Uvod v osebna srečanja z zaposlenimi

Sestanki z osebnimi zaposlenimi so lahko resnično pomemben čas, da spoznate več članov svoje ekipe in razumete njihove delovne sloge, pa tudi, kako se spopadajo s svojimi vsakdanjimi delovnimi težavami. Kot vodje projektov si vedno prizadevamo, da bi ta sestanka z zaposlenimi ohranili učinkovito in jim omogočili rezultate, ki jih predvidevamo za člane naše ekipe in za naše ekipe, kot sta razvoj kariere in akcijski načrti za razvojna področja. Toda nekje navzdol, na katerih se vedno zberemo, ali na teh srečanjih manjkajo ali še huje, jih ne vodimo tako, kot naj bi potekali.

Ne glede na to, ali ste izkušen vodja projektov ali na novo promovirani vodja projektov, vam ta srečanja z zaposlenimi trenutno ne koristijo in menite, da so samo izguba časa za vas in člane vaše ekipe. Verjamete, da bi uro lahko izkoristili na boljši način, kot da bi jo porabili za poslušanje ali svetovanje članom ekipe.

Za razbremenitev tega učinkovitega orodja, ki je medsebojno srečanje z zaposlenimi, sem pripravil ta članek, ki vam bo razložil pomen, ki ga ti sestanki ena na ena nosijo s seboj in kako lahko naredijo učinkovite, da prinesejo koristi v izobilju.

Pomen srečanj sam z zaposlenimi

V času mojega vodenja projektov sem naletel na številne kolege z velikimi razlikami v njihovem mnenju glede pomena in uporabnosti sestankov ena na ena. Nekateri preprosto niso bili vključeni v celoten koncept rednega srečevanja s člani svoje ekipe, da bi razpravljali o uspešnosti in njihovih vprašanjih, če sploh obstajajo. Menili so, da so ta srečanja v službi popolnoma neuporabna in izjemno zamudna. Medtem ko so drugi želeli vedno izvedeti več o obsegu sestankov na samem in so bili prepričani, da morajo vedeti, kako doseči učinkovitost tovrstne ureditve srečanj, saj jim to pomaga pri soočanju s člani njihove skupine in redno vedo za njihovo uspešnost.

Po mojem mnenju sestanke sam-na -se doživljam kot platformo za veliko izmenjavo informacij in inovativne ideje. Tovrstno srečanje pomaga dvema različnima posameznikoma, da se razumeta in se naučita več drug o drugem, kakšno organizacijo dojemata in kako bi gledala na resne težave ali včasih svoje frustracije na svojem delovnem mestu. Sestankov sam ne bi pooblastil samo zaradi uspešnosti članov ekipe, ampak tudi za rast in spoznavanje več o poslu, članih ekipe in o tem, kako se lahko dva združita v velik prispevek.

Sestanki ena na ena so namenjeni izključno temu, da člani skupine izrazijo svoje misli in srce, in to je odlična priložnost, da vodje projektov naredijo odličen pogovor, da pomagajo razviti svoje člane skupine v postajajo zvezde v okviru projektov, ki jih izvajajo.

Priporočeni tečaji

  • Program za analizo funkcijskih točk
  • Tečaj spletnih orodij za zmanjševanje odpadkov
  • Spletno usposabljanje za spletno certificiranje v okviru upravljanja s časovnim načrtom

Prednosti srečanj ena na ena z zaposlenimi

V tem razdelku bom našteval prednosti, za katere osebno gledam, da prihajajo iz osebnih sestankov z zaposlenimi. Pri teh srečanjih je lahko veliko več koristi in kontrastnih stranskih učinkov. Ti stranski učinki večinoma niso posledica načina oblikovanja sestankov, temveč so odvisni od vašega načina vodenja. Preden se naučimo teh 10 neverjetnih načinov vodenja sestankov ena na ena, si bomo ogledali seznam koristi, ki sem jih sestavil za vas.

