Orodja in tehnike za vodenje projektov za učinkovito načrtovanje projektov

Kratek opis orodij in tehnik upravljanja projektov

V tem scenariju projekti, kljub napredni tehnologiji in obilici virov, niso bili izvedeni v skladu s pričakovanji zainteresiranih strani (tj. Izvedba projekta v določenem časovnem okviru in razpoložljivem proračunu). Tu se pojavi potreba po upravljanju projektov, gre za strateško pobudo, ki projekt usmeri k zastavljenim ciljem s strukturiranjem celotnega projekta v začetku, načrtovanju, izvedbi, nadzoru / nadzoru in dokončanju projekta. V tej temi bomo spoznali orodja in tehnike upravljanja projektov.

Tok upravljanja s projekti

Upravljanje projektov teče na naslednji način:

1. Iniciacija
2. Načrtovanje
3. Izvajanje in spremljanje
4. Zaključna / končna faza izdelka

a) Začetna faza

To je glavna faza upravljanja projektov za vsak projekt, v tej fazi so začetne zahteve opredeljene in določene na naslednji način:

• V zvezi s potrebami projektov je določena in na krovu ustrezna skupina
• Obseg in cilji projekta so jasno opredeljeni in vsa pričakovanja zainteresiranih strani so jasno razpravljena z ekipo.
• Skupina je razporejena na svoje delovne vloge in odgovornosti.
• Ekipi so na voljo postopki in formati za objavljanje informacij o projektu in posodobitev deležnikom.
• Notranji in navzkrižni komunikacijski protokoli in ustrezna hierarhija so razkriti vsem zainteresiranim stranem.
• Orodja, ki so potrebna za vodenje projektov, se določijo in predložijo ekipi.

b) Načrtovanje projektov

Po iniciaciji je tu glavna in ključna faza projekta, ki je pot v načrtu poti za vodenje projekta:

• Podroben obseg projekta, izvedljivost je določena.
• Vse dejavnosti projekta so navedene in pripravljena je njihova delovna struktura (WBS). WBS ni nič drugega kot razčlenitev glavnega dogodka na niz aktivnosti (Na primer : dogodek : sajenje drevesa dejavnost : pridobivanje drevesa, 2. kopanje jame, 3. sajenje drevesa)
• Po pripravi delovne skupine se izvede priprava proračuna, pri kateri se oceni kvantiteta vseh dejavnosti in izpeljejo se konkurenčne stopnje ter pripravi predhodna ocena projekta za nadaljnjo odobritev (kjer so potrebne spremembe na podlagi dodatnih stroškov, nastalih med projekt)
• Prepoznavanje tveganj se izvede s samo interpretacijo ali primerjavo projekta z drugimi konkurenčnimi projekti, pripravljeni so potrebni načrti za ublažitev, da se preprečijo morebitna tveganja.
• Glede na zahteve zainteresiranih strani se glavni načrt pripravi tako, da se zaporedoma izvajajo vse navedene dejavnosti, da se pridobi izhodiščno (idealno / predhodno) trajanje projekta. Obstajajo večinoma 4 vrste zaporedja SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.

c) Faza izvajanja in spremljanja projekta

• Vodja projekta začne izvedbo projekta glede na osnovni načrt, pripravljen v fazi načrtovanja.
• Nabava / uporaba potrebnih virov in zagotovitev, da bo projekt potekal po načrtih v skladu s predpisanimi standardi kakovosti.
• Napredek projekta spremljamo / spremljamo glede na osnovni načrt z različnimi orodji (Ganttova karta, PERT itd.)
• Zaradi nekaterih neizogibnih okoliščin lahko projekt prekorači čas ali stroške, pri čemer se osnovni časovni načrt ali ocena po potrebi ustrezno spremeni.
• Stanje projekta se vzdržuje v predpisanih oblikah, ki so na voljo v začetni fazi, in se istočasno posodabljajo in razpošiljajo zainteresirane strani projekta.

d) Zaključek / dokončanje projekta

• To je zadnja faza vodenja projektov, kjer ciljni cilj doseže projektna skupina v veljavnih rokih, z določenim proračunom in kakovostjo.
• Vse potrebne evidence in uskladitve so zaključene in razkrite zainteresiranim stranem.
• Na podlagi izkušenj s projekti so pripravljena različna poročila, kot so poročilo o učenju projektov, poročilo o zadovoljstvu strank itd. Kot referenca za prihodnje projekte.
• Končno se projekt izroči kupcu, tako da se zagotovi, da kamna ni prevrnjeno, če zaprete vse kontrolne točke ali obiščete krmarje, ki jih dvigne stranka.

Zgoraj obravnavane tehnike upravljanja projektov strukturirajo projekt in omogočajo projektni skupini, da zagotovi naslednje:

• Izvedba določenih ciljev glede na zahteve deležnikov.
• Izdelajte osnovne načrte.
• Ocenjevanje in določanje stroškov za projekt v skladu z osnovnim časovnim načrtom.
• Prelom dogodkov v strukturo razčlenitve dela.
• Ocena in ublažitev tveganja
• Nadzor / spremljanje projektov.

Orodja za upravljanje projektov

Upravljanje projektov je tehnika, ki ima široko paleto orodij za pomoč pri opravljanju nalog in izvrševanju odgovornosti. Obstajajo tako ročna kot avtomatizirana orodja pri upravljanju projektov. Nekatere najpogosteje uporabljene tehnike so:

• PERT - tehnika ocenjevanja in pregledovanja projektov
• CPM - metoda kritične poti

a) PERT - tehnika ocenjevanja in pregledovanja projektov

PERT je statistično orodje, ki se uporablja pri upravljanju projektov, ki je bilo zasnovano za predstavljanje in analiziranje nalog, povezanih z zaključkom projekta. To je verjetnostni model, ki temelji na času.

Načrtovanje PERT vključuje naslednje korake:

• Vsi dogodki / mejniki so nadalje razvrščeni v dejavnosti in potrebno je zaporedje.
• Priprava omrežnega diagrama na podlagi zaporedja dejavnosti, kjer so dogodki / mejniki predstavljeni v krogih in pretok dejavnosti od ene do druge označen s puščicami.
• Nadaljnja ocena časa, potrebnega za vsako dejavnost, se opravi v urah, dnevih, tednih ali mesecih glede na potrebe projekta.
• Razlika v sistemu PERT se ukvarja z negotovostjo časovnih rokov dokončanja. Model PERT običajno vključuje tri vrste časovnih ocen:
• Optimistični čas - Najboljši možni čas za zaključek dejavnosti.
• Najverjetnejši čas - Najvišji verjetni čas dokončanja aktivnosti.
• Pesimistični čas - Najdaljši čas za zaključek dejavnosti.

Na koncu se tehtano povprečje izračuna po naslednji formuli:

Pričakovani čas = (optimističen + 4 x najbolj verjetno + pesimistično) / 6

b) CPM (metoda kritične poti)

• Najdaljše trajanje dokončanja projekta je kritična pot projekta. Kritična pot določa skupno trajanje, ki je potrebno za dokončanje projekta, pri čemer se čas, v katerem se lahko dejavnost zavleče, ne da bi projekt zamujal, imenuje čas ohlapnosti, dejavnost pa se imenuje kot nekritična aktivnost. CPM je determiniran model, ki temelji na času in na stroških.

Kritična pot projekta določa naslednje štiri parametre za vsako aktivnost, ki se izračunajo s pričakovanim časom za ustrezne dejavnosti:

ES - Najzgodnejši štart, EF - Najzgodnejša končnica, LS - Najnovejši štart in LF - Najnovejši finale

• S posredovanjem omrežja naprej se določi najzgodnejši začetni in končni čas vsake dejavnosti glede na predhodne dejavnosti v omrežju.
• Z delom v povratnem pristopu prek omrežja lahko določimo najnovejši čas začetka in zadnjega zaključka, kar pomeni čas, ko se lahko dejavnost začne in konča brez zamude pri projektu.

Slack = Najnovejši začetek - Najzgodnejši začetek (ali) Zadnji zaključek - Najzgodnejši zaključek

Opomba: Dejavnosti na kritični poti ne vsebujejo ohlapnosti

Primer:

Omrežni diagram za PERT in CPM

PERT & CPM pomagata pri doseganju poenostavljenega načina zaključka projekta z:

• Identifikacija kritičnih dejavnosti.
• Potreba po virih in uvajanje v projekt.
• Vzpostavitev časovnih rokov za zaključek projekta
• Opredelitev dejavnosti s slabim časom (tj. Nekritične dejavnosti).
• Izvajanje soodvisnosti in omejitve virov.

Priporočeni članki

To je vodnik za orodja in tehnike za vodenje projektov. Tukaj razpravljamo o toku upravljanja s projekti in orodjih za upravljanje projektov, ki nam pomagajo pri izvajanju nalog. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -

1. Načrt upravljanja projektov
2. Življenjski cikel vodenja projektov
3. Lastnosti in prednost Agile Oracle
4. Izvajanje agilnega marketinga
5. Vodnik za programsko opremo za orodja za upravljanje projektov