"Učinkovita komunikacija je 20, kar veste, in 80, kako se počutite glede tega, kar veste." - Jim Rohn
Tehnike poslovnega komuniciranja - s porastom tehnologije in vse globalizacijo poslovanja se spreminjajo tudi sredstva za učinkovito poslovno komunikacijo. Z rastjo in rastjo vašega podjetja boste na svojem delovnem mestu zagotovo zahtevali praktične in informativne načine poslovne komunikacije.
Tudi raziskave kažejo, da se način poslovne organizacije pri ravnanju s komunikacijo zaposlenih vitalno spreminja, da bi poslovna komunikacija postala učinkovita na delovnem mestu.
V raziskavi, ki jo je leta 2012 izvedel Towers Watson, je bilo ugotovljeno, da podjetja, ki spodbujajo učinkovite strategije poslovnega komuniciranja, pogosto uporabljajo razprave medsebojno skupaj z interaktivnimi mediji, da ostanejo povezani s svojo ekipo.
Takšne organizacije so 2, 5-krat večje kot uspešna podjetja zaradi učinkovite poslovne komunikacije. Glede na pomembnost učinkovite poslovne komunikacije smo pripravili deset najboljših idej, ki jih promovirajo. Poglejmo jih:
Učinkovito poslovno komuniciranje:
1. ideja: Pomembno je predstaviti pomembno poslovno komunikacijo
Ugotovimo, kaj deluje najbolje - nekomu pokažejo ali pokažejo, kako je treba to storiti?
Odgovor bo res pokazal, saj je vizualno učenje zelo koristen način poslovne komunikacije. V primeru, da podjetja želijo prenesti veliko informacij, bodo nekatere izgubljene, ko bo postopek poslovnega komuniciranja končan.
Za ustvarjanje "lepljivega učinka" na sprejemnikih, glede na demografske odjemalce ali prodajne cikle, ekipa ne bo porabila vseh informacij na besedilnih straneh. Po drugi strani pa bodo vizualni prispevki zagotovo pomagali pri razumevanju vsakega, kar ekipa potrebuje.
Ustvarite infografike, ki so preprosto, a zelo privlačno orodje za prikazovanje informacij na prijeten in prijeten način. Te lahko enostavno ustvarite z uporabo orodij, kot so vizualno in Infogram.
Infografika je zelo spreten slog, s pomočjo katerega lahko dejstva in številke postanejo lahko prebavljive, prav tako pa jih je mogoče preprosto prenesti nazaj.
Primer Warby Parker uporablja infografike v obliki slikovnih gradiv, da celotno leto zajame svojo ekipo. Warby Parker, specialist za oblikovanje steklenih okvirjev, pripravi svoje letno poročilo z vizualnimi vsebinami, v katerih prikazuje pomembne mejnike leta.
2. ideja: Dajte in vzemite konstantne povratne informacije
Povratne informacije niso vedno negativne, ampak pozitivne povratne informacije so vedno osredotočene na izboljšave in pomoč pri razvijanju zaupanja in medsebojnega sodelovanja. Tako zaposleni kot delodajalec lahko izboljšajo svoj način delovanja z uporabo konstruktivnih povratnih informacij.
Podjetje s tem, da je odprto za povratne informacije, predstavlja podobo, ki je odprta za konstruktivno kritiko, hkrati pa pozdravlja prispevek vseh v podjetju.
To zagotovo pomaga pri povečanju učinkovitosti na delovnem mestu, saj bodo vsi opravljali svoje delo na boljši način. Kateri je najboljši način za povratne informacije?
Anketa je najpreprostejši način zbiranja prispevkov ali povratnih informacij osebja o vsem, od delovne kulture do novega zaposlitvenega procesa ali zadovoljstva z delovnim mestom.
Nekatera od dobro znanih orodij anketiranja so SurveyMonkey (pomaga pri pošiljanju anket) in 15 Five samo potrebuje 15 minut, da zaposleni hitro odgovorijo na nekaj vprašanj vsak teden.
Da bi bili odzivi bolj iskreni in dobili kritične odgovore, bi morali člani skupine imeti možnost, da se odzovejo, ne da bi razkrili svojo identiteto.
Primer: ING Direct Canada pooblašča svoje zaposlene, tako da jim zagotavlja delovna mesta in tudi pisarne.
Vsakdo se lahko pogovarja s kom, voditelji pa vedno poskušajo odstraniti ovire s sprejemom kakršnih koli povratnih informacij ali prispevkov svoje ekipe.
Povratne informacije so lahko pozitivne ali negativne, zaposleni pa nikoli niso zaskrbljeni glede sodelovalnega okolja, v katerem delujejo.
3. ideja: Bodite pozorni
Mnogi med nami se zmedejo med poslušanjem in pozornostjo. Tako večina zaposlenih spregleda ta enostaven in preprost nasvet za učinkovito poslovno komunikacijo.
