Pregled načrta upravljanja komunikacij
Načrt upravljanja komunikacije je sestavni del načrta upravljanja projekta, kjer se načrt zbiranja, ustvarjanja, snemanja in kroženja informacij, ki jih zahtevajo zainteresirane strani, načrtuje in sporoča na strukturiran način.
Večina težav / omejitev, ki nastanejo in se ne rešijo v projektu, je posledica komunikacijske vrzeli. Za vodjo projektov je potreben strukturiran način ali način komunikacije. Načrt upravljanja komunikacije je ključni vidik pri pripravi načrta upravljanja projekta / listine o projektu.
Med začetkom projekta je treba jasno opredeliti način komunikacije ali načrt upravljanja komunikacije, da se prepreči kakršna koli oblika ovir. Načrt upravljanja komunikacij pomaga pri vzpostavljanju pretoka informacij v projektu. V projektu so prisotni različni deležniki. Vodstvo, vodja projektov, večfunkcijski člani skupine, prodajalci, zunanje agencije itd.
Za uspešen projekt je zelo pomembna učinkovita komunikacija in zato potreba po načrtu upravljanja komunikacij. V primeru stanovanjskega projekta lahko vodja projekta ustvari komunikacijski načrt zainteresiranih strani, s katerim seznani različne zainteresirane strani o projektu in jih obravnava, če je potrebno njihovo posredovanje.
Seznam načrta upravljanja komunikacij
Nekaj načrtov upravljanja komunikacije z njihovimi različnimi tipi je spodaj.
1) Projektna srečanja -
Za različne deležnike v projektu obstajajo različne vrste načrta upravljanja komunikacije, kot so:
- Sestanek o pregledu projektov (za najvišje vodstvo)
- Sestanek usklajevanja projektov (za medfunkcionalne skupine)
- Srečanje za pregled prodajalca (za prodajalce)
- Srečanje za pregled projekta:
Za sporočanje in zagotavljanje informacij vodstvu lahko "sestanki za pregled projektov" služijo kot komunikacijski načrt, s katerim se seznanijo z različnimi vidiki projektov, kot so napredek projekta, faza načrtovanja projekta, imenovanje izvajalcev, povezovanje vprašanj, lokalno vprašanja, morebitni zunanji dejavniki itd. To bo služil kot informacijski sistem, ki jih bo seznanjal s projektom in jim po potrebi omogočil posredovanje.
- Srečanje za usklajevanje projektov:
Za sporočanje in zagotavljanje informacij medfunkcionalnim timom lahko potekajo „sestanki za usklajevanje projektov“, člani skupine pa se lahko predstavijo vprašanja / omejitve glede na njihovo strokovno znanje. Na primer, da bi dosegli cilj, ki ga je zastavilo vodstvo, in na podlagi pogojev na lokaciji potrebna sprememba oblikovanja, potem bi lahko ta srečanja služila kot platforma za posredovanje informacij, hkrati pa jim lahko ponudijo tudi rešitev. Na koncu takih srečanj je treba pripraviti zapisnik, ki ga je treba razposlati, tako da bodo o spremembi obveščene vse zainteresirane strani.
- Srečanje za pregled prodajalca:
Za sporočanje in zagotavljanje informacij prodajalcem, sestanki za pregled prodajalcev, ki se izvajajo tedensko ali dvotedensko, odvisno od zahtev projekta. Na tem sestanku lahko prodajalec predstavi grafikone napredka, analizo trendov, napovedovanje / projekcijo za dejavnosti ravnotežja, s katerimi sporoči vodji projekta o svojem obsegu dela.
Da bi se izognili nemiru in zagotovili ustrezno komunikacijo, imajo vsi zgoraj navedeni sestanki natančno določen dnevni red. O frekvenci je treba tudi vnaprej odločiti. Število udeležencev mora biti natančno in imeti prave člane. Dnevniki morajo biti izpolnjeni že vnaprej, tako da so udeleženci pripravljeni na sestanek. Odstopanja od točk dnevnega reda ne bi smeli razveseljevati. Vodja projekta, ki bo vodja sestanka, da se izogne odstopanju.
Poleg zgoraj omenjenih formalnih metod včasih neformalne metode osebne ali telefonske komunikacije pomagajo tudi pri reševanju vprašanj projekta.
