Kako imeti uspešna srečanja? Srečanja so sestavni del vsakodnevnega življenja v podjetju, število ur, ki jih preživite na sestankih, pa narašča, ko se v organizaciji dvignete višje. Razen nekaj vlog, ki so po naravi „ posameznega sodelavca “, kjer je udeležbe na sestankih razmeroma manj, bo v vseh drugih vlogah velik del delovnega dne osebe preživel na sestankih.

Medtem ko lahko na stopnji vstopa odstotek časa, ki ga preživijo na sestankih, znaša le 5-10% celotnega časa, na višjih ravneh lahko ta čas doseže do 90-95% delovnega časa. Nič čudnega, da morajo biti osebe višjega razreda deloholiki, saj morajo poiskati čas nad delovnim časom, ki ga porabijo za sestanke.

Ker je toliko organizacijskega časa porabljenega za sestanke, je pomembno razumeti, zakaj imamo srečanja? Ker v veliki organizaciji vse naloge opravijo skupine ljudi, ki delajo skupaj, je večina srečanj v organizaciji notranjih sestankov za dosego katerega koli določenega namena.

Naučili se boste, da se srečujete z internimi specifičnimi učinkovitimi deli,

1. Zakaj imamo sestanke?
2. Stroški sestankov (KOM)
3. Nasveti, kako organizirati uspešna srečanja

# 1: Nasveti pred delom
# 2: Nasveti med sestankom
# 3: Delo po pošti (po sestanku)

I) Zakaj imamo sestanke?

  1. Srečanja za izmenjavo informacij : - Ti sestanki se izvajajo za izmenjavo informacij in občasnih posodobitev, na primer - učinkovito usposabljanje za sestanke, nove politike itd.
  1. Sestanki za posodobitev stanja: - Ti sestanki se uporabljajo, kadar skupina ljudi ali skupina skupin sodeluje na različnih delih projekta in jim je treba deliti posodobitve o stanju dela, ki ga opravljajo. Ti sestanki so ponavadi ponavljajoči in se ponavljajo po določenem časovnem intervalu, kot so dnevni, tedenski, mesečni itd.
  1. Sestanki pri sprejemanju odločitev : - Ti sestanki so običajno takrat, ko je treba sprejeti odločitev in si odločilec pred sprejetjem odločitve želi prispevke različnih zainteresiranih strani.
  1. Srečanja reševanja problemov: - Skupina ljudi se včasih združi v možganski vihar in razpravlja in se odloči o najboljšem načinu za reševanje problema organizacije.
  1. Razne vrste srečanj: - Lahko so še nekatera druga srečanja, kot so sestanki o inovacijah, učinkoviti sestanki team buildinga, sestanki za pregled uspešnosti, revizijski sestanki, učinkovita srečanja upravnega odbora itd.

Poleg notranjih sestankov se lahko udeležijo tudi sestanki z zunanjimi deležniki, ki se jih oseba morda mora udeležiti. Za namen tega članka bomo razpravo omejili na notranje sestanke, ki se jih mora udeleževati vstopna in srednja efektivna raven vodenja sestankov.

II) Stroški sestankov (KOM):

Ali obstaja kakšen strošek srečanj (COM)? Odgovor je dokončen, da je seštevek vseh stroškov oseb, ki se udeležujejo sestankov, in stroškov infrastrukture za sestanek. Za našo razpravo lahko domnevamo, da so stroški sestanka stroški, ki jih ima podjetje glede na čas, ki ga udeleženci porabijo za to srečanje.

Dovolite mi, da to še pojasnim, tako da vam dam primer. V večini podjetij se vodja različnih učinkovitih sestankov oddelkov običajno sestaja enkrat na teden ali dva tedna v eni ali dveh urah, da razpravlja o operativnih vprašanjih.

Recimo, da se v organizaciji XYZ Deset višjih voditeljev sestaja enkrat na teden po dve uri. Predpostavimo tudi to

  • Povprečni CTC teh višjih voditeljev je Rs 36 Lakhs.
  • Zato je povprečna plača na mesec = 36, 00.000 / 12 = 300.000
  • Zato je povprečna plača na dan = 3, 00.000 / 30 = 10.000
  • Ob predpostavki 10 ur dela na dan - Av. Stroški na uro = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
  • Čas za srečanje 10 voditeljev 2 uri = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -

Torej so stroški tega srečanja 20 000 R -. Vendar smo v zgornjem primeru uporabili zelo poenostavljen model, če dodamo več zapletenosti, če upoštevamo prednosti učinkovitih sestankov in dejstvo, da zaposleni delajo le 22 dni v mesecu itd., Dejanski stroški sestanka bodo to zlahka podvojili znesek.

Zdaj, ko ste razumeli, da imajo sestanke stroške. Ni možno razumeti, zakaj je učinkovito srečanje zelo pomembno za katero koli organizacijo, saj velik del njenega zaposlenega porabi za sestanke.

Torej, pojdimo, kako se izogniti sestankom, ki so dolgočasni, neproduktivni, neorganizirani in predolgi? Na podlagi mojih 20+ izkušenj v podjetju in obiskovanja povprečno 3+ sestankov vsak dan je nekaj nasvetov za izboljšanje učinkovitosti sestankov.

Najprej in predvsem s pravilnim načrtovanjem in pripravami je lahko vsako srečanje učinkovito in prijetno. Če vodja načrtuje pravilno in izvaja brezhibno ter ima ustrezno spremljanje, bo srečanje učinkovito.

Priporočeni tečaji

  • Spletni tečaj certificiranja v CAPM
  • Spletni tečaj o vodenju projektov
  • Program ISO 27001

III) Nasveti za uspešna srečanja

Nasvete o učinkovitih srečanjih lahko razdelimo na tri dele

  1. Predhodno delo (pred sestankom)
  2. Med srečanjem
  3. Delo po pošti (po sestanku)

# 1: Nasveti pred delom

  1. Dnevni red :
  • Oseba, ki bo vodila sestanek, se mora odločiti, kaj je namen sestanka.
  • Kakšne rezultate pričakujete?
  • Na podlagi teh je treba razviti dnevni red srečanja.

Dnevni red zasedanja mora biti zelo jasen glede pričakovanih rezultatov. Če dnevni red zasedanja ni jasen, potem želeni rezultat ne bo dosežen. Naj navedem primer, da to pojasnim - Recimo, da vas prosimo, da organizirate sestanek za pregled prodajne št. v zadnjem četrtletju in odločajo o ukrepih za naslednje četrtletje. V tem primeru lahko dnevni red seje pošljete na kateri koli drug način

  • Sestanek za pregled prodaje.
  • Preglejte podatke o prodaji za Q2
  • Razprava o prodaji.

V vsakem od zgornjih primerov dnevni red ni zelo jasen in obstaja verjetnost, da bo sestanek potekal vsepovsod in da udeleženci ne bi bili pripravljeni na sestanek, kar bo učinkovitost zasedanja drastično zmanjšalo.

Pa si poglejmo, kako bi izgledala dobra agenda tega srečanja:

Naslov: Prodajni sestanek Trajanje sestanka: 2 uri

Sr. ŠtPredmetVoditeljTrajanje
1Uvod in ozadjeJacob10 min
2Predstavitev o severni in zahodni regiji (rezultati v zadnjem četrtletju, kaj je šlo pravilno, kaj je šlo narobe)Sheena30 min
3Predstavitev južne in vzhodne regije (rezultati v zadnjem četrtletju, kaj je šlo pravilno, kaj je šlo narobe)Edie30 min
4Odprta razprava o uspešnosti, področjih izboljšanja in odločanje o strategiji za naslednje četrtletjeMatt40 min
5Pregled ukrepov s sestankaRachel10 min

Kot je razvidno iz zgornjega učinkovitega dnevnega reda sej, je jasno, da je struktura sestanka jasno določena. Udeleženci, ki naj bi se predstavili, vedo, kaj morajo predstaviti in čas, v katerem morajo opraviti učinkovito predstavitev sestankov.

Takšen podroben dnevni red bo zato pripomogel k učinkovitejšemu srečanju.

  1. Seznam udeležencev : Organizatorji večinoma ne razmišljajo o tem, kdo so tisti, ki jih je treba povabiti. Zelo pomembno je, da na podlagi rezultata, ki se zahteva na sestanku, povabi pravilen niz udeležencev.

Če nekaj potrebnih udeležencev zamudite, odločitve ni mogoče sprejeti. Druga možnost je, da na koncu povabimo udeležence, ki na srečanju niso potrebni, saj bodo zapravili svoj čas, se med sestankom počutijo dolgčas in lahko ustvarijo motnje, ki vplivajo na razprave.

  1. Drugo ostalo stvari : Nekaj ​​drugih stvari, ki jih mora organizator imeti v mislih, je to zagotoviti
  • Pravilna velikost sejne sobe je rezervirana.
  • Udeleženci vnaprej potrdijo udeležbo na sestanku.
  • Če naj bi udeleženci šli skozi podatke / bralno gradivo / pripravljalno gradivo, jih je treba poslati že vnaprej.
  • Včasih se pričakuje, da bodo vsi udeleženci svoje materiale na standardni način predstavili v takem primeru, da je treba predloge razposoditi vnaprej.

