učinke teh tveganj na zaključek projekta. Skupina bi morala razmisliti o izkoriščanju priložnosti, ki se pojavijo na način, kot je omenjeno v načrtu projekta v fazi načrtovanja življenjskega cikla projekta.

Priložnosti so najpogosteje pozitivna tveganja v projektu, pogosteje pa te priložnosti dejansko lahko nevtralizirajo negativna tveganja, na katera se osredotočamo. Vodje projektov morajo projektno skupino za upravljanje tveganj pozvati, naj s pomočjo načrta za obvladovanje tveganj na projektu pozorno spremlja celo priložnosti za zmanjšanje tveganj.

Na podlagi skupnih idej, ki prihajajo iz različnih oddelkov in misli, ki so delali na njem, se mora vodja projekta nato odločiti, kako oblikovati akcijski načrt (POA) za rešitve. O tem bomo razpravljali v naslednjem koraku, to je Ustvarjanje načrta!

  1. Izdelava načrta

Tveganja so opredeljena, upoštevajo se možne rešitve ali ukrepi, za ustvarjanje je le akcijski načrt. Ta akcijski načrt je temeljna enota načrta za obvladovanje tveganj projekta, za upravljavca projektov, ki je lastnik tega načrta, pa bodo morali dokumentirati vse možne rešitve vseh različnih tveganj, ugotovljenih v projektu. Ti načrti so v osnovi strategije za zmanjševanje tveganja, da bi ohranili tveganje.

Te strategije za zmanjšanje tveganja bodo bodisi zmanjšale verjetnost, da bo tveganje izvedeno, bodisi zmanjšalo vpliv tveganja. Te strategije za zmanjšanje tveganja izhajajo iz idej, ki so bile podkrepljene s sestanki o možganskih virih. Obstajata dve vrsti strategij za ublažitev. To so:

  • Preventivna - Ta vrsta strategije odgovarja na vprašanje: „kaj naj zdaj storite?“ Ta strategija je zasnovana tako, da zmanjša verjetnost tveganja ali resnosti tveganega načina, preden se tveganje sploh uresniči.
  • Nepredvideni dogodki - To so načrtovani ukrepi v primeru, da se tveganje uresniči. Skratka, odgovori na vprašanje: "kaj je treba storiti, če …?"

Tveganja, ki so največja prednostna naloga, se mora najprej udeležiti vodja projekta, njihove načrte za ublažitev pa je treba uresničiti pred začetkom projekta ali po akcijskem načrtu. Tveganja z nižjo prioriteto je mogoče pozneje skrbeti, vendar jih ni mogoče prezreti ali zanemariti.

Register tveganj mora zabeležiti in dokumentirati vsa tveganja, prejemnika tveganj, akcijski načrt, ki ga je treba izvesti, in stroške, povezane s temi tveganji.

  1. Spremljanje in pregled tveganj

Medtem ko projekt poteka v skladu s projektnim načrtom, poleg tega načrtuje tudi projekt upravljanja tveganj, pri čemer skrbi za vsa tveganja, ki jih projekt lahko naleti na poti do zaključka. Ker je ves izkupiček načrta za obvladovanje tveganj projekta dokumentiran v registru tveganj, je pomembno, da ta dokument redno pregledujete. Razmislite, da je obdobje pregleda dvotedensko.

Toda zakaj spremljati in pregledovati? Medtem ko projekt napreduje, obstaja velika verjetnost, da bo projekt naletel ali uresničil veliko več tveganj ali pa bodo tveganja, ki so zapisana v registru, morda potrebna.

Upravljanje tveganj projekta je iterativni postopek in ga je treba brezhibno vključiti v upravljanje celotnega projekta. Treba bi bilo tesno vključiti v okvir upravljanja vprašanj, saj nerešena vprašanja počasi postanejo potencialna tveganja.

Sorodni tečaji: -

  1. Projektno tveganje
  2. Usposabljanje za upravljanje projektov s programsko opremo
  3. Upravljanje projektov - Spoznajte vse procesne skupine in področja znanja

Kategorija:

Razvoj podjetništva