Naša je virtualna doba in ne potrebujem vam, da vam povem, da vsi živimo vzporedno v spletu.
Študije kažejo, da je več kot 90% ljudi v starosti od 12 do 20 let, ki imajo dostop do internetne povezave, povezanih 24/7 in je lažje komunicirati prek spleta kot pisati dejanska pisma ali sporočila.
Socialni mediji so povečali tok komunikacije po internetu kot še nikoli doslej. Takojšnje sporočanje, klepet, e-poštno pošiljanje, objavljanje, tvitkanje, v spletu poteka veliko dejavnosti, ki jih bodisi sprožimo bodisi se odzovemo nanje.
E-poštna sporočila so že davno prevzela mesto papirnate pošte v naši dnevni shemi stvari. Namizje / prenosni računalnik, Wi-Fi povezljivost ali dongle in prav ste pripravljeni. In hitrost je dodatna prednost.
V zadnjem desetletju je e-pošta postala najprimernejši način povezovanja z ljudmi, postavljenimi na razdalji. Zakaj razdalje, nekateri od nas celo pošiljajo e-pošto ljudem, ki živijo v hiši zraven nas! Pred prevzemom aplikacij za mobilno sporočanje so bila e-poštna sporočila edini način, kako smo lahko načrtovali piknike, druženja, zabave ali izmenjavo slik ali informacij s prijatelji ali družino.
Večina nas ve, kako streljati prijazna e-poštna sporočila ob padcu klobuka in raje kot hitrejšo in bolj priročno možnost pisanja pisem. In dejstvo, da ta neuradna e-poštna sporočila v nobeni meri ne prispevajo k njihovi priljubljenosti slovnice ali sestave. Ni vam treba porabiti časa za razmišljanje o tem, kako uglasiti pošto družinskim kolegom ali sosedskim prijateljem; samo napiši.
Toda profesionalna e-poštna sporočila so v celoti drugačna igra z žogo. Čeprav so manj uradne od tiskane opombe ali pisma, so kljub temu po svojem tonu in teksturi tako organizirane in upoštevajo slovnična pravila.
Preden se lotimo podrobnosti pisanja učinkovitega profesionalnega formata e-pošte, naj vas popeljem skozi nekatere možne namene take formalne komunikacije.
Lahko napišete strokovna e-poštna sporočila za -
- Prijava na delovno mesto, štipendijo ali nepovratna sredstva
- Zahtevajte dovoljenje ali uslugo
- Dajanje ali zahtevanje informacij
- Zahteva za ukrepanje na nečem
- Odziv na uradno komunikacijo ali potrditev njenega priznavanja
- Pisanje o neki težavi, ki jo močno čutite
- Pritožba zaradi storitve ali izdelka
To so samo okvirni primeri; razlogi za pisanje formalnih e-poštnih sporočil so lahko izčrpni.
Ker vse te zadeve vključujejo oblast in pisarno, je samoumevno, da je treba ton in jezik skrbno nadzorovati. Skratka, čas, da upoštevate svoje ps in vprašanja.
Torej, spustimo se medenine. Kako razmišljate o strukturiranju in sestavljanju e-pošte na način, ki bi bil hkrati privlačen in učinkovit? Torej, kako boste dosegli svojo poanto?
Ponovno pustimo sedem C komunikacij:
- Popolnost: Vaša komunikacija mora biti popolna, tako da navedete potrebne podrobnosti in navedete njen namen
- Jedrnato: Doseči je treba, da se ne po nepotrebnem hrešča
- Jasnost: Vaš namen mora biti jasen
- Konkretnost: Sporočilo mora biti posebno, podpirati dejstva in dokaze
- Skladnost: Mora biti smiselno
- Vljudnost: Upoštevati je treba vljudnost in vzajemnost
- Pravilnost: Komunikacija mora biti brez slovničnih napak
Upoštevajte zgornja merila, zato naj bo vaš e-poštni naslov jasen, popoln, skladen dokument, ki v idealnem primeru ne bi smel zahtevati nadaljnje pošte z razlago in navodili.
Lažje reči kot narediti, kajne? Kolikokrat ste se usedli, da ste sestavili eno natančno pošto, in pozneje ugotovili, da gre za nesramno in brezskrbno ali navadno cviljenje ali nesmisel? Prepričan sem, da smo se vsi soočili s tovrstno dilemo: ali biti čist in neposreden ali pa biti vljuden in krožen.
7 nasvetov za izboljšanje profesionalne e-pošte
Začnimo torej z osnovami.
-
Miselno ponovite namen svoje pošte
Zakaj pišete e-poštno sporočilo? Kaj želite, da naredi sprejemnik? Če ste v mislih glede pričakovanega odziva, ki ga želi vaš e-poštni naslov, lahko sestavite svoje sporočilo in to upoštevajte.
