Spustni seznam Excel (kazalo)
- Spustni seznam v Excelu
- Kako ustvariti spustni seznam v Excelu?
Spustni seznam v Excelu
Spustni seznam excel je uporabna funkcija, ki nam omogoča, da izberemo vrednost iz polja s seznamom. Spustni seznam v Excelu se v glavnem uporablja v organizaciji, kot so vnos podatkov, medicinska prepisovanje in nadzorne plošče podatkov, da na lažji način izberejo in posodobijo podatke za preverjanje veljavnosti s spustnega seznama. Tako spustni seznam Excel prihrani čas, ko se lahko izognemo napakam v delu za preverjanje veljavnosti.
Spustni seznam v excelu lahko enostavno naredimo tako, da izberemo zavihek podatkov, kjer lahko najdemo možnost preverjanja podatkov.
Kako ustvariti spustni seznam v Excelu?
Kliknite na podatkovni meni in izberite meni za preverjanje podatkov, kot je prikazano spodaj.
Kliknite na potrditveno tablico podatkov, da bomo dobili pogovorno okno, kot sledi.
Zdaj smo lahko videli del kriterijev za preverjanje, kjer mora omogočiti možnost, kliknite na spustno polje, kjer bo naštetih več delov za preverjanje, kot je celo število, decimalna številka itd.
Med merili za potrditev izberite možnost »Seznam«, da ustvarite Excel spustni seznam, ki bo ustvaril in zahteva, da izberete celico za prikaz spustnega seznama v Excelu.
Profesionalno predlogo enostavno ustvarimo s spustnim seznamom v Excelu, kjer se je v glavnem uporabljal za del za preverjanje podatkov.
Najprej ustvarite nabor podatkovnih baz, ki bo prikazan na spustnem seznamu, to zbirko podatkov je treba vzdrževati na enem listu, kjer datum prihaja iz te glavne glavne baze podatkov, zato je pomembna naloga, da jo mora glavna baza podatkov ustrezno posodobiti in vzdrževati.
Poglejmo zdaj, kako to ustvariti s pomočjo nekaterih primerov.
Spustni seznam Excela - Primer 1
Poglejmo primer, ko bomo ustvarili nabor podatkovnih baz študentov z imenom, št. Zneska in oceno. Tako, da bo koristno, da na najlažji način izberete ime, št. Št. In ocene določenih učencev s seznama odličnih spustnih seznamov.
Predlogo Excel spustnega seznama lahko prenesete tukaj - Spustite seznam predloga Excela
V zgornji tabeli lahko vidimo bazo podatkov z imenom študenta Roll No & Grade. Če želite ustvariti spustni seznam v Excelu, sledite spodnjim korakom, kot je prikazano spodaj:
- Kliknite kartico Data. Izberite Validacija podatkov.
- Pogovorno okno za preverjanje podatkov se prikaže na naslednji način.
- Med validacijo merila izberite možnost Seznam.
- Izberite zavihek vira, na katerem bo excel zaprosil, da se celica baze podatkov prikaže na spustnem seznamu.
- Ko kliknete na zavihek vira, dobimo naslednje polje za izbiro potrditve podatkov.
- Izberite stolpec, v katerem mora biti prikazan spustni seznam, in izberite stolpce A2: A8 na spustnem seznamu imena študenta in kliknite OK.
- Ko smo dali stolpec za izbor, bomo dobili spustni seznam, kot je prikazano spodaj.
Zdaj lahko na zgornjem posnetku zaslona ustvarimo spustni seznam excel za ime študenta, ki prikazuje seznam študentskih imen. Funkcija spustnega seznama nam omogoča, da izberemo študentska imena s seznama baz podatkov, da se izognemo napakam, prav tako pa se izognemo vpisu podvajanja v Excelov list.
Zdaj pa poglejmo, kako uvrstiti Roll No na spustni seznam na naslednji način:
- Pojdite na zavihek s podatki.
- Izberite možnost preverjanja podatkov.
- Dobili boste pogovorno okno, ki bo pokazalo merila za potrjevanje.
- Na spustnem seznamu izberite možnost Seznam.
- Celico postavite v stolpec F, kot je prikazano spodaj na posnetku zaslona, da dobite meni spustnega seznama.
- Izberite stolpec baze podatkov iz B2: B8.
- Kliknite v redu.
Rezultat bi bil:
Zdaj pa si poglejmo, kako se ocena spusti na spustni seznam na naslednji način:
- Pojdite na zavihek s podatki.
- Izberite možnost preverjanja podatkov.
- Dobili boste pogovorno okno, v katerem bodo prikazana merila za potrjevanje.
- Na spustnem seznamu izberite možnost Seznam.
