Uvod v upravljanje načrtovanja projektov
Upravljanje načrtovanja projektov, ki se običajno uporablja pri upravljanju projektov, je opredeljeno kot načrtovanje celotnega projekta, vključno s minutnimi komponentami, od začetka do končnega datuma. Ta metodologija vključuje načrtovanje seznama dejavnosti, mejnikov in rezultatov projekta. Gre za sistematično projekcijo časovne premice, ki je sestavljena od dneva, ko je projekt zasnovan, do dneva, ko je projekt končan, in vsega vmesnega.
Časovni razpored projekta je mogoče ustvariti le, če obstaja jasna vizija projekta. Načrtu je mogoče, če je projekt mogoče vključiti v zapleteno funkcionalno strukturo različnih majhnih rezultatov.
Kakšen je načrt projekta?
Cilj katerega koli projektnega načrta je usmerjati zaposlene pri zaključku projekta na sistematičen in organiziran način z učinkovitim načrtovanjem, ki optimizira razpoložljivi čas. Časovni načrt zagotavlja, da se zaposleni držijo predlagane časovne omejitve, kar zmanjšuje zamude.
Načrtovanje projekta je del vsakega načrtovanja projektov. Natančen načrt projekta pomaga pri usmerjanju zaposlenih skozi življenjski cikel projekta in s tem zagotavlja, da se zaposleni ne oddaljijo ali prenaglijo.
Kratek opis načrtovanja projektov
Projekt vsebuje pet glavnih komponent, pri čemer je časovni načrt projekta bistveni del druge komponente.
- Ideja: Ta prva komponenta konceptualizira projekt in ugotovi, kako nemoteno ga je mogoče dopolniti z danimi viri.
- Uokvirjanje načrta projekta: Ta komponenta definira in pravilno načrtuje celoten projekt. Načrtovanje projektov vključuje seznam in izračun proračuna, razvoj urnikov in seznam potrebnih virov.
- Začetek projekta: Projekt se izvede na tem koraku, torej zaposleni začnejo delati na dodeljenih nalogah.
- Uspešnost projekta: To je faza, v kateri se napredek projekta primerja s postavljenimi pričakovanji.
- Zaključek: Ta preprosta komponenta zapečati izvedbo projekta, po katerem številne organizacije na splošno ocenjujejo uspehe in neuspehe pri izboljšanju pri prihodnjih projektih.
Kateri koraki so vključeni v razvoj projektnega načrta?
1. Razumevanje in oblikovanje napovedi projekta
Kot smo že omenili, mora projekt imeti prostor za oblikovanje časovnega razporeda projekta. To vključuje pričakovanja projekta, predlagane rezultate in potrebne zahteve za dokončanje projekta. Poleg tega področje določa potrebne vire in tudi časovne in časovne omejitve. Zato se ta korak izvede z zainteresiranimi stranmi. Hkrati je pomembno, da projekt oblikujete v funkcionalno strukturo, ki bo poudaril vse pomembne naloge in dosežke. (Opomba: V strukturi razčlenitve so navedene naloge, razen datumov).
2. Projekt je organiziran
Ko so obeti in delovna struktura z integriranimi komponentami skicirani, je možno vključiti vse naloge projekta. Po črkovanju vsake naloge je nujno, da jih organizirate prednostno, skupaj s predvidenim časom, potrebnim za izvedbo vsake naloge. Prav tako je neločljivo določiti potrebne vire.
3. Odvisnosti od zemljevida
To je povezano z organizacijo aktivnosti projekta. Ta korak zagotavlja jasnost v razmerju med posameznimi dejavnostmi. Tako je enostavno identificirati dejavnost, ki pred aktivnostjo, in dejavnost, ki nadomešča dejavnost. Odvisnost se lahko razvrsti kot:
- Zaključek do začetka: kjer je ključnega pomena, da dokončate eno nalogo, preden nadaljujete na naslednjo
- Start-to-start: kjer je nujno, da začnete nalogo, preden začnete drugo
- Končno do konca: kjer je pomembno, da nalogo dokončate, preden dokončate drugo
- Začetek do konca: kjer je nujno, da začnete nalogo, preden končate drugo
4. Načrt osrednje poti
Časovno izpolnjevanje naloge postane nujno, ko je časovni interval med datumom zapadlosti in datumom začetka naslednje dejavnosti. Skratka, odložitev te dejavnosti bo zavlekla celoten projekt. Tako je začrtan niz vitalnih nalog, da se prepreči splošna zamuda. Ta oris lahko določi časovno obdobje dokončanja projekta.
