Uvod
V tem članku bomo videli oris o načrtu projekta v primerjavi z načrtom upravljanja projektov. Že od nekdaj smo vedeli in se sami sebi pogosto smejali, da je razlika med projektnim načrtom in načrtom upravljanja projekta samo v tem, da prihaja del "upravljanja". v bitje! Toda če se lotimo resnega posla, česar se ne zavedamo, je, da se projektni načrt v marsičem razlikuje od načrta vodenja projektov in ta članek vas bo popeljal skozi trosenje fižola zelo sistematično in korak za korakom način.
Dobrodošli v svetu projektov in vodenja projektov!
Načrtovanje se vedno šteje za najpomembnejšo fazo v življenjskem ciklu projekta in je v veliki meri predhodnica vsega, kar se dogaja v projektu do njegovega zaključka. Fazo načrtovanja je treba jemati zelo resno, vodstvo projekta in tim, ki sodeluje v projektu. Ta faza prinaša načrte in ti načrti so temeljiti opisi, kaj je treba storiti in kje, ter v vseh oblikah in oblikah, ki obravnavajo različne potrebe.
Zakaj projekt potrebuje načrte?
Ne glede na to, ali imate majhen projekt ali podjetje velikega obsega, je pomembno vedeti, da vsak projekt ne more nadaljevati le z več ljudmi, ki delajo tako naključno, kot se nadaljuje delo. Pomembno je razumeti, da vsak projekt potrebuje načrt. Toda zakaj tako?
Načrt je skoraj kot zemljevid. Smerni dokument, ki lahko vodi projekt k cilju, ki naj bi mu bil namenjen. Načrt zagotavlja tudi ohranitev zagona, ko se načrt izvede. Poleg tega načrt ohranja status in vključuje tudi naloge, s katerimi bo projekt uspešno zaključen.
Z mejniki in pravilno porazdelitvijo vlog in odgovornosti, z urniki, je načrt celovit in zelo dobro premišljen dokument, ki zajema postopni postopek zaporedja ukrepov za dosego zastavljenega cilja. Če načrtovanje poteka sistematično in natančno, izvedba postane lažja. Brez celovitega in celovitega načrta je težko narediti izvršitev tako gladko, kot bi jo zahtevali. Tako vas bo to stalo dodatnih naporov in bo upočasnilo in uporabilo več virov, kot ste pričakovali. Če želite izvajati načrt, morate nujno vedeti, kaj lahko načrt naredi za vas. Spodaj so 4 točke, ki bodo osvetlile prednosti načrtovanja in celovitega načrta pri roki:
1. Izboljšanje komunikacije in odzivanja strank
Načrt, ki je običajno označen kot komunikacijski načrt, vas lahko ohranja v stalnem stiku s strankami ter izboljša in vzdržuje odnose z njimi. Tako ste lahko prepričani, da se dogovori odvijajo metodično in na najboljši možni način. Z boljšo komunikacijo pride priložnost, da pravilno razumejo potrebe in želje stranke. To bo izboljšalo zastavljene načrte in izvedba bi bila skoraj brezhibna.
2. Povečanje preglednosti lastnega dela
Če imate pripravljen načrt, lahko veste, kaj je treba narediti in zaporedje korakov, ki vodijo do zaključka določene naloge. Tako bo tudi vaš odjemalec vedel, kako poteka proces, in si lahko v mislih ustvaril jasno sliko o tem, kaj počnejo člani ekipe.
3. Postanite bolj organizirani in učinkoviti
Jasen načrt je kot seznam opravkov, ki mu morate slediti in biti organizirani. To bo podvojilo vašo produktivnost in prineslo želene rezultate. Organiziran projekt je zagotovo uspešen projekt.
4. Osredotočite se na cilj projekta
S podrobnostmi pojdite na možnosti, kako se oddaljiti in voditi od ciljev in ciljev projekta. Z odstopanjem se stroški povečajo in viri bi morali delati nadure. Načrt vas lahko vodi v smer in vas lahko z minimalnim odstopanjem ali brez odstopanja usmerite v tisto, kar želite doseči. To bo omogočilo, da projekt nikoli ne bo izgubil časa in stroškov.
Infografski načrt projekta v primerjavi z načrtom upravljanja projekta
Spodaj so zgornje primerjave načrta projekta z načrtom upravljanja projektov.