- Celico postavite v stolpec G, kot je prikazano spodaj na posnetku zaslona, da dobite meni spustnega seznama.
- Izberite stolpec baze podatkov iz C2: C8.
- Kliknite v redu.
Rezultat bo:
Zato smo ustvarili spustni seznam za vse ime študenta, št. Zvrsti, ocena Zdaj lahko ustvarimo spustni seznam, da izberemo ime študentov in njihov ustrezni št. Razreda in oceno, kot je prikazano na spodnjem zaslonu.
Zdaj lahko vidimo, da je bil spustni seznam ustvarjen za samo en stolpec, ki se bo uporabljal za vse stolpce, kjer koli moramo, kopiramo in prilepimo spustno polje v določeno celico.
Zdaj na zgornjem posnetku zaslona vidimo, da je bil spustni seznam uporabljen za vse stolpce, kjer je prikazano celotno ime študentov iz baze podatkov, pa tudi Roll No in Grade.
Spustni seznam v Excelu - primer # 2
V tem primeru bomo videli, kako z jasnim primerom dodati spustni seznam "DA" ali "NE".
V tem stanju bomo zdaj dodali spustni seznam "DA" ali "NE", da bi vedeli sedanji status študentov.
- Pojdite na zavihek s podatki.
- Izberite možnost preverjanja podatkov.
- Dobili boste pogovorno okno, ki bo pokazalo merila za potrjevanje.
- Na spustnem seznamu izberite možnost Seznam.
- Celico postavite v stolpec F, kot je prikazano spodaj na posnetku zaslona, da dobite meni spustnega seznama.
- Izberite stolpec baze podatkov iz B2: B3.
- Kliknite v redu.
Zdaj lahko vidimo, da zgoraj v spustnem seznamu DA ali NE preverite trenutno stanje študenta.
Spustni seznam v Excelu - primer # 3
Obvestilo o napaki
Tukaj se zgodi, če v bazo vpišemo neveljavne podatke, tj. Seznam neznanih imen. Funkcija spustnega seznama najprej preveri na seznamu baz podatkov, če se ujema z imenom excel, se ne prikaže pogovorno okno o napaki.
Predpostavimo, da smo na seznam imen študentov vnesli neveljavne podatke, na primer "geethas", kjer lahko vidimo, da tega študentskega imena ni vse na seznamu baz podatkov. Funkcija spustnega seznama v bazi podatkov preveri, ali se imena ujemajo ali ne, če se prikaže pogovorno okno o napaki, kot sledi.
To sporočilo o napaki lahko uredimo tako, da bo končni uporabnik razumel, katere podatke potrebuje za vnos.
Pri preverjanju podatkov lahko vidimo, da obstajajo trije jezički, kot so Nastavitve, Vhodno sporočilo in Opozorilo o napaki.
Tu bomo uredili sporočilo o napaki v skladu z našo bazo študentov in upoštevali spodnji postopek.
- Pojdite na zavihek za preverjanje podatkov.
- Izberite zavihek Opozorilo o napakah.
- Zgornje pogovorno okno bomo dobili z naslovom in sporočilom o napaki.
- Navedite ime naslova in sporočilo o napaki za celico.
Zato smo posodobili ime naslova in sporočilo o napaki, ki bo prikazano zdaj, poglejmo, kako se bo napaka prikazala v pogovornem oknu.
Predpostavimo, da smo v stolpec z imenom študenta vnesli neznano ime in bo funkcija spustnega seznama sprožila naslednjo napako z naslovom in sporočilom o napaki, kot sledi.
Vidimo, da smo vtipkali neznano ime, na primer »Samantha«, ki ga ni v bazi podatkov, in excel, prikazano kot sporočilo o napaki, kjer smo ročno podali v pogovornem oknu Sporočilo o napaki, kot je zgoraj poudarjeno.
Stvari, ki jih je treba zapomniti
- Vzpostavite ločeno bazo podatkov za ustvarjanje spustnega seznama v excelu.
- Kadar koli potrebujemo, uporabite ustrezno sporočilo o napaki.
- Uporabi preverjanje podatkov v določeni celici.
Zaključek
Spustni seznam Excel se v glavnem uporablja za ustvarjanje profesionalnih predlog in obrazca za vnos podatkov za lažje delo.
Priporočeni članki
To je vodnik za spustni seznam v Excelu. Tukaj razpravljamo o tem, kako ustvariti spustni seznam v Excelu skupaj s praktičnimi primeri in naloženo predlogo Excela. Ogledate si lahko tudi druge naše predlagane članke -
- MS Excel: Funkcija ISBLANK
- Uporaba funkcije ISERROR v Excelu
- Kako uporabljati funkcijo ISNA v Excelu
- Najboljši primeri funkcije Excela REPT
- Primeri maklov Excela