Agile Management Project for Dummies - Pridobitev bistva upravljanja projektov, tako kot druge zadeve, ni bližnjica. Če potrebujete informacije, jih boste morali pravilno popraviti že na začetku! Ko bodo osnove polirane in tonirane, se lahko pomaknete po uličici okretnega sijaja upravljanja projektov in obrnete mize v svoji organizaciji. Torej, tukaj je vaš čip na čudovitem začetku.
Dobrodošli v Agile Project Management za lutke !
Kaj projekt pomeni?
Upoštevajte, da gre za podjetje, ki je edinstveno za določeno dejanje izpolnjevanja zahtev. To podjetje ima večinoma več medsebojno povezanih dejavnosti, ki predstavljajo naloge, te naloge pa morajo biti izpolnjene v določenem časovnem okviru in na pričakovani ravni kakovosti. In kar je najpomembneje, naj bi te naloge pomagale vodji projekta pri doseganju njegovega končnega cilja. Z načrtovanim začetkom in koncem se začnejo projekti, ki potekajo skozi zainteresirane strani, ki podjetje usmerjajo v njegovo vizijo in poslanstvo.
Kaj pomeni okretno vodenje projektov?
Uvajanje metod in tehnik načrtovanja, organiziranja in načrtovanja usposobljenih virov, namenjenih projektu, bi se imenovalo vodenje projektov. Proces sledi sistematični razčlenitvi in nadaljevanju nalog, ki predstavljajo korake k doseganju cilja projekta.
Agile Project Management je z leti pridobil dober, trden zagon in rezultati so bili priča na vseh področjih poslovanja. S tem pridobimo naše zaupanje v brezhibno metodologijo, uporabljeno za uspeh poslovne strategije.
Vrednost agilnega upravljanja projektov
Agile upravljanje projektov cilja na namen, ljudi in procese. Dodajanje vrednosti se začne na vseh stopnjah življenjskega cikla projekta. Ti dejavniki pripeljejo projekt do končnega cilja in dokažejo, da so sprejete strategije.
Namen celotnega projekta je glavna točka v upravljanju projektov. Vsi zainteresirani deležniki in viri se približujejo temu namenu, okretno upravljanje projektov pa daje organizaciji to zagotovilo, da bo skladno z zahtevami in potrebami podjetja.
Ljudje, vključeni v projekt, si prizadevajo za strokovno znanje in izkušnje ter ga dokončajo. Zainteresiranim stranem ali članom skupine pomaga, da uresničijo svojo odgovornost in odgovornost do pričakovanih rezultatov.
Sledeči postopek povezuje projekt, tako da ga pripelje do pričakovanih datumov in rokov dobave, pri čemer se ohrani proračun za posamezne naloge.
5 faz vodenja projektov
Obstaja 5 splošno priznanih skupin ali faz procesa upravljanja projektov, ki sestavljajo celoten delovni proces. Ti koraki so široko uporabni za vse projekte, operacije in vsebinske programe. To so:
- Začetek
- Načrtovanje
- Izvajanje
- Spremljanje in nadzor
- Zapiranje
Oglejmo si vsako od teh faz na prvi pogled in se usmerite k uspešnemu projektu v vaši organizaciji:
-
Začetek
Začetek projekta izvira iz dejstva, da se mora nekaj spremeniti ali pa je treba vključiti novo vključitev ali težavo rešiti. To so pereče situacije, za katere je potreben začetek projekta, da bi premagali ali povzročili določeno težavo ali spremembo.
Medtem ko nekatera podjetja vztrajajo pri določenem seznamu kriterijev za projekt, ki ga je mogoče imenovati in začeti kot "projekt", medtem ko druga na spremembe v oddelku, oddelkih in v celotni organizaciji gledajo kot na projekte. Te se pogosto končajo med koncepti upravljanja projektov in upravljanja sprememb.
Projekte lahko večinoma sproži najvišje vodstvo, vendar to storijo le ob upoštevanju delovne sile. Upoštevanje stališč delovne sile in vodstvenih delavcev je bistven načrt za začetek projekta. Začetek projekta izhaja iz priprave ali priprave predloga projekta, za katerega je potrebna sankcija s strani najboljše ekipe, ki odobri potrebna sredstva in proračun za projekt.
-
Načrtovanje
Načrtovanje projektov je bistvo vsakega projekta, ki se je v letih upravljanja lotil v vseh obdobjih. Izvajanje nečesa novega ali spreminjanje že obstoječih procesov ali delovnih procesov lahko s seboj prinese celo nov nabor tveganj in težav. Tem vprašanjem ali tveganjem se je mogoče izogniti ali omiliti s skrbnim izkoriščanjem druge faze upravljanja projektov.
