Ne bomo vam pokazali samo postopnega postopka za pripravo jasnega, posebnega in pisnega načrta komunikacijske strategije za vašo organizacijo, temveč vam bomo pomagali razvrstiti tudi naše razloge, zakaj bi morali storiti isto.
Duhovni učitelj Osho je pripomni, ko ga je vprašal, zakaj je bil zelo ploden, medtem ko je govoril o svojih talentih in sposobnostih. Rekel je
- Če ne bom kričal o svojih talentih, kdo bo drugi? Če tega ne storim, kako bi ljudje spoznali, da jim lahko pomagam s svojimi sredstvi in zmožnostmi?
Če se sprašujete, zakaj potrebujete načrt komunikacijske strategije, je to zaradi tega - nihče ne bi spoznal vas, dokler jim ne povete na način, ki ga lahko razumejo. Preprosta je naključna komunikacija z notranjimi in zunanjimi zainteresiranimi stranmi. Toda to ne poveča vrednosti vašega podjetja.
Če še vedno razmišljate o tem, zakaj sestavite učinkovit načrt strategije komunikacije za sporočanje svojim najglobljim vrednotam, storitvam, izdelkom, poslanstvom, vizijo svojim ljudem in strankam, poglejte spodnje razloge. Spoznali bi, zakaj je izjemno pomembno.
Razlogi za izdelavo načrta komunikacijske strategije
- Dnevni red: Načrt strategije komunikacijske strategije pomaga sestaviti dnevni red organizacije - zakaj obstaja, komu služi, kako služiti, svoje poslanstvo in vizijo in kako se namerava širiti. To je dnevni red, saj ljudem v organizaciji prikazuje, kako naj izvajajo načrte in kam morajo priti. Kupci bodo dobili tudi jasen vpogled v to, kaj lahko od organizacije pričakujejo v bližnji prihodnosti.
- Strategija: Strategija je umetnost odločanja o prehodu od A do B, kjer so prisotna pomembna tveganja. Zato je za načrtovanje komunikacijske strategije vnaprej načrtovano načrtovanje organizacije, ki si želi rasti. Brez načrtovanja in ustreznega načrta komunikacijske strategije organizacija ne more iti daleč v kanaliziranje informacij, ki jih želi prenašati.
- Sočasni opomnik: Izdelava načrta komunikacijske strategije olajša pomemben atribut opominjanja notranjih in zunanjih zainteresiranih strani o tem, kaj bodo počeli ali trenutno počnejo. Njeni programi in ponovno programirajo um posameznikov, ki so vključeni v postopek, in jih poenotijo za skupni namen.
- Razkritje: noben posel ne more stati v praznini. Odgovorni so za svoja dejanja in ker vse vpliva na vse, vsaka njihova poteza neposredno ali posredno vpliva na družbo. Namen oblikovanja odlične komunikacijske strategije za zaposlene je popolno razkritje o tem, kaj podjetje namerava in kako podjetje načrtuje rast skupnosti in se vzdrži neetičnih praks.
To so glavni štirje razlogi, zaradi katerih morate sestaviti učinkovito komunikacijsko strategijo zaposlenim. Vključite lahko tudi stvari, kot so doseganje večjega občinstva, poskušate pridobiti boljše trge za svoje izdelke in razširite obzorje poslovanja, vendar so to sekundarni razlogi (ti razlogi morda niso drugotni za vas).
Ne glede na to, zaradi katerega razloga ali celo, če nimate razloga za izgradnjo učinkovite komunikacijske strategije za zaposlene, vas pozivamo, da bodite pozorni na preostali članek. Če je pravilno izveden, lahko ta članek spremeni celotno komunikacijsko strukturo vaše organizacije.
Začnimo.
-
Izrazite trenutno situacijo
Ne da bi vedeli, kje stojite, kako bi pričakovali, da boste napredovali in dosegli določeno situacijo, kjer bi se stvari poravnale z vašo vizijo. Dokler ne boste vedeli, kje ste.
Najboljši način za to je, da naredimo SWOT analizo. Zelo preprosto. Vzemite papir in ga razdelite na štiri dele in nato na prvi del napišite jakosti; pod Močmi napišite Slabost. Na desni zgornji strani napišite priložnost in pod Priložnosti napišite grožnje.
Vzemite nekaj časa za vnos vhodov. Če morate uporabiti pomoč vrstnikov ali povratnih informacij strank, storite enako. Bolj ko natančno naredite to analizo, bolj koristen bo vaš načrt komunikacijske strategije. Vedite, da lahko z jasnostjo komunicirate šele takrat, ko imate konkretne in zanesljive informacije. Ta korak ne preskočite. Za začetek je to ena najpomembnejših stvari.
