Uvod v komunikacijo pri upravljanju projektov
Preden oblečemo kombinezon in začnemo opisovati pomen komunikacije v projektu, moramo imeti jasno razumevanje „upravljanja s projekti“. Upravljanje projektov je disciplina uporabe postopkov, politik in načel za uspešno vodenje projekta od zasnove do zaključka. Poleg tega je algoritem načrtovanja, organiziranja in nadzora virov podjetja, da določene naloge / dejavnosti premaknemo k uresničitvi.
Opredelitev projektnega upravljanja
Wikipedija opredeljuje vodenje projektov kot "disciplino iniciacije, načrtovanja, izvajanja, nadzora in zapiranja dela skupine za dosego določenega cilja in izpolnjevanja posebnih kriterijev uspešnosti".
Na splošno ta izraz "vodenje projektov" povezujemo z industrijami, kot so gradbeništvo, informacijska tehnologija, inženiring, zdravstvena oskrba, ki imajo kompleksen nabor komponent, ki jih lahko na določen način uredimo, da dosežemo cilj v časovnem obdobju. Čeprav vsaka panoga projektne metodologije postavlja na podlagi svojih potreb, pa je odgovornost vodje projekta skoraj enaka, vključno z določitvijo naloge, dokončanja in tudi preverjanja kakovosti dokončanega izdelka.
Faze komunikacije pri upravljanju projektov
Od zasnove do konca je pet faz, ki so bile uporabljene za dosego uspešnega artikuliranega rezultata.
1. Začetek : Ta faza določa začetek projekta. Ko vodja projekta dobi soglasje, začne dokumentacijo opisa koncepta, ki vključuje cilj, ki temelji na namenu projekta in njegovem želenem izidu, z izračunom tveganj.
2. Načrtovanje: V tej fazi vodja projekta verbalizira strategijo za dosego cilja s strogim upoštevanjem časovnice. Lahko izbere člane skupine in določi naloge / dejavnosti, ki jih med člani skupine dodelijo z določenimi mejniki in ključnimi parametri uspeha. V tej fazi se upošteva tudi nastavitev urnika dela in komunikacijske linije.
3. Izvedba: Vodja projekta izvaja vire, da ustvari želeni rezultat, kot je zapisano v projektnem načrtu.
4. Nadzor: V tej fazi vodja projekta spremlja timsko delo, da uskladi načrtovano uspešnost, kot je določeno v fazi načrtovanja.
5. Zaključek: Na končni stopnji vodja projekta končnemu izidu predloži nadrejene in olajša upravno nalogo, če ostane.
Učinkovito komuniciranje pri upravljanju projektov
Za uspešno uresničitev cilja je učinkovita komunikacija ključni dejavnik, ki ga mora vodja projekta imeti v mislih od začetka oblikovanja strategije. Zato lahko rečemo, da je učinkovita in učinkovita komunikacija življenjska sila vsakega načina upravljanja projektov. Številni projekti so neuspešni zaradi neučinkovitosti ali pomanjkanja komunikacije. Glede na poročilo PMI (Project Management Institute) naj bi vodja projektov porabil 90% svojega časa za komunikacijo z deležniki in člani skupine. Uspešno vodstvo je odvisno od jasne komunikacije o cilju, uspešnosti, odgovornosti, dosežkih, izzivih kot tudi odziv strank, s člani skupine, ki običajno pripadajo raznoliki skupini ljudi. Redno poročanje o napredku in stanju projekta zainteresiranim stranem je odločilni del učinkovitega vodenja projekta. Torej pravilno upravljanje komunikacije, ki ga sestavljajo trije procesi, v določeni meri zmanjša tveganje za neuspeh. To je nekaj učinkovitega komuniciranja pri upravljanju projektov.
- Načrt komunikacije
- Upravljajte komunikacijo
- Spremljanje komunikacije
Načrt komunikacije
Prvi korak v komunikacijskem načrtu je določitev analize komunikacijskih potreb. Obstaja toliko informacij o projektu, a katere informacije je treba poslati komu, „je pomembno, da se odločite. Komunikacijski načrt mora biti dovolj natančen, da zajema vse dejavnike, vključno z občinstvom (člani skupine, deležniki, stranka), cilj, kanal (medij komunikacije, kot so besedna, pisna) itd.
