Uvod v tehnike načrtovanja projektov
V projektu moramo uporabiti tehnike načrtovanja, da uskladimo vse njegove vidike, da bi si medsebojno ustrezali. Časovni razpored mora biti sorazmeren s časom, določenim za projekt, vse njegove vire pa je treba uporabiti na optimalen način. Glede na spremenljivo naravo projekta in njegov obseg ga je težko načrtovati, pričakujemo pa, da bomo to storili, ker bomo odgovorni za nas.
Časovni razpored je sestavljen iz vseh dejavnosti, vključenih v izvedbo in izvedbo projekta v vnaprej določenem časovnem okviru projekta. Časovni načrt projekta pomaga pri določanju prednostnih nalog dela, vključenih v projekt, in ga dokončno urediti. Pomaga tudi pri imenovanju prave osebe za delovno mesto in pri ustrezni razporeditvi razpoložljivih virov. Upravljanje časa in prilagoditve obsega projekta so možne le, če je za ta projekt pripravljen ustrezen urnik.
Različne tehnike načrtovanja projektov
Načrtovanje projektov običajno vključuje različne tehnike, spodaj je naveden oris vsake tehnike.
1) Matematična analiza
Metoda kritične poti (CPM) in tehnika ocenjevanja in pregleda programa (PERT) sta dve najpogosteje uporabljeni tehniki vodje projektov. Te metode se uporabljajo za izračun časovnega obdobja projekta skozi obseg projekta.
a) Metoda kritične poti
Vsak drevesni diagram projekta ima kritično pot. Metoda kritične poti oceni največji in najmanjši čas, potreben za dokončanje projekta. CPM pomaga tudi pri prepoznavanju kritičnih nalog, ki jih je treba vključiti v projekt. Spremembe časa dostave ne vplivajo na urnik. Obseg projekta in seznam dejavnosti, potrebnih za dokončanje projekta, sta potrebna za uporabo CPM. Nato se izračuna čas, potreben za vsako dejavnost. Nato so opredeljene vse odvisne spremenljivke. To pomaga pri prepoznavanju in ločevanju neodvisnih spremenljivk. Končno projektu dodajo mejnike.
b) Tehnika evalvacije in pregleda programa (PERT)
PERT je način za načrtovanje toka nalog v projektu in oceno skupnega časa, potrebnega za njegovo dokončanje. Ta tehnika pomaga predstaviti, kako je vsaka naloga odvisna od druge. Za načrtovanje projekta z uporabo PERT je treba določiti dejavnosti, jih urediti in določiti mejnike. Časovni razpored za projekt lahko izračunate na podlagi stopnje zaupanja:
- Optimističen čas
- Najverjetnejši čas
- Pesimističen čas
PERT uporablja tehtano povprečno trajanje in ne ocene, da izračuna različne časovne okvire.
2) Trajanje stiskanja
Stiskanje trajanja pomaga zmanjšati časovni razpored, če je potrebno. Nastavljeni urnik lahko prilagodi tako, da spremeni spremembe, ne da bi spremenil obseg, če projekt zakasni. Dve metodologiji, ki ju je mogoče uporabiti: hitro sledenje in strmoglavljenje.
a) Hitro sledenje
Hitro sledenje je še en način uporabe CPM-ja. S hitrim sledenjem najdemo načine za pospešitev hitrosti izvajanja projekta s hkratnim izvajanjem številnih nalog ali s prekrivanjem številnih nalog. CPM nam pomaga prepoznati dejavnosti, ki jih lahko uporabimo za pospešitev tempa projekta. Čeprav gre za privlačno tehniko, ima tudi svoj delež tveganj. Ker se bo hkrati izvajalo veliko dejavnosti, je zelo pomembno narediti napake in ogrožati kakovost.
b) tresk
Zrušitev se ukvarja z vključitvijo več sredstev, da se projekt pravočasno zaključi. Da se to zgodi, potrebujete na razpolago rezervne vire. Poleg tega vseh nalog ni mogoče izvesti z dodatnimi sredstvi. Potreba po dodajanju novih članov ekipe v projekt, omejena delitev nalog pa povečuje komunikacijo in je njen osnovni razlog. Tehniko strmoglavljenja lahko uporabimo tudi tako, da dodamo čas, plačamo nadure, vendar naj ostane v določenem roku. Žal vodi k zvišanju stroškov projekta.
3) Simulacija
Pričakovano trajanje projekta se izračuna z uporabo različnih sklopov nalog v simulaciji. Urnik je ustvarjen na podlagi predpostavk, tako da ga je mogoče uporabiti, tudi če se spremeni obseg ali naloge niso dovolj jasne.
4) Hevristika za izravnavo virov
Zmanjšanje časa dobave ali izogibanje pretiranemu izkoriščanju virov ali prekomernemu izkoriščanju virov se imenuje hevristika izravnave virov. Razdelitev nalog glede na razpoložljive vire, tako da noben vir ne bo preveč ali preveč porabljen. Edina pomanjkljivost te metodologije je, da lahko poveča stroške in čas projekta.
5) Seznam nalog
Seznam opravil je najpreprostejša tehnika načrtovanja projektov od vseh razpoložljivih tehnik. Dokumentiran v preglednici ali urejevalniku besedil je seznam vseh možnih nalog, vključenih v projekt. Ta metoda je preprosta in najbolj priljubljena od vseh metod. Zelo koristno je pri izvajanju majhnih projektov. Toda za velike projekte s številnimi vidiki upoštevanje seznama nalog ni izvedljiva metoda.
6) Ganttova karta
Za spremljanje napredka in namene poročanja je grafikon Gantt tehnika vizualizacije, ki se uporablja pri upravljanju projektov. Vodje projektov ga uporabljajo večino časa, da dobijo predstavo o povprečnem času, potrebnem za dokončanje projekta. Projektni grafikon Ganttov grafikon je črtni grafikon, ki predstavlja ključne dejavnosti v zaporedju na levi proti času. Vsaka naloga je predstavljena z vrstico, ki odraža začetek in datum dejavnosti ter s tem njegovo trajanje.
7) Koledar
Mnogi ne razmišljajo o načrtovanju nalog v koledarju za potrebe projektov - kdaj bi morali! Večino koledarjev lahko kuriramo z lastnimi imeni. V tem primeru lahko ustvarite en koledar na projekt in načrtovane dogodke za ta projekt. Koledar prikazuje časovnico za celoten projekt. Glavna prednost je, da se lahko spremeni, saj je delljiv. Čeprav se zdi, da je to odlična tehnika za sledenje projektu, vendar ima določene omejitve, vendar ne morete dodeliti nalog nekaterim ljudem in ne vidite odvisnosti od nalog.
Zaključek
Orodja za razporejanje virov lahko vodji projektov pomagajo pri razporejanju virov in dokončanju projekta v predpisanem časovnem obdobju. Pomagajo tudi pri pripravi načrtov za vse projekte, ki jih je treba uvesti v prihodnosti. Če preučujete preteklo uspešnost svoje ekipe, so ovire, s katerimi ste se soočili pri projektu, in kako so bile te ovire premagane, zelo koristne. Načrtovanje mora biti sestavni del upravljanja projektov. Enostavno ne pomaga prihraniti čas, ampak dobi projekt za organizacijo.
Priporočeni članki
To je vodnik za tehnike načrtovanja projektov. Tukaj razpravljamo o različnih tehnikah in orisu načrtovanja projektov. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -
- Odgovornosti vodje projekta
- Naloge za upravljanje projektov
- Metodologija upravljanja projektov
- Kaj je načrtovanje načrtovanja projektov?