Intranet funkcije za komunikacijo med zaposlenimi

„Podjetje intranet bi moralo biti zgrajeno z močnimi internimi komunikacijskimi programi. Doseg intraneta je približno 60-odstotna komunikacija, 40-odstotna tehnologija. "Bob Cohen,

Intranet je podoben dežniku, pod katerim lahko dobite vse potrebne informacije v zvezi s podjetjem in vsakodnevnim delom. Znana je kot komunikacijska platforma, kjer bomo dobili nadzorno ploščo, ki prikazuje 360 ​​stopinjski pogled okoli dejavnosti podjetja. Prav to je zasebno, varno spletno omrežje, kjer zaposleni lahko ustvarjajo vsebino, se vključujejo v določene komunikacijske procese, delujejo kot ekipa, izvajajo naloge in dogodke ter gradijo organizacijsko kulturo.

Znano je kot hišna platforma podjetja, kjer se ekipe združijo, sestavijo osrednji repertoar, multi-učinkovito komunikacijsko napravo in drugo. Tako kot notranje komunikacijsko omrežje je intranet več kot količina njegovih delov.

Intranet je vse na enem mestu. Zasnova intraneta mora biti sorazmerna s potrebami in udeležbo zaposlenih. To je skupna platforma, ki pomaga pri komunikaciji (dvosmerna), timskem delu, upravljanju znanja, razvoju in deljenju vsebin, družbenih omrežjih, sodelovanju zaposlenih in razporejanju.

Vsako podjetje v razvoju ima lahko koristi od intraneta. Spodnjih deset vprašanj dejansko deluje kot kontrolni seznam, ki odpravlja vsako težavo in pomaga pri pravilni implementaciji intraneta.

Slika 1: Kontrolne točke za oblikovanje intraneta

Kopati se moramo globoko v notranjosti različnih funkcij intraneta.

  1. Intranet je jedro komunikacije

Na tri načine pomaga organizaciji -

  1. Komunikacije od zgoraj navzdol, ki niso nič drugega kot komunikacija med vodstvom in zaposlenimi
  2. Povratne informacije zaposlenih ali komunikacija med zaposlenim in vodstvom
  3. Skupinska razprava v obliki komunikacije med zaposlenimi in zaposlenimi

Zdaj bo kratek poudarek na tem razjasnil vso stvar.

  • Intranet prekine osnovne težave z e-pošto

Vse vrste e-poštnih težav lahko enostavno rešite dobro zasnovan intranet, ko pozabite, da je nekdo shranjen v zanki pomembne pošte ali ko ste spregledali ključno posodobitev, saj se je e-poštno sporočilo izgubilo v nizu sporočil ali ko ste obtičali v seznamih z odgovori. Intranet se na različne načine poveže z ljudmi in poenostavi takojšnjo komunikacijo. Na istem podstavku si lahko preprosto omislimo številne stvari: klepetamo s sodelavci, sestavljamo skupnosti na različne teme, objavljamo objave o različnih zadevah, povezanih s podjetjem, pišemo bloge, nalagamo članke in sestavljamo nadzorno ploščo znanja v zvezi s postopki v podjetju.

Spodaj je podanih nekaj notranjih statističnih komunikacij:

  1. Odprtih je le 48% e-poštnih sporočil v zvezi s poslano notranjo komunikacijo
  2. In približno 23% teh komunikacij je dejansko odprtih

Torej je jasno, da se velik del komunikacij podjetij dejansko ne odpre. Za vse ciljne prejemnike, ki odpirajo komunikacije, samo pošiljanje e-pošte očitno ni dobra ideja.

  • Intranet pomaga pri zbiranju povratnih informacij zaposlenih

Angažiranje zaposlenih se oceni z ustreznimi povratnimi informacijami zaposlenih. Zadovoljstvo zaposlenih lahko preprosto količinsko določite, spremljate vrzeli pri izboljšanju zaposlenih in nekatere težave, ki bi imele neposreden vpliv na promet zaposlenih.

Ankete o povratnih informacijah o zaposlitvi zaposlenih so odlične za izvedbo, če jih ne odmerimo v različnih oddelkih; v večini primerov raziskave izvaja orodje tretjih oseb. Nasprotno, če se te ankete izvedejo z vgrajenim orodjem, ki gostuje v intranetu, je mogoče zlahka pridobiti pravilne podatke, shranjene v strežniku podjetja in deliti med različnimi oddelki in skupinami za izboljšanje produktivnosti. Tudi zaposleni po vsem bi se tega orodja zavedali, saj z njim vsakodnevno komunicirajo. To bi na koncu povečalo komunikacijo na delovnem mestu in s tem tudi zadovoljstvo zaposlenih.

Slