Začeli bomo s fantazijo …

Veliki šef je poklical, da objavite oddih za kosilo in počakate, da napade naslednji izziv, ki vam ga vrže. Pozovite se za nestrpnega bobra, ker vaš šef vas žali in reče: "Pozdravljeni, ABC, na današnjem sestanku lastne ekipe ste se zelo dobro odrezali. Želim, da predstavite ekipo na naslednjem četrtletnem srečanju. Uporabljajte PowerPoint, medtem ko ste pri njem. Prvi osnutek bi rad videl prihodnji teden. Vem, da ste pripravljeni na to. Vso srečo!"

Pokimaš se in tiho zavpiješ, "DA JE!". Tvoja velika priložnost je, da te opazijo nadrejeni izven ekipe. To boš zibal!

Napaka, vrnimo se k resničnosti!

Ali veste, da osupljivo veliko število ljudi narobe razume s svojo predstavitvijo, zlasti kadar uporabljajo PowerPoint? To je skoraj tako, kot da bi bili leni ali samozadovoljni in pričakujejo, da bo orodje opravilo vse svoje delo. Hah!

Brez napake; Microsoft PowerPoint je izjemno vsestransko orodje. Morda pa je njegova največja moč, da naredi, kar mu dovolite, in preskoči tisto, česar ne. Odvisno je od tega, ali boste v svojih rokah uporabili moč, da bodo vaše predstavitve ostre in učinkovite. Ampak ne bodite zmešani. S preprostimi nasveti, opisanimi tukaj, boste vedeli, kaj je treba prilagoditi v svoji predstavitvi in ​​s PowerPointom, tako da boste postali zmagovalec do konca!

4 nasveti za učinkovitejše predstavitve programa Microsoft PowerPoint:

  1. Naj bo vaše sporočilo osredotočeno

Neverjetno je, koliko ljudi začne PowerPoint pripravljati predstavitev z noro šibko. Ne! Vedno si zapomnite, da ste vi in ​​sporočilo, ki ga želite posredovati, izrednega pomena, ne pa vaše strokovno znanje z orodjem. Torej najprej ustvarite trden oris svoje fine Powerpoint predstavitve na papirju in vanj vlijte vse svoje kreativne, analitične in trženjske spretnosti. Ko boste sporočilo, ki ga želite prenašati svojim občinstvom, povsem jasno, vam lahko PowerPoint pomaga prilagoditi ostalo.

Kako vam lahko PowerPoint pomaga:

Ustvarite svoj prvi osnutek na papirju. Koliko diapozitivov približno vidite? Vsaj morali bi imeti:

  • Uvod (sebi in temi).
  • Diapozitivi, ki sporočajo glavno sporočilo.
  • Glave / prelomi razdelkov, predstavljeni najpozneje na vsakih 6-7 diapozitivov sporočil, da bi ohranili pozornost publike.
  • Nekaj ​​diapozitivov z medijskimi elementi, kot so slike, grafi ali avdio / video, ki razbijejo monotonost.
  • Diapozitiv za vprašanja (neobvezno).
  • Zapiranje diapozitiva, ponovitev ponovitve končnega poziva k dejanju.

Ko imate veliko sliko, postavite drugi osnutek v programu PowerPoint, tako da ustvarite prazno predstavitev (Datoteka-> Novo-> Prazna predstavitev + Ustvari gumb) in se potopite naravnost v pogled sortiranja diapozitivov (Pogled-> Razvrstilec diapozitivov). ). To je dokaj enostaven pogled s seznamom sličic vseh diapozitivov. S pomočjo tega ustvarite želeno število diapozitivov.

  • Z desno miškino tipko kliknite kjer koli v tem pogledu in izberite Nov diapozitiv. To bo ustvarilo nov diapozitiv s privzeto postavitvijo. ALI,
  • Kopiraj (predhodno oblikovan) diapozitiv večkrat kopirajte in ponovite njegovo postavitev.

