Netehnični odjemalec: prebral sem projektno dokumentacijo, vendar nisem dobil različnih vidikov specifikacij programske opreme, ki bi se uporabljal. Želel bi nekaj dodatnih razlag o njih.
Vodja projekta: Seveda. Lahko razpravljamo o teh točkah in nato lahko gremo naprej.
Netehnična stranka: Tu je v enem od člankov, ki sem jih šel po internetu, omenjeno, da bo programsko orodje lahko prevzelo obremenitev za 10 članov projekta, vi pa ste jih dodelili samo 5 in če bi jih imeli 10 na krovu bi delo potekalo hitreje.
Vodja projekta: Da, tako je. 10 GB lahko podpira 10 članov projekta, vendar smo vložili v naložbo 5 GB prostora za shranjevanje za 5 uporabnikov in znižuje natančne stroške; nobenega časa ne pogrešamo Projekt se mora držati te časovne premice, tako da bomo lahko v zaledju usmerili v celoten 360-stopinjski sistem povratnih informacij, da bo podjetje ostalo svoje. Poleg tega razvijamo funkcijo iskanja in ujemanja, ki bi projekt tako ali tako zadrževala dlje časa. V tem primeru bomo podvojili naložbo in projekt še vedno hitimo. Brez kakovosti.
Netehnični odjemalec: Zadnjega kosa nisem prav razumel in tega v dokumentaciji, ki ste mi jo poslali, ni omenjeno. Lahko pojasnite?
vodja projekta: Gospod, zagotovo je jasno navedeno v dodatku, ki ste ga posredovali skupaj z načrtom. Vam je uspelo iti skozi to?
Netehnična stranka: Oh! Ne, nisem še šel skozi to. Že prva stran me je o jeziku razumela kot grščino. Ima preveč izrazov, ki jih ne morem razumeti. Ali lahko načrtujemo sestanek, da bomo pregledali celotno dokumentacijo?
Vodja projekta: Seveda! Sporočite mi, kdaj lahko to postanete naša spletna stran.
Manjkajoči most med tehničnimi vodji projektov in netehničnimi odjemalci
Kot je jasno razvidno iz pogovora med netehnično stranko in vodjo projekta, vedno obstaja velik odstotek odklopa med tehnično dobrimi vodji projektov, ki se ves dan valjajo v tehničnem narečju, in njihovimi netehničnimi odjemalci, ki potrebujejo svoje storitve, vendar niso tako dobro seznanjeni s celotno shemo tehnološkega sveta.
Če stranke aktivno sodelujejo v projektih, v katerih so zainteresirane strani, lahko vodja projektov postane nekoliko bolj naporen za vzdrževanje mostu med ljudmi, ki vedo veliko o delu, ki ga izvajajo, da bi olajšali potrebe oseba, ki malo ve o delu v ozadju.
Vodje projektov in tehnični strokovnjaki so ponavadi ljudje, ki bi imeli podrobnosti o izdelku in postopku v jeziku, ki ga posameznik, ki tega področja ni okusil, morda ne bi razumel. Kot vodje projektov je odgovornost za vzdrževanje učinkovite komunikacijske povezave med nami in netehničnimi strankami zelo pomemben položaj v veliki shemi stvari. Do zaključka projekta bomo potrebovali prispevek naših strank do konca projekta.
Vendar ne moremo vsega pred seboj in prosimo, naj razširi tehnične izraze, omenjene v projektni dokumentaciji in projektnih smernicah ali celo predstavitvah, ki jih predstavimo. Morali bomo zasukati in obračati ter jim prinesti svetovni pogled na izdelek ali storitev, ki jo ustvarjamo ali izboljšujemo s projektom. Premostitev te tehnične in netehnične vrzeli je izredno pomembna, pregledali bomo 8 različnih načinov, s katerimi lahko predstavite svoje delo, da bodo ustvarili miselno sliko izdelka.
8 načinov za učinkovito komunikacijo z netehničnimi strankami
Spodaj so navedeni zanesljivi načini, kako doseči to komunikacijsko linijo s svojimi netehničnimi strankami. Ti nasveti in triki vam bodo omogočili veliko svobode pri doseganju tistega, kar mislite, da je najtežje storiti. Vstanite in klepetajte s svojimi netehničnimi strankami ter spremenite, kako si projekt ogledajo in kako k njemu prispevajo.