Okvirni pristopi:
Načrti lahko upoštevajo katerega koli od naslednjih dveh pristopov, da dosežejo želene rezultate:
- Logični pristop
- Pristop k razvoju projektnega načrta
Logični pristop:
Logični pristop temelji na upravljavcu projektov, ki ustvari matriko iz 4 stolpcev in enakega števila vrstic. Te vrstice bi imele razvojni cilj, kratkoročni cilj, rezultate, pa tudi vložke, ki jih je treba dati za dosego potrebnega rezultata. Medtem ko bi naslov stolpca vseboval povzetke, preverljive kazalnike, zunanje dejavnike, ki prispevajo k načrtu projekta, in različna sredstva za preverjanje.
Pristop k razvoju projektnega načrta:
Ta pristop bi vključeval pripravo projektnega načrta in načrta upravljanja projektov za vključitev različnih faz projekta in različne dejavnosti, ki se bodo izvajale za dosego potrebnih rezultatov. Projektni načrti bi vključevali osnovne potrebe, kot so cilj projekta, opis, analiza, potrebni viri in drugo.
Zdaj se bomo v tem članku poglobili v ta pristop k razvoju projektnega načrta. Preučili bomo, kaj se ta pristop razvija, načrt projekta in načrt upravljanja projektov ter kaj ta dva dokumenta ločujeta. Spremljajte več!
Kaj je projektni načrt?
Organ znanja, ki ga upravlja projekt, določi načrt projekta, ki naj bi bil…
„… Uradni, odobreni dokument, ki se uporablja za vodenje izvajanja projektov in nadzora projekta. Primarne namene projektnega načrta so dokumentiranje predpostavk in odločitev o načrtovanju, olajšanje komunikacije med zainteresiranimi stranmi in dokumentiranje odobrenih osnov, stroškov in načrtovanja. Projektni načrt je lahko povzet ali podroben. "
Ker PRINCE2 opredeljuje načrt projekta, ki naj bo:
„… Izjava o tem, kako in kdaj je treba doseči cilje projekta, s prikazom glavnih izdelkov, mejnikov, dejavnosti in virov, potrebnih za projekt.“
Namen projektnega načrta je biti sposoben pravilno in natančno določiti mejnike, ki jih mora doseči skupina na projektu, da bi olajšali in dosegli predvideni obseg projekta. Projektni načrt na kateri koli ravni bi moral biti sposoben odgovoriti na štiri osnovna vprašanja, ki se pojavljajo pri njegovem projektu. To so:
- Kaj? - Kakšni so želeni rezultati / rezultati za projekt? Kakšno delo je treba izvesti, da bi dosegli te rezultate?
- Zakaj? - Zakaj se je projekt lotil? Kaj poskuša rešiti?
- Kdo? - Kdo so člani skupine, ki delajo na projektu? Kaj počne vsak član med projektom?
- Kako? - Kako bo projekt manevriran? Katere aktivnosti bodo vključene v projekt? Ali bodo projekt vodili do uspešnega zaključka?
Opazili boste, da se načrt projekta sliši in izgleda identično projektni listini, toda tisto, kar ga razlikuje od tega dokumenta, je njegov namen . Medtem ko projektna listina vsebino trdno naloži na papir, je sestavljen načrt, da bi usmrtitev oživela.
Projektni načrt bi vključeval vse podrobnosti projekta. Ni omejen samo na aspekt upravljanja projektov ali cilje drugih strank, ki izpolnjujejo cilje. Projektni načrt poudarja natančno zaporedje vsega, kar se bo dogajalo v projektu. Spodbuja podroben pregled načrtovanja postopnega napredka v zaključku projekta ali, z besedami, doseganja njegovega cilja in vizije, ki je bila navedena v statutu projekta. Podroben pogled bi vključeval celovit vpogled v izvajanje vsake naloge za doseganje mejnikov, upravljanje posameznih podvrstev in dejavnosti / dogodkov ter nadzor nad situacijo in, kar je najpomembneje, kakovost postopka in njihovih rezultatov.
Projektni načrt, ki ga najpogosteje obravnavajo kot načrt gradnje, običajno vključuje naslednje teme v času njegovega izvajanja:
- Obseg upravljanja
- Upravljanje kakovosti
- Upravljanje s financami
- Upravljanje urnika
- Upravljanje z viri
- Načrt komunikacije
- Upravljanje sprememb
Kaj je načrt upravljanja projekta?
Načrt vodenja projektov, za razliko od načrta projekta, lahko projektni tim opredeli na edinem dokumentu, ki ga za opis projekta pristopa k upravljanju projektov ali sistema upravljanja projektov, ki ga uporablja pri izvajanju projektnega načrta. To bi pomenilo, da bodo v tem dokumentu podrobno opredeljeni vsi vložki za vodenje projektov v različnih fazah projekta na podlagi projektnega načrta, ki je bil pripravljen na podlagi projektne listine.
