Poročanje o upravljanju projektov
Komunikacija ima ključno vlogo pri razvoju vsega, kar si ljudje prizadevamo. Ne glede na to, ali gre za poslovni svet z določenim medijem, ki ga vedno prenašamo na svoje sporočilo ali poglede, da bi bili drugi dovzetni in porabijo misli v naših mislih. Pri pripravi poročanja o vodenju projektov imamo to učinkovito komunikacijo, ki smo jo dobili v obliki poročil. V okviru poročanja o upravljanju projektov obstaja veliko različnih poročil, ki jih skrbno oblikujemo in pošljemo izbranim posameznikom ali skupinam ljudi, tako da je naša komunikacija o postopkih projekta jasna, natančna in učinkovita.
V tem članku si bomo ogledali svet poročanja o upravljanju projektov in vse, kar vključuje.
Zakaj potrebujemo poročilo o vodenju projektov?
Uvod jasno navaja potrebo po učinkoviti komunikaciji med člani organizacije in zunaj organizacije in v ta namen imamo pripravljeno poročanje o upravljanju projektov. Čeprav imamo v večini primerov pogosto različne medije, ki komunicirajo z večjimi ciljnimi občinstvi, in komunikacija, ki je izkazana, je za nekatere, ki jo prejemajo, lahko povsem neuporabna, prav tu pa moramo iskati učinkovito komunikacijo, pri čemer je komunikacija jasna in natančna in samo o tem, kaj je potrebno. Nikoli nam ne bi bilo treba skrbeti za posodabljanje različnih deležnikov na seznamu projektov, če imamo za to učinkovit sistem poročanja o upravljanju projektov.
S sistemom poročanja o upravljanju projektov imate urejen in uraden postopek razdeljevanja poročil, ki bo ključnim deležnikom posodobil vidike projekta, ki jih morajo poznati. Na ta način lahko zaščitite člane projektne skupine in zainteresirane strani pred kakršnimi koli nepričakovanimi presenečenji in stvarmi, ki so izjemno pomembne. S pomočjo poročil razumemo napredek projekta in njegovo hitrost skozi projektni načrt. Razumeli bomo celo, kaj preprečuje hitrejše napredovanje projekta, in imeli bomo priložnost analizirati različne vidike projekta glede na načrt upravljanja projekta, ki je bil zastavljen že pred časom.
Razen tega, da je eden od osrednjih vidikov komuniciranja, lahko vodstvo učinkovito uporablja tudi poročanje o upravljanju projektov za vzdrževanje dokumentirane zgodovine projekta in njegovih postopkov. S to zgodovino lahko na njih opravimo analize, s katerimi lahko izpopolnimo lekcije, ocenimo procese in spoznamo prednosti in slabosti načina napredovanja projekta. Te lekcije je mogoče vključiti v osnovno učenje urada za upravljanje projektov v organizaciji in jih prilagoditi vsem različnim projektom v organizaciji.
Če povzamem, upanje poročanja o vodenju projektov:
- Učinkovita komunikacijska povezava med vsemi različnimi deležniki v projektu in organizaciji
- Pomoč pri zbiranju pomembnih podatkov in informacij za spremljanje in evidenco postopkov projekta
- Sistem, ki zagotavlja prejem informacij potrebnemu osebju, kadar koli je to potrebno
- Točka napovedi, ko projekt doseže mejnik
- Temelj razumevanja projekta, njegovega upravljanja, načrta in cilja organizacije
Top 5 vrst orodij za poročanje o upravljanju projektov
V tem razdelku bomo preučili 5 različnih vrst orodij za poročanje o upravljanju projektov, ki obstajajo, ko gre za poročanje o projektih v upravljanju projektov in njegovem sistemu. Vsaka od teh vrst ima ključno vlogo pri razvoju projekta in nemotenem prehodu projekta iz njegovih začetkov v uspešno fazo.
# 1 Poročilo o časovnem listu
Poleg vseh vidikov projekta, ki je pod vašim vodstvom, je kot vodja projektov eno najpomembnejših poročil o upravljanju projektov, ki se lahko uvrsti na vaš seznam poročil, poročilo o časovnem listu. V tem poročilu boste našli vse podrobnosti, ki se nanašajo na čas, ki ga vložijo vaši viri med delom na projektu.
Poročilo o časovnem listu je lahko zelo zanimivo in koristno za orodje za poročanje o upravljanju projektov, saj lahko za vas preveri naslednje podrobnosti:
- Čas, ki ga je vsak zaposleni vložil
- Delo končano v določenem dnevu, tednu ali mesecu
- Odgovornost vsakega člana ekipe pred dodeljeno nalogo
- Preobremenitev ali premajhna poraba virov za projekte
- Upravljanje ljudi mora biti preusmerjeno na določen vir
To poročilo morajo vodji projektov razposlati svojim članom skupine. Vodja projektov se lahko za spremljanje časa zateče k uporabi orodja za poročanje o upravljanju projektov. To orodje za poročanje o upravljanju projektov lahko člani njihove skupine uporabljajo za natančno sledenje njihovemu času. Tako vodja projektov ima popolno predstavo o času in trudu, porabljenem za dokončanje določene naloge ali celotnega projekta.