-
Spoznajte svet vaše stranke in postavite noge v njihove čevlje
Raziščite ozadje svoje netehnične stranke in panogo, iz katere prihaja. Prepričajte se, da poznate dovolj njihovega poklicnega delovnega statusa, da boste razumeli stopnjo komunikacije, s katero jim lahko omogočite. Prav tako razumejte raven tehničnosti, ki se je zavedajo, in stopite po istih vrsticah, ko komunicirate z njimi.
Ti posamezniki ne bodo vedno popolnoma izgubljeni, ko so del projekta, vendar kot predloga projekta je vaša odgovornost, da upoštevate vse ravni udobja vseh deležnikov in članov ekipe, ko upravljajo in delajo na projektu. .
Razmislite z njihove perspektive in prehodite kilometrino v njihovih čevljih, potem boste razumeli, kako vidijo tehnične izraze in lahko na podlagi te študije in raziskave ustrezno spremenite predstavitvene ravni in svoj tehnološki jezik. Posvetite se dobremu delu v komunikaciji s temi posamezniki. In en pomemben vidik - ostati skromen.
-
Ne pozabite, da gre za ljudi in njihova dejanja, ne za kode in tehnologijo
Če ste posameznik, ki je zelo znan, to še ne pomeni, da vas bodo vsi opazili, ko se ponašajo s tehničnim jezikom, ki ga nosite. Kot vodja projektov med pogovorom z netehnično stranko poskrbite, da se osredotočite na ljudi (svojo ekipo in stranke) in naloge, ki jih opravljajo za projekt. Obvestite svoje stranke o njihovem napredku in o tem, kako so prispevali k doseganju tega mejnika v projektu.
Če se pogovarjate o kodnih vrsticah in težavah z zanko kod, vam resnično ne bo koristilo, vaše netehnične stranke pa bodo poslale blazno razpoloženje.
Poskusite uporabiti izraze, na katere se lahko nanašajo, na primer "uporabnik bo moral nato pritisniti ta gumb, da pride do teh strani za dokončanje transakcije …" namesto "sistem bo sprožil dejanje oddaje in prikazal zaključeno obvestilo o transakciji med dejanjem se dokonča … "Tako lahko v središču zadenete, kaj želijo s tem projektom doseči, in jim omogočite, da razumejo, da ste vi in vaša ekipa to pravilno dobili.
-
Naj bo preprosto, neumno
KISS in povej, pravijo. Kot vodja projektov, ki se ukvarja z zunanjimi, netehničnimi strankami, morate zagotoviti, da je komunikacija s strankami popolna, jedrnata in bolj kot kdajkoli preprosta. Uporabite navadno angleščino, da jim pošljete sporočilo. Preučili ste njihovo ozadje in veste, na kaj se goreče odzivajo. Torej, vaš naslednji korak je, da ohranite vso komunikacijo z njimi tako enostavno, kot je lahko, in jo izravnajte le na podlagi tega, kar ste pridobili s strokovnim preverjanjem preteklosti.
Ne preobremenjujte jih z žargonom, ki bi ga lahko uporabili s člani svoje skupine ali notranjimi deležniki in bodite pošteni do vseh postopkov, ki se odvijajo.
Učinkovita komunikacija je pot. Predstavljajte si situacijo, ko obiščete zdravnika in on vam razloži svojo bolezen na način, da vas pusti zmedeno in neurejeno. Brezčutnost, ki jo čutite, je točno tisto, skozi kar preživi vaša stranka. Torej, pravilo palca, KISS (naj bo preprosto, neumno).
-
Pogovorite se o rezultatih, ki jih bodo pridobili
Ko komunicirate s svojimi netehničnimi strankami, ne pozabite, da jim razložite, zakaj in kaj počnete v projektu, ne pa kako to počnete. Ko netehnični odjemalci pogledajo prednosti in funkcionalnost, ki jo bodo izkoristili pri projektu, se odzovejo bolje kot takrat, ko pojasniš zapletene podrobnosti, kako tvoja ekipa vse skupaj sestavlja.
Pokažite jim prednosti, ki jih bodo rezultati nato dobili. Pokažite jim, da se bodo z vsakim mejnikom, ki ga doseže projekt in projektna skupina, približali cilju, ki so si ga zastavili. Zagotovite, da se zavedajo, da bodo te naloge privedle do zastavljenega cilja in da bodo te naloge, ko bodo uspešno opravljene, prinesle več koristi od predvidenih.
Glede na to sem prepričan, da boste tudi vi kot vodja projektov pazili na dodatne koristi, ki jih lahko prinese ta en sam projekt.