Mnogi strokovnjaki najdejo natančno črto med tema dvema dokumentoma, nekateri pa ne najdejo nobene vrstice in oba izraza za načrte uporabljata zamenljivo. Iz tretje izdaje PMBOK-a je bil izraz zaradi jasnosti standardiziran v „Načrt upravljanja projektov“, vendar so se številne organizacije obdržale, da bi oba dokumenta predstavljala kot ločeni enoti, v različnih oblikah in v različne namene.
Načrt upravljanja projektov je lahko naveden tudi kot logična entiteta, sestavljena iz številnih načrtov upravljanja za naloge in dejavnosti projekta, ki delujejo po načrtih. Ti načrti upravljanja niso omejeni na 10 področij znanja, navedenih v PMBOK. Ta načrt upošteva najboljše prakse, ki jih je mogoče izvesti za določen scenarij, in jih dodeli za uspešno izvedbo naloge. To zagotavlja vrhunec naloge na najboljši možni način.
Ta načrt je, glede na obseg projekta, zaradi kratkosti lahko razrezan in razdeljen na posamezne načrte ali pa na enoten dokument.
Načrti za upravljanje projektov vedno izgledajo kot odgovor na vprašanje "kako" in ne "kaj" in "zakaj". S to lastnostjo načrti za upravljanje projektov povedo skupinam o "kako" voditi in obravnavati določen scenarij z uporabo orodja za upravljanje ali pristopa. To krepi stališče vodje projekta in njegove / njene ekipe ter jim daje občutek za usmeritev in referenco.
Glede na teme, ki jih zajema načrt upravljanja projektov, je zelo podoben temam, ki jih zajema projektni načrt, vključno z upravljanjem obsega, upravljanjem kakovosti do upravljanja z javnimi naročili. Pred začetkom izvajanja projekta se pripravi in izvede načrt upravljanja projekta, ki zagotavlja, da se upoštevajo vse prakse in se upoštevajo najboljše prakse upravljanja projektov.
Načrt vodenja projektov si lahko predstavljate kot nekakšno vodilo, ki vam bo pomagalo pri izvajanju načrta, ki je bil pred vami, za dosego obsega in cilja projekta.
Ključne razlike med načrtom projekta in načrtom upravljanja projekta
Zdaj, ko smo definirali in razumeli dva izraza in različne, vendar podobne načrte za projekt, pojdimo v spoznavanje o njih po njihovih velikih razlikah, ki jih ločujejo. Razlikovanje načrta projekta in načrta upravljanja projektov.
| Načrt projekta | Načrt upravljanja projektov |
| Načrt višjega nivoja | Načrt nižjega nivoja |
| Podroben načrt začetka projekta do njegovega konca | Visoko podroben načrt, kako začeti projekt in spremljati vsako njegovo potezo do konca |
| Ta načrt obravnava in obravnava glavno vprašanje: kaj | Ta načrt obravnava in obravnava glavno vprašanje: kako |
| Vizionarski dokument, ki načrtuje projekt v korakih do vizije ali cilja | Izvedbeni dokument, v katerem so prikazane dejavnosti projekta ter orodja in tehnike, ki se bodo uporabljali za dosego vizije / cilja, ki je naveden v načrtu projekta |
| Vodji projekta daje vizijo, kakšni bodo koraki in faze projekta | Vodji projekta da dokončen načrt in razvije sistem za izvajanje vizije projektnega načrta |
Z vidika izpita PMP boste morali zabrisati črte med načrtom upravljanja projekta in projektnim načrtom ter skočiti na pas z dvema dokumentoma, ki sta enaka. Tretja izdaja PMBOK teh ne obravnava kot ločene dokumente, temveč jih združuje pod imenom "Načrt upravljanja projektov", kot je navedeno v tem članku. Ta blog sem napisal z vidika, da je dobro branje in dober vir znanja za posameznike, ki imajo ali bodo naleteli na te izraze, ki se uporabljajo ločeno in povsem neodvisno v svojih organizacijah.
Zaključek
Projektni načrt in načrt vodenja projektov sta bistvena dokumenta, ki se uporabljata v življenjskem ciklu projekta in zagotavljata nemoteno delovanje projekta ves čas. Če boste imeli popoln nadzor nad svojim projektom, bi to pomenilo, da ste načrtovanje opravili z iskreno predanostjo in temeljito organizacijo. Načrtovanje, ko boste opravili zadovoljivo, predstavlja 80% dela, kar je za vas kot vodjo projektov zanesljiva zmaga.