Ustvarite učinkovit grafikon Gantta za projekt -
Upravljanje projektov je zapleten postopek in pogosto vključuje žongliranje več nalog hkrati. To velja za vse vrste projektov - ne glede na to, ali gre za upravljanje stanovanja ali za posebno težaven projekt za razvoj programske opreme ali za civilnega izvajalca.
Ko obstajata ena ali dve nalogi, si lahko vodja projektov zapomni, kaj je treba narediti, kdaj in kako. Kaj pa, če obstaja več sklopov dejavnosti, od katerih so nekatere povezane? Kako sledite vsem nalogam, da zagotovite, da je projekt dokončan, dobro opravljen in dobro opravljen pravočasno?
Tukaj je slika Ganttove slike. So vizualna predstavitev nalog v projektu. Ganttova lestvica izvira iz leta 1896, ko je poljski inženir Karol Adamiecki uporabil podoben grafikon za prikaz proizvodnih načrtov. Poimenoval ga je harmonogram, in ker je izšel v poljščini in ruščini, ostaja večinoma neznan. Sočasno je Američan z imenom Henry Gantt oblikoval podobno lestvico in njegovo ime nosi zdaj lestvica.
Grafikon se je veliko uporabljal v proizvodnem inženiringu. Kmalu je s pojavom računalnikov postala običajna in praktična metoda načrtovanja projektov. S spletnimi aplikacijami je Ganttova lestvica pridobila na priljubljenosti in je zdaj pogosta značilnost pri večini projektov. Zdaj pa je z Agile metodologijami priljubljenost Ganttove karte nizka. Vendar se je poskušala razvijati s časom.
Kaj je Ganttova lestvica v upravljanju projektov?
Najprej: Kaj je Ganttova tabela pri upravljanju projektov? Preprosto povedano, grafikon Gantt je vizualni prikaz stolpca v načrtu projekta.
Običajno vrstice vsebujejo različne naloge projekta, ki jih pogosto vrtijo do posameznih nalog, časovnica pa tvori stolpce grafikona.
S programi, ki ustvarijo Ganttov grafikon za projekt, lahko vidite, kje projekt kadar koli stoji. Ganttova tabela za projekt prikazuje, kdo je odgovoren za vsako nalogo, kot tudi morebitne odvisnosti med nalogami.
Tu je tipična Ganttova tabela za projekt:
Iz grafikona je na enostaven način razumljivo, kje danes projekt stoji. Tabela je izredno uporabna pri predstavitvah vodstvu in strankam, ki bodo morda želeli hitro oceno opravljenih nalog.
Odvisnosti v grafikonu Gantta za projekt
Eden glavnih razlogov, da so načrti projektov napačni, je nepravilno prepoznavanje odvisnosti. Recimo, imate projekt, ki zahteva tri različne delovne poti. Vse to se mora zbližati, da lahko projekt napreduje. Tudi če ena od delovnih poti zamuja, se celoten časovni načrt projekta sesede. Z Ganttovim grafikonom je ta odvisnost prepoznana že v fazi načrtovanja, vizualno, tako da se lahko takoj zazna kakršno koli zaostajanje, kar pomeni morebitne zamude. Kot vodja projektov lahko nato takoj razporedite vire, da zagotovite, da zamuda povzroči minimalno škodo.
V projektu obstaja več vrst odvisnosti. Vse to je mogoče označiti na Ganttovi tabeli.
- Končaj za začetek (FS): V tej vrsti odvisnosti mora biti naloga A končana, preden se lahko začne naloga B. Primer: Recimo, da delate na projektu spletnega oblikovanja. Šele ko stranke odobrijo slike, ki jih uporabljajo na spletnem mestu, lahko pride do kakršnega koli dela Photoshopa na fotografijah.
- Začnite z začetkom (SS): V tej vrsti odvisnosti je treba začeti nalogo A, da se naloga B začne. Preprost primer bi bil na področju pisanja. Pisatelj je moral začeti pisati roman, preden je začel urejati njegove dele.
- Končaj do konca (FF): V tej vrsti odvisnosti mora biti naloga A končana, preden lahko opravi nalogo B. Recimo, da delate brošuro. Naloga „ustvarjanje besedila“ mora biti končana, preden se konča naloga „oblikovanje brošure“. Oblikovanje pa se lahko začne pred dokončanjem besedila, kot je to pogosto storjeno z uporabo navideznega besedila. \
- Začeti do konca (SF): V tej redki odvisnosti se mora naloga A začeti, preden se naloga B lahko konča. To bi lahko uporabili za novo mesto, ki ga zapolnjujemo. Morda je nujno, da odhajajoči zaposleni usposobi novega zaposlenega, tako da lahko zaposleni, ki zapusti organizacijo, to stori šele po tem, ko se novi zaposli. Treba je opozoriti, da to, strogo gledano, ni profesionalen pristop.