  • Preverjanje uspešnosti - To bo odličen čas, da ocenite in vprašate člane svoje ekipe, kaj si mislijo o svojem nastopu in kam gre od tod.
  • Samoogledovanje zaposlenih - Ko se bodo pogovori povečevali, jim boste lahko pomagali pri samostojnem pregledu svojih lastnih delovnih stilov in jim pomagali pri vsakodnevnem delu, kot je to primerno.
  • Obseg problemov in težav - V prostorih sejne sobe jim boste lahko ponudili priložnost, da spregovorijo o vprašanjih in težavah, s katerimi se srečujejo, ter o težavah, s katerimi se srečuje ekipa. Bodite jim zaupnik.
  • Spremljanje ravni motivacije - S trenutnim zagonom bo član vaše ekipe zagotovo izlil svoje občutke glede te vloge na delovnem mestu. Nato lahko preverite njihovo stopnjo motivacije, ko vam govorijo o svojem delu.
  • Zavzetost za spremljanje zaposlitve - Ta srečanja z zaposlenimi so odlična priložnost, da zastavijo svoje prihodnje želje, naj gre za to, da ostanejo in rastejo v organizaciji ali pa se premaknejo na naslednje delovno mesto, ki ga najdejo. S tem lahko določite njihovo stopnjo zavezanosti in na podlagi tega predvidite načrte števila zaposlenih.
  • Platforma za priznanje - Če ste v zadnjem tednu že kaj spomnili ali odkar ste se zadnjič srečali na sestanku ena na ena, jim čestitajte in jih spodbujajte, naj še naprej dvigajo prečko.
  • Načrtovanje njihovih razvojnih področij - Vsak od nas ima razvojna področja, ki jih je treba razviti, da se približamo optimalni kakovosti dela. Načrtujte SMART načrte s članom vaše ekipe in se dogovorite o tem.
  • Akcijski načrt - Na podlagi svojih razvojnih načrtov ne pozabite zahtevati, da zapisujejo zapisnik sestanka, vse skupaj z akcijskimi točkami, ki jih je treba preveriti in oceniti na naslednji seji.
  • Nove ideje in inovacije - Ta srečanja z zaposlenimi so lahko najboljše mesto za zbiranje novih idej in inovativnih misli, ki gredo skozi misli članov vaše ekipe. Večino časa prav s pomočjo teh članov dobivamo pametne in kreativne rešitve za naše zadnje težave.
  • Povezava z njimi - Ta ena ura je lahko najboljši čas, da se osebno povežete s člani vaše ekipe. Lahko si celo določite čas za pogovor o naključnih všečkih in neradi, da bi zgradili razmerje in našli povezavo, ko gre za skupno sodelovanje.
  • Povratne informacije o vašem vodstvu - Ta srečanja z zaposlenimi so odlične priložnosti, da člane skupine zaprosite za povratne informacije. Vsak mora izboljšati številne vidike svojega dela in njihovo spoznavanje iz poročil je lahko odlična stvar. Prosite, naj bodo enako odprti in pregledni, kot bi želeli, da ste z njimi.

Nasveti za veliko srečanje ena na ena

Zdaj, ko smo zaokrožili številne koristi, ki izhajajo iz vodenja sestankov ena na ena z zaposlenimi, je naš naslednji korak razumevanje, kako lahko učinkovito vodimo enega in nato dva, nato pa še veliko več. Spodaj je 10 odličnih nasvetov o odličnem sestanku ena na ena s člani vaše ekipe.

  1. Urnik! Urnik!

Najpogostejša napaka, ki jo storijo menedžerji, je vzdrževanje urnika s člani njihove ekipe in ga ne upoštevajo. Razpored načrtovanja je resnično zelo pomemben vidik sestankov z zaposlenimi na samem. Tako vodje kot člani njihovih skupin bi morali sodelovati in narediti srečanje uspešno, če se pravočasno držimo teh urnikov.

