Ne glede na to, ali se strinjate ali ne, če ste eden od tistih ljudi, ki se zlahka motijo, je e-pošta eden glavnih razlogov. Opravili ste poteg in uporabili veliko trikov, vendar zdi, da vaša mapa »Prejeto« ne deluje tako, kot želite. V tem članku se boste naučili biti e-pošta ninja, ki bo mojstrsko reševala vse težave z e-pošto. Vse, kar morate storiti, je, da izberete katero koli od naslednjih metod in končali boste.

Toda metode artikuliranja vam ne bodo pomagale pri soočanju s tako močnim odvračanjem. Najprej potrebuješ razumnost Torej, prinesimo nekaj razumnosti do vaših težav z e-pošto in nato bomo govorili o 5 preprostih stvareh, ki jih lahko uporabite za odpravo vseh težav z vašim e-poštnim računom.

Prinaša razumnost

Kolikokrat ste preverili svoja e-poštna sporočila na dan? Če ste delujoči strokovnjak ali nekdo, ki mora prebrati veliko e-poštnih sporočil, bi bile številke 100, 200, celo 500. Toda koliko ljudi poznate, ki 500-krat na dan preverjajo nabiralnike (več) in čutijo razumnost ? Prav imaš. Na zemlji ne more biti nikogar, ki bi rad 500-krat na dan preverjal elektronsko pošto. A zdi se, da njihove zasvojenosti ne ustavijo.

Toda ali lahko med zasvojenostjo s tovrstno mapo v poštnih sporočilih redno pogrešate svoje dragocene ure, iz dneva v dan? In vaše najboljše delo je še vedno razveljavljeno, vaš sanjski projekt je še dokončan in vaše življenje je še vedno na čakanju.

Torej, tukaj je, kaj morate storiti, če želite v svoje dni vnesti jasnost in razumnost.

  • Prekini internetno povezavo

Internet je blaginja, za katero se vsi strinjamo. Toda preveč česa deluje proti prednostim. Pretirana uporaba e-pošte je ena izmed takšnih stvari. Ljudje tega ne zavedajo, dokler nimajo svoje mape »Prejeto«. Kakšen je torej možen ukrep za ozdravitev odvisnosti? Rešitev je tako temeljna, kot je lahko. Preprosto izpustite vir. Če ste zasvojeni z e-pošto, izključite internetno povezavo v določenih časih, ko želite opraviti svoje delo. Ne reci, da tega ni mogoče storiti. Vse, kar morate storiti, je, da imate nekaj jasnosti v svojem dnevu. Načrtujte svoj dan vnaprej in zavestno odložite internet, kadar koli želite opraviti delo (preverjanje e-poštnih sporočil ni nekaj, čemur lahko rečemo "delo"; pri nekaterih morda, vendar se potem ne boste pritoževali nad pretirano uporabo e-pošte).

  • Nastavite čas uporabe e-pošte

Če ste zelo zasvojeni s prejeto pošto, bi bilo težko zasvojiti zasvojenost. Najboljši način za zmanjšanje odvisnosti je določitev pravega časa, ko boste preverjali težave z e-poštnim računom. Mogoče dvakrat na dan. Za nekatere ni dovolj, da e-pošto preverjate dvakrat na dan. V tem primeru nastavite svoj čas in nato preverite v teh časovnih obdobjih. Toda ne hodite več kot petkrat na dan.

  • Znebite se naprave

V tej dobi sodobne tehnologije imajo vsi pametni telefon, zato je preverjanje in odgovarjanje na e-poštno sporočilo postalo bistveno lažje, hkrati pa smo ves čas obveščeni o tem, koliko e-poštnih sporočil prejmemo. A prestrašimo se ob ideji, kako bi se znebili pametnega telefona. Če pa zmoremo, bomo lahko v svoje življenje vnesli toliko razuma, da je zdaj ne moremo razumeti. Lahko rečete, da je to proti resničnosti. Ja mogoče. Resnica je, da niste plačani za preverjanje e-poštnih sporočil. Namesto da ste plačani za to, da opravite smiselno delo in prispevate za svojo stranko na način, da osrečuje stranko. Torej tudi če se ne morete znebiti telefona; ga vključite v letalo ali izključite internet, ko delate. Prihranili vam bodo veliko časa, poleg tega pa vam bodo pomagali postati varnejši.

  • V iskanju mirnega življenja

Vsako obvestilo na e-poštno sporočilo, ki ga prejmemo, se nam zdi pomembno. V podzavesti se počutimo, da opravljamo pomembno delo in ljudje to prepoznajo po pošiljanju e-poštnih sporočil. Kaj pa, če ta stalni pretok e-pošte postane nepotreben. Kaj pa, če želite življenje, ki ni potrebno nobenega priznanja zunaj vas! Kaj pa, če se lahko počutite dobro z odličnim delom in se ne trudite po e-pošti in nenehnem obveščanju v nabiralniku! Ali ne bi v vaše življenje (strokovno in osebno) prineslo več tišine in razuma?

