E-poštno sporočilo je način komunikacije med dvema osebama za izmenjavo informacij ali misli. To je mehka komunikacijska platforma, kjer ljudje komunicirajo o neki temi, obveščajo o dogodku ali katerem koli drugem namenu. E-poštna sporočila so napisana v komunikativnih jezikih, tako da lahko osebe razumejo namen. Osnovna težava e-poštnih sporočil je, da je lahko vsebina zavajajoča zaradi odsotnosti tona in čustev v zapisani obliki in bralec lahko napačno razlaga dejanski pomen, ki ga želi pisatelj izraziti.
Značilnosti nesramnih e-poštnih sporočil
Spodaj so navedene funkcije, ki prikazujejo, da je e-poštno sporočilo nesramno.
- Zlorabni jezik ali zmerna vsebina, ki se uporablja za nespoštovanje bralca, ki je očitno sklepna, je znak nesramne e-pošte. Napačni jezik, ki se na nesramni način uporablja za izkazovanje nespoštovanja, nadlegovanja ali grožnje, je podvržen pravnim dejanjem.
- Uporaba velikih črk ali velikih črk, kar pomeni, da pisatelj kriči na vas, je tudi nespoštljiv način za komunikacijo.
- Če pustite vljudnosti v smeti in jih ne uporabljate med pisanjem, je tudi znak nesramnega komunikativnega e-poštnega sporočila. E-pošta brez pozdravnega ali zdravega dela se zdi kot zahteva ali ukaz in pomeni nevednost ali prevlado. Če je pošta del tekoče teme, se pozdravi in vljudnosti lahko prezrejo, kar ne prinaša kakršne koli neprofesionalnosti.
- Vsebina e-poštnih sporočil, ki vam pove neljube besede in pove karkoli z nesramnim napotkom, kako posreduje osebne kopije, ni dober del pošte, ki bi ga hvalili.
- Nepotrebna uporaba klicajev in vprašanj pogosto velja za nesramno vedenje v etičnem svetu pisanja e-pošte, razen če komunicirate s svojimi prijatelji in želite izraziti svoje večje občutke. Stopnja poudarka, prikazana z uporabo vprašalnikov in klicajev, je treba ustrezno presoditi glede na situacijo.
- Kopiranje materiala iz večje ribe in pošiljanje k vam sklepa, da je treba delo ali nekaj narediti po ukazu z bosivim tonom, je tudi nesramno.
Pošiljanje nesramnih e-poštnih sporočil
Z zgornjega seznama navedb nesramnega e-poštnega sporočila lahko razberete osnovne značilnosti e-poštnega sporočila, ki bi lahko škodovale bralcu. Gre za pogosto napako, ki so jo zagrešili skoraj vsi pisci e-pošte. Ne glede na to, kako dober je in prefinjen pisatelj, včasih zaradi okoliščin se lahko nenamerno prepustite nesramnemu formatu. Medtem ko se z nekom pogovarjamo, imamo dar svojega izražanja in tona glasu, ki izraža polovico namere. Naše kretnje in izraz obraza določata razpoloženje pogovora, v primeru e-poštnih sporočil pa lahko praznino izražanja zapolnimo le z izbiro dobrih besed, ki ustrezajo namenu.
V e-poštnem pogovoru poskusite najti ustrezen ton glede na temo komunikacije, tako da se namestite v bralčev čevelj. Ta korak veliko pomaga razumeti občinstvo, zato je tudi koristno pisanje e-pošte. E-pošta je zasnovana za enostavno interakcijo in prihrani veliko dragocenega časa. Toda naglica in napačna razlaga lahko blagoslov spremeni v nereden pogovor in neželeno trenje. Napake je treba prepoznati in jih odpraviti, da sestavite pravilno e-pošto, ki jo oseba na drugem koncu pravilno razume.
5 vrst nesramnih e-poštnih sporočil
Seznam petih skritih napak, ki situacijo spremenijo v zmedo, vam bo pomagal prepoznati težave, zaradi katerih so e-poštna sporočila nesramna in neprofesionalna.
-
Faktor kopiranja ogljika (CC)
Ko nekomu pošljete e-poštno sporočilo in CC, ga e-poštno sporočilo vidi kot del verige prejemnikov. Toda Carbon Copying ves čas je moteča med bralci. Prejemnike vedno dodajajte brez razloga, da bi jih seznanili s pošto, tudi ne odražajo dobrega načina. Včasih bralcem postane zelo nadležno, če najdejo svoje ime, priloženo pošti, razen če je zelo pomembno.
Po drugi strani pa, ko se pošta pošlje kopici prejemnikov, da služijo komunikacijskemu namenu, potem se vsem prejemnikom nehote odzove z „zahvalo“ ali kakršnim koli drugim potrdilom za pošto, se zdi zelo neprofesionalno. Pridobivanje še enega e-poštnega sporočila v isti verigi samo za potrditev, je zelo nadležno za zaposlene, ki jih v delovnem procesu dobiva na desetine.
Trik, da se izognete tej razdražljivi navadi, je, da postopek e-poštnega sporočanja obravnavate kot osebni pogovor. Pomislite na zahtevo po pošti in pripravite skript za pogovor, kjer boste zlahka ugotovili, da preprosto potrjevanje e-poštnih sporočil ni obvezno ali potrebno, kar sproži sitnost pri zasednih bralcih. Pošiljanje nesramnega e-pošte izgubi čas bralca in produktivnost ekipe se zmanjša. Prekinite navado odgovarjanja vsem v poštni verigi in pustite vsem, da ohranijo svoj mir.
-
Prekratek za razumevanje
Kako se počutite, ko nekomu razkrivate dejstvo in po zaključku odgovori z majhnim kimanjem ali zgolj držo? To vedenje je zelo dražilno. Isti primer velja tudi za pisanje po e-pošti. Če se je pošiljatelj zelo potrudil, da boste s pravilnim in podrobnim opisom razumeli dejstva, je kratek odgovor, kot je "hvala", "zapisano" ali "dobil", zelo dražljiv. Pošiljatelj meni, da gre ves trud zaman zaradi ničvrednega odgovora. Nimate moči, da bi izrazili svoja čustva glede teme, zato se zdijo majhni odgovori zelo nesramni in nespoštljivi, čeprav ste jih izrazili z ustreznimi občutki s svoje strani. Vaš namen mora pravilno odražati vaš odgovor, da bo pošiljatelj prejel sporočilo, da ste prejeli pošto in da je za dejanje zavezan. Apatični odgovori so nenamerni, toda bralec lahko dobi napačno sliko, ki za prihodnje namene ni zdrava.
Najboljši način, da se izognete takšni napetosti na delovnem mestu, je komuniciranje na bolj humani način. Pisanje "Sporočilo sem dobil in ga bom lahko pravilno odgovoril naslednji dan" je veliko boljše od tega, da napišem "Razumem". To daje boljši vidik skrbi do pošiljatelja in daje vrednost e-poštnemu sporočilu, ki ga je napisal. Preprosto sporočilo postane sprejemljivejše, ko vložimo malo več časa za odgovor.
-
Oznaka ASAP ali URGENT
Predmet e-poštnega sporočila naj bi osvetlil namero obsežnega dela. Kratek in do potankosti. Toda včasih, ko postavite oznako nujnosti ali naglice, potem celoten e-poštni naslov postane bralca nesramno poudarjen. Dejstva nujnosti ali nujnosti ni mogoče obravnavati po e-pošti, saj so namenjene iskanju prostega časa. Če je zadeva tako nujna, je bolje, da komunicirate po telefonu. Osebo lahko samo pokličete in zadevo rešite takoj in raje počakate na njen odgovor na drugi strani. Oznaka nujnosti v zadevi daje bralcu negativen in nesramen ton.
Obstajata dva načina, kako se izogniti napetosti "nujne" oznake v temi. Če lahko težavo sporočite sproščeno in je namen e-poštnega sporočila, da bralca ozavesti, odstranite nujno zadevno vrstico oznake ali ASAP obliko. Naj dobi sporočilo in se tudi odzove. Če pa je zadeva tako nujna, se obrnite nanj prek boljšega medija za takojšnjo reakcijo in ga rešite. Če je mogoče zadevo sporočiti samo po pošti, morate imeti to sposobnost, da pripravite močno temo, ki bo dala dober poudarek nujnosti zadeve, ne da bi uporabili nesramno vsebino. Na delovnem mestu vsi zaposleni pogosto preverjajo elektronsko pošto, tako da je možnost takojšnjega odgovora vedno. Bralec naj razume nujnost in ustrezno reagira. Zadevna vrstica bo opravila delo, če je nastavljena v pravem tonu. Prava pot do težave je pritegniti njihovo pozornost prek dobre teme. Dodajte vrstice, ki označujejo čas odgovora, ki ga potrebujejo zadevne osebe in bralec bo odreagiral podobno.