Sestanke na delovnem mestu se lahko načrtujejo z različnimi frekvencami: tedensko, mesečno ali četrtletno. Čeprav je četrtletje najmanj zaželeno in se lahko ujema z zasnovo organizacije za četrtletna pregledna srečanja na delovnem mestu za komunikacijo, tedenski stoj predstavlja najbolj obetaven in najbolj zaželen čas teh sestankov na delovnem mestu.

  1. Jasna in natančna agenda

Sestavljanje dnevnega reda sestanka ena na ena v prvih minutah srečanja je bistvenega pomena. Pomembno je, da je dnevni red jasen, natančen in po možnosti tisti, ki ga je ustvaril sam zaposleni. To jim bo omogočilo nadzor nad tem, kar imajo povedati, kar bo povzročilo velik pogovor in pravilno izrabo časa. Ko bo zaposleni pripravil dnevni red, ga boste morali poiskati in obe strani se morata o tem temeljito dogovoriti, preden nadaljujeta. To vam omogoča, da vodite sestanek še učinkoviteje.

Pogosto upravitelji ustvarijo določene predloge za člane svojih skupin, ki jim sledijo, medtem ko oblikujejo dnevni red. Ta predloga bi vsebovala široko kategorizacijo časa in vsak odsek lahko vsebuje misli in ideje člana ekipe.

  1. Izberite Nevtralno nastavitev

Večinoma imajo organizacije danes zelo odprt sedežni prostor, kjer se med zaposlenimi izogibajo kabinam in kabinam, da bi spodbujale vrednote odprtosti in preglednosti. To omogoča veliko izmenjavo informacij med člani skupine. Uporabite to odprtost in preglednost tudi, ko se na delovnem mestu srečujete z osebnimi sestanki in za sejo izberite pisarno zaposlenega ali skupni prostor / sejo.

Izogibajte se sestanku v svoji kabini, če nimate odprtega sistema v svoji pisarni, medtem ko še vedno ohranjate hierarhijo in dekorum znotraj organizacije.

  1. Uporabite pravilo 60-40

Po mojem mnenju sem to pravilo poimenoval kot pravilo 60-40, da bi nakazal, kdo govori koliko, ko sestanek poteka. Tukaj, kot okvirno, mora član skupine izkoristiti 60 odstotkov določenega časa, ko se srečuje sam. To jim bo omogočilo dovolj nadzora nad tem, kar imajo povedati, in to lahko storijo svobodno, ne da bi se mudili zunaj sejne sobe.

Svetujete jim lahko v preostalih 40 odstotkih časa in jim lahko pomagate pri vodenju, ko bodo izlivali težave, s katerimi se srečujejo, ali priporočila za ideje, ki jih delijo. S takšnim ravnotežjem, ki se odvija na delovnih sestankih ena na ena, vam lahko opolnomoči zaposlene v vaši ekipi in zagotovo vas bodo pozdravili kot odličnega vodjo.

  1. Številke naj bodo pripravljene

Obrazec o uspešnosti in tedenske ali mesečne številke je treba pripraviti in jih temeljito preučiti, preden se boste pomerili na sestanku ena na ena s članom vaše ekipe. Tako boste imeli trdno podlago za to, o čem morate govoriti in čem se bo odzval član vaše ekipe. Ne komplicirajte stvari z grafi ali grafikoni, ampak si omogočite osnovne številke različnih dejavnikov, na katerih temelji uspešnost člana ekipe.

Prepričajte se, da imate predlogo ali pa delite poročilo s člani svoje ekipe pred sestanki na samem v službi in jih prosite, naj tudi sami preidejo. Prepričajte se, da razumejo lastne številke uspešnosti, in jih vprašajte, če je kaj nejasnega ali napačnega.

  1. Razdelite in pravilo

Svoje srečanje razdelite na oddelke in imejte čas za vsak od teh odsekov. Poskrbite, da boste povedali članom skupine teh oddelkov in jih prosili, naj se držijo svojih urnikov znotraj okvira sestankov ena na ena. Idealni sestanki ena na ena imajo naslednje razdelke:

  • 15 minut - Kredite ven in se dogovorite za dnevni red
  • 15 minut - Dovolite članu svoje ekipe, da se pogovori o njihovi uspešnosti, težavah in težavah in stvareh, ki se nanašajo na njihovo takojšnje delo
  • 15 minut - Dovolite si, da svetujete in razpravljate o uspešnosti in težavah, ki se vrtijo okoli člana ekipe, in jim pomagajte pri vodenju in podpori z uporabo razvojnih načrtov in akcijskih načrtov SMART
  • 10 minut - Dovolite članu ekipe, da spregovori o idejah in novostih in kakršnih koli povratnih informacijah, ki bi jih imeli za vas

  1. Predloga sestanka

Hranite predlogo s fiksno sejo in v njej pustite prostor za ad hoc vprašanja in odgovore ali pomisleke, razen običajnih nalog, ki jih opravlja član skupine. Dovolite, da je predloga za sejo ena na ena dovolj prožna, da bo ustrezala potrebam številnih članov ekipe. Vsi so različni posamezniki in jih ne bi smeli omejiti s togo predlogo.

  1. Pritisnite navzdol odgovornosti

Na koncu sestanka ena na ena je ključnega pomena, da na mizo pripnete odgovornosti skupaj z razvojnim načrtom. Z odgovornostmi boste morali na sestanku iztržiti nekaj, kar je mogoče. Glede na povratne informacije in lestvico uspeha, o katerih ste razpravljali, ali ideje in inovacije, ki so jih olajšali, poskrbite, da bodo člani vaše ekipe ukrepali nanje in te pogovore in ideje pretvorili v koristne ukrepe.

Naredite ta del zapisnika sestanka in dovolite članu svoje ekipe, da pošlje uradno e-pošto z zapisnikom zapisnika sestanka in dogovorjeno odgovornostjo.

  1. Kaj se zgodi v sejni sobi, ostane v sejni sobi

Poskrbite, da ne boste javno objavili razprav, ki potekajo med vami in članom vaše ekipe. Če so to smiselne točke in ideje, dovolite članu svoje ekipe, da na njih ustrezno ukrepa in se ne zanašajte na širjenje besede, razen če je to potrebno in potrebno.

Vsa osebna razprava, cilji in razvojna področja bi morali biti strogo med vami in članom vaše ekipe in jih uporabljati samo, če se vam zdi primerno. Izogibajte se uporabi informacij, ki jih prejmete med sestanki ena na ena, pri delu na javnem forumu in v svojo korist. Vaš član ekipe vam je zaupal; spoštuj to.

  1. Akcijski načrt zase

Ne samo, da mora član ekipe pripraviti akcijski načrt, ampak ker ste vodja med obema, morate nekaj korakov sprejeti tudi naprej, da zagotovite, da razvoj znotraj vaše ekipe prevlada.

Zapišite akcijski načrt, ki ga boste izvajali v korist člana ekipe in podjetja, ki se bo vrnil kot korist za vas. Bodite osredotočeni na pomoč članom svoje ekipe pri doseganju uspeha. To bo tudi vaš uspeh.

Priporočeni članki

To je vodnik za srečanja z zaposlenimi na samem, ki so resnično lahko pomemben čas, da se podrobneje seznanite s člani vaše ekipe in razumete njihove delovne sloge. To je naslednja zunanja povezava, povezana s sestanki z zaposlenimi.

  1. 12 nasvetov za govor telesa za poslovna srečanja
  2. 3 izjemni nasveti! Kako imeti uspešna srečanja?
  3. 6 funkcij intraneta za uspešno komunikacijo med zaposlenimi

Kategorija:

Razvoj podjetništva