5 preprostih trikov za vedno odpravljanje težav z e-pošto

To je 5 stvari, ki jih lahko storite, da za vedno rešite vse težave z e-pošto. Ne, niso tehnični. Da, lahko jih opravi vsak, ne glede na kariero ali poklicno življenje.

  1. Uporabite načelo 80-20 za svojo e-pošto in mapo »Prejeto«

Strinjate se, da večina vaših e-poštnih sporočil ne dodaja vrednosti vašemu življenju. Preprosto ne. Seveda jih nekaj počnemo in obravnavajmo samo tiste, ki v tvojem življenju dodajo vrednost. Predlagamo vam naslednje:

  • Prepoznajte, od katerih pošiljateljev e-pošte dobite največjo vrednost. Dodajte v svoj imenik, da ne boste zgrešili nobenega e-poštnega sporočila iz njih.
  • Odjavite se od vseh preostalih pošiljateljev e-pošte.
  • Kako bi to storili? Za omejitev naročnine na e-pošto morate uporabiti ukrep. Sledite, koliko e-poštnih sporočil prejmete na dan. Recimo, da prejmete 100 e-poštnih sporočil na dan. Zdaj je sledenje 100 e-poštnih sporočil težko. Ampak vam ni treba imeti 100. Preprosto poglejte, koliko jih želite v mapi »Prejeto« (predpostavimo 18–20), in prepustite ostalo. Preprosto se naročite in prijavite neželeno pošto, če se zdi, da naloži vašo mapo »Prejeto« tudi po odjavi (veliko jih je).
  • Po Paretovem načelu vemo, da samo 20% stvari naredi 80% razlike. To pomeni, da lahko uporabite isto načelo za odstranjevanje tistih, ki ustvarijo največji vpliv, ostale pa lahko izpustite.

  1. Ste že slišali besedo "izbrisati"

Da, to je eden najlažjih načinov za reševanje težav z e-pošto. Videli smo veliko prejetih sporočil, polnih e-poštnih sporočil, 100, 500, celo 1000, ki niso bili prebrani ali jim ni bilo treba dati nobenega pomena, vendar še vedno ležijo v mapi »Prejeto« in pobirajo glave za pozornost. A je to potrebno? Če ste se že kdaj soočili s takšno težavo, je edina rešitev izberite vse in pritisnite 'delete'. Če tega ne morete storiti, vas bodo nekatere stvari usmerile na pot, da ustvarite prazno mapo »Prejeto« -

  • Prejeto sporočilo, polno e-poštnih sporočil, ustvarja vizualno in postopno miselno dvoumnost. Vsak dan vas opozarja, da jih ne potrebujete, vendar ne morete zbrati poguma, da jih naenkrat izbrišete.
  • Razlog, zaradi katerega jih ne morete izbrisati naenkrat, je, da tudi vi kot vsak izmed nas trpite za sindromom za vsak slučaj. Stvari ali e-poštna sporočila ali sporočila hranimo za vsak primer, če jih bomo v prihodnosti potrebovali. Če pa jih niste odprli zadnjih 3 do 6 mesecev, zaupajte, da jih ne boste več potrebovali, da tudi v bližnji prihodnosti ne. Še vedno lahko preverite in izbrišete e-poštna sporočila, ki jih želite izbrisati, vendar je to dolg postopek.
  • Uporabite lahko tudi korak za korakom način brisanja. Preprosto se odločite, da boste po preverjanju vsak dan izbrisali 10 e-poštnih sporočil. In ne dovolite, da v vašo mapo prejeme novo e-pošto. Če jih ni potrebno, jih izbrišite. Za stare e-poštne naslove jih preberite in izbrišite 10 e-poštnih sporočil na dan. Olajšala vam bo stvari.

  1. Pisanje in odzivanje na težave z e-pošto

V prejšnjih razdelkih smo omenili, kako boste lahko odpravili težave z e-poštnim računom in svojo mapo »Prejeto« izpraznili. V tem razdelku se pogovorimo o pisanju ali odgovarjanju na e-poštna sporočila. Če ste profesionalec in se morate ukvarjati z veliko strankami, uporabite pisanje e-poštnih sporočil na naslednji način -

  • To bi lahko označili kot minimalistično propagando, vendar ima ta metoda veliko koristi. Če ga uporabljate, vam bo prihranil čas, trud in vam pomagal skrajšati čas e-pošte.
  • Kadar koli pišete ali odgovarjate na kakršne koli težave z e-pošto, poskrbite, da vaša e-pošta ne sme biti daljša od 5 stavkov. Da, lahko obstajajo e-poštna sporočila, o katerih morate napisati celoten dnevni red seje ali prepis celotnega poročila. V tem primeru se prepričajte, da uporabljate prilogo (.doc ali .pdf ali .xls). Ne uporabljajte svojega e-poštnega prostora za pisanje celotne stvari. Ker je mogoče poročilo ali dnevni red sestaviti v različnih obdobjih z ali brez potrebe po obdelavi e-poštnih sporočil.
  • Prednosti pisanja samo 5 stavkov v e-poštnem sporočilu so, da prihranite čas na vaši strani, hkrati pa boste prihranili čas ljudi, ki berejo vaša e-poštna sporočila. Torej, napišite samo 5 stavkov po e-pošti in ne več.