5. Označite pomembne mejnike projekta
Mejniki pomagajo pri sledenju projekta v določenih intervalih. To pomaga zaposlenim, da se držijo poteka projekta. Z vidika orla kaže, ali je projekt dobro v določenem času.
Te kontrolne točke so dve vrsti - zunanje in notranje. Zunanji mejniki so namenjeni sponzorjem, deležnikom, strankam itd .; razkriva, kam je projekt dosegel. Notranji mejniki so določeni za zaposlene, ki neposredno delajo na projektu; zaposlene usmerja k spremljanju napredka projekta.
6. Določitev človeških virov
Projektni načrt ostane nedodelan brez dodelitve nalog zaposlenim. Pravilo je, da se za prvo nalogo in preostalo četrtino nameni kakršnim koli stranskim nalogam, kot so pomožne ali upravne naloge.
7. Določite začetni datum začetka in končni datum
Ko razumete trajanje posamezne naloge, določite mejnike in ocenite skupni čas, potreben za dokončanje projekta, se lahko navedeta datum začetka in konca. Pričakovani datum začetka je določen na podlagi usposobljenih človeških virov. Predvideni končni datum se lahko spremeni zaradi dopustov zaposlenih, državnih praznikov in drugih nepričakovanih dejavnikov.
Katere so skupne tehnike za načrtovanje projekta?
Malo je priljubljenih metod, za katere se večina PMO odloči pri načrtovanju projektnega načrta, na primer seznam opravil, grafikon Gantta, koledarji, integrirani časovni listi itd. Večina spletnih mest ponuja brezplačno spletno programsko opremo, kot je "2-načrt", ki ima interaktivni Gantt Tabela, ki vam pomaga pri upravljanju različnih komponent razporeda, kot so razpoložljivost zaposlenih, časovni listi ali dodelitve nalog.
Tu je kratka ideja:
Seznam opravil
Ta metoda dokumentira seznam nalog za vsakega zaposlenega v projektu, bodisi v urejevalniku besedil ali preglednici. Ta preprosta metoda je idealna za vsak majhen projekt. Nekatere, kot je Zoho, je mogoče sodelovati s spletnimi mesti, kot je Google+, za pomoč zaposlenim pri posodabljanju statusa projekta neposredno v dokumentu. Pomanjkljivost pa je, da je za spremljanje napredka projekta stalno potrebna ročna posodobitev.
Gantogram
Graf Gantt je črtni grafikon zaporedja aktivnosti v primerjavi s časom. Vsaka vrstica označuje nalogo z začetnim in končnim datumom, kar pomeni trajanje dokončanja. Označuje tudi prekrivanje dejavnosti, odvisnosti med nalogami in začetkom ter rok zapadlosti celotnega projekta. To orodje ima večina naklonjenih voditeljem zaradi vizualizacije, ki pomaga bolje slediti projektu. Graf Gantt je učinkovito orodje za poročanje o posodobitvah stanja in oceno časa, potrebnega za dokončanje projekta.
Koledarji
Koledarje je mogoče podvajati v več datotek z enim imenom. Tako omogočamo možnost izdelave koledarja za vsak projekt, ki bo registriral vsako opravilo. Tako je na voljo časovnica za celoten projekt. Koledarje lahko delite med zaposlenimi. Slabosti koledarjev so nezmožnost dodelitve naloge vsakemu zaposlenemu in pomanjkanje zastopanosti odvisnosti od nalog.
Kako se ocenjuje časovni načrt projekta?
Časovni razpored projekta je absolutne kakovosti, če -
- Posodablja se dnevno ali tedensko
- Vrednost ocene ob zaključku ustreza osnovni vrednosti
- Če je delo enakomerno porazdeljeno med zaposlenimi, kar zagotavlja nemoteno dokončanje
Časovni razpored projektov je izredno koristen za programsko podjetje, gradbeno podjetje, organizacijo upravljanja dogodkov, šolske prireditve itd. Večina ljudi je to tehniko sprejela v vsakdanjem življenju. To je metoda organizacije, ki je bila razvita za lažje življenje, saj zagotavlja, kako učinkovito se izkoristi čas. Skratka, z malo v roki je to kar najbolje.
Priporočeni članki
To je vodnik za upravljanje načrtovanja projektov. Tukaj razpravljamo o korakih in skupnih tehnikah za načrtovanje projekta. Če želite izvedeti več, si oglejte tudi naslednje članke -
- Tehnike načrtovanja projektov
- Primer načrtovanja projektov
- Odgovornosti vodje projekta
- Upravljanje projektov Primavera