Za vsak diapozitiv nastavite njegovo "postavitev" (Domov-> Postavitev), kot je prikazano v vašem papirju. To določa celotno sestavo diapozitiva - število elementov / odsekov znotraj diapozitiva, umestitev vsakega elementa, po potrebi naslov, itd. PowerPoint ima vsaj 9 vgrajenih postavitev, ki ustrezajo večini potreb. Priljubljene postavitve vključujejo naslov (za dramatičen uvodni diapozitiv), naslov in vsebino (za nadaljnje diapozitive) in naslov razdelka (za prelome razdelkov v PowerPoint predstavitvi).

Vaša predstavitev je zdaj pripravljena na resnično vsebino. Sprostite se lahko, če veste, da lahko kateri koli od zgornjih atributov kadar koli spremenite. Toda s hitro opisovanjem tega grobega osnutka (zgornji koraki bi morali trajati manj kot 5 minut) porabite minimalni čas, da učinkovito izkoristite orodje PowerPoint!

  1. Naj bo vizualno čist

To pomeni, da je vaša PowerPoint predstavitev enostavna na očeh, zato se vaše občinstvo ne razvije vnetih oči ali se ne počuti prisiljeno, da se obrnete stran na sredi svoje izjemne predstavitve. Ko napolnite diapozitive z vsebino, upoštevajte naslednje.

Kako vam lahko PowerPoint pomaga:

  • Uporabite dosledno zasnovo ozadja na vseh diapozitivih za nemoten vizualni tok. PowerPoint to olajša s pomočjo Design-> Themes . Brez teme bi morali ročno urediti oblikovalske elemente vsakega diapozitiva. Toda tema je oblikovalska predloga z vnaprej določenimi nastavitvami za barvo ozadja / oblike / grafiko, postavitev, nastavitev pisave (za naslov, besedilo telesa, glavo itd.), Učinke in sloge ozadja. Ko izberete temo na katerem koli diapozitivu, vpliva na vse diapozitive. To vključuje prilagoditve, ki jih naredite v izvirni temi.
  • Izberite velikost pisave za celotno besedilo. Ko stojiš na stopnički spredaj, ti lahko tobogan izgleda dobro in jasno. Ko pa sediš zadaj, pa ne toliko. Zato preizkusite velikost pisave na daljavo (na primer, če uporabite velikost pisave 2 cm za razdaljo 10 čevljev, velikost pisave 4 cm za razdaljo 20 metrov itd.). Drugo priporočilo je, da uporabite pisave Sans Serif (non-loopy), kot so Arial, Ženeva ali Helvetica, za pisave Serif, kot so Times New Roman ali Courier. To zmanjša zamegljenost, tako da ostane vaše besedilo čitljivo tudi na daljavo.
  • Uporabite točkovne točke pametno. Nekateri prisegajo nanje, in nekateri, ki jih raje vržejo. Če se odločite za njihovo uporabo, se temeljito izogibajte zavijanju besedila s stavki, ki vključujejo več vrstic. To je manj privlačno in bolj zmedeno. Namesto tega bodite stavki kratki in preprosti, da bo sporočilo naletelo na nepotrebne pretiravanja.

Na primer,

  • »Ustvarite PowerPoint predstavitev, ki bo vizualno privlačna za občinstvo z uporabo uravnotežene kombinacije oblikovalskih in medijskih elementov«.

To je mogoče skrajšati na -

  • "Ustvari PPT z vizualno privlačnostjo".

Opomba: Ko boste vsebino diapozitivov namerno kratek, ne boste mogli samozavestno odvisno od svojih diapozitivov, ki se bodo predstavili. Ampak, to je dobra novica. PowerPoint predstavitev, ki se lahko izvaja sama, ne da bi sodelovali, zahteva predstavitev samomor! Namesto tega zavestno pripravite svojo diapozitivno vsebino, tako da boste morali med izvajanjem predstavitve proaktivno sodelovati in pojasnite podrobnejše podrobnosti svoji publiki. VODite šov, ne PowerPoint.

