Upravljanje časa - Vsi si želimo, da bi imeli na dan več časa. Ko je konec in se ozremo, kaj smo dosegli, se pogosto sprašujemo, kako je minilo vseh teh 24 ur. In pomanjkanje časa je velika težava, s katero se srečuje večina nas. Če ste eden od njih, je upravljanje časa lahko težava. Večina nas se v življenju srečuje s krčmi časa. Pogosto rečemo stvari, kot so: "Ne vem, kje najdem čas" ali "V dnevu ni dovolj časa" ali "Nimam časa zase."
Upravljanje časa je veščina
Pogosto smo prepričani, da nikoli nimamo časa, da bi dokončali svoje delo, ker smo pretirano zaposleni pri odzivanju na življenjske kroglice. Ko nam končno uspe, da si pridobimo nekaj časa zase, nas prizadene nenaden razvoj, ki zahteva takojšnjo pozornost. Pravzaprav se zdi, da tudi kadar se ne srečujemo s kakšno težavo, ne najdemo časa za upravljanje svojih vsakodnevnih nalog.
Kako torej najdemo čas za upravljanje vsega, kar počnemo?
Vse se začne z organizacijo
Upravljanje s časom ni nedopustna črna magija, ki jo razume le peščica. Pravzaprav vsi lahko učinkovito upravljate svoj čas, dokler se sami organiziramo. Glede organizacije, težko si bomo zamislili, kaj moramo doseči čez dan in kako pomembne so vse te stvari za dosego naših dolgoročnih ciljev.
Ko organizirate svoj čas, ne samo pridobite sposobnost učinkovitejšega upravljanja svojih dnevnih opravil, ampak tudi povečate možnost, da čas namenite tam, kjer je dejansko potreben, tj. Za dolgoročne cilje, ki jih imate v mislih. Če v preteklosti še niste postavili nobenih takšnih ciljev, je zdaj čas, da začnete. Zelo pomemben pogoj za učinkovito upravljanje s časom.
Zakaj je določanje ciljev pomembno za upravljanje časa?
Med postavljanjem ciljev za upravljanje časov je postavitev ciljev na vrhu lestvice. Pomaga pri postavljanju igralnih polj. Če se ne zavedate, na kaj ciljate, boste morda na koncu vrteli kolesa ves dan in bili večkrat frustrirani. Če želite učinkovito upravljati s časom in hkrati uresničiti vse svoje sanje in upanja, morate zagotoviti jasnost, kaj želite od svojega življenja.
-
Upravljanje časa - določite jasne cilje
Le malo nas ima čas, da vse uresniči. Zato je pomembno, da usmerimo svoje prioritete. Zastavite si cilje in največ časa porabite za dejavnosti, ki vam bodo pomagale pri doseganju teh ciljev.
Najpomembnejšo prednostno pozornost prikažite dejavnostim, ki so nujne in pomembne. Razmislite, ali morate porabiti čas za stvari, ki morda niso pomembne, so pa nujne. Ali lahko te stvari prenesemo na drugo osebo? Bi sploh kdaj porabili za stvari, ki niso niti nujne niti pomembne?
Razvoj načrtov:
Označite svoje načrte glede prednostnih nalog. Dejavnik v vašem delu. To se vam bo morda zdelo koristno pri načrtovanju prvega tedna. Nato naredite naslednje za naslednji dan.
- Opredelite naloge, ki vam bodo pomagale pri doseganju ciljev. Temu primerno dodelite čas.
- Najprej zaključite majhne in nujne naloge.
- Delo razdelite, če obstajajo drugi ljudje, ki to zmorejo, morda ceneje, učinkovito in takoj.
- Poskrbite, da bodo drugi vedeli, kaj morajo doseči vsak dan.
- Vse glavne naloge dneva razdelite na bloke dosegljivega dela.
- Rešite jih enega za drugim.
Določitev rokov:
Določite dosegljive roke za vse dejavnosti. Določite končni rok, ki vključuje vmesne roke za dolgoročne projekte. Vključite čas za nepredvidene dogodke. Daljši projekti zahtevajo več nepredvidenega časa.
Ugotovite, ali so roki prožni ali določeni. Nikoli ne dovolite, da manj pomembno delo traja dlje, kot bi moralo. Če je vredno le 10 minut, se prepričajte, da je to opravljeno v tem času.
Delo načrtujte tako, da ustreza vašemu temperamentu v različnih obdobjih tedna ali dneva. Na primer, če ste najbolj živahni in odhajajoči pozno zjutraj, načrtujte klice strank takrat.
-
Upravljajte čas - organizirajte se
Organiziranje je drugi korak k učinkovitemu upravljanju časa. Če se želite pravilno upravljati s časom, se morate organizirati.