Medtem ko z nekom govorite ali komunicirate, ne poslušajte le, kar govori, temveč bodite pozorni in si miselno opomnite.
Če v ekipi prejmete e-poštno sporočilo o kateri koli težavi, je ne prezrite. Poskusite poiskati vprašanje glavnih podrobnosti, ki se skrivajo v poslanem sporočilu.
Če se kateri od članov ekipe javi na kakšno prigovarjanje, položite uho, se prepričajte, da ste pozorni na to težavo.
4. ideja: Bodite jasni in samozavestni
"Če tega ne znaš preprosto razložiti, ga ne razumeš dovolj dobro."
-Albert Einstein
Jasnost je najpomembnejši del učinkovite poslovne komunikacije. Medtem ko pišete ali govorite, bi moralo biti jasno, kaj želite prenesti. Večinoma so sestanki kratki in časovno omejeni, zato je bolje, da razvijete jasnost o tem, kaj govorite in želite pojasniti.
Zaupanje je še en pomemben element, ki ga je treba jasno izraziti. Večina učinkovitih javnih govorcev izraža prepričanje s svojim slogom govora.
To je najboljši način za ohranjanje ljudi, ki sodelujejo v pogovoru. Ta angažirana tehnika zahteva samozavest, skupaj z boljšimi poslovnimi komunikacijskimi sposobnostmi.
Izkazati morate pripravljenost za izmenjavo strokovnega znanja in znanja s člani skupine; to bo zagotovo spodbujalo jasnost in zaupanje v delovno kulturo.
5. ideja: ustvariti pozitivno kulturo
Kultura so ljudje, ki jih organizacija najame, in način upravljanja ljudi v organizaciji ali način komuniciranja članov skupine.
Vsaka organizacija, ki spodbuja zdravo kulturo, bo kulturo aktivno delila z ekipo. Okrepitev pozitivne in podporne kulture bo razvila jasno razumevanje med zaposlenimi.
Kulturo je nekaj zelo težko opredeliti v smislu, ker se razvija v določenem obdobju in s kulturno raznolikostjo med organizacijami, ki se povečuje med organizacijami, postaja pogoj za vsako organizacijo.
Z enostavnim pisnim uokvirjanjem praks in organizacijskih vrednot lahko podjetje zlahka promovira kulturo v skupinah. Tako bo ekipa učinkovito sledila svojim voditeljem, medtem ko bo te prakse izvajala.
Eden izmed zelo učinkovitih načinov komuniciranja o kulturi podjetja je uporaba pomoči iz kulturne zbirke. Kulturne palube so neke vrste vizualne slike, ki jih ustvarijo organizacije, s katerimi se lahko pozneje posvetujemo tudi z zaposlenimi.
Ustvarjalni vidik kulturnih plošč je zelo berljiv, poleg tega pa tudi zelo prijetne stvari.
Nekatere odlične lastnosti, ki jih mora imeti kulturna plošča, so:
- Poslanstvo organizacije
- Vrsta ljudi, ki se zaposlijo in zaposlijo v organizaciji
- Podjetje vrednoti podrobno
- Uporabljena orodja kot tudi slogi poslovnega komuniciranja
- Izzivi, s katerimi se podjetje sooča
- Upravljanje slogi in pričakovanja zaposlenih
Na primer, Netflix uporablja kulturne plošče, ki so bili v poslovnem sektorju takojšen hit, saj so bili zabavni, pristni, zelo preprosti, jasni in vnaprej razmišljajoči.
Preglednost, prikazana v kulturnih krovih, je pripomogla k krepitvi verodostojnosti organizacije in je Netflix prikazal kot odlično mesto za delo.
6. ideja: Redno objavljajte objave in novice
Večja kot je velikost organizacije, težje je prenašati sporočilo vsakemu zaposlenemu v organizaciji. Za reševanje tega vprašanja poslovnega komuniciranja v organizacijah je treba razviti učinkovite metode ali načine.
Osebje ne bere redno e-poštnih sporočil; večina osebja popolnoma prezre sporočila intraneta. Prav kuhinjska brbotanja hitro potujejo in dosežejo vse v družbi.
Zelo učinkovit način komuniciranja s celotno ekipo v določenem roku je redno objavljanje novic ali posodobitev na pisarniških zaslonih. S svojo tehnologijo lahko televizijske zaslone kar najbolje izkoristite z deljenjem posodobitev, ki so povezane z:
- Domača stran ali blog podjetja
- Prihajajoči dogodki ali srečanja
- Priljubljeni viri novic
- Izdelke fotografirajte skupaj s slikami ekipe
- Prodajne metrike in KPI-ji
- Nova delovna mesta
- Novo zaposlovanje ali napredovanja v organizaciji
- Promocijske kampanje ali videoposnetki
- Nagrade in priznanja
Tako kot ESPN tudi Wall Street Journal itd. Stalno obveščajo zaposlene o najnovejših povezanih zgodbah industrije ali o priljubljenih mestih. To bo ekipo zagotovo sproti obveščalo o najnovejših novicah, ki so zanje pomembne.
