Tehnike vodenja projektov - Uvod
Si prizadevate za vodjo projekta? Ali pa si prizadevam za boljšega vodjo projektov? Zakaj ne bi skočili na najboljše? Na vsakem kilometru v vaši karieri je pomembno, da preverite svoje tehnike upravljanja projektov in raven znanja ter si prizadevate postati boljši od tega, kar ste trenutno. Če želite nadaljevati priložnost pri projektu, ga morate znati obvladovati. Vaše tehnike vodenja projektov je treba ves čas polirati. S temi veščinami vodenja projektov bodo lahko projekt vodili učinkovito in uspešno ter imeli pri roki uspešen projekt. Projekti so različnih oblik in velikosti ter postavljajo različna vprašanja in težave ter pogoje, na katerih je treba delati. Ko se obseg projekta širi, se kompleksnost projekta povečuje, kar daje vodjem projektov, da s svojim strokovnim znanjem in brezhibnimi tehnikami vodenja projektov profesionalno ravnajo z vsemi nihanji.
Pričakuje se, da bo vodja projektov postavil svoje najboljše veščine upravljanja projektov in vodil projekt. Manj kolcanj na poti je torej določeno strokovno znanje ali kaliber vodje projekta. Članek o tehnikah upravljanja projektov bo obravnaval 8 različnih področij strokovnega znanja, potrebnih za učinkovit vodja projektov. Za samoocenjevanje tehnik vodenja projektov naredite naslednji kviz in premostite vrzel, ki vas je obvarovala pred osupljivostjo!
Preizkusimo vode (tehnike vodenja projektov)
Tukaj je niz 20 vprašanj, na katere se lahko sami ocenite. Ta vprašanja temeljijo na tehnikah upravljanja projektov, ki so potrebne v panogi, in kot vodja projektov boste zagotovo želeli, da se v njih preizkusite. Preden poskusite nanje odgovoriti ustno ali na listu papirja, natančno preberite vprašanja. Globoko vdihnite in pojdite po svoje!
Opomba : To ni tekmovalni test in je test samozavedanja, s katerim lahko ocenite svojo raven s tehnikami upravljanja projektov.
Integracija projekta (tehnike vodenja projektov)
- Q1. Ali na začetku projekta uradno orisujete, kaj, zakaj, kdo, kako in kdaj ter dokumentirate te podrobnosti v projektni listini in načrtu projekta?
- Q2. Projekt sam zapolni s kompleksnostmi in številnimi spremenljivkami, ki se vedno tako pogosto spreminjajo. Ali kot vodja projektov greste s tokom ali ohranite fleksibilnost tudi pri načrtovanju neizogibnega?
Kaj morate storiti : Da bi vsi na projektu razumeli funkcije različnih elementov projekta skupaj, je pomembno, da se člani projektne skupine seznanijo z različnimi elementi, ki sodelujejo, da bi dosegli splošno sliko.
Velika slika bo vaš cilj ali cilj projekta; težavo, ki jo je treba rešiti, ali spremembo, ki jo je treba izvesti. Vsi elementi, o katerih smo govorili, bi se morali sčasoma združiti, da bi uresničili cilj projekta. Vse prevzeto ali izvedeno je treba skrbno uskladiti s cilji podjetja, ki se nato prilega projektnim ciljem.
Obsežna listina projekta in načrt upravljanja projektov morata vsebovati idejo vodje projekta, kako bi projekt uspešno dosegel cilj, ki mu je namenjen. Ti dokumenti bi vsebovali osnovne potrebe projekta, pa tudi vloge in odgovornosti, ki jih imajo in izvajajo različne zainteresirane strani in člani projekta, kar bi olajšalo reševanje različnih situacij. To je lahko odlična platforma za prikaz vaših sposobnosti upravljanja projektov.
Za pripravo takih dokumentov si oglejte članke o listini projekta in načrtu upravljanja projektov.
Upravljanje kakovosti - (tehnike vodenja projektov)
- Q3. Ali se osredotočate le na pravočasno dostavo specifikacij in na proračun? Ali so ti vidiki projekta za vodjo projektov najpomembnejši?