Naj vaša grafika govori več kot tisoč besed - kar pomeni, da so lahko učinkovite pri pakiranju udarca! Resnica o grafiki je, da jih imamo vsi radi: slike, izrezke, grafikone, grafikone in njihovo veliko. Takoj naredijo vašo predstavitev PowerPoint bolj privlačno in manj dolgočasno. Če pa jih dodate v presežku, tvegate, da boste preplavili svojo občinstvo ali pa prodali svojo (sporočilno) vsebino. Zato izberite pravo ravnotežje z uporabo manj, a bolj smiselne grafike.

Naj bodo grafikoni in grafikoni čisti. Da, spet je to delo, čisto. To lahko izvajate na naslednji način:

  • Za razlago elementov vašega grafa / grafikona uporabite nalepke, ki so prijazne laikom. Izogibajte se uporabi številk, posebnih znakov in tehničnega žargona; Za razumevanje grafa ali grafikona kot slike ni potrebnih več možganov.
  • Dodajte dodatno besedilo, da izrecno zajamete vrhunce grafa / grafikona, tako da je to očitno za občinstvo. Če na primer predstavite prodajni graf po regijah, boste morda želeli dodati besedilo, da označite zgornjo / spodnjo regijo in primerjate z lanskim letom. Te številke so lahko implicitno zajete v grafikonu; vendar z dodajanjem besedilnih nalepk, ki te podatke izrecno poudarjajo, zagotovite, da občinstvo opazi in si zapomni te pomembne informacije.

Opomba: Kompleksno-analitični grafikoni vas morda zdijo bolj inteligentni, vendar občinstvo pusti, da se počuti neumno, in zmanjša učinkovitost predstavitve PowerPoint. Namesto tega imejte svoje grafe in grafikone precej preproste, da jih ne bi potrebovali doktor statistike, da bi jih razširili. Novejše različice PowerPointa so napolnjene z vsaj enajstimi vrstami grafikonov (na primer vrstice, stolpca, pie-grafikona itd.), Ki jih je mogoče enostavno vključiti v vašo predstavitev z le nekaj kliki miške in vstavitvijo podatkov. Če v predstavitev PowerPointa vstavite grafikon več kot 5 minut, upoštevajte, da je to zapleteno in ni vredno pozornosti vaše publike.

Uporabite visoko kontrastne barve, da pritegnete dodatno pozornost. PowerPoint s temami že zagotavlja, da so barve ozadja diapozitiva v nasprotju z barvami besedila / črte za največjo vidnost (kot je uporaba temnega barvnega besedila na svetlih ozadjih ali obratno). V predstavitvi PowerPoint imate morda 1-2 diapozitiva, ki si zaslužijo dodatno pozornost, zato jih želite poudariti drugače. Visoko kontrastne barve vam to omogočajo enostavno (kot zelena / rumena, modra / rdeča, črna / bela itd.). Toda uporabite to preudarno, saj lahko preveč barvnih kontrastov občinstvu pusti glavobol!

Priporočeni tečaji

  • Trening za spletno certificiranje v Mac Excel 2011
  • Outlook 2010 Training
  • Izpolnite tečaj Mac Outlook 2011

  1. Zategnite PowerPoint predstavitev

V redu, potem ste postavili svoje diapozitive in jih napolnili z ustrezno vsebino. Prav tako ste zagotovili, da bo pozornost občinstva ostala zakopljena na vaših pomembnih diapozitivih in tako izboljšala njihovo vizualno privlačnost. Pripravljeni ste za predstavitev svoje čudovite predstavitve PowerPoint. Ali pa morda ne samo še.

Nasvet, ki je nepreverjen za zagotavljanje boljše kakovosti PowerPoint predstavitev, je, da "zategnete" svojo PowerPoint predstavitev, kjer vsak posamezen diapozitiv prinese neverjeten udarec.

