"Komunikacija je ključ do močnih odnosov, ki jih spodbujata medsebojna korporacija in razumevanje. In komunikacijski načrt je orodje za to".
razviti učinkovit komunikacijski načrt - Kot ljudi nas vodi komunikacija, ki je vir našega življenja in dejavnosti, prav tako tudi podvigi organizacij in njihovih plodnih stvaritev, strategij ali ideologij, ki jih želijo predstaviti svojim občinstvom ali znotraj lastne korporativne ali nekorporativne kroge.
Ta intenzivnost projekta vodi te organizacije k sprejemanju komunikacijskih načrtov, ki bi veliko govorili o njih in njihovih tematskih predlogih in shemah.
Kaj je komunikacijski načrt in zakaj je tako nujen?
Komunikacijski načrt je strateško usmerjen pisni dokument, ki predstavi cilje in cilje podjetja ter njihove tekoče dejavnosti ali projekte.
Lahko rečemo tudi, da gre za informativni del, ki pojasnjuje zainteresirane strani in zadevno ekipo, kaj si podjetje prizadeva in svoje prihodnje načrte.
Naslednji sestavni deli so komunikacijski načrt:
- Cilji in cilji
- Proces in akcijski načrt
- Seznam deležnikov ali skupina, ki je vključena v projekte
- Najti ljudi, na katere bi se moral sporazumevati načrt komunikacije?
- Kako boste ocenili načrtovani dobiček?
Komunikacija je lahko v kakršni koli obliki kot poročila, elektronski mediji, tiskane publikacije, gradivo za konference, ankete, marketinška ali prodajna orodja, govori itd., Ki bodo vodjem projektov ali vodstvenemu timu omogočili, da načrtujejo svoj projekt v skladu s pričakovanji podjetja in realizirajo njihove ciljne cilje.
Nastavijo lahko želeni standard in ton komunikacije, da določijo določen tempo projekta in dosleden potek dela. Prav tako pomaga načrtovalcem projektov, da določijo svoje prioritete in izkoristijo vire na najboljši možen način.
Kot je pomemben komunikacijski načrt, je prav tako pomemben način njegovega razvijanja, ki ga navajajo potrebe podjetij.
Nasveti za razvoj uspešnega komunikacijskega načrta!
Preučite komunikacijski trend in preglejte svoje raziskave:
Poiščite o komunikacijskem trendu v vaši organizaciji. Nekatere organizacije najemajo podjetja, da ugotovijo, kaj se dogaja, vendar bi ti izdatki lahko bremenili proračun vašega podjetja.
Torej lahko malo prihranite, če sami preučite, kako komunicirajo drugi v organizaciji, kako sodelujejo in izvajajo svoje vsakodnevne operativne dejavnosti in ali dosegajo konkretne rezultate?
Če želite dobiti odgovore, morate določiti sestanek in opraviti nekaj možganske nevihte s svojimi zaposlenimi in vodjo ter poiskati rezultate ali morebitne pomanjkljivosti ali težave, ki bi lahko ovirali njihov komunikacijski postopek.
Izberite osebo, ki bo prevzela vodilno vlogo
Pred začetkom dejanskega postopka je zelo nujno najti tiskovnega predstavnika, ki bi sprožil komunikacijski postopek in oblikoval komunikacijski načrt. Izpolnjevati bi moral naslednja merila:
- Vedno mora biti pripravljen sodelovati, usklajevati z drugimi člani ekipe in osebjem ter postavljati komunikacijske načrte in cilje.
- Moral bi biti sposoben razporediti čas in osebje za potrebe komunikacije.
- Imeti sposobnost odločanja o potrebnem komunikacijskem sistemu ter njegovi učinkovitosti in vplivu, ki bi ga lahko imel.
- Pri oblikovanju in pregledu različnih komunikacijskih strategij in komunikacijskih načrtov bi moral vključiti ocenjevalca in druge.
- Imeti sposobnost ustvarjanja številnih kreativnih idej za uspešno izvajanje komunikacijskega načrta,
Razvijte komunikacijo in zaupanje med vrstniki in skupnostjo
Ohranjati morate močno komunikacijo in zaupanje ter upravljati pričakovanja zadevnih ljudi, zlasti tistih, ki so partnerji pri vaših prizadevanjih. To ustvarja varno okolje in zmanjšuje vse možnosti kakršnega koli tveganja ali govoric.
Pravilne in pravočasne informacije lahko pomagajo skupnostim, da se vključijo v aktivno sodelovanje v programih, pridobijo povratne informacije in se lahko smiselno angažirajo ter razumejo koristi, ki jih lahko prinesejo od programa.
Določite cilje in cilje
Po vseh informacijah podjetja določite cilje in cilje komunikacijskega načrta in kaj želite doseči. Vaši cilji ustrezajo ciljem podjetja, ki vključuje
- Vaše storitve do podjetja,
- Kako dobro lahko ustvarite vpliv
- Kako lahko centralizirate svoje komunikacijsko omrežje
- Sestavite timsko delo
- Izboljšajte dobavo izdelka
- Na kakšni ravni vaš komunikacijski načrt ustvarja vpliv na deležnike, medije in vlado.