- Q4. Ali zahteve, ki jih navajajo stranke / zainteresirane strani, uporabljate kot ukrepe za merjenje kakovosti v celotnem projektu?
Kaj morate storiti : Kakovost je glavni proizvod, ki ga iščejo in iščejo stranke in zainteresirane strani. Kakovosten izdelek veliko govori o njegovem postopku in fazah, ki jih je opravil, da bi dosegli želene rezultate. Čas, stroški in obseg vseh teh trojnih omejitev kažejo in se približajo kakovosti proizvodnje in povečujejo vrednost blagovne znamke katerega koli izdelka ali storitve. Vaše spretnosti za vodenje projektov pri upravljanju kakovosti igrajo ključno vlogo pri tem in lahko izjemno prispevajo k vašemu projektu.
Kakovost je glavna prednost izdelka, saj lahko kupci zahtevajo več in zainteresirane strani, da vzpostavijo zaupanje vodji projektov in timu. Specifikacije in potrebe se morajo obvezno pogovoriti s sponzorji projektov, če obstajajo omejitve. Pogajanje in dovolite si razumeti, kakšno kakovost zahtevajo potrošniki teh izdelkov, je preprosto ključnega pomena za vaš uspeh projektnega vodje.
Za to je treba pred začetkom projekta opraviti podrobno tržno in potrošniško raziskavo, da bi v svojem projektu ohranili kakovost na ravni kupcev in ne zaostajali za kakovostno raven.
Obseg upravljanja - (tehnike vodenja projektov)
- Q5. Ali na začetku projekta natančno sodelujete s sponzorji projektov, da bi se pogajali in se strinjali s posebnimi rezultati, ki jih je treba izvesti med potekom projekta?
- Q6. Ali natančno določite in zapišete potrebe in pričakovanja, ki jih imajo deležniki v projektu, in skrbno analizirajo in uporabljajo ta pričakovanja za upravljanje obsega projekta?
Kaj morate storiti : Vodenje projekta v določenih mejah je pogosto naloga upravljavcev projektov, saj lahko projekt zelo enostavno izstopi izven obsega in se sprehodi po njem. To lahko drastično vpliva na roke, proračun in sredstva, dodeljena projektu. Da bi bilo treba te okoliščine preučiti in skrbeti, je zelo pomembno, da vodje projektov natančno določijo obod projektorja, z drugimi besedami, obseg projekta in v ospredje postavijo svoj načrt upravljanja projektov. To je treba storiti na samem začetku projekta z odkupom sponzorjev projekta, za te dejavnosti, ki opredeljujejo obseg, pa je treba določiti dogovorjene rezultate.
Vsak vodja projektov je dobro znanje o tem, kaj imajo vpleteni v projektu in poznavanje omejenih območij. Vsako pričakovanje in zahtevo, tako od deležnikov kot tudi od kupcev, je treba pred pripravo opredelitve obsega natančno preučiti in analizirati, ves čas izvajanja projekta pa bi moral biti vodja projekta sposoben voditi projekt v okviru svojih meja.
Timsko vodenje (tehnike vodenja projektov)
- Q7. Ali raje preživite čas v sejni sobi za razvijanje idej, namesto da bi te ideje razlagali drugim ljudem v konferenčni sobi?
- Q8. Ali menite, da je spremljanje ljudi, potem ko so obljubili, da bodo opravili za vas, potrebno?
- Q9. Ali verjamete, da bi morali biti ljudje motivirani za opravljanje svojih nalog ali imate svoje mnenje v stopnji motivacije?
Kaj morate storiti : Skupine so sestavljene iz skupnih prizadevanj skupine ljudi, vsi z različnimi funkcijami v organizaciji, zastavljeni za dosego enega samega cilja, ki ga podjetje potrebuje. Sestavljanje takšne skupine je pomembna tehnika upravljanja projektov in je ključnega pomena, da vodja projektov opravi delo na najboljši možni način. "Skupinsko delo naredi sanjsko delo." - ta poseben citat se vedno drži za njegovo besedo in je bil vodilni dejavnik za najuspešnejše projekte v državi.
Vzpostavitev posameznikov v tim, ki je odgovoren in zavzet za doseganje cilja, lahko ustvari raznolike ideje in navdihe, s katerimi se lahko napišete. Ta dejavnost ne bo samo pomagala projektu doseči njegov cilj, ampak bo tudi izboljšala kakovost misli, ki je bila o projektu podvržena milijonkrat.