-
Uporabite primere
Analogija in uporaba primerov so lahko vaši najboljši prijatelji v takšnih trenutkih. Te vaje vam bodo celo pomagale pri ustvarjanju vaše kreativne strani. Zasukajte in spremenite svojo pot v uporabo primerov iz vsakdanjega življenja, če želite poudariti svoje mnenje. Tako boste lahko podatke bolje povezali z njihovo strokovno raven. Z večjo relativnostjo in zavestnim naporom s svoje strani jih boste lahko osvojili tudi s svojim tovarišstvom. Z relatabilnostjo dobiva zanesljivost in s tem zaupanje v svoje delo in v komunikacijo, ki jo zagotavljate svojim netehničnim strankam.
Z uporabo primerov lahko celo pomagate poenostaviti projekt zase in za svoje člane ekipe ter vam bo omogočil, da na projekt gledate z vidika laika. To bo povečalo vaše možnosti pri celovitem projektu, ki resnično skrbi za stranke in širšo javnost.
-
Ne podcenjujte ali podcenjujte njihove strokovne ravni, ko gre za projekte
Medtem ko ti netehnični odjemalci pogosto niso dobro seznanjeni s tehničnostjo predmeta, zlasti med ustvarjanjem programskih orodij in aplikacij, imajo večinoma dobro in dobro zaokroženo bazo znanja, ko gre za projekte in procese. Razumejo procese in kako lahko ti procesi na koncu omogočijo, da se postopek programske opreme vodi z lahkoto.
Zagotovo jih imate na krovu, da ekipi aktivno pomagajo pri izvajanju projekta. Obstaja veliko različnih vrst strank, s katerimi se moramo ukvarjati mi, vodje projektov. Ne mislite si vseh kot enega, temveč vsako stranko temeljito razumejte, njihove prednosti in šibkosti ter kako lahko izkoristite njihove prednosti in zmanjšate njihove slabosti. Analizirajte vse to in nikoli ne naredite napake, da teh posameznikov podcenjujete ali precenjujete.
-
Dajte jim razred 101
Upoštevajte vse izraze, ki jih boste uporabljali v svojih predstavitvah in pogovorih z netehničnimi strankami. Naredite si seznam definicijskih forumov in si zapišite definicije v navadni angleščini, tako da jih lahko izročite svojim netehničnim strankam in bodo lahko razumeli, kaj mislite, ko jih uporabljate. Lahko se izognete praznim izrazom, ki jih bodo imeli na njihovih obrazih, če boste te termine omejili na sestankih, prav tako pa se boste izognili izgubi časa zaradi razlag o teh določenih pogojih.
S to vajo sem prepričan, da se bodo tudi vaše netehnične stranke imele priložnost naučiti nekaj novega in jim bodo omogočile navdušenje nad srečanjem in predstavitvami. Ta dejavnost jih lahko pripravi na veliko več srečanj in razprav, ki jih nameravate organizirati, in omogočila bo tudi, da bodo uspešno prispevali. Ali ni to tisto, kar želite?
-
Vedno jih vprašajte, če razumejo, kaj jim odgovarjate
Nekaj časa ustavite predstavitev in svojim netehničnim strankam postavite nekaj vprašanj:
- Ste z menoj?
- Vam je kaj nejasnega?
- Ali potrebujem, da karkoli ponovim?
- Ali imate pomisleke ali dvome v zvezi s tem konceptom?
- Potrebujete pomoč pri čem?
- Ste zadovoljni s hitrostjo predstavitve?
Taka vprašanja so lahko pomirjujoča in lahko jim pokažejo, da potrebuješ njihovo prisotnost in aktivno sodelovanje in jih potrebuješ, da razumejo vse, kar se dogaja. Omogoča jim tudi, da postavijo trivialna vprašanja, ki ob odgovoru nanje lahko spremenijo njihovo razumevanje.
To bo tudi nakazovalo, da boste z veseljem odgovorili na vsako vprašanje, ki vam ga bodo zastavili, kar jim bo pomagalo zgraditi samozavest, da bodo sprejeli, da določenega izraza ali koncepta niso razumeli. S tem zagonom se bodo zavzeli za razjasnitev svojih dvomov. Vaš projekt potem koristi, saj lahko o tem razmišljajo iz svoje perspektive in vam ponudijo povsem novo perspektivo, o kateri boste razmišljali.
Priporočeni članek
- Dolg in kapital
- Vodnik po odgovornosti vodje projekta