Učinkovita komunikacija - Komunikacija v IT projektih je temeljni most med idejami in njihovimi izvedbami. Toda komunikacija se lahko kmalu spremeni v slabo komuniciranje. Učinkovita komunikacija se zdi potreba po uri ure za vodjo IT projektov, ki si želi, da bi jo pravilno dobil, ko gre za vprašanje, kako, kdaj, zakaj in kje komunikacije. Napredek projekta je vsekakor odvisen od načina, kako poteka komunikacija projekta, saj lahko samo s komunikacijo prenašate informacije z ene točke na drugo.
Vir slik: pixabay.com
Veliko je mogoče povedati o zmožnosti vodje IT projektov, da vodi, upravlja in uspešno usklajuje celotno pot projekta prek pripravljenega komunikacijskega načrta ali strategije. Prav to sporočilo lahko očitno naredi ali prekine ta projekt ali izmeri njegovo učinkovitost v obsegu poslovanja. Če projekt nagovarja različne posameznike iz različnih okolij, ki imajo različne spretnosti, lažji komunikacijski načrt, boljši je projekt in njegov uspeh. Zamislite si to kot lepilo ali lepilo, ki združuje različne vidike faz projekta skupaj; bolj kot temelj kot komunikacijske ovire.
S komunikacijo je treba ravnati primerno, da bi izkoristili največji potencial opredeljenega projektnega načrta. Ste že slišali za razlike med zainteresiranimi stranmi, ki so privedle do resnih prepirov in razpadov projektov? Večina teh primerov in scenarijev nastane, glavni krivec pa je napačno komuniciranje. Zdaj je to nekaj, česar ne bi želeli svoji ekipi in projektu kot vodji projektov.
Z globalizacijo obstajajo projekti, ki se širijo v tujino in potrebujejo trden mehanizem in načrtujejo celotno komunikacijo, ki mora biti vedno tako hitra in močna, da med njimi ni vrzeli. Torej, tukaj je priloga vsem, ki želijo narediti uspeh kot uspešen komunikator na področju vodenja projektov.
Da, v IT projektih potrebujemo učinkovito komunikacijo!
Vedno obstaja ena naloga, ki ustavi celoten postopek vašega projekta in potrebuje, da si omislite čas in prostor, da se projekt vrne nazaj. Ampak, če o tem posebnem scenariju ne razmišljamo prej ali če ga ne preučimo, vendar ga drugi deležniki ne omenjajo, kako se spoprijeti z njim, zagotovo ustvari še en napredek.
O projektu razmišljajte kot o hiši, ki se gradi z uporabo igralnih kart. Ena napačna poteza ali postavitev in opeke se zrušijo. Imejte trdne temelje in to ni strm hrib od vašega zadetka. In ta temelj, očitno, je komunikacija.
Vir slik: pixabay.com
S pomočjo komunikacije je vaše načrtovanje boljše, zbiranje zahtev je boljše, vaša izvedba je boljša in vaš projekt nemoteno napreduje.
Zdi se, da je komunikacija eden najbolj podcenjenih dejavnikov upravljanja in načrtovanja projektov, ki jo je treba pogosto obravnavati na zadnji stopnji. To nabira delo in s sijajem! iz vašega trdega dela in odpornosti ne more biti nobenih rezultatov. To je nekaj, s čimer sem se ukvarjal in govorim iz osebne izkušnje.
Zavedel sem se pomembnosti načrta učinkovitega komunikacijskega znanja že od začetka projekta do njegovega konca.
Prednosti učinkovite komunikacije
Učinkovite komunikacijske spretnosti vam in podjetju lahko prihranijo čas, denar in trud, vložen v projekt, ki ga izvajate.
Trikotnik za upravljanje projektov
Ti trije vidiki trikotnika za upravljanje projektov so omejitve, ki določajo uspešnost projekta. Vse to je bistveno in jih je treba pravilno uravnotežiti. Vsaka omejitev ob premiku mora vplivati na druga dva dejavnika.
Vir slik: pixabay.com
Ko se obseg poveča, se poveča čas in stroški projekta. Če je čas jedrnat in tesen, omejuje obseg projekta, vendar poveča znesek stroškov. In nazadnje, če je proračun tesen, se stroški sprostijo in obseg zmanjša.
Ker se te spremembe nenehno dogajajo v vsaki fazi projekta, so lahko učinkovite komunikacije pike, ki se združijo z omejitvami in dosežejo želeno ravnovesje.
Sledenje etapam
Vi ste tisti, ki vodite projekt od spredaj, vendar ne morete povsem razumeti, kaj se dogaja z vašim projektom, saj so opisi, omenjeni v sistemu za sledenje izdaji, preprosto zavajajoči in vam ni jasno, če boste sprejemali odločitve. Zveni znano?