Medtem ko ekipa nikoli ni sanjska ekipa ali čista popolnost, je zagotovo tista, ki je zaupanja vredna. Medtem ko je vsak član skupine drugačen, mora vodja projektov članom svoje ekipe posredovati jasna navodila za izvajanje določenih nalog za izpolnitev pričakovanj. Dobre tehnike upravljanja projektov bi narekovale, da bi bilo treba spremljanje potekati prek sistema in ne za mizo.
Vodje projektov so dolžni do skupine, da ohranja motivacijsko raven znotraj svojega tima na najvišji ravni. Skupinske aktivnosti se lahko spodbujajo v pogostih časovnih presledkih. To lahko poveča motiviranost in pade na vsakega člana kot samo-motivacijo.
Upravljanje ljudi
- Q10. Ko se projekt konča, se projektne skupine kasneje razblinijo. Se kot vodja projektov skrbite za vsako posamezno osebnost v skupini? Kako izberete člane svoje ekipe: na podlagi tehničnih znanj ali vplivov, ki niso v službi?
- Q11. Ali kot del celovitega procesa ocenjevanja projekta upravljate z njihovimi posamezniki in njihovimi skupnimi nastopi?
Kaj morate storiti : Člani skupine, s katerimi sodelujete kot ekipa, morajo biti prava kombinacija vsega dobrega. Z medosebnimi, tehničnimi znanji in presenetljivimi tehnikami vodenja projektov mora biti vodja projektov učinkovit pri tehnikah vodenja projektov in tudi v vsakem članu skupine doseči najboljše in nanje ne gledati samo kot na skupino, ki si skupaj prizadeva za cilj.
Če članom skupine pomagate pri doseganju višine, boste vi in vaš projekt dosegli vrhunec. Ohranite pričakovanja glede uspešnosti in imejte dobro pripravljene dodelitve nalog. Spremljajte, kako delujejo člani vaše ekipe glede na zastavljena pričakovanja in kako lahko pomagate prispevati k dvigu lestvice zanje. Z njimi se je treba pogovarjati o nenehnih sejah povratnih informacij in ciljih. To jim bo pomagalo premostiti vrzel in vam pomagalo doseči ogromne rezultate za svoj projekt.
Upravljanje stroškov
- Q12. Ali pri pripravi stroškovnega in proračunskega načrta projekta razmišljate o različnih alternativnih stroških?
- Q13. Ali v napovedovanje stroškov vključite dodatne blažilnike v proračun z upanjem, da bodo pod mejo?
Kaj morate storiti : Načrtovanje stroškov je ključnega pomena za podjetja, saj bodo ti določali prihodke in donosnost naložbe. Dobre tehnike upravljanja projektov pozivajo vodje projektov, da so zelo previdni in pozorni, medtem ko omejijo proračun za projekt in pomaga, da pred dokončno obdelavo upoštevajo vse potrebne dejavnike.
Proračune je treba načrtovati sistematično in vključevati natančno oceno, oblikovanje proračuna in nadzor nad sredstvi. Te so zelo pomembne, saj odločitve temeljijo na faktorju stroškov. Kako ravnate s proračunom vašega projekta, bo določilo uspešnost podjetja. Pri izvajanju stroškov projektov boste morali upoštevati vse različne različice in druge možnosti, ki prihajajo na vaš način, in jih vključiti v končni proračun. Dodajanje medpomnilnikov je v nekaterih primerih koristno, v nekaterih pa je lahko netočno. To je čisto klic sodbe in vključuje izkušnje z njihovimi tehnikami upravljanja projektov. To zahteva tudi, da mora vodja projektov upoštevati posledice postavitve zajetne napovedne številke.
Upravljanje urnika
- Q14 . Ali več kot pogosto komunicirate s svojimi člani skupine o tem, kaj je treba storiti do katerega roka, in pričakujete, da bodo delo uskladili in upravljali svoj čas, da bodo naloge zaključene po pričakovanjih?
- Q15. Ko projekt zaostaja, ali se zberete s svojo ekipo in določite ukrepe, da se stvari vrnejo nazaj ali začnete s krivdo?
- Q16. Ali sklenite časovne roke za člane svoje skupine pri njihovih projektnih nalogah in jim pomagate, da se učinkovito uskladijo z drugimi, da izpolnijo njihove potrebe?
Kaj morate storiti : Kot je bilo omenjeno zgoraj v razdelku Upravljanje obsega, je precej enostavno, da se obseg razteza in urnik odpravlja. To je lahko zamuda pri projektu, ki urnik močno spremeni. To lahko ima škodljive učinke na stroške, ki so nastali pri projektu, in lahko izgoreva tudi vire.
Vodja projektov, ki postavlja vse svoje preizkuse tehnik upravljanja projektov, mora biti v ospredju tega scenarija in čas opraviti z napakami, medtem ko je celo sposoben uporabiti priložnosti za prikrivanje zamud z izravnavo opravljenih opravil. v krajšem časovnem okviru. Vodje projektov bodo morali članom svojih skupin natančno sporočiti časovne razporede in jim omogočiti, da bodo poznali posledice zamud in stroškov za podjetje. V najslabšem primeru je, če delo projekt zavede, da je vodja obvezen, da se usede s člani skupine, ki jih prizadene zamuda, in poiščejo rešitev, da se stvari vrnejo nazaj.
Večina članov ekipe je vodstvenih delavcev, ki imajo strokovno znanje in morda občasno potrebujejo pomoč, ko gre za upravljanje s časom in upravljanje urnika. Vodje projektov bodo edini in najboljši ljudje, ki jim bodo pomagali načrtovati svoje naloge in skrčiti aktivnosti, da bodo vse pravočasno izvedene.
Komunikacijske sposobnosti
- Q17. Kot nalagajo tehnike upravljanja projektov, ali redno spremljate vse zainteresirane strani v projektu o poteku projekta z rednimi sestanki in ustrezno distribucijo vseh poročil o uspešnosti in stanju ter projektne dokumentacije?
- Q18. Ali si prizadevate predstaviti informacije o projektih v enostavni in dostopni obliki za boljšo jasnost in preglednost?
Kaj morate storiti : Komunikacija je najpomembnejši postopek upravljanja projektov za vsakega vodjo projektov. Proces vodenja projektov podpira in je povezan z vsemi drugimi tehnikami upravljanja projektov, omenjenimi v članku. Če lahko svoje metode in načine dodate kanček jasnosti, lahko povečate svojo učinkovitost vodje projektov in vas lahko privede do zelo tekočih zamisli in motivov.
Zainteresirane strani na projektu običajno potrebujejo jasnost, kaj se dogaja s projektom, in ves čas potrebujejo predstavljive podatke in informacije. Jasno in jedrnato sporočanje takšnih informacij je potreba ure. Različne zainteresirane strani v projektu potrebujejo različne ravni komunikacije in vodja projekta mora zagotoviti, da bo tako ostal.
Ustvarjanje nadzornih plošč projektov in uporaba različnih načrtov in orodij za upravljanje projektov in tehnik vodenja projektov je lahko zelo koristno za ohranjanje sodelovalnega okolja z odlično komunikacijo. Učinkovita komunikacija je eden glavnih delov procesa vodenja projektov in vsaj tega ne moremo prezreti.
Kako ste torej dosegli rezultat? Katera so področja tehnik vodenja projektov, ki potrebujejo poliranje? Ali katera področja so za vas popolnoma nova? Vstanite in začnite s svojimi tehnikami upravljanja projektov in prisilite, da se ljudje obrnejo k vam in pojdite: „Vau! To bi bil takšen upravitelj, kot bi si želel biti! "
Priporočeni tečaji
To je vodnik za tehnike vodenja projektov. Tu smo razpravljali o 20 vprašanjih, ki temeljijo na upravljanju projektov in jih zahtevajo vodje projektov. Če želite izvedeti več, si oglejte tudi tečaje tehnik upravljanja projektov -
- Člani projektne skupine
- Upravljanje zainteresiranih strani v projektu
- Upravljanje kakovosti projekta
- Upravljanje projektnega komuniciranja
- Upravljanje s časom projekta