Upravljajte projektno komunikacijo
Vodja projekta je v celoti odgovoren za izvajanje komunikacijskega načrta. To vključuje -
- Zbiranje in analiza podatkov.
- Distribucija in prenos sporočil.
- Shranjevanje komunikacijskih poročil, datotek ali dokumentov.
- Pridobivanje shranjene komunikacije.
- Odstranjevanje katerega koli starega poročila o komunikaciji ali zaključka projekta ali določenega datuma.
Spremljajte komunikacijski načrt
Vodja projekta bi moral spremljati in nadzorovati načrt upravljanja komunikacij skozi ves življenjski cikel.
V okviru projektnega komuniciranja gre za „izmenjavo znanj, veščin in izkušenj“. Obstajajo tri ključna področja komunikacije, ki uspehu katerega koli projekta posvečajo veliko teže. So -
- Notranja izmenjava informacij.
- Izmenjava informacij in poročanje z zainteresiranimi stranmi na projektu.
- Trženje projektov
Pomembno je, da vodja projekta oblikuje komunikacijsko strategijo po naročilu projekta. Katere metode komuniciranja bi sledile, je resna odločitev vodje projekta. Čeprav se lahko metodologije, bodisi aktivne ali pasivne, razlikujejo na podlagi organizacijske strukture in industrijskega standarda. To so nekatere metode učinkovite komunikacije, ki jih lahko vodja projektov prilagodi za učinkovito in namerno komuniciranje s člani skupine in zainteresiranimi stranmi.
Metode učinkovite komunikacije
Učinkovito komuniciranje pomaga razviti pozitivno okolje, poiščimo nekaj načinov učinkovite komunikacije.
1. Aktivna ali sinhrona komunikacija
Če vsi člani ali stranke sodelujejo pri izmenjavi informacij hkrati, se komunikacija imenuje sinhrona.
a. Srečanje v živo - Pridružite se vsem članom ekipe na isti lokaciji.
b. Video konferenca - Video konferenca v živo.
c. Konferenčni klic - telefonski klic, pri katerem sodelujeta dva ali več ljudi.
d. Zvočni klic - Kot konferenčni klic, vendar poteka prek spleta z uporabo programske opreme, kot je Skype.
e. Računalniško podprta konferenca - avdio konferenčni klic s povezavo računalnikov, na katerih je prikazana preglednica ali dokument, ki jo lahko urejata obe strani.
f. IM (takojšnje sporočanje) - izmenjava glasovnih sporočil ali besedila z pojavnimi okni, kot je Google Hangout.
g. Pošiljanje sporočil - izmenjava sporočil prek mobilnih telefonov ali osebnega digitalnega asistenta.
2. Pasivna ali asinhrona komunikacija
Številne vrste komunikacije pri upravljanju projektov ne zahtevajo prisotnosti vseh članov skupine ali strank na istem mestu. Ta vrsta komunikacije se imenuje asinhrona komunikacija. Vključuje:
a. E-pošta - Elektronska pošta se pogosto uporablja za koordinacijo projekta in komunikacijo med člani skupine.
b. Faks - faks se pogosto uporablja po vsem svetu kot zanesljiv postopek pošiljanja dokumentov.
c. Blogi - Nekateri vodji projektov pišejo bloge o svojih izkušnjah z različnimi izzivi, s katerimi so se srečali med izvajanjem projekta. Ti spletni dnevniki so lahko v pomoč pri prihodnjem odločanju.
Z napredkom sodobnih tehnologij je mogoče zbrati vse člane ekipe iz katerega koli sveta.
Vodja projekta lahko izbere kateri koli kanal komunikacije s člani skupine ali zainteresiranimi stranmi, vendar komunikacija postane učinkovita z uresničitvijo tega, kar sporočajo, z učinkovitimi povratnimi informacijami, ki jih dobijo različne zainteresirane strani. Aktivno poslušanje, močna predstavitvena spretnost, spretnost reševanja konfliktov itd. So lastnosti temeljnih kompetenc uspešnega vodje projekta.
Priporočeni članki
To je vodnik za komunikacijo pri upravljanju projektov. Tu smo razpravljali o konceptu, fazah in različnih učinkovitih metodah komuniciranja pri upravljanju projektov. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -
- Tehnične spretnosti za vodjo projektov
- Projektna dokumentacija
- Uvod v vodenje projektov
- Najboljših 10 mitov o upravljanju projektov