Tu je učinkovita poslovna komunikacija, ki vam prihrani dan in vam pomaga spremljati, kaj je treba storiti.
Vaša e-pošta naj bi čestitala vaši ekipi za dosežen pomemben mejnik, vendar se sliši, da vaša pošta ni pomembna zaradi vrstice, ki je prikazana v prejetem sporočilu vseh. Nimate nikamor, ampak se obrnite na učinkovito komunikacijo.
Načini za olajšanje učinkovite komunikacije
- E-naslov
- Orodja in sistemi
- Srečanja
Ta seznam ni izpopolnjen, vendar tvorijo bistvo učinkovitih komunikacijskih nasvetov - preprostosti.
E-pošta - To je glavno sredstvo notranje in zunanje komunikacije. Od začetka interneta se e-poštna sporočila nenehno širijo in razvijajo, tako da ostajajo zvesta učinkovitemu sporazumevalnemu bitju katere koli transakcije.
Vir slik: pixabay.com
Toda ob vsej pompoznosti in paradi se mnogi še vedno ne zavedajo, kako lahko osnovna uporaba e-pošte povzroči napredek vaših IT projektov. Vsebina je prva točka, o kateri se bo razpravljalo; ko se ukvarjate s projekti IT, mora biti vaš predmet:
- Jedrnato in jasno
- Kratek
- Sposoben je prenašati namen pošte
- Sposobnost prepoznavanja projekta
Zadeva je podobna vaši ključni besedi in lahko ugotovi, ali bo vaša ekipa shranila tiste minute branja vsebine pošte ali ne.
Naslednji vrsti so prejemniki. Polje To, Cc, Bcc mora imeti ID-je, ki pripadajo pravim ljudem, in ne sme biti na poštnem seznamu, če se ne nanaša na vse na tem seznamu.
Vir slik: pixabay.com
Nazadnje, zagotovite, da boste dobili vse po pošti: transakcije in sestanke in razprave ter zapisnike. To mora biti uradno in e-poštni obrazec kot uradna oblika komunikacije.
Orodja in sistemi - Uporabljali smo jih za moderno sledenje projektnim nalogam, opomnike, sodelovanje, skupno rabo in vse različne oblike komunikacije. Poslovne aplikacije dandanes dobivajo velik zagon in njegova integracija z e-poštnimi odjemalci je stvari olajšala tako za vse vodje projektov kot za člane projektne skupine. Kot vodje projektov morate uporabljati te naprave učinkovitih komunikacijskih orodij, da boste lahko učinkoviteje manevrirali skozi svoj projekt.
Vodje projektov, ki se ukvarjajo s projekti IT, se utapljajo v temah, ki se nepraktično lotevajo, kar vodi v zamudo ali sploh ne sporočajo pričakovanj. Čeprav imate svojo e-pošto dobro v stanju, da vas sproti obveščajo ali vam pomaga slediti tekočim dejavnostim vašega projekta, v primerih večjih projektov se to preprosto ne zdi izvedljivo. V takšnih trenutkih je za vodjo projektov pomembno, da vlaga v boljša orodja za upravljanje projektov, ki povezujejo in zagotavljajo povezavo med različnimi zunanjimi in notranjimi deležniki, ki sodelujejo v vašem projektu.
Vir slik: pixabay.com
Med uporabo takšnih sistemov morate upoštevati naslednje vidike:
- Naslov - Poskrbite, da ima naslov vse. Naslov mora biti čim bolj opisen vsem v mejah projekta.
- Kategorija - Označite in dodajte kategorije svojim nalogam, ki jih je treba opraviti. Postavite prednostne naloge in sporočite, na katere naloge je treba gledati bolj pozorno kot na druge.
- Težave - Poskrbite, da jih boste učinkovito spremljali, da vaš projekt ne bo blokiral naslednje naloge in preverite, ali boste prek sistema sporočali dovolj, da bo določena naloga blokirana, tako da bo prišlo do druge nujne naloge.
- Opis - v kategoriji opisov bodite čim bolj opisni. Uporabite povezave, slike in grafikone za hitro predstavitev ideje ali sporočila.
- Komentarji - Komentirajte vse dogajanje, tako da se jih vsi v tej kategoriji zavedajo. Pripombe bi morale podrobno opisati verbalno komunikacijo ali telefonski pogovor na način, kot smo razpravljali …
Srečanja - Ta zborovanja intelektualcev, da bi razpravljali in razreševali vprašanja, so nekoliko slabega okusa, saj bi vključevali dolge ure zaprtja sejne sobe in, česar se nekateri zelo bojijo, na koncu vsega ne prinesejo rezultatov. Takšni sestanki se srečujejo in so bili razširjeni zaradi dejstva, da učinkovite komunikacije na delovnem mestu ni bila vzpostavljena.
Vzemimo za primer sestanke za posodabljanje stanja. Na teh srečanjih je množica ljudi, ki razpravljajo o svojih zaključenih in čakajočih nalogah in si delijo po vrsti, drugi pa običajno le čakajo na svoj red ali pa jim je popolnoma dolgčas. To bi pomenilo, da ljudje dejansko izgubljajo veliko svojega časa v nepotrebnem srečanju in ne izkoriščajo v celoti časa, ki jim je bilo dano, kar ima za posledico izgubo sredstev.
Da bi preprečili to, so guruji za vodenje projektov zasnovali niz različnih sestankov, ki na nek način uresničujejo isti namen sestanka, ne da bi ničesar zapravili (čas, denar ali trud). Poglejmo naslednje:
SCRUM - V okviru Agile so projekti razdeljeni na dele in vsak del dobi sprint za izvedbo, ki običajno traja teden ali dva. V tem času ni dovolj učinkovito, da bi sedeli za dolgo srečanje, da bi dobili posodobitve. Torej, SCRUM, 10-minutni pripravljalni sestanek s ScrumMaster-om, ki vodi vsakega člana ekipe, da pripravi:
- Katere naloge so bile opravljene včeraj?
- Kaj je načrtovano za danes?
- Odkrite težave
Vir slik: pixabay.com
ScrumMaster bi nato vodji projekta sporočil splošne posodobitve in status projekta. To je učinkovit in vitki pristop do vseh uporabljenih procesov.
Srečanje ena na ena - Ta oblika srečanja bi izkoristila čas vodje ekipe, vendar bi bila kljub temu učinkovita. One-on-one so učinkovite iz naslednjih razlogov:
- Redno načrtovan ob določenem času
- Standardno 30-minutno trajanje
- 10 minut, da vas obvestijo o njihovem poteku projekta
- 10 minut za vaše posodobitve o njih in njihovem delu
- 10 minut za razvojni načrt in stvari, o katerih bo treba razpravljati na naslednjem srečanju
Vir slik: pixabay.com
- Osredotočite se na delo in uspešnost člana ekipe
- Znebite se vedenjskih napak
- Redno spremljanje razvojnih načrtov
- Izvaja se zasebno
Komunikacija 101
Tu je nekaj točk, ki si jih moramo zapomniti:
- Naj bo komunikacija kratka in jedrnata, saj se pri IT projektih ukvarjamo s posamezniki, ki sodelujejo v ustvarjalnem delu, ki potrebuje veliko časa. Na primer, kodiranje in oblikovanje.
- Potrebna je jasnost namenov in predmetov.
- Vsaka minuta je pomembna in čas je treba izkoristiti učinkovito.
- KISS - Naj bo preprosto, neumno.
- Držite se skupnega besedišča in se izogibajte uporabi dolgih in mučnih besed.
- Naj bo vse na e-pošti. Verbalne ali obravnavane teme.
- Uporaba grafikonov in slik je dober vizualni komunikator.
- Organizirajte natančna srečanja. Imate določen dnevni red in zapisnike seje, ki jih je treba poslati po sestankih.
- Uporabite belo tablo, da izmerite napovedi in naloge, saj lahko e-poštni naslovi ostanejo neopaženi.
- V vašo pošto in sestanke vključite samo ljudi, ki jih potrebujete. Ne boste želeli izgubljati časa drugega.
- Jasno preberite obvestila ali e-poštna sporočila, ki prihajajo k vam, da jih boste razumeli.
- Uporabljajte sisteme za upravljanje projektov, ki so usmerjeni v tim in spodbujajo sodelovanje.
- Nadzirajte svoj projekt in poskrbite, da boste vedeli vse, kar se dogaja.
- Odločitve je treba sprejemati jasno in s pravilnimi in natančnimi podatki.
- Poslušajte člane svoje ekipe.
Širjenje Besede
Komunikacija je tisti ključni element, ki mora biti osnova celotnega življenjskega cikla projekta. Ob vsaki spremembi lahko fiksni in temeljit komunikacijski načrt na začetku projekta pomaga vodjem IT, da v svojih članih najdejo najboljše, odpravijo pomanjkljivosti in odpadke ter brez težav napredujejo do konca.
Člani vaše ekipe morajo vedeti, da vložite toliko časa in truda v to, da bo koordinacija sijajna in da se nikoli ne morejo izgubiti v morju besed. Vodje projektov, izkoristite ta izziv kot priložnost in videli boste, kako lahko samo popravljanje komunikacije za projekt in njegove postopke zelo spremeni.
Všeč mi je? Sovražiti? Sporočite nam, kaj ste se naučili s to objavo na spletnem dnevniku in kaj imate v mislih, da se nam zdi, da smo zamudili. Širite učenje!
Priporočeni članki
Načrt projekta ali načrt upravljanja projekta