Projektna dokumentacija

Projektna dokumentacija ni le preprosta naloga, ampak jo je mogoče obravnavati kot bistveno veščino današnje dobe. Od fakultete do delujočih strokovnjakov, ki delajo na projektih, ki so bistven del vsakodnevne delovne rutine, zato postane nujno, da razumejo, kako dokumentirati, zaščititi in ohraniti svoj projekt za preverjanje in prihodnjo referenco. Če posamezniki mislijo, da je to preprosta, a učinkovita spretnost projektne dokumentacije in upravljanja, lahko pri svojem strokovnem delu dodajo veliko učinkovitosti in produktivnosti.

Če pogledamo makro, je projektna dokumentacija sestavni del upravljanja projektov. V različnih tokovih, s katerimi posamezniki delajo, lahko obstajajo različne vrste projektov, dokumentacija lahko za vodjo projektov neizmerno koristi in koristi, ker:

  1. Lahko vidi, ali so izpolnjene vse zahteve projekta, če ne, kaj je treba storiti.
  2. V primeru vprašanj lahko izsledi do vira vprašanja in dela na zagotavljanju posebnih rešitev.
  3. Vsak posameznik lahko odgovarja za svoje delo, vodja projekta pa ga lahko izsledi do analitika, ki je delal na projektu, glede dela, ki ga je opravil analitik in kdaj ga je opravil.
  4. Predstavlja in služi kot dokaz, da je bil omenjeni projekt resnično izdelan.
  5. V primeru sporov in sporov je mogoče znova pregledati dokumente, ki se nanašajo na projekt, in jih uporabiti tudi za dodelitev lastništva projekta njegovemu zakonitemu lastniku.
  6. Z enostavnim pregledovanjem dokumentov upravljavec dokumentov lahko ve, kakšen je status projekta, in predviden čas do njegovega zaključka.
  7. In nazadnje, pomembno je, da je projekt urejen pravilno, lahko berljiv in primeren.

V idealnem primeru vodje projektov sledijo standardiziranim predlogam, ki so jih v preteklosti uporabljali za dokumentacijo; te predloge so uspešni projekti, ki jih je v preteklosti izvajalo podjetje. Načrti projektov, poslovni primeri, status projekta in zahteve se pogosto ponovno uporabijo za pretekle projekte, ki so bili uspešni, saj se vodji projektov pomagajo osredotočiti na njihovo kompetenco, učinkovitost in produktivnost ter zmanjšati presežne papirje, ki jih je težko spremljati in upravljati .

Spodaj je povzetek ključnih faz v življenjskem ciklu projekta in kako vsaka faza ustvari bistvene projektne dokumente, ki jih je mogoče uporabiti za preverjanje, prihodnje reference in preverjanje.

  1. Poročilo o izvedljivosti - Pred izvedbo projekta je opravljeno veliko preizkusov v smislu, ali je izvedljivo, da se ta projekt izpelje in odpelje v fazo izvajanja. Izvede se študija trenutnih tržnih trendov in kulture ter stroškovne koristi, povezane s projektom.
  2. Listina projekta - vsebuje pregled projekta, navaja ključne sestavine in cilje projekta in služi kot merilo. Vodje pomaga, da vedno znova sledijo ključnim ciljem.
  3. Specifikacija zahteve - navaja vse zahteve, potrebne za izvedbo projekta, delovno silo, finančna sredstva, tehnološke vire, surovine, posebne sklope spretnosti, dovoljenja, pravila in predpise, odobritve v različnih fazah projekta.
  4. Oblikovalni dokument - določa oblikovalsko strukturo projekta, narejen je tako, da ga zunanji človek zlahka razume, ko gleda projekt. Predstavlja arhitekturo projekta.
  5. Delovni načrt / ocena - določa časovni okvir za različne sestavne dele projekta, ki jih je treba končati v določenih rokih. Dejanski napredek je vedno v primerjavi s temi roki.
  6. Matrika sledljivosti - Pomaga slediti odgovornosti analitiku, ki dela na določenih sestavnih delih projekta, in komu se obrniti v primeru težave.
  7. Sledilnik izdaje - vsebuje seznam vseh vprašanj, hrani tudi izdaje in njihove rešitve, ki so se pojavile v preteklosti, tako da je v primeru, da ponovno pride do rešitve, zlahka na voljo
  8. Dokument o upravljanju sprememb - zajema dejanski napredek in vse spremembe, izvedene v projektu
  9. Testni dokument - shrani vse opravljene teste in njihove odgovore.
  10. Tehnični dokument - določa vse tehnične zahteve v smislu tehnologije, oblikovanja in specifikacij.
  11. Funkcionalni dokument - osredotoča se na to, kako izvajati različne funkcije in smernice, ki jih morate upoštevati, medtem ko jih izvajate.
  12. Uporabniški priročnik - Pregled vseh postopkov, pravil in predpisov. Kot standardni postopek delovanja.
  13. Načrt prehoda / uvajanja - omenja, kako bo projekt potekal od risarske plošče do izvedbe. Zajema vse korake, kako izvajati projekt.
  14. Prenos / zaključek projekta - Projekt je končan in dokumenti so shranjeni za nadaljnjo uporabo.

Zgoraj omenjene točke so bile ključna področja in viri projektne dokumentacije v različnih fazah življenjskega cikla projekta. Poleg zgornjega seznama je nekaj skupnih projektnih dokumentov, ki nastajajo v vsakodnevnih projektih, ki se izvajajo na posamezniku ali na ravni podjetja.

  1. Projektni načrt - omenja časovni okvir, vire in stroške projekta.
  2. Upravljanje s tveganji - omenja vsa tveganja, ki bi lahko nastala v projektu, lahko jih razvrstite in dodelite vire ustrezno.
  3. Dnevniki izdaj - omenjajo vsa operativna vprašanja, ki se pojavljajo, in njihove rešitve.
  4. Projektni proračun - Najpomembnejši dokument, navaja skupne stroške in pričakovane donose iz proračuna.
  5. Poročilo o stanju - omenja status zaključka in mejnike ter naslednje mejnike.
  6. Poročila o kakovosti - poročila o zagotavljanju kakovosti so pomembna, ker pred uvedbo prečkate vsa osnovna merila.

Tako je jasno, da so projektni dokumenti izjemnega pomena za uspešen zaključek projekta. Projektni dokumenti morajo biti jasni, preprosti, ustrezni in do oznake. Vsak projekt je razlika v velikosti, obsegu, rezultatih in življenjskem ciklu. Ta projektna dokumentacija mora biti primerna za zadevni projekt.

Projektni dokumenti naj bi olajšali življenje vodji projekta in vsem vpletenim. Jasno mora vsebovati vse zahteve, tveganja in vire, tako da so vse zainteresirane strani na isti strani.

Priporočeni članki

To je vodnik za projektno dokumentacijo. Tu smo razpravljali o projektnih dokumentih, ki nastajajo v vsakodnevnih projektih. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -

  1. Orodja za upravljanje projektov Google
  2. Kaj je Agile Project Management?
  3. Orodje za upravljanje projektov Jira
  4. Vprašanja za razgovor o upravljanju projektov
  5. Študija primera pri vodenju projektov

Kategorija: