Predlog projekta proti listini projekta - V tem članku upam, da bom zajel dokumentacijski okvir za projekt in kako pomembno je poznati razliko med številnimi dokumenti, ki pritekajo v projekt in iz njega, med člani skupine ali zainteresiranimi stranmi.

Kot navaja naslov, je ta članek namenjen odstranjevanju teme stran od posameznih dokumentov, projektne listine in predloga projekta. Ta ključna dokumenta, čeprav sta zelo podobna, imata zelo različna stališča v okviru projekta, njegovi postopki pa so tudi različni.

Podivjajmo se v svetu super projektnega vodenja in ustvarjajmo sistematične postopke, s katerimi bomo zagotovili nemoteno delovanje pri doseganju ciljev in ciljev podjetja.

Predlog projekta v primerjavi s projektno listino

Dokumenti za projekte

Dobro dokumentiran projekt je projekt, ki je bil sistematično usmerjen in usmerjen v smer, kamor naj bi vodil, da bi dosegel cilje in cilje podjetja.

Če obstajajo dokumentacije, ki so bile posebej zasnovane za projekt, je vodstvu zelo enostavno manevrirati skozi projekt ter natančno preveriti in primerjati postopke.

Za upravljanje tega opravila in celotno spremljanje projekta, ko je sprememba izvedena, pridejo v poštev dokumenti, ki jih lahko pretvorimo v smernice ali študije primerov. V bistvu je 9 pomembnih dokumentov, ki jih je treba uporabiti pri projektu. To so:

  1. Predlog projekta - Začetek projekta je predlog projekta, ki je izčrpen in prepričljiv, podrobnosti v tem dokumentu upravičujejo naložbo, ki je potrebna za nadaljevanje projekta.
  2. Listina projekta - Ta mandat vodi vodja projekta v resnično delo.
  3. Načrt vodenja projektov - zajema vse potrebne podrobnosti o celotnem projektu, kar voditelju projekta olajša pregled nad fazami in načrti.
  4. Dnevnik akcij - To je kot seznam opravkov za vse člane skupine za njihove različne naloge v določenih dneh.
  5. Register tveganj - podobno kot dnevnik dejavnosti, je tudi to sredstvo za tveganje, ki vključuje vsa tveganja, ki so jim izpostavljeni projekti.
  6. Poročila o stanju - To je zbirka poročil, ki natančno povedo, kje je projekt v trenutnem trenutku in koliko drugega je še ostalo za dosego cilja projekta.
  7. Proračun - Dokument s številkami, ki vsebuje vse račune načrtovanega proračuna za projekt. S finančne strani ta dokument vključuje vse pomembne številke.
  8. Pregled naučenih lekcij - Lekcije, pridobljene v času projekta, se lahko vključijo tukaj, tako da se lahko te lekcije izvajajo v nadaljnjih fazah projekta ali drugih projektih v organizaciji.

Namen dokumenta za projekte

Vedno sovražimo dokumentirati vse, kar počnemo, ker je toliko besedila napisano, zajeto in prebrano. Zaradi tega se nam otežuje izvajanje in vodenje projektov, ki prihajajo na pot.

S toliko besedila in analiz, grafikonov in grafov, ki krožijo, ohranjanje dokumentov je bilo rešeno s tem problemom, vodjem projektov pa je tako enostavno, da ohranjajo sledljivost projekta.

Izkušeni vodje projektov zagotavljajo, da imajo njihovi projekti standardne predloge za shranjevanje svojih dokumentov. Uspešne predloge projekta lahko občasno ponovno uporabimo od projekta do projekta.

S predlogi se lahko upravljavci zelo dobro osredotočijo na svojo osnovno odgovornost upravljanja celotnega projekta, ne pa da se prepuščajo težkim papirom in nabiranju in ločevanju podatkov.

V vsaki od naslednjih faz najdete dokumentacijo kot osrednji del projekta, ki gre skupaj s komunikacijskim elementom projekta:

  1. Začetek - poročilo o izvedljivosti, predlog projekta, listina projekta
  2. Načrtovanje - specifikacija zahtev, projektni dokument, načrt upravljanja projekta
  3. Izvedba - dnevnik dejanj, dnevnik izdaje, poročila o stanju
  4. Nadzor - preskusni dokument, upravljanje sprememb
  5. Zaključek - tehnični dokument, funkcijski dokument, pregled naučenih lekcij, dokument primopredaje

Z vsemi jasnimi osnovami in namenom dokumentacije, ki je pred vami, lahko zdaj preidete v podrobnosti, ki nam povedo, kaj točno sta projektna listina in predlog projekta in kaj ju ločuje.

Kaj je projektna listina?

Projektna listina, imenovana dokument z opredelitvijo projekta ali referenca za dokument organa, je izjava, ki jasno določa obseg, cilje, cilje in skupine, ki sodelujejo v projektu.

Listina projekta, medtem ko opisuje cilje projekta, zagotavlja naslednje glavne funkcije:

  • Predhodna razmejitev vlog in odgovornosti, ki jih ima vsak posameznik med postopkom projekta
  • Identifikacija primarnih deležnikov ali lastnikov projektov in sponzorjev projektov
  • Opredelitev nalog in vlog vodje projekta

Projektna listina je večinoma kratek dokument, ki se uporablja za sklicevanje na dolžnosti, ki jih je treba označiti za različne vloge v okviru projekta. So izvlečki podrobnih dokumentov, kot je predlog projekta. Ustrezno velja za standardno najboljšo prakso v industriji.

Poleg ločitve vlog in odgovornosti posameznega projekta je listina projekta referenčni dokument za naslednje namene:

  • Namen ali razlogi za izvedbo projekta
  • Problem, ki ga je treba rešiti
  • Cilji, ki jih projekt želi doseči
  • Omejitve projekta
  • Načini in sredstva za dosego rešitve
  • Identitete ekipe in projektnih deležnikov
  • Predmeti, ki so v obsegu in zunaj obsega
  • Ocena tveganja na projektu
  • Koristi, ki jih bo projekt prinesel
  • Pregled proračuna na visoki ravni

Ti nameni so podrobne sestavine projektne listine in lahko vsebujejo vse ali nekaj teh elementov. Listina projekta ostaja glavni in osrednji dokument v celotnem življenjskem ciklu projekta in vlaga določeno stopnjo vzvoda in moči vodji projekta, ki je lastnik tega dokumenta.

Povelja projekta se redko spreminja in jo mora v pogostih časovnih presledkih pregledati vodja projekta, da bi lahko spremljal, ali se cilji sledijo in ali obstajajo kakršna koli trenutna odstopanja od načrta.

Projektna listina se pripravi po odobritvi predloga projekta in tik pred opredelitvijo obsega projekta. Sledi naravnemu zaporedju odobritev in hierarhiji odobritev proračuna.

Učinkovita projektna listina je tista, ki se prilega na eno stran velikosti A3, za izvedljivost in enostavno razumevanje in sledljivost. Druge projektne listine se lahko pripravijo tudi na dokumentih za obdelavo besedil.

Če morate vedeti, kako se bo projekt zdel z visokega nivoja ali iz zraka, si lahko ogledate projektno listino.

Kaj je predlog projekta?

Tehnični predlog ali predlog projekta je zelo prepričljiv dokument, katerega cilj je prepričati skupino deležnikov, najvišje vodstveno osebje in vlagatelje v verjetnost, da bo projekt rešil dano vprašanje.

To je spet preprost, a podroben dokument, ki ima v sebi naslednje cilje:

  • Opredeli delo, ki ga je treba izvesti
  • Pojasni vzrok projekta in kaj želi rešiti
  • Bralce prepriča in prepriča, da je ekipa pripravljena na projekt in jo je sposobna pripeljati do njenega uspešnega zaključka
  • Pojasni načrt upravljanja in kako izpopolnjen je
  • Zagotavlja komisiji razpoložljivost potrebnih virov za dokončanje projekta v določenem proračunu in predvideni čas

Nasvet št. 1 : Če želite vse to narediti in imeti možnost, da svoje stališče postavite pred panel, je treba zagotoviti, da predlog ocenjuje oceno 10 na 10 glede na njegov videz.

Strokovnjaki na strokovni komisiji morajo sodelovati v tem, da verjamejo v potrebo projekta in potrebujejo dovolj dober razlog, da naložijo svoj denar. Vedno je treba vzdrževati profesionalni ton, dokument pa mora biti lahko dostopen.

Nasvet # 2 : Poleg videza je drugi najpomembnejši element predloga projekta njegova ideja. Močan predlog je podrobno sistematično opredeljen in ima jasen načrt ukrepov, ki ga bo projekt nadzoroval.

Bolj kot je tehnično dober predlog, boljši je za organizacijo. Varnostno kopiranje podatkov in vsebine z dejstvi in ​​številkami vam lahko pomaga, da predlog povečate.

Projekt je treba uskladiti s cilji, ki jih je postavila organizacija, da bi v celoti izpolnili njene potrebe. Reševanje problema, ki se ne vidi v smeri, v katero vodi podjetje, je lahko popolnoma nesmiselno.

Kaj morate vključiti v predlog projekta

Za razliko od projektne listine, ki je izvleček predvsem predloga projekta ali izjave o delu, je projektni predlog zelo podroben dokument, ki ne pušča več besed. Oblika je običajno sestavljena iz postavitve in tipografije, kar pomeni.

Postavitev z ene perspektive mora vključevati uporabo grafičnih ilustracij. To so lahko kateri koli od naslednjih elementov:

  • Grafikoni
  • Grafikoni
  • Fotografije
  • Risbe
  • Diagrami

Te ilustracije so dejansko dejstva in številke, sestavljene na veliko bolj sestavljen in lahko razumljiv način. Opis vsake ilustracije mora biti temelj in naj vsebuje pomembne nianse, ki jih prikazuje grafika. To bo olajšalo branje in spodbudilo mnenje, da je projekt navsezadnje zelo dobro premišljen.

Uporaba tabel lahko tudi poveča besedilo in jasnost besedila in bralca usmeri k hitremu sprejemanju informirane in jasne odločitve.

Tipografija bi vsebovala urejene naslove in bi morala vzdrževati dober pretok vsebine. Zamujena vsebina ne bo služila namenu projekta in lahko vodi do zavrnitve ali ponovnega predloga projekta.

Razlika med projektno listino in predlogom projekta (300)

Ko je predlog projekta odobren in potrjen, naj bi bil projekt uraden in ga je mogoče začeti takoj ali po predpisanem predlogu. To je takrat, ko je vodja projekta uraden in se pripravi statut projekta.

Naslednja tabela prikazuje vloge projektne listine v primerjavi s projektnim predlogom. Upoštevajte, da ta seznam ni izčrpen in ima lahko iz zgoraj navedenih razlag še veliko drugih lastnosti:

Točke za spomin

  • Dokumentacija je ključni vidik vsakega projekta, bodisi tehničnega bodisi v kateri koli drugi panogi, in ga je treba upoštevati za namene administracije in statusa projekta.
  • Vsaka faza ali faza projekta se izvaja vsaj en dokument.
  • Učinkoviti in izkušeni menedžerji hranijo predloge za uporabo v različnih projektih. Predloge uspešnega projekta lahko uporabite v trenutnem projektu za večjo učinkovitost in zaupanje v procese.
  • Dejansko obstaja 9 bistvenih projektnih dokumentov, ki morajo biti del projekta za njegovo nemoteno delovanje in sledljivost.
  • Verbosity bi moral biti v projektnih dokumentih omejen, saj naj bi jih usmerjali in večinoma uporabljali za posodabljanje ali beleženje dogodkov in izidov.
  • Listina in predlog projekta sta posebna dokumenta, ki se uporabljata v življenjskem ciklu projekta in morata biti del projekta. Spadajo v kategorijo glavnih dokumentov.
  • Preden odobri projektni predlog, projektne listine ni mogoče odobriti.
  • Proračun mora biti del obeh dokumentov, saj je ključni dejavnik ideje podjetja k projektu.

Upam, da boste zdaj vsi pripravljeni na svoje znanje o dokumentih in predvsem z uporabo listine in predloga projekta. Oglejte si več prostora za urejanje projektov in produktivnost.

Priporočeni članki

  1. Naučite se razburljivih brezplačnih funkcij Excela - grafikonov in grafov
  2. Vprašanja za razgovor o upravljanju projektov
  3. Tehnike vodenja projektov

Kategorija:

Razvoj podjetništva