7. ideja: naredite posodobljene najave podjetja
Kakšen je nov izdelek na bloku in kdaj je datum predstavitve? Kakšna bi bila cena novega izdelka? Kakšen je ciljni datum za začetek ponovnega trženja izdelka?
Komaj je pomembno, kaj podjetje prodaja, pomembno je, da bi morali biti vsi zaposleni in menedžerji na isti strani glede na najnovejši razvoj v organizaciji.
V tem primeru je najboljše orodje obvestiti vse člane skupine ali zaposlene v podjetju o trenutnem položaju ali načrtu izdelkov.
Načrt, tako kot infografika, je zelo priročno vizualno orodje, ki pomaga zaposlenim, da natančno vedo, kaj se še zahteva od njih, preden se začne novo.
Nekatere značilnosti načrta vključujejo:
- Vizija izdelka
- Podrobne lastnosti izdelka
- Meritve in KPI-ji
- Časovni roki in mejniki
Načrt je zelo učinkovito orodje, ki kontekstualno prikazuje vlogo vsakega člana ekipe skupaj s končnim ciljem. Razvija tudi okvir, ki pomaga vsakemu članu skupine pri načrtovanju uspešne prihodnosti svojega izdelka.
Uporabite lahko zelo učinkovito in koristno orodje, ki pomaga pri izdelavi časovnih načrtov in se imenuje Aha! Zelo uporabno orodje, ki ga je mogoče posodobiti, skupaj z napredkom podjetja.
8. ideja: Spodbujanje samoporočanja
Vsi na tem svetu si želijo biti vodilni in ne marajo, da bi bili nadzorovani ali upravljani. Ista teorija velja tudi za organizacije. Zato prenehajte z upravljanjem z mikroma, tako da moštvom dajete svobodo in odgovarjate za svoje delo.
Vsak zaposleni preprosto želi, da je njihovo delo dokončano. Ker ste dober menedžer, morate prenehati voditi zavihek zaposlenega vedno znova. Namesto tega jim dajte pravico, da se prijavijo ob koncu vsakega dne ali do konca tedna.
To lahko storite enostavno z dnevnimi / tedenskimi posodobitvami e-poštnih sporočil, kratkimi hitrimi požarnimi sestanki ali rednimi rednimi akcijami. Samoporočanje bo odgovorno za svoje delo, ne da bi imeli občutek nadzora.
To bo zagotovo pomagalo pri spodbujanju učinkovite poslovne komunikacije, ki jo izvaja Shopify, ki uporablja orodje, imenovano iDoneThis, za pošiljanje rednih opomnikov v obliki e-pošte ekipam.
9. ideja: sprejeti pristop vroče
VROČ pristop je mogoče razviti kot:
H- Iskren
O- Odprto
T- Dvosmerni
To je zelo učinkovit pristop, ki spodbuja učinkovito in pozitivno poslovno komunikacijo v organizacijah. Večina uspešnih organizacij danes izvaja strategijo HOT, da ohrani višje standarde poslovnega komuniciranja in doseže tudi zaželene rezultate.
Nekateri osnovni temelji te strategije so:
- Vedno sledite poti resnice, ki govori o lažnih informacijah ali razkritju dejstev bo prišlo do najslabših situacij, če jih ugotovite.
- Vedno bodite odprti, saj bo to pomagalo pri spodbujanju odprtosti med člani skupine.
- Vedno sprejemajte dvosmerno komunikacijo tako, da boste dovzetni za stališče drugih, da vzpostavite boljšo poslovno komunikacijo, hkrati pa drugim omogočite, da spregovorijo.
10. ideja: diplomatsko reševanje konfliktov
Recept za ustvarjanje konflikta je zelo preprost, le malo ljudi postavite v skupno sobo 7 ur vsak dan in 5 dni v tednu. Zagotovo je, da bi se čez teden ali več ustvaril konflikt celo v zelo intelektualni in kompatibilni ekipi. Preden konflikti pokvarijo komunikacijo med ekipami, jo poskušajte prikovati v popek.
Zaposlenim samo povejte, da so vrata sobe vedno odprta, spodbujajte preglednost in jih prosite, da stopijo v stik z direktorjem, kadar koli se v podjetju pojavi kakršen koli spor ali težava.
Ustvarite iskreno in prijetno okolje okoli sebe, kjer se počutijo prijetno, ko pridejo k vam in izrazijo resnične skrbi. Naloga upravitelja je, da reši in najde rešitve za vprašanja odprtega duha in brez sprejemanja presoje.
Sporočanje ciljev podjetja zaposlenim in postavljanje pravih vprašanj ter pozorno poslušanje njihovih odgovorov bo pomagalo pri učinkovitem reševanju sporov.
Prvi vir slike: pixabay.com