Cilji so potrebni viri, ne glede na to, ali gre za človeški ali mehanski postopek, ki se sprejema za projekt, vrste izdelkov ali storitev, ki jih namerava podjetje proizvajati ali promovirati, in vrste izboljšav, potrebnih v trenutnih procesih ali delovanju.
Poiščite potencialno občinstvo / bralce svojega komunikacijskega načrta
Ugotoviti morate potencialno občinstvo, na katero bi se vaša združenja morda obrnila ali poskušala vplivati na vas. Te ciljne skupine so vaši potrošniki, člani, zadevna združenja, izobraževalci, industrijalci, mediji itd.
To bi vključevalo vašo študijo in raziskave o ljudeh, ki bi lahko neposredno vplivali na tekoče projekte ali dejavnosti in ugotovili skupine, ki so del organizacije ali zunanjega sodelavca, vendar so s projektom povezane.
Tako bi lahko dali prednost ciljni publiki in se bolje odločili.
Dejavnosti, ki jih morate opraviti pred ali po izvajanju komunikacijskega načrta
Morate presoditi o vrsti informacij in dejavnostih, ki jih želite deliti. Oblikujte različne skupine ali skupnosti, izvedite različne preglede in ocenite procese.
Vsak mesec se vključujte v sestanek skupnosti in ustvarite forum, na katerem lahko zadevni ljudje pregovorijo ali delijo svoje skrbi. Prav tako je zelo pomembno, da svoje raziskave ali ugotovitve delite z ocenjevalci in opravite ankete.
Oblikujte svoje ključne točke
Poiščite in oblikujte pomembne točke ali sporočila, ki jih želite poslati. Pomagalo bi vam filtrirati nepotrebna dejstva ali informacije in zagotoviti najboljše, natančno in učinkovito.
To bi vam tudi pomagalo razumeti potrebe in pričakovanja ljudi in vrsto vprašanj, ki jih lahko zastavijo. In pomagajte vam razumeti, kako lahko program in projekt vplivata na skupnost ali državo.
Ko se odločite za sporočilo, razumejte in ocenite situacijo, v kateri se komunikacijski proces nanaša in razpoloženje občinstva, jezik, v katerem se sporočilo sporoča, vrsto sporočila za prenos in celotno zasnovo.
Sporočilo je treba pripraviti ob upoštevanju vrste občinstva. Pomembno je tudi, če so občinstva mladi, stari ali otroci, nato pa ustrezno oblikujejo sporočilo.
Kot je dejal James Thurbe: "Natančnost komunikacije je v naši dobi lasnih sprožilcev pomembna, bolj kot kdaj koli prej, ko lažna ali napačno razumljena beseda lahko ustvari toliko katastrofe kot nenadno premišljeno dejanje.
Ocenite občutljivost občinstva
Ugotovite razpoloženje ljudi in ugotovite, kako naj se ljudje odzovejo na razpoloženje in občutljivost razmer. V nobenem sporočilu ne sme biti nobene besede ali izjave, ki kaže nespoštovanje katerega koli jezika, kulture, vere ali vere ljudi.
Ugotovite, kakšno je splošno razpoloženje občinstva, in če boste ohranili pravilno ravnovesje za komuniciranje, bo ohranitev pozitivnega tona pomagala doseči več ljudi in ne širila negativnosti, ki lahko sproži strah ali jezo.
Jezik
Vedite o jeziku, ki ga govori vaša publika, in o tem, ali je jezik, ki ga uporabljate, uraden ali neformalen, preprost ali izpopolnjen. Če se obrnete na ljudi, morate pisati in uporabljati ljudski jezik za dostojanstvenike ali korporativni svet, potreben je izpopolnjen jezik.
V situaciji se lahko odloči, ali bo izbral neuradni ali formalni jezik. Včasih poslušalci zaradi preveč formalnega jezika lahko občutijo, da jim ne govorite.
Uporabljeni jezik mora biti komunikacijski načrt in neposreden, ki prikazuje, kaj ste želeli povedati in čutiti.
Poiščite način komunikacije
Pomislite na najboljši način medijev za komunikacijo, ki je lahko elektronski ali tiskani ali besedni. Ti mediji so lahko od pamfleta, letakov, naslovnic, spletnih strani, kartic, televizije itd.
Pogovorite se o idejah z vodstveno ekipo in drugim osebjem ter izhajajte z idejo, ki bi vam res prinesla uspeh. Medij, ki je potreben za komunikacijo, je odvisen tudi od ciljne skupine med komunikacijskim procesom.