Naj navedem primer.
Recimo, da Dorothy želi, da ji njen dekan na fakulteti priporoči štipendijo. Njen namen pri pisanju e-pošte je dekano spomniti na njeno verodostojnost kot študentko, na njen nastop na fakulteti in njeno splošno iskrenost. Zdaj mora vse to navesti v pošti, ne da bi se hvalila s seboj ali ne da bi bila videti preveč naporna. Prav tako mora od svojega dekana zahtevati, da v določenem roku napiše priporočilno pismo. Namen njenega e-poštnega naslova bi bil:
- a) Navedbo mandatov študentk
- b) Obveščanje svojega dekana o štipendiji, za katero se je prijavila
- c) Pridobitev priporočila v takem in takem datumu
Ko ji bo v glavi jasno, kaj hoče, lahko ustrezno pripravi pošto.
Analizirajte tudi svojega bralca. Kdo je / ona? Kakšna bo verjetno bralčeva reakcija na branje vaše pošte. Na podlagi te analize oblikujte svojo pošto.
-
Odločanje o zadevi
Recimo, da pošiljate prošnjo za zaposlitev.
»Odpiranje zaposlitve« ali »Marketinški pripravnik« v zadevi je preveč nejasno, ko pošiljate e-poštno prijavo. V zadevi morate navesti delovno mesto, za katero se prijavljate, skupaj z oddelkom ali oddelkom ali krajem napotitve, če so bili navedeni v oglasu za zaposlovanje.
Mislite na to kot na eno vrstico e-poštnega sporočila. Zadeva pove prejemniku, kakšen je vaš namen pošiljanja pošte. Zahteva tudi posebne ukrepe, kot so:
„ Udeležba na seminarju ___________ (tema) ob _________________ (prizorišče) dne __________ (datum in ura) “
Or
» Popravila in vzdrževanje namiznih računalnikov - Zahteva za ponudbe «
Takšni naslovi v vrstici zadeve obvestijo sprejemnika o podrobnih podrobnostih in upoštevajo pravila jasnosti in jedrnatosti, o katerih smo govorili prej.
-
Pozdrav in pozdrav
Se spomnite lekcij vljudnosti in vljudnosti, ki so nam jih učili v šoli mlajših? Da, to so relevantne tudi zdaj. Profesionalni e-poštni naslov se mora vedno začeti s pozdravom.
" Spoštovani ali gospa (glede na primer) " ali " Pozdravljena gospa Merchant (če veste, kakšno je ime prejemnika), "
Ko pišemo e-poštno sporočilo (neuradna pošta), pridemo do točke, pri čemer ne potrebujemo uporabe ps in vprašanj s prijatelji. Toda profesionalna e-poštna sporočila niso popolna brez ustreznega pozdravljanja, ki mu sledi pozdrav ali vljudno odpiranje, na primer:
" Hvala za vabilo "
Or
" Topli pozdravi "
Or
" Priznamo vašo pritožbo in močno obžalujemo vaše neprijetnosti. "
Poleg razbijanja ledu, tako rekoč, takšno odprtje prepozna tudi bralca pošte kot pomembno osebo.
-
Sestavljanje pošte
To je tehnično najtežji del posla, saj je to bistvo zadeve. Vaš e-poštni naslov mora upoštevati slovnična pravila in imeti odprtje, telo in zaključni del. Uvodni del se nanaša na prejšnjo korespondenco ali ukrepanje, če obstaja. Navaja tudi namen pisanja pošte.
Ne pozabite, da danes vodstveni delavci prejemajo pošto s tovornjaki in branje vseh teh je nemogoče. Večina strokovnjakov pregleduje temo in uvodni del pošte, s čimer si je mogoče ogledati le, če se jim zdijo ustrezni in ustrezni.
Zato ne čakajte, da zadnji odstavek navede svoj namen. Verjetno se bo bralec odpovedal, preden doseže ta odsek. Prav zato sta tako pomembna kratkost in jedrnatost. Osnovne informacije so pomembne, a prosim, bodite kratke. Pridite do točke, ko lahko.
Če v vašem e-poštnem sporočilu obstaja veliko dejanskih podatkov ali informacij, uporabite krogle. Te so lažje skozi.
Označite ustrezna področja . Prebiranje teh razdelkov mora bralcu povedati, kaj želite.
Ne bodi nejasen. Jasno navedite, kaj je treba storiti. Čeprav ni mogoče natančno določiti pogojev v prošnjah za zaposlitev ali prošnjah za nepovratna sredstva, bralca opomnite, za kaj pišete.
Vaš e-poštni naslov mora biti hkrati kratek in popoln. Zdi se, da je visok red? Sploh ne.
- Samo sestavite seznam točk, ki jih želite vključiti v pošto.