# 2 Poročilo o odhodkih
Predstavljajte si situacijo, ko greste skupaj s projektom in po vašem mnenju poteka nemoteno, kot je bilo predvideno. Člani vaše ekipe so videti odlično, naloge pa potekajo po načrtih v roku. Ob zaključku izvedbe projekta vi in člani vaše skupine sestavite svoje skupne stroške projekta in izračunate proračun, ki ga porabijo sredstva in vsak uporabljeni material. Na vaše presenečenje vas izračuni presenetijo, saj nastali stroški presegajo proračun, ki je bil dodeljen projektu, in to, kar ste mislili, da je uspešen projekt, je v resnici projekt, ki je utonil v izgubah. Morda ne bi šlo po načrtih, če bi poročilo o izdatkih izvajalo kroge tedensko, bi to lahko predvideli in izvedli popravne ukrepe, da projekt ne bi presegel njegovega proračuna.
Poročilo o odhodkih bi podrobno opredelilo vse nastale stroške in te liste boste lahko držali tudi pred načrtovanim proračunom. To poročilo si lahko ogledajo vodja projekta in zainteresirane strani, ki proračune potrjujejo vsak teden, vendar je treba beleženje stroškov, velikih ali majhnih, izvajati v realnem času.
# 3 Poročilo o stanju projekta
Eno najpomembnejših poročil o upravljanju projektov je Poročilo o stanju projekta. Pomembno je dejstvo, da je zaradi tega vseobsegajoče poročilo. Stanje celotnega projekta mora odražati to enotno poročilo. Lahko ga imate v obliki grafikona in grafike ali pa podatke in informacije pred vami v obliki preglednic.
Poročilo o glavnem projektu bo nakazovalo naslednje statuse, ki se nanašajo na projekt:
- Delo zaključeno
- Zakasnjeni rok
- Razlike v urniku (načrtovano v primerjavi z dejanskimi)
- Razlike v stroških (načrtovane v primerjavi z dejanskimi)
- Sledenje izdaji
- Sledenje tveganjem
- Naloge v teku
Poleg teh lahko dodate ali odštejete vse, kar morate vedeti o tem projektu in njegovem statusu. Če želite več informacij o poročilih o stanju projekta, lahko obiščete objavo spletnega dnevnika, ki sem jo nedavno prebral, tukaj. Veselo poročanje o upravljanju projektov!
# 4 Poročilo o obremenitvi virov
Podobno kot poročilo o časovnem listu, bo poročilo o obremenitvi virov spremljalo, koliko dela je dodeljeno vsakemu članu projektne skupine. To poročilo o vodenju projektov je zelo koristno vodji projektov pri dodelitvi ali dodelitvi dela. Vsak član ekipe je prav tako posodobljen s tem poročilom, tako da lahko preverja svoje naloge za teden dni in če primanjkuje dela, se lahko obrne na svojega vodjo projektov in začne delo, ki ga lahko opravlja.
Poročilo o delovni obremenitvi virov se lahko uporablja tudi za napovedovanje obremenitve projekta na določen dan, tako da je lahko vodja projektov pred njihovo igro in v skladu s tem premika projektni načrt, ko se delovna obremenitev nadaljuje. Lahko celo oblikujejo ustrezen načrt in preusmerijo delo v čakanju ali v pripravi.
# 5 Poročilo o portfelju
To je poročilo o vodenju projektov, zlasti za vodje projektov, ki kadar koli obravnavajo več kot en projekt. To poročilo prikazuje njihov portfelj dela pri številnih projektih, ki jih imajo pod njimi. Kot je razvidno, bo v tem poročilu o portfelju prikazano število projektov, ki jih upravlja vodja projekta, in zagotovilo, da bodo pomembni datumi poleg omenjenih projektov. Ti datumi bodo vključevali vse najpomembnejše datume, datum zaključka projekta in tudi sedanji status projekta, ko se nadaljuje iz ene faze projekta v drugo.
To je precej majhno poročilo in je lahko za mnoge neobvezno. To se mi je zdelo zelo pomembno in pomagalo mi je spremljati vse svoje projekte in tisto, kar je v tistem trenutku potrebovalo mojo pozornost več kot drugi.
Najboljše poročanje o projektih v praksah upravljanja s projekti
S poročanjem o projektu v poročilu o vodenju projektov vas lahko skozi neprespane noči in zgodaj zjutraj preučimo, kaj sledi, kaj pravzaprav gradim kot svoj projekt in kako moja poročila želijo izgledati. V tem razdelku bomo pogledali naslednje:
1) Načini ustvarjanja enostavnega poročanja o projektih pri vodjih projektov
2) Načini, kako bi bilo poročanje o projektih pri upravljanju projektov smiselno
# 1 Dos ustvarjanja preprostega poročanja o projektih pri upravljanju projektov
Zdaj si bomo ogledali različne načine in načine poročanja o projektih pri upravljanju projektov, ki jih lahko vložite v svoje poročilo o upravljanju projektov, da pridobite potrebno učinkovitost.