-
Dogovorite se za sestanek s ključnimi zainteresiranimi stranmi
Ko opravite SWOT analizo, je čas, da opravite nekaj popravkov tečaja. Poznate svoje prednosti, slabosti, priložnosti in grožnje. Zdaj vključite vse zainteresirane strani, da razpravljajo, kateri zaključki, ki ste jih dosegli, so popolnoma pravilni ali pa bi radi dodali kakršne koli prispevke. Če dodajo vnose, poslušajte in zapišite.
Nato predstavite končne zaključke po možganski nevihti. Če se vsi ključni deležniki strinjajo z istim, načrtujte ponovno zasedanje za razvoj strateške vizije. Sestanek je pomemben, ker en član ne more sestaviti organizacije.
Vsi moramo biti usklajeni z organizacijskim razvojem in širjenjem. In če bi delali v neki organizaciji, bi vedeli, da obstaja izraz Johari Window, ki pravi, da nas čaka temna plat, ki jo drugi ljudje lahko bolje upodobijo.
Torej, če uporabljate isti princip, se v organizaciji obvezno ne zanašate samo na svoje misli in mnenja ter prosite druge ključne ljudi, naj tudi sami delijo svoje mnenje.
-
Začrtajte idealno prihodnost organizacije
Ko bodo ključni ljudje podali svoje mnenje in prispevke, je čas, da oblikujete idealno prihodnost organizacije. Če želite začeti postopek, zapišite vse, za kar želite, da organizacija stoji. Predstavljajte si, da imate vse vire, ljudi, denar in talente, da ustvarite brezhibno prihodnost. Nato zapišite prihodnost, kot vidite.
Zdaj ne razmišljajte o nemožnosti. To je korak, kjer morate razmišljati nad trenutnim scenarijem, če želite razširiti svoje podjetje in narediti svoj pečat. Ne pustite, da se v vaših glavah sprehaja idealna vizija. Dajte mu obliko in strukturo. Zapišite ga na enak način, kot ga vidite. Poslovni filozof Jim Rohn je vprašal -
"Ali je mogoče videti prihodnost, preden obstaja?" Odgovoril je sam sebi: "Mogoče je videti prihodnost, preden obstaja. Ker ga lahko vidite v svojih mislih, še preden obstaja.
-
Izdelajte vizijo glede na prednostno nalogo
Na tej stopnji je čas, da ji damo obliko. Zdaj morate biti realni. Morate iti ven in opraviti skrbnost. Če ste v predelovalni industriji in bi radi vključili zaostalo integracijo, razmislite o virih, denarju in ljudeh, ki jih potrebujejo.
Vprašajte se - ali je to potrebno? Kako dragocena lahko postane dolgoročno? Sedite s svojim SWOT-om. Ali SWOT prikazuje, da imate moči za ta korak? Če je odgovor da, pojdite naprej in če ne, nehajte.
Najbolj idealen način, kako vizijo dati prednost, je razdelitev na štiri dele - kritični, nekritični, odločitveni, odstranitev. Vso svojo vizijo postavite v te štiri dele. Razmišljajte dolgo in naporno.
Oglejte si povratne informacije kupcev, analizo trga, presodite tržne trende in nato preučite mnenje ključnih deležnikov in se nato odločite, katere stvari bi nujno morale preiti v kritično fazo, katere bi morale biti odločilne in nekritične in katere dejansko lahko odstranite iz vizija.
-
Vizijo spremenite v cilje
Čas je, da sedete s ključnimi ljudmi vaše organizacije. V tem srečanju bi predstavili delitev, ki ste jo naredili v svoji viziji. Vzemite njihove vložke in poglejte, ali je vse, kar mislite, v sozvočju.
Če ne, zakaj? Ugotovite, kaj mislijo. Dodajte nazaj določene stvari, če imajo to zasluge, in jih zavrzite, če menite, da se jim je mogoče popolnoma izogniti. Ko se prepričate o svoji viziji in prioriteti te vizije, je čas, da določite cilje.
Zastavljanje ciljev pomeni, da morate svojo veliko vizijo izrisati v koščke, ki jih je mogoče doseči v 3-5 letih navzdol ali manj. Pomembno je, da se kosate. Če se ne strinjate, se usmrtitev ne bo zgodila in vaše vizije ne bi mogli spremeniti v resničnost v bližnji prihodnosti.
-
Zapišite korake, ki so potrebni za dosego točke B od A
Ko si zastavite cilje, je čas, da opravite nekaj prizemnih del. Vsi vemo, da je domišljija brez usmrtitve blodnja. Torej, pomembno je, da upoštevate vsak cilj in se odločite za A in B točko. A je točka, kjer trenutno stojimo. In B je tam, kjer želimo doseči. Do B ne moremo, dokler ne ukrenemo.
Čas je, da podrobno zapišemo vsak akcijski korak, da bomo lahko razumeli, kje kaj in kako na enostaven način pristopiti k vsemu. Vzdržujte zaporedje in strukturo. Za vsak cilj vzemite eno stran.