V tej fazi obseg projekta določa obseg potrebnega načrtovanja in intenzivnost projekta lahko določa, kako daleč bo šlo načrtovanje projekta. Načrtovanje vključuje pregled vseh vidikov projekta v skladu s ciljem, zastavljenim v fazi začetka projekta. Ko so določene zahteve in potrebe, je načrtovanje projektov lahko preprosto poravnati in razvrstiti za boljše razumevanje, kateri kos sestavljanke ustreza kam.
Ko je uganka končana, lahko dobite celotno sliko o tem, kje je postopek in kje naj bi bil na koncu projekta. Tako lahko postopno zapolnite vrzeli, kar projekt pripelje do njegovega zaključka.
Vsaka projektna naloga bo imela lastnika, časovnico, dodeljene vire in datum zaključka. Te naloge je mogoče nadalje razdeliti na podvrste in vsaka od njih bo prispevala k cilju projekta.
V fazi načrtovanja se lahko izvajajo naslednje dejavnosti:
- Opredelitev in načrtovanje področja uporabe
- Opredelitev nalog in načrtovanje
- Sekvenca nalog
- Časovna vrstica opravil
- Časovna premica projekta
- Dodelitev sredstev
- Proračun
- Načrt projekta
- Načrt kakovosti
- Načrt komunikacije
- Nakup osebja
Poleg vsega naštetega je upravljanje s tveganji ključni dejavnik v fazi načrtovanja. Tveganje je treba upoštevati in ga je treba vključiti v vsak načrt, ki se že izvaja. Tveganje bi pomenilo več režijskih stroškov, ki jih projekti ne potrebujejo v nobeni fazi življenjskega cikla projekta. Obvladovanje tveganj bi vključevalo prepoznavanje in količinsko opredelitev tveganj za vsako fazo in vsako opravljeno nalogo ali podvključek.
-
Izvajanje
Ta faza narekuje načrt in ga uresničuje za dosego cilja in cilja projekta. Tu so zaposleni člani projektne skupine za dokončanje nalog, dejavnosti in faz.
Ukrepi se izvajajo v skladu z načrtom, morebitna velika tveganja pa se obravnavajo v skladu z načrtom za zmanjšanje tveganja, ki je bil sprožen v fazi načrtovanja. Neznana in nepredvidena tveganja se obravnavajo ad hoc in imajo prednost, tako da se delo ne ustavi. Ključne naloge se opravljajo pri zasnovi, pri čemer je treba paziti na naslednje stvari:
- Zagotavljanje kakovosti
- Minimalno odstopanje od prvotnega načrta
- Oči usmerjene objektivno
- Upoštevanje časovnic
- Nenehno spremljanje
- Merjenje zmogljivosti
- Redni pregledi napredka
- Upravljanje s tveganji
- Reševanje problema
- Razvoj tima
- Načrt komunikacije
-
Spremljanje in nadzor
Ta faza je bistvena faza, ki zagotavlja in meri uspešnost projekta v vseh predvidenih časovnih okvirih. Preverja dolgotrajnost projekta in se običajno izvaja prek mehanizma nadzora, ki je vzpostavljen po fazi izvajanja ali izvedbe.
Na tej stopnji začnejo izvajati poročanje o uspešnosti in upravljanje sprememb, mehanizmi nadzora projekta pa preverjajo pričakovane rezultate iz vsake naloge in dejavnosti ter jih primerjajo z dejanskimi. Na ta način je mogoče izračunati odstopanja in uporabiti potrebne ukrepe, da bi zavirali nadaljnje stopnje odstopanja od načrtovanega načrta ukrepanja.
Edini namen te faze je ugotoviti, ali projekt sledi ali ne. Vrnitev projekta nazaj lahko pokaže spretnosti vodje projekta in lahko v ospredje postavi njihovo delo. V časih odstopanja so spretnosti, ki jih ima ne le vodja projekta, temveč tudi vodstveni delavci, ki se pojavljajo in se uporabljajo za reševanje vprašanj in težav.
Naslednje vidike je treba natančno spremljati in nadzorovati:
- Kakovost
- Cena
- Obseg
- Časovni roki
- Tveganje
- Odgovor na tveganje
-
Zapiranje
Namen te faze je zbiranje in zbiranje vseh podatkov in informacij v zvezi s projektom ter njihovo razširjanje. Zaključek vključuje korake, kot sta poročanje o meritvah uspeha in graf o poteku projekta. Vključuje vse škode in izboljšave, vsa uporabljena sredstva in nosilce stroškov.
Na tej stopnji se prvotni predlog projekta in pogodba pregleda, da se preveri, ali so vsi rezultati navajani in predani kot rezultat projekta. Na tej stopnji se nadaljuje dokončanje in reševanje neporavnanih neskladij.