- Ponovna uporaba obstoječih poročil - z uporabo predlog projektov vam lahko pomaga, da sploh ne boste zamudili in vas lahko usmerite točno na tisto, kar potrebujete med zbiranjem zahtev projekta in zbiranjem podatkov in informacij.
- Uporabljajte podatke o točki - ne premagajte se okrog grma in pridite do pravega podatka in še pomembneje natančnih podatkov za svoja poročila.
- Naj bodo nalepke enostavne - pri označevanju grafov in grafov ali vrstic in stolpcev podatkov poskrbite, da bodo kratke in natančne.
- Podatki naj bodo uporabni - ne glede na to, kaj v poročilu predstavljate, ne smejo biti statični podatki, ampak informacije, na katere je mogoče ukrepati ali pokazati nekaj gibanja v projektu.
- Omogočite ljudem, da se odzovejo na poročilo - po dnevu po objavi poročila prosite ljudi za mnenje o stvareh, ki so predstavljene v poročilu.
- Pozanimajte se z ljudmi o njihovem razumevanju poročila - posedite se z ljudmi iz vaše ekipe, drugih skupin, starejših in najvišjega vodstva in jih povprašajte o vtisu, ki ga ima vaše poročilo, ko jih objavite.
- Delegirano poročanje o upravljanju projektov - imejte posvečenega posameznika, ki bo pripravil poročila za vas, in tega ne bo storil sam; boste izgubljali čas.
- Grafika deluje bolje - vedno se zatekajte k grafikonom in grafičnim predstavitvam, ne pa preglednic podatkov, saj vam bodo bolje povedali zgodbo projekta.
# 2 Načini, kako lahko poročanje o projektih pri upravljanju projektov pomeni smiselno
Da bi bilo poročilo o vodenju projektov bolj smiselno, je nujno, da posredujete le dovolj informacij, kot je potrebno. Pri posredovanju teh podatkov s ploščami in ploščami je ključnega pomena, da se še vedno držite določenih smernic; v nasprotnem primeru obstaja velika možnost, da se igrate s podatki in informacijami povsod. Če želite vložiti manj časa v pripravo poročila in ga narediti privlačnega za bralca, se morate držati vrstic, ki jih narišete, in odgovoriti na naslednje pripombe:
-
Delo zaključeno
V poročilu navedite, kaj se je dogajalo čez teden, ali pa nastavite časovno obdobje, ki ga potrebujete, če prijavite, recimo, dva tedna ali mesec. V poročilu izvedite povzetek vsega, kar ste povedali in naredili v svetu svojega projekta. Nato boste lahko prilagodili svoj napredek in v skladu s tem imeli vpogled v nadaljnje dogajanje.
-
Kaj je naslednje
Usmerite se na naslednji del svojega projekta in se prepričajte, da imate poročilo o vodenju projektov, v katerem navedete načrt ukrepanja, ki se izvede, potem ko ste natančneje opredelili zmage in poraze v preteklem obračunskem obdobju. Naj bo poročena lučka in se ne osredotočajte ali povečajte na določenem območju poročila. Medtem ko se morate kot vodja projektov poglobiti v podrobnosti, poročila, ki pošiljajo druge posameznike v projektu, morda ne bodo potrebovali tako podrobnih informacij. Poznajte svojo publiko in temu primerno sestavite poročila.
-
Ovire
Predvidejte težave, ki jih predvidevate, in jih navedite v svojih poročilih. Nekatera poročila morda nimajo pojma o seznamih vprašanj, toda kadar koli je to mogoče, zagotovite, da vaše zainteresirane strani vedo, da ste upoštevali težave ali ovire, s katerimi se lahko srečujete, ko izvajate določeno fazo v projektu. Poročajte o njih z akcijskimi načrti, ki jih je mogoče uporabiti, ko se bodo te ovire soočale.
-
Narišite trend
Vedno imejte pri roki grafikon napredka in se prepričajte, da imate trend za vsako, kar ste se lotili. Skrbite za to in imeli boste zagon. Naj ključni kazalniki uspešnosti prikazujejo način ravnanja z vašim projektom in vam bo neizmerno pomagal pri poročanju o upravljanju projektov.
Članki o priporočilih
To je vodnik za poročilo o upravljanju projekta. Tu smo razpravljali tudi o najboljših 5 vrstah orodja za poročanje o upravljanju projektov. Lahko pogledate tudi naslednje članke.
- Najboljših 6 vrst urada za upravljanje projektov (PMO)
- 7 učinkovitih uporabnih korakov za izbiro pravega nabora članov projektne skupine
- Najboljših 7 orodij za upravljanje projektov z odprtim kodom
- Najboljših 10 korakov vodenja projektov kot poklicna pot
- 4 Učinkovit in uporaben način za reševanje težav s člani ekipe
- Vprašanja za intervju glede vodenja projektov