-
Ponižujoč ton
E-poštna sporočila so namenjena komunikaciji, ki je namenjena razvoju v pozitivni smeri. E-poštna sporočila, ki jih pošljejo zaposlenim ali sodelavcem v zvezi z njihovimi delovnimi postopki in nakazujejo pomanjkljivosti, lahko ves čas postavljajo nesramen ton. To je način kritike in kot vsi vemo, je kritika lahko pozitivna in konstruktivna. E-poštna sporočila, ki naj bi opozorila na napake, zmanjšujejo navdušenje zaposlenega. Ko zaupanje popusti, se bo tudi kakovost dela poslabšala. V e-poštnih sporočilih se je treba izogibati negativnosti, da bo delovna sila namenjena in povečana. Po drugi strani je poudarjanje napak in odpravljanje težav pomembno tudi za prihodnost podjetja.
Isti hrup je v komunikaciji po e-pošti. Ne morete pokazati svojih izrazov ali tona v nameri, zato je povsem očitno, da kritiziranje e-poštnih sporočil lahko zadene neposredno v čustveno območje bralca. Uporaba negativnih besed v e-pošti nastavi slab ton in lahko bralca zlahka deaktivira. Če nameravate izraziti negativne poglede na predstavo nekoga, potem to postavite tako, da daje konstruktiven kritični ton. Izogibajte se uporabi besed, ki dodajo negativen vpliv in se prepustite uporabi pozitivnih besed, ki oddajajo negativni smisel, vendar na spodbuden način. Obveščanje o slabih rezultatih osebe ni sprehod po torti. Morate razumeti občutek, ki stoji za stopnjo skrbnosti osebe. V tem pogledu nastavite svoj ton v pošti in sestavite dober komad. Če je situacija tako slaba, je najbolje ravnati s postopkom osebno, namesto da pošljete pogumno e-pošto. Če je e-pošta edina možnost, nato del napišite pogovorno, tako da lahko oseba razume resnični namen in se zlahka spoprime s kritiko.
-
Robotski pristop
Uporaba e-pošte kot medija komunikacije je na delovnem mestu zelo pogosta. Toda včasih zaradi velikega obsega dela in posla pozabimo dodati konotacije. V e-poštnih sporočilih, ki odražajo robotski pristop k delu, so zelo pogosti odsotnosti "prosim", "zahvale" in "pozdrav". Ni pravilo, da so te besede v e-pošti obvezne, vendar njihova prisotnost odraža preprosta človeška čustva. Bralec bi vas lahko označil za nečloveškega, če bi skočili vanjo in jih pljunili v obraz ter zapustili sobo. Zdi se, da je pristop del montažne linije.
Pošiljanje nečloveških sporočil je, kot da bi šli v pisarno ali v kabino in predali poročilo, ki ga je treba izpolniti, ne da bi izmenjali niti eno besedo potrditve. Je precej nesramno. V svojo sestavo dodajte nekaj sekund, da vključite besede, ki odražajo človeški del pošiljatelja. Ni treba, da ga morate vprašati, kako mu gre, ali poizvedovati o družinskih članih, da bi se izkazal kot dobrohoten, ampak preprost pozdrav in druge priznane besede prinašajo mehek dotik. Izogibajte se tudi strogim besedam, ki bi vas v ekipi lahko imele le kot mehanični del. Ton nastavite na mehkejši in človeški način, tako da se bo prejemnik lahko povezal z vašimi nameni in ravnal enako.
Na kratko
V življenju gre za poenostavitev poti. Vsak korak je povezan s komunikacijo. Preprosta napaka ali nevednost uniči celoten postopek. Pisanje e-pošte na občutljiv način koristi procesu povezovanja in razvoja v vseh pogledih. Nastavite ton na način, kako nameravate sporočiti sprejemniku in ustrezno komunicirati, da se izognete nesporazumom. Naj bralec pravilno zazna vaše sporočilo.