Na vrh, če je to, zapišite cilj in nato napišite korak za drugim, nato pa ga zaporedite po pomembnosti. Ta preprosta struktura bi pomagala pri ukrepanju in izvršitev naredila brezhibno.
-
Poiščite vrzeli
Če ste prebrali delo Edvarda de Bona "Šest klobukov", je čas, da oblečete črno kapo. Zapisovanje korakov z dejanji je zelo enostavno. Moramo pa imeti nekaj načrtov ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, da bomo s to zadevo previdno ravnali.
Zakaj nepredvidljivi dogodki? Ker lahko kadar koli gre narobe. Na poti se boste morda soočali s peklenskimi ovirami, zaradi katerih bo vaše življenje nesrečno. In če vnaprej nimate načrta, se boste lahko samo zataknili in ostali brez dela.
Tako načrtujte krize. Načrtujte situacije, ko gredo lahko stvari slabo. Načrt za nujne primere. Načrtujte ovire. In nato nadaljujte z naslednjim korakom.
-
Določite roke
Ko očitno vidite črne pike, ki vaš vid spremenijo v resničnost, je čas, da mu daste več pomena. Organizacija se ne more širiti brez rokov. Nekdo je tako lepo rekel - Ni nerealnih ciljev, temveč nerealni roki.
Torej, čas je, da določite roke za vsak korak, ki ste ga že izrisali. Bodite natančni, bodite realni in dodajte medpomnilnik vsakemu roku (vsaj 20% prvotnega časa, za katerega ste mislili, da bo opravilo potrebno).
-
Pripišite si vire in odgovornosti in delite
Zdaj imate v roki cel seznam stvari. Cilje ste že postavili, jih združili v določene korake ukrepanja, našli ste ovire, s katerimi se lahko spopadate z dolgimi, in določite roke za vsako nalogo.
Zdaj je čas, da pripišemo vire in poiščemo ljudi, ki znajo narediti nalogo. To je najbolj kritičen del oblikovanja učinkovite strategije komuniciranja za zaposlene. Način razdelitve odgovornosti bo veliko povedal o tem, kako želite, da se načrti uresničijo.
Večina ljudi meni, da so komunikacijske strategije ločena stvar, vendar je globoko usklajena s poslanstvom, vizijo, cilji, cilji in izvajanjem organizacije. Na vsakem koraku morate vedeti, kako komunicirati s svojimi podrejenimi. Medtem ko dodelite odgovornosti, se prepričajte, da imajo na voljo vse vire za izvajanje.
Ko bo vse končano, prosite svoje ljudi, da se zaposlijo v skladu z rokom. Ustvarite majhne zanke povratnih informacij, ki vam bodo pomagale pridobiti povratne informacije za vsako nalogo in kako se izvaja.
Če je komunikacijska strategija zaposlenih težko izvedljiva, ugotovite, zakaj. Ali je to vprašanje v zvezi z viri / zmožnostmi / jasnostjo / komunikacijo? In nato storite potrebne ukrepe, da ga spremenite. Izvajanje je zelo pomembno, ker brez tega celoten komunikacijski načrt ne bi bil zaman.
-
Nasvet o bonusu - Sprejemite korektivne ukrepe
Ta korak je bolj povezan s sprejemanjem povratnih informacij in oblikovanjem politike odprtih vrat, kjer lahko ljudje kadar koli pridejo in se srečajo s svojimi nadzorniki in med izvajanjem razpravljajo o svojih težavah. Če zaposleni niso motivirani in ne poznajo večjega namena majhne naloge, je nadzornik odgovoren, da zaposlene nauči in jih motivira za ukrepanje.
Ti nadzorniki morajo poročati tudi svojim vodjem, nato pa bodo vodji poročali višjim vodjem in tako naprej. To bo ustvarilo učinkovit sistem povratnih informacij, ki je zelo pomemben za sprejemanje korektivnih ukrepov, ko zaposleni izvajajo dodeljeno nalogo.
Načrt strategije komuniciranja ni ločena stvar. Namen strateškega komuniciranja je v bistvu postavljanja ciljev organizacije in doseganja le-teh z največjim uspehom.
Če organizacija lahko izvede zgoraj navedeno, potem ne bi bil problem sestaviti učinkovite komunikacijske strategije za zaposlene v celotni organizaciji in takrat bi enaka transparentnost prizadela tudi zunanje deležnike.
Prvi vir slike: pixabay.com
Priporočeni članki
Tukaj je nekaj člankov, ki vam bodo pomagali do podrobnosti o načrtu komunikacijske strategije, zato preprosto preglejte povezavo.
- 8 čudovitih korakov za ustvarjanje neverjetne strategije prodajne ekipe
- Brezplačni koristni nasveti in triki Microsoft Excel (preglednica)
- 6 funkcij intraneta za uspešno komunikacijo med zaposlenimi
- Top 8 koristnih in najboljših nasvetov za strategijo upravljanja sprememb