Poskrbeti morate, da bo način komunikacije, ki ga izberete, pravočasno prejel sporočilo v zadevnih oddelkih ali ljudeh, nekateri morda zahtevajo predstavitev PowerPointa, medtem ko bo tisk morda potreboval intervju vodje projektne skupine.
Pravilna odločitev glede izbire medija pomeni vaš uspeh v komunikacijskem vzorcu in izbranem okviru. Poskrbeti morate, da bodo člani ocenjevalne skupine zadovoljni z različnimi vrstami komunikacije.
Glede na različne vrste je zelo pomembno, da so člani vaše ocenjevalne skupine zadovoljni z vrsto komunikacije, ki jo uporabljate ali nagovarjate.
Vrsta orodja ali medija v komunikacijskem načrtu vključuje:
- Povzetek srečanja
- Poročila o stanju
- Novice Pisma
- Ankete
- Spletna stran Internet / Intranet
- Srečanja majhnih skupin itd
Poiščite dejavnike, ki lahko vplivajo na komunikacijsko metodo
Ugotovite različne dejavnike ali razloge, ki lahko vplivajo na vaše izbrane metode komuniciranja, poglejte lokalno situacijo in primer ter ugotovite, katere vrste komunikacijskih kanalov so na voljo v skupnosti in vrste dejavnosti, ki jih je mogoče vključiti.
Prav tako morate ugotoviti vrsto občinstva - njihovo vero, kulturo, starostno skupino, razmerje med spoloma, ne glede na to, ali so pismeni ali nepismeni in več mladih ali poročenih. Najpomembneje od vseh, kako lahko te ljudi dosežemo.
Zelo pomemben dejavnik, ki ga ljudje na splošno ne upoštevajo, je obseg tveganja, ki je povezano s širjenjem komunikacijskega sporočila ljudem. Še en vidik, ali je komunikacijski postopek lahko dvosmeren ali enosmeren, na primer, ali program zahteva povratne informacije ali ne?
Nastavite matriko
Najboljša ideja je imeti matrico s komunikacijskim načrtom, povezanim s konkretnim projektom, kot je pregled sestankov, nastavitev sporočila o stanju.
Pojasnite temo projekta, katere so ključne točke razprave, kako se projekt izvaja, kako so ciljne publike in odgovornosti, ki si jih delijo. To lahko pomaga pri določanju pričakovanj in postavitvi meja komunikacijskega načrta.
Ta postopek bi privedel do pretvorbe matrice v informativni del, grafiko, ki bi jo lahko delil in uporabljal kdorkoli, ki dela na projektu.
Nastavite časovni razpored
Ko ugotovite svoje cilje in cilj, organizirajte vse podatke v obliki koledarja in navedite kratke informacije o projektih, ki bi jih pokrivali, ali o nalogah, ki jih je treba opraviti po prednostni nalogi, in vsako nalogo ločeno locirajte po teden, mesec.
Analizirajte rezultat
Ustvarite metodo za dosego rezultata, postopek ocenjevanja mora biti bodisi vaše mesečno poročilo, predstavitev ali sestanek osebja, poročilo oddelka, informativni sestanki izvršnega osebja.
Vaša analiza ali ocena je odvisna od tega, kolikokrat morate predstaviti rezultate. Morda pride do situacije, ko morate rezultate predstaviti pred zadevno skupino, še preden se bo postopek ocenjevanja končal.
Ugotoviti morate tudi, kdaj bodo lahko različni sestavni deli pregledali rezultat rezultatov.
Potrebna sredstva
Nujno je treba ugotoviti predvideni proračun in pričakovane rezultate odhodkov. Izračunajte z njimi povezane stroške in kako boste pridobili od naložbe.
Pozanimajte se o pričakovanih ovirah ali nujnih primerih
Kot je navedeno zgoraj, komunikacijski postopek vključuje veliko paradigem in veliko poti, kjer lahko ovire ali nujne razmere izbruhnejo.
Najslabši primer se lahko zgodi, ko je natisnjeno sporočilo za javnost ali letak ter e-poštni in komunikacijski naslov napačno natisnjen ali izbrisan ali če je kritična in pomembna beseda napačno napisana, novinar lahko dobi napačne podatke.
Nesreča se lahko zgodi, ko organizacija za vas, ki ji namenjate svoje sposobnosti, zanika, da vam da zasluge. Te vrste vprašanj je bilo treba predvideti pred komunikacijskim načrtom in alternativnimi rešitvami za odpravo in odpravo teh vprašanj.
Zaključek
Načrt za komunikacijo je ustrežljiv del sanj organizacije, ki jih je treba strateško sestaviti z natančnimi podrobnostmi. Najbolje je, da pripravite komunikacijski načrt tri ali štiri dni pred urnikom in ga natančno ocenite.
Dobro dokumentiran komunikacijski načrt bo celoten postopek umiril in vzpostavil red v raznolikih dejavnostih, ki jih morda izvajate.
Prvi vir slike: pixabay.com
Sorodni tečaj: -
kako razviti komunikacijski načrt