Poleg zgoraj navedenega je treba načrt upravljanja komunikacij posodobiti po potrebi in glede na zahteve projekta.
2) Poročila o uspešnosti -
Za vsak projekt obstajajo poročila o uspešnosti, v katerih se podatki / podatki zabeležijo za komunikacijo z zainteresiranimi stranmi.
Različna tipa poročil o uspešnosti so naslednja:
- Poročilo stanja
- Poročilo o napredku
- Poročilo o trendih
- Napovedovanje (ali) projekcijsko poročilo
- Poročilo o odstopanju
- Poročilo o zasluženi vrednosti
- Učni dokument o projektu
a) Poročilo o stanju:
- Ta poročila predstavljajo trenutno uspešnost projekta glede na prejšnjo izhodišče.
- Časovni razpored poročil je vsak dan / tedensko.
b) Poročilo o napredku:
- To poročilo opisuje skupno opravljeno delo v določenem časovnem okviru.
- V tej kategoriji obstajajo različne vrste poročil, ki temeljijo na intervalu kroženja.
| S. št. | Vrsta poročila o napredku | Opis | Časovni razpored kroženja | Predstavljeno |
| 1 | DPR | Dnevno poročilo o napredku | Vsakodnevno | Stranka in interna ekipa |
| 2 | WPR | Tedensko poročilo o napredku | Tedensko | Naročnik, srednje vodstvo |
| 3 | MPR | Mesečno poročilo o napredku | Mesečno | Naročnik, najvišje vodstvo |
c) Poročilo o trendu:
- Trendno poročilo na podlagi napredka označuje trend naraščanja ali upada projekta
- To je tipično poročilo najvišjega vodstva, ki ga kroži / razpravlja mesečno.
d) Napovedovanje (ali) Projekcijsko poročilo:
- Poročilo o napovedi ali pričakovanem napredku / uspešnosti projekta temelji na trenutnem scenariju projekta.
- Predhodna napoved je revidirana v skladu z zahtevami in jo predloži / razširi, kadar to zahteva naročnik / uprava.
e) Poročilo o odstopanju:
- To poročilo primerja dejanski napredek z osnovno črto in prikazana so nastala odstopanja v stroških in času.
- To poročilo se običajno razširi skupaj s trendnim poročilom, tj. Mesečno.
f) Poročilo o zasluženi vrednosti:
- To poročilo obsega ukrepe obsega, stroškov in razporeda, da bi ocenili uspešnost projekta. Ki se razširi mesečno.
g) projektni učni dokument:
- Glede na vsa poročila o uspešnosti je pripravljen celoten dokument o učenju projekta, ki bo koristen za dostop do projekta in pomaga tudi pri pripravi predlogov za prihodnje projekte.
3) Escalation -
Kadar koli se pri komunikaciji projektov pojavijo težave ali zapleti, je treba to vprašanje prenesti na vodstvo, če znotraj notranje projektne skupine ni mogoče doseči / narediti rešitve.
Glede na resnost vprašanja se organ za odločanje in časovni okvir spremenita, kot sledi:
| Prednost | Resnost | Organ za odločanje | Časovni okvir za reševanje (delovni dnevi) |
| 1 | Velik vpliv na projekt, kar lahko ima pomemben vpliv na čas in stroške. | Najvišja vodstvena raven | V pol dneva |
| 2 | Srednji učinek, ki lahko vpliva na stroške ali razpored | Najvišje vodstvo in srednja raven upravljanja | V roku 1 dneva |
| 3 | Manjši vpliv, ki lahko časovno zamika | Srednja raven upravljanja | V roku 2 dni |
| 4 | Ni vpliva na projekt, vendar obstaja boljša alternativa | Srednja raven vodenja in vodenja projektov | Dela še potekajo, alternativne rešitve se pripravijo in pošljejo v odobritev upravnemu odboru sprememb. |
Priporočeni članki
To je vodnik za načrt upravljanja komunikacij. Tukaj razpravljamo o seznamu načrta upravljanja komunikacij z njihovimi različnimi vrstami. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -
- Microsoftov načrt projekta
- Skupni koncepti upravljanja kakovosti
- Vodja projektov Soft Skills
- Zainteresirane strani na projektu
- Študija primera pri vodenju projektov