# 2: Nasveti med sestankom:

  1. Začnite sestanek in pravočasno zaključite sestanek. Če ima sestanek časovne razmike za različne točke dnevnega reda, potem spremljajte pravočasno in poskušajte zagotoviti, da se ti roki dosledno držijo.
  2. Če je mogoče, si privoščite lahke osvežitve ali čaj / kavo, saj so dobri ledolomci, in člane ohranjajte budne in angažirane.
  3. Pozdravite člane na začetku sestanka, navedite ozadje in hitro pojdite skozi dnevni red seje in pričakovani rezultat srečanja na začetku, da zagotovite, da so vsi udeleženci na isti strani.
  4. Spodbujajte razprave, da dobite vsa stališča in učinkovite ideje za sestanke. Če nekateri člani ne govorijo, jim postavite posebna vprašanja, da dobijo tudi svoje mnenje.
  5. Pogovor naj bo vedno osredotočen na temo. Zagotovite, da je razprava konstruktivna in se izogibajte ponavljajočim se komentarjem. Taktično lahko končate razprave, ko ne postanejo nikjer ali postanejo uničevalne ali neproduktivne.
  6. Na koncu seje povzemite razpravo na sestanku, dosežene sporazume, ukrepe, ki jih je treba sprejeti, in določite čas naslednjega srečanja (če je potrebno)

# 3: Delo po pošti (po sestanku):

Torej ste imeli dobro produktivno razpravo na sestanku, kjer so se ljudje dogovorili o ukrepih, ki jih je treba izvesti. Je torej v redu, da se sprostite?

Odgovor je velik "NE" in razlog je v tem, da je največji izziv katere koli organizacije ta, da ljudje po udeležbi na sestanku ne spremljajo ukrepov, ki so jim dodeljeni, in posledično ukrepi nikoli niso končani in pričakovani rezultati ne bodo doseženi.

Če želite zagotoviti, da boste dosegli pričakovane rezultate, morate takoj (v roku največ 2–3 delovnih dni) vsem udeležencem poslati zapisnik sestanka „MOM“ skupaj z dejanji, ki so prišli iz sestanka.

Na splošno bodo vaše postavke MOM in akcije vsebovale naslednje

  1. Povzetek razprave, ki je potekala
  2. Doseženi dogovori
  3. Območja, kjer je prišlo do nesoglasij in kjer so potrebna nadaljnja srečanja / razprave.
  4. Akcijski predmeti

Zdaj, ko sem prišel do elementov MOM in akcije, sem po svojih izkušnjah videl, da večina udeležencev ne ujema jasno in posledično ne izvaja. Naj to razložim s primerom.

Na sestanku, o katerem smo razpravljali zgoraj, večino časa pošljemo akcijske predmete tako.

Akcijski predmeti

  1. Izdelati prodajno strategijo za stranke C
  2. Preverite izvedljivost prodaje izdelka x
  3. Izboljšajte prodajo v Kanpurju za 10%
  4. Za nadaljnji sestanek razpravljajte o novem zaključku na jugu.

Zgornja dejanja niso zelo učinkovita, saj nimajo naslednjega

  1. Ime osebe, ki je odgovorna za dejanje
  2. Čas, v katerem je treba akcijo zaključiti.

Tako bo boljši način predstavitve akcijskih postavk

Sr. Št Čas za akcijo Odgovornost Rok Pripombe
PrimarnoPodpora
1Ustvarite učinkovito prodajno strategijo za stranke C, ki naših izdelkov ne kupujejo in bi jih morali povabiti na razpravo na naslednji pregledni sestanekMartinJinal10. okt.
2Na trgu Manhattana ustvarite testni marketinški načrt za "Product X", na podlagi katerega je mogoče načrtovati vse ravni v IndijiRickJared15. oktVključujejo tudi podrobne stroške načrtovanega oglaševanja.
3Ohio prodajno ekipo Ohio bodo novembra povečali prodajo za 10%HobertPetricija30. nov
4Do sredine novembra določite nadaljnji sestanek, na katerem boste razpravljali o ukrepih z današnjega srečanja in pregledali tržno strategijo naših konkurentov za južno regijoEric10. november

Kot je razvidno iz zgornjih akcijskih postavk, je veliko večja verjetnost, da bodo ta dejanja zaključena, saj ni dvoumnosti o tem, kdo bo končal dejanje, in časovni rok, v katerem mora biti seja zaključena.

Če povzamemo veliko organizacijskega časa, truda in denarja, ki ga porabimo za sestanke, zato je nujno, da vsak zaposleni zagotovi, da so sestanki uspešni.

Če sledite nekaj zgoraj omenjenih preprostih korakov, boste lahko precej izboljšali kakovost svojih srečanj. Poleg tega opravite kritični pregled vseh sestankov, ki se jih udeležite, da preverite, kaj je šlo pravilno in kaj je bilo narobe pri sestanku, in to bo daleč pri zagotavljanju, da postanete mojster na učinkovitih sestankih.

Upam, da smo upravičili odgovor na vprašanje, kako imeti uspešna srečanja?

Priporočeni članki

Tukaj je nekaj člankov, ki vam bodo pomagali do podrobnosti o Učinkovitih srečanjih, zato samo pojdite po povezavi

  1. Nasveti za skupinsko razpravo
  2. Različne učinkovite metode komuniciranja (koristno)
  3. 10 najboljših in najučinkovitejših korakov za ustvarjalnejše delovne načrte
  4. 10 učinkovitih korakov za postopek strateškega načrtovanja

Kategorija:

Razvoj podjetništva