Življenjski cikel projekta
Vse faze skupaj tvorijo življenjski cikel projekta in ta življenjski cikel je v bistvu začetek in konec projekta. Pristopi, ki jim sledijo življenjski cikli projekta, so običajno bodisi slap ali okretni modeli. Izbirate lahko tudi druge različne pristope, odvisno od vaših poslovnih zahtev in izvedljivosti.
-
Model slapov
Model slapov predstavlja kaskadni scenarij, kjer je izhod faze v fazah vhod za naslednjo fazo. Ta pristop sledi določenemu zaporedju opravljenih nalog in dejavnosti ter ima nabor prednosti in slabosti.
-
Agile Model
Agilni model na drugi strani je lahko iterativen in deluje v blokih in kosih. Te faze se lahko spremenijo in ponovijo pred prehodom na naslednjo stopnjo, če obstaja potreba in povpraševanje po postopku. Vrti se okoli koncepta modeliranja in dokumentacije za razvoj projekta in njegovo izvedbo. Tu so dokumentirane najboljše prakse za uporabo.
10 Področja znanja o upravljanju projektov
Pet faz je podprto z 10 področij znanja, ki skupaj tvorijo procese, značilne za vsak izvedeni projekt. Ti so sestavni deli pri doseganju kohezije znotraj projektov, ki jih izvaja organizacija, osredotočeni na poslovno strategijo in cilj. To so:
- Upravljanje projektnega komuniciranja
- Projektno upravljanje stroškov
- Projektno upravljanje človeških virov
- Upravljanje integracije projektov
- Upravljanje projektnih naročil
- Upravljanje kakovosti projekta
- Projektno tveganje
- Upravljanje obsega projektov
- Upravljanje zainteresiranih strani v projektu
- Upravljanje s časom projekta
Vse to skupaj tvori vitalne sestavine, ko gre za upravljanje projektov kot vodje projektov, vendar so razlage le-teh napredne in v tem članku ne bodo razpravljale.
Ekipa in komunikacija
Vsak projekt zahteva, da skupina deluje in se usmeri k ciljem projekta. Skupina običajno vključuje:
- Vodja projekta - Ta član upravlja celotno delovanje skupine in ga usmerja v cilj projekta.
- Vodja projekta - Ta član podpira delo, ki ga izvaja vodja projekta in je drugi vodja projekta. Običajno skrbi za tehnične vidike projekta in nudi strokovno znanje. Vloga vodilnih projektov je običajno potrebna za velike projekte.
- Sponzor projekta - Ta član daje verodostojne podpise in legalizira izdatke za projekt. Zelo jih zanima izid projekta in ga potrebujejo glede na vizijo in cilj. Na to gledajo z vidika, kako prispeva k cilju podjetja.
- Člani projektne skupine - ti člani so bistveni viri za spodbujanje projekta in dejansko delovanje.
Medtem ko imate v večjih nalogah veliko podtegov in podnapisov, je lepilo, ki povezuje vse te dejavnike in spretne roke, komunikacija. Brez komunikacije je težko manevrirati in ohranjati projekt celostnega. Ob posodobitvah, ki potekajo vsak dan, je pomembno, da se seznanite z vsemi dogodki projekta vsem deležnikom in podpornim skupinam.
Sodelovanje je ključna beseda, da bo ta projekt tisto, kar je predvideno. Uporaba informacij, ki se ves čas prenašajo na ustrezno osebje, ima uporaba učinkovitih in učinkovitih orodij in sistemov ključno vlogo. Nekatera najboljša orodja in sistemi za upravljanje projektov, ki jih lahko uporablja vaša ekipa, so:
- Asana
- Podio
- Tok
- Orodje KANBAN
- Bazni tabor
- Zoho projekti
- Trello
Trikotnik za upravljanje projektov
Eden ključnih dejavnikov pri upravljanju projektov je ta trikotnik za vodenje projektov ali celo imenovan "trojne omejitve". Uporabljen kot standardni referenčni model za vse vodje projektov, je označen kot sledi:
Trikotnik za vodenje projektov je osnova za vodenje projektov in kako se projekti obravnavajo in stratezirajo. Trikotnik je sestavljen iz:
- Obseg
- Cena
- Čas
Vsak dejavnik, usmerjen v kakovost projekta, močno vpliva na drugega in lahko določi pot vašega projekta naprej.
Če se poveča obseg, se bodo povečali nastali stroški in čas, potreben za dokončanje. Če je proračun tesen, stroški popustijo, medtem ko obsega ni mogoče povečati. In če je čas tesen, je obseg omejen in stroški napihnjeni.
To so vse stvari, ki jih morate vedeti, če želite začeti. Kaj si torej mislite o tem članku? Zapišite jih v spodnjem razdelku s komentarji in delimo še nekaj idej in spoznanj na to temo.