Pri razvoju programske opreme Microsoft priporoča, da se najpogosteje uporablja shema Finish Start. Prav tako odvrača od uporabe algoritma Start to Finish, saj to lahko pomeni neskončno zamudo in morebitne krožne reference v delovnem toku. Za pravočasne uvajanja pa je mogoče uporabiti odvisnost od začetka do konca.
Koraki za ustvarjanje učinkovitega grafikona Gantta za projekt:
Postopek ustvarjanja Ganttove karte za projekt je dokaj intuitiven. Za najboljšo uporabo pa morate načrtovati tudi grafikon.
Medtem ko lahko grafikon pripravite na papirju ali v računalniku, bo naloga olajšala, če boste imeli predlogo Ganttove grafikone, v katero lahko vtaknete informacije. Večina spletnih orodij za sodelovanje vključuje predloge Ganttovih grafikonov. Za Microsoft Excel je na voljo tudi veliko predlog.
-
Sestavite obsežen seznam opravil
Ta korak vključuje razčlenitev projekta na njegove komponente Gantove karte. Če jo lahko razčlenimo v hierarhično strukturo z delovnimi skupinami, pod katere so naloge podrobneje opredeljene, bo to najbolje delovalo.
Na primer, razmislimo o nalogi ustvarjanja novega spletnega mesta
Nekatere od skupnih faz so:
- Pregled
- Obseg
- Oblikovanje
- Vsebina
- Kodiranje
- Testiranje
- Izvajanje in vzdrževanje
V vsakem od teh korakov se bodo pojavile dodatne naloge. Najbolje je vrtati čim globlje, tako da so naloge jasno opredeljene.
Na primer, če upoštevamo fazo vsebine, so lahko vključene naslednje naloge:
- Zbiranje in pregled besedila
- Zbiranje in pregled grafičnih elementov
- Ustvarjanje / prepisovanje besedila
- Ustvarjanje grafičnih elementov (lahko vključuje fotografiranje itd.)
- Urejanje slik
- Urejanje besedila
- Dokončanje vsebine
Ali katere koli druge korake, ki so lahko pomembni za vaš projekt.
Podobno je treba našteti vse naloge, čeprav na videz trivialne.
-
Naštejte odvisnosti nalog
Našteti je treba odvisnosti opravil. Dovolj bi bil preprost Excel list ali celo Word tabela.
Kateri so koraki, ki so odvisni od drugih?
V našem primeru se lahko urejanje vsebine začne šele, ko se oceni obstoječa vsebina in po potrebi ustvari nova vsebina. Fotošopiranje je mogoče le po fotografiranju.
Pomembno je zabeležiti odvisnosti, da bo načrtovanje Ganttovih grafikonov postalo lažje in strožje.
To je odvisno tudi od vaše organizacije. Če so skupine manjše in je virov malo, je morda smiselno, da najprej narišete svoje vire in nato časovno razporedite. Če je vaše veliko podjetje s širokim bazenom virov, je morda smiselno, da najprej ustvarite časovnico.
-
Ustvari časovnico za projekt
Za menedžerje, ki se radi prej spustijo in umazajo, je to najbolj majhen del Ganttove karte.
Ko so naloge pripravljene, se ustvari časovnica. Dejavnik med vikendi in prazniki.
V programski opremi, kot je SmartDraw, se grafikon Gantta za projekt ustvari takoj, ko vnesete podatke na uporabniku prijazen zaslon. Toda z drugo programsko opremo ali predloge programa Excel boste morda morali vnašati vrednosti na samo preglednico Ganttova grafikona.
Ker je grafikon Gantt orodje za vizualizacijo načrta, razpoložljivost specializirane programske opreme ne bi smela biti toliko pomembna.
Časovni roki so odvisni od stranke in če ima stranka določene časovne omejitve, poskrbite, da si čas pametno razdelite med naloge.
Ta časovnica bo spremenjena in verjetno ne bo dokončna, vendar jo poskusite čim bolj približati končni.
-
Vsako nalogo dodelite skupini ali osebi
Kot vodja projektov boste morali določiti najboljši način za to delo. Ocenite svojo ekipo. Ugotovite, kdo bo najbolje deloval za katero nalogo. Nalaganje projekta na grobo časovnico v prenosni računalnik ali programsko opremo vam bo pomagalo tudi zagotoviti, da se viri ne podvojijo dvakrat - potrebna na dveh mestih hkrati.
To lahko traja nekaj časa, vendar je to pomemben del, ki ga je treba popraviti.
Nekatera vprašanja, ki bi vam lahko pomagala privezati ustrezne ljudi, so:
- Ali bo ta vir primeren za vlogo stranke?
- Ali bo ta vir zmožen uskladiti in sodelovati z drugimi?