Toda kako lahko to storite?
Najprej najprej postavite svoje cilje. Če tega še niste storili, potem nehajte brati naprej in se vrnite, da določite svoje cilje.
Ko so cilji postavljeni, jih morate organizirati. Kateri so vaši kratkoročni in dolgoročni cilji? Dolgoročne cilje razdelite na mejnike. Na ta način boste imeli cilj za vsak dan, teden in mesec. Ko boste vedeli, kaj morate doseči čez eno leto, lahko zlahka razbijete cilje.
Ko svoje sezname ciljev razčlenite do mejnikov, veste svoje cilje. Ko se boste zjutraj zbudili, boste imeli boljši smisel. Pomagalo vam bo pri zagotavljanju, da si vsak dan malo prizadevate za dosego teh ciljev, ne glede na to, kako majhen je znesek.
Ko so cilji organizirani v mejnike in imate seznam pred seboj, ne morete spregledati stvari, ki jih je treba storiti. Če se ne želite organizirati, ima vaš um lažji način, da se vsak dan izognete najpomembnejšim dnevnim opravilom.
-
Uredi čas - Prednostno določite čas
Pisatelj znanstvene fantastike Veteran, Stephen D Covey, je leta 1994 izdal knjigo z naslovom "7 navad visoko učinkovitih ljudi". V knjigi je govoril o sistemu upravljanja s časom, ki ga je prvi uvedel nekdanji ameriški predsednik Dwight D Eisenhower. Sistem razdeli dejavnosti na štiri kvadrante, ki temeljijo na parih dejavnikih: pomembnost in nujnost.
Čez dan lahko nalogo na te štiri kvadrante razvrstimo na naslednji način.
- Kvadrant 1: Krize in nujne razmere, pomembne in nujne
- Kvadrant 2: Dolgoročni cilji, pomembni, vendar ne nujni
- Kvadrant 3: Prekinitve, niso pomembne, a nujne
- Kvadrant 4: Motenja, niti pomembna niti nujna
Ko skenirate seznam dnevnih opravil in mejnikov, lahko kategorizirate področja, pod katera sodi vsako od njih. Preživite teden, da najprej spremljate vse stvari, ki jih želite početi. To je najboljši način za uvedbo te metode. Opredelite področja, kjer preživite čas. Pripni jih. Če porabite 20 minut, da pokličete izplačevalce računov, to pripišite. Če boste porabili eno uro pri špecerijskih trgovinah, jo pripišite.
Na koncu vsakega dne v prvem tednu zapišite kvadrant, poleg katerega je padla vsaka od nalog. Koliko časa ste porabili za gledanje televizije (kvadrant 4) ali za reševanje kriz in izrednih razmer (kvadrant1) ali za delo pri dolgoročnih ciljih (kvadrant 2)? Bodite prepričani, da si zapišete vse naloge.
Ob koncu prvega tedna si oglejte čas, ki ste ga preživeli v vsakem od štirih kvadrantov. Vaš življenjski cilj bi moral biti, da večino časa preživite v drugem kvadrantu, najmanj pa v četrtem. Koliko časa ste dejansko porabili v drugem kvadrantu? Ko končate z vajo, si zapišite dnevni seznam opravkov in si zapišite kvadrat, vsaka od vaših nalog spada pod.
Če ste tri ure gledali televizijo, ste bili tisti dan v črnem četrtem kvadrantu. V tem kvadrantu morate porabiti čim manj časa, če želite učinkovito upravljati svoj čas. Včasih ne razumemo, koliko časa zapravljamo, če skrbno ne pogledamo zadeve.
Priporočeni tečaji
- Tečaj o offline marketingu
- Certificiranje usposabljanja za množično komuniciranje
- Množično komuniciranje za poslovno spletno usposabljanje
-
Upravljajte čas - Uničite odlašanje
To je eden najtežjih delov upravljanja časa. Odlašanje pogosto dvigne grdo glavo. Toda kako se ji lahko izognemo? Zelo dobro si lahko postavimo cilje, se organiziramo in si čas razdelimo glede na svoje prioritete. Če pa ne sledimo seznamu stvari, ki bi jih morali početi vsak dan, potem ves čas zapravljamo.
Kako se temu izogniti?
Odlašanje, ki so ga označili za tihega morilca, je morda največje odvračanje od naših ciljev. Vsi govorimo, da želimo nekaj doseči. Ko pa gre za upravljanje lastnega časa s stopnjo učinkovitosti, se zdi, da v tem pogledu ne uspevamo. Odlašanje izhaja iz vsakega kota.
Toda edini način, da se izognemo odlaganju, je, da se zavedamo, kaj natančno je treba storiti. Ko boste postavili jasne cilje, se organizirali in določili prednostni čas, boste na poti, da se izognete vsem možnostim odlašanja. Če nobena od vaših strategij ne deluje, preizkusite 15-minutno pravilo.
Nastavite časovnik na svojem pametnem telefonu ali uri. Zdaj začnite delati nekaj, kar ste odložili le za 15 minut. No, to je približno čas, ki ga potrebujete. Kmalu spoznate Newtonov zakon gibanja: predmet v gibanju ostane v gibanju. Ko začnete, boste verjetno nadaljevali, razen če vas nekaj ali kdo prisili, da se ustavite. Najtežje je najprej začeti nekaj.
-
Upravljanje časa - večopravilnost
Vsi imamo veščine večopravilnosti. Ali ste sposobni to storiti ali ne, ni pomembno. Če lahko večopravilno, je super. Če pa niste, ne izgubite spanca. Med poskusom večopravilnosti mnogi postanejo manj učinkoviti. Rezultat je začetek več projektov hkrati, pri čemer nobeden od njih ni dokončan zaradi lahkega dela. To povzroča veliko razočaranja ljudi.
Vem, kdaj je treba opraviti večopravilnost:
To tudi ne pomeni, da bi vsakdo, ki lahko opravlja večopravilnost, opravljal to ves dan. Nenehno sodelovanje v več projektih hkrati ni vedno veliko. Zavedati se morate, kdaj ne želite večopravilnosti. Na primer, vsak dan na delovnem mestu je treba opraviti nekaj značilnih dejavnosti, ki jih je treba preveriti na seznamu. Ali so v večini primerov vsakdanje in dolgočasno? Kaj lahko torej storite? Poskusite jih dokončati v najkrajšem možnem času. Ko pa vam bo dodeljen poseben projekt, ki ga je treba dokončati v določenem času in najvišje kakovosti, mu posvetite največ časa in se osredotočite na noben drug projekt. Tako se lahko v celoti osredotočite na delo, ki ga imate. Pomembno je vedeti, kdaj izvajati večopravilnost.
-
Upravljajte čas - Zmanjšajte prekinitve
Zmanjšajte število motenj v vašem življenju. Iskreno povedano, ne morete zmanjšati števila stvari, ki vas lahko prekinejo pri delu. Lahko pa spremenite način, kako običajno ravnate z njimi. Kaj počnete, ko delate na nečem pomembnem in nekdo pride k vam z delom, ki ga lahko naredite kasneje? Recite nekaj takega: "Seveda lahko to storimo. Toda dovolite mi, da dokončam to, kar delam zdaj, in potem bomo poskrbeli za to. ”Manj pomembno delo je spoštljivo odložiti zaradi dela, ki zahteva vašo takojšnjo pozornost.
Hkrati, če vas nadrejeni pokliče, ko ste sredi nečesa, potem je to prekinitev, ki je vredna prednostne naloge.
Kako se lotiti tipičnih pasti?
Najpogostejša napaka v upravljanju časa poskuša vse narediti sama. Rutinska opravila prenesite na svoje podrejene. Če kdo želi, da opravi katero od vaših manj pomembnih opravil, to tudi prenese. To je lahko dobra priložnost za usposabljanje iz menedžmenta za upravljanje časa.
Še nekaj točk, ki jih morate upoštevati pri odpravljanju značilnih pasti.
- Redno razvrstite vse svoje projekte, da zagotovite, da so vsi v redu.
- Rešite vse velike projekte v odsekih. Vse stvari vam ni treba storiti naenkrat. To je velika napaka večine ljudi. Če je to mogoče, delegirajte nekatere odseke.
- Osredotočite se, da ostanete osredotočeni. To sporočilo lahko hranite na tabli: "Kaj trenutno najbolje izkoristim svoj čas?"
Končne besede
Ne glede na to, ali ste vrhunski direktor, poslovodja ali mlajši zaposleni, vam bo več časa v roki pomagalo, da se osredotočite na pomembnejše naloge. Če boste organizirani, pripravljeni in disciplinirani, boste imeli več produktivnega časa za začetek več projektov.
Priporočeni članki
Tukaj je nekaj člankov, ki vam bodo pomagali do podrobnosti o načinih upravljanja s časom, zato samo pojdite po povezavi.
- Top 16 najboljših in koristnih, ki jih lahko potisnete pretekle odlašanje
- Top 10 koristnih dejavnosti upravljanja časa, da povečate svojo produktivnost
- Najboljših 7 najboljših aplikacij za sledenje za povečanje produktivnosti
- 4 načine za izkoriščanje moči analitike v realnem času