- Na seznamu se prepričajte, ali vključujete vse točke.
- Preverite besednost. Izbrišite odvečne podatke.
- Prepričajte se, da se e-poštno sporočilo ne zadržuje na straneh. Po potrebi navedite podporne podatke v prilogah (več o tem kasneje v tej objavi)
- Prepričajte se, da vašemu e-poštnemu sporočilu ni treba spremljati bitov in informacij v poznejši pošti. Poskusite, da bo pošta popolna korespondenca sama po sebi.
Vedno vljudno odpirajte in zapirajte pošto. Po zaključku pošte zaprite s sporočilom " Lep pozdrav " ali " Hvala in spoštovanje " ali običajnim " S spoštovanjem ", nato pa še vaše ime. Če je mogoče, pred svojim imenom dodajte svoj podpis.
Ko je sestavni del končan, si privoščite udarce po hrbtu! J
Končali ste s težkim delom. Zdaj ostaja pregled in urejanje ter dajanje dodatnih informacij.
-
Uporabi vljuden jezik in bodi do izraza
Se spomnite »Cs« jedrnatosti in vljudnosti? Formalna komunikacija mora biti vljudna in neosebna.
" Obveščamo vas, da je zadnji datum prispevkov 20. oktober 2015. Vaše vnose pošljite v tem datumu. "Se ne sliši vljudno in jasno? Prav tako določa ukrepe, ki jih je treba izvesti v določenem roku.
Naredite grobo osnutek e-poštnega sporočila in ga preberite, tako da se postavite v položaj prejemnika. Ali zveni vljudno in vljudno? Ali navedete vse potrebne podrobnosti? Ali je vaše sporočilo točno? Se resno slišiš? (Rdeča opozorila! Nevarnost je v redu s prijatelji, ne v profesionalnem scenariju, še posebej, ko pišete po e-pošti nekomu, ki ga ne poznate kot osebo). Zato raje upoštevajte nekaj nasvetov za pisanje e-pošte, preden začnete pisati poljubno pošto.
Preberite in preglejte svojo pošto glede morebitnih slovničnih in črkovalnih napak in napak v informacijah. Če je mogoče, poiščite tretjo osebo, da jo prebere in ji posreduje povratne informacije. Objektivno oko lahko pogosto nakaže, kaj vi kot vpletena stranka ne bi mogli videti.
-
Zagotavljanje kopij
Če vaš e-poštni naslov zahteva usklajevanje ali odobritev drugih oddelkov ali uradnikov, ne pozabite označiti kopije (cc) zanje. Pošljite si tudi prazno kopijo (bcc) za nadaljnjo uporabo.
Vendar bodite previdni, ne streljajte po kopij nepovezanim osebam. To se najverjetneje zgodi, ko odgovarjamo na skupinska sporočila; pogosto pritisnemo na gumb "odgovori vse", namesto da na pošiljatelja odgovarjamo izključno.
V tej dobi preobremenjenosti informacij je zadnja stvar, ki jo želi imeti strokovnjak, prepolna mapa s prejeto pošto z veliko nepovezanih kopij pošte, ki so ji označene. J
-
Dodajanje prilog
Če pošiljate prošnjo za zaposlitev ali informativno pošto, morate priložiti ustrezne dokumente s svojo pošto. Pošta brez ustrezne priloge je kot kuverta brez pisma!
Veliko časa se zapravi, ko se po pošti ne priložijo priloge. Sprejemnik bodisi odloži ali mora pisati nazaj, v katerem zahteva, da se pošljejo potrebne informacije. Nato pošiljatelj pošlje drugo pošto z isto.
Zdaj ste vsi pripravljeni in sedi, da pišete. Naj spremenimo obliko za vašo pripravljeno referenco :
- Za: ID pošte prejemnika
- Od: ID pošiljatelja
- Cc: (Kopiraj v)
- Predmet pošte
- Pozdrav
- Telo beležke
- Zapiranje
- Pošiljateljev podpis in / ali ime
To je groba oblika; lahko improvizirate, ko se seznanite s postopkom.
Pred navijanjem naj vas še enkrat popeljem s specifikacijami:
- Uporabite kratko, opisno vrstico
- Pozdravite prejemnika z "Spoštovani gospod / gospa …" ali "Pozdravljeni, ……"
- Bodite natančni in natančni
- Ne uporabljajte priložnostnega jezika, bodite formalni
- Zaprite pravilno s svojimi začetnicami / imenom / podpisom
- Kopija zadevnih oseb
- Podpora s potrebnimi nastavki
Zdaj, ko imate dovolj vložkov, se pisite (ali raje klikajte), fantje! ?
Želim vam vso srečo!
Sorodni tečaji: -
Usposabljanje za e-poštni marketing
Zgradite zmogljivo ciljno bazo e-pošte