  • Ali lahko zmanjšate vsebino na diapozitivih? Ali bodo točke označene krajše in besedilo pametnejše?
  • Ali lahko zmanjšate skupno število diapozitivov? Ali zamenjate diapozitiv ali dva s prepričljivo grafiko?
  • Ali lahko po vsakem diapozitivu poenostavite animacije ali prehode (na voljo na zavihkih Animations & Transitions), tako da predstavitev teče brez preveč motenj? (Včasih je pozornost publike na te prehode preusmerjena kot na dejansko vsebino diapozitivov!)
  • Če med predstavitvijo uporabljate zunanje (spletne rekvizite), kot so videoposnetki z drugih spletnih mest, ali jih lahko vključite v svojo predstavitev za lažji tok? Tu lahko raziskujete LiveWeb, integracijsko orodje, ki zunanje spletne videoposnetke vključi v predstavitev na trdem disku.
  • Končno razglasite svojo predstavitev z edinstveno blagovno znamko - VAS. Kateri žig blagovne znamke bo to predstavitev razvrstil kot vašo? Svetle barve? Neposredna, a ostra vsebina? Spiffy avdio-video? Označite svojo predstavitev s svojo blagovno znamko!

  1. Zategnite dostavo

Dan je velik in z zgornjimi nasveti boste s svojo čudovito predstavitvijo navdušeni. No, skoraj. Obstaja nekaj drobnih nasvetov, ki jih morate izpolniti, takoj v zadnjem trenutku. Tukaj so:

  • Spoštujte čas. Ne glede na to, kako fantastična je vaša priprava na predstavitev, boste izključili svoje občinstvo, če se boste spopadli s časom. Skrbno upravljajte s svojim časom. Začnite, prelomite in zaključite na piki ure.
  • Preden se predstavite svojim živim občinstvom, naredite vajo. To pomeni, da v svojem prostoru, kjer ga boste predali, naredite brezhibno predstavitev. To vam omogoča, da zgodaj ujamete morebitne napake (na primer spremembo ločljivosti projektorja, neskladje barv, okvare diska itd.) In jih rešite pred končno dostavo.
  • Če se predstavljate iz prenosnika, izklopite ohranjevalnik zaslona. Zadnja stvar, ki jo potrebujete, je, da zagoreli ohranjevalnik zaslona zažge predstavitev na sredini!

Kako vam lahko PowerPoint pomaga:

Če se povezujete s projektorjem,

  • Oborožite se s kazalcem. Bolj domišljija kot hoja do zaslona je s prstom kazati besedilo. In, manj moteče!
  • Izkoristite PowerPoint-ov "Presenter View". To vam omogoča, da predstavitev držite v dveh pogledih:
  • Pogled občinstva, ki se igra na zaslonu projektorja. Prikazani bodo samo glavni predstavitveni diapozitivi.
  • Vaš pogled, ki se igra na zaslonu prenosnika / računalnika. Prikažejo se podrobnosti, vključno z vašimi zapiski, seznam razvrščevalcev diapozitivov (za hiter preskok na več diapozitivov) in glavni diapozitiv.
  • Pogled predstavitelja lahko omogočite tako, da kliknete gumb »SlideShow-> Use Presenter View« (na voljo v različicah 2010 in novejših).

Končno poznate največje ljubiteljske predstavnike? Predstavljajo se steni, zaslonu projektorja, namizju podija ali njihovim čevljem … dobite naramnico! Poglejte svoje občinstvo pogumno v oči in jim z zaupanjem predstavite svojo vsebino. V celotni predstavitvi jih vključite z vprašanji, šalami, zgodbami, osebnimi anekdotami itd. Te morda ne bodo del vaše palube, vendar bodo publiko spodbudile, da se odzove na vašo karizmo in bolj sodeluje pri predstavitvi. Šele nato uspešno predstavite izjemno učinkovito predstavitev, z PowerPoint ali brez njega. Zdaj boš to resnično skakal!

Kategorija:

Excel Nasveti