- Ali bo ta vir lahko hitro obrnil stvari?
- Ali je ta vir boljši pri večopravilnosti ali globinskem opravljanju ene naloge?
- Od kdaj je ta vir na voljo? Naloge bodo dodeljene glede na to, ali je vaš projekt kritičen do virov ali časovno kritičen.
Na tej točki mora biti tudi v vaši organizaciji več jasnosti:
- Kdo se odjavi pri oblikovanju? Na besedilo? Na proračune?
- Ključnega pomena je zagotoviti, da ima oseba, zadolžena za odpis stvari, dovolj prostora. Če se vodja vsebine, zadolžen za vse vsebine, odpravi na načrtovano potovanje v tujino, se prepričajte, da je to upoštevano v časovnici.
To bo zahtevalo nekaj usklajevanja s kadrovskimi službami in drugimi vodji projektov ter jih sprejelo.
Zdaj lahko posameznim virom ali skupinam dodelite naloge, ki so že časovno določene in preslikane glede na odvisnosti.
To bi moralo biti to, kajne? Še en končni in ključni korak ostaja.
-
Delite in izpopolnite
Ko se zdi, da je vse na svojem mestu, ga postavite skupaj s ključnimi deležniki. Dobra praksa je, da grafikon delite z vso ekipo, da zagotovite, da niste zamudili ničesar pomembnega.
Pripravljen je za skupno rabo s stranko in po odobritvi je vaša Ganttova karta za projekt pripravljena za uporabo!
Omejitve Ganttovega grafikona za projekt
Buzzword pri upravljanju projektov programske opreme je Agile. Agilne metode so povsod in njihovo sprejetje se iz dneva v dan povečuje.
Tradicionalni Ganttov grafikon za projekt je zelo omejen za sodobne programske projekte, saj je poudarek na prilagodljivosti. Ganttova shema načrtuje celotno vnaprej, in če se (bolje, kdaj) urniki spremenijo, jih je zelo težko obravnavati. In čas, ki ga porabimo bolje, porabimo za posodobitev Ganttove karte.
Agile projekti lahko uporabijo kratke šprinte (v primeru Scruma) ali najprej delajo na najnujnejšem delovnem mestu (kot pri Kanbanu), priprava Ganttove karte na tedne preprosto ne bo mogoča. V drugih odzivnih projektnih metodologijah, kot je ekstremno programiranje, bo to preprosto izguba časa, saj so načrti, ki jih je mogoče načrtovati, zelo kratki.
Vodje projektov v programski opremi so poročali o nekaj uspeha pri uporabi Ganttovega diagrama za sledenje posameznim šprintom. Drugi so pooh-pooh ideji, rekoč, da je Ganttova karta za projekt, ki temelji na modelu vodenja projektov Waterfall.
Ganttove karte imajo tudi sloves, da poskušajo prikazati preveč informacij. Palice z raznolikimi barvami, ki označujejo različne vire in odvisnosti, so lahko zapletene projekte zelo zmede.
Vendar je Ganttova tabela še vedno priljubljeno orodje za načrtovanje v več panogah. Pravzaprav igrajo veliko vlogo pri bolj procesih zasnovanih projektih, kot je razvoj spletnih strani.
Namesto Ganttovega grafikona za projekt
Ganttova karta je v bistvu črtni diagram razporedov opravil. Vsak kos papirja, vključno s podrobnim seznamom opravkov, lahko doseže isti namen.
Nekaj drugih načinov za Ganttov grafikon za projekt vključuje:
- Podroben seznam opravil
- Tabela, ki spremlja napredek vsake zgodbe / šprinta, v primeru Agile projektov
- Kanban deska: preprosta plošča s tremi stolpci - opraviti, narediti in narediti v najpreprostejši obliki
- Druga orodja, ustvarjena posebej za Agile projekte, na primer Sandglaz
Ganttove karte so daleč daleč, saj so služile proizvodni in storitveni industriji. Procese so naredili toliko bolj pregledne in se prilagodili kar najbolje za zahtevnejšo programsko industrijo.
Medtem ko se je njihova priljubljenost nedvomno močno znižala, še vedno ostajajo prvo vodstvo projektov po vsem svetu na začetku projekta.
Priporočeni članek
To je bilo vodilo za ustvarjanje Ganttovega grafikona za projekt. Tu smo razpravljali o korakih za učinkovito oblikovanje Ganttove karte za projekt. Za več informacij si lahko ogledate tudi naslednje članke -
- Vodenje projektov slapov
- Kanban: Koristni korak?
- Top 5 vrst orodij za poročanje o upravljanju projektov
- 20 vznemirljivih vprašanj o intervjuju z delovnim mestom
- Pomembno za Visual Basic - Graf z dinamičnim vhodom