  1. Ustvari nalepke

Če uporabljate Gmail, lahko odprete nastavitve in ustvarite oznake. Ustvarjanje nalepk bo rešilo večino vaših težav pri obravnavi mape »Prejeto«. Za učinkovito upravljanje mape »Prejeto« uporabite naslednje korake -

  • Najprej ustvarite tri nalepke za obdelavo. Prva oznaka bi bila „takojšnja“, druga bi bila „pomembna“, tretja pa „odpravi“.
  • Ko boste šli v svoj urnik za preverjanje e-poštnih sporočil, jih vnesite v nalepke, ki ste jih ustvarili.
  • Z e-poštnimi sporočili, shranjenimi v nalepki "takoj", jih obravnavajte takoj. Če je delo končano, ga predelajte na tretjo oznako "odpravi".
  • Oznaka »pomembno« ima večji pomen kot katere koli nalepke v mapi »Prejeto«. Tako dajte temu večji poudarek. V oznaki "pomembno" boste imeli e-poštna sporočila, ki so dolgoročni projekti ali nekaj, na kar potrebujete več pozornosti kot nekaj sekund ali minut. Ko boste končali z njimi, jih obdelajte tako, da jih "odpravi".
  • In nazadnje, ne glede na to, kaj boste dobili od oznake "eliminiraj", si jih oglejte eno za drugim in jih izbrišite iz mape »Prejeto«.
  • Te metode ne smete uporabljati. Sestavite svojo metodo. Najpomembneje je, da imate način za mapo »Prejeto«. Vsaka metoda bi naredila, če vam bo pomagala ustvariti razumnost pošte.

  1. Pri obdelavi e-poštnih sporočil bodite pozorni

V tej dobi nore produktivnosti so profesionalci pozabili na vrednost pozornosti. In mojstrstvo nad nabiralnikom ne skrbi. Tudi ko razmišljate o e-poštnih sporočilih ali prejetih sporočilih, razmišljate o povečanju produktivnosti. Toda resnica je, da je prisotnost pomembnejša od produktivnosti. Če ste prisotni, vam ni treba skrbeti za iskanje časa. Imaš čas. In s prisotnostjo, zdaj imate tudi razumnost. Pri obdelavi mape »Prejeto« uporabite naslednje korake:

  • Kadar koli načrtujete obdelavo mape »Prejeto«, upočasnite. Ne mudi se. Naredite to tako, kot da meditirate 15-20 minut. Pazite na vsak svoj korak.
  • Ne pojdite na nobene druge težave z e-poštnim računom, dokler ne končate z enim. Težave z e-pošto se lotite v mapi »Prejeto« vsak dan in videli bi, da bo postopek postal bolj lahek in enostaven.
  • Kadar koli na koga odgovarjate ali odgovarjate, stavke vtipkajte, kot da se popolnoma zavedate, kako tipkate, kako v mislih obdelujete informacije in kako naslavljate.
  • Dajte več prednosti prisotnosti pred produktivnostjo, da tudi med obdelavo mape »Prejeto«.

Zgornjih nasvetov morda ne najdete v knjigi za samopomoč ali članku, ki se ukvarja z obvladanjem pošte. Obvladovanje prejetih sporočil ni v tem, kako lahko kategorizirate ali obdelujete svoja e-poštna sporočila (čeprav smo to že omenili); gre bolj za to, kako ne izgubiti razumnosti. Če sledite tem nasvetom, bi videli, da se e-pošta in mapo »Prejeto« ne pojavita pred vami, zato bi lahko opravili svoje največje delo.

Izberite katero koli od zgornjih možnosti in jo poskusite izvesti. Prepričajte se, kako si lahko učinkovito pomagate rešiti težave s e-pošto v mapi »Prejeto«.

Priporočeni članki

To je vodnik za večno reševanje vseh težav z e-pošto. Ne, niso tehnični, vendar jih lahko izvaja vsak. To so naslednje zunanje povezave, povezane s težavami z e-pošto.

  1. 5 grobih e-poštnih sporočil, ki jih pošiljate vsak dan
  2. 22 neverjetnih načinov za reševanje težav s tehnologijo (preprosto)
  3. 12 učinkovitih načinov za najboljše izkoriščanje avtomatiziranih e-poštnih sporočil

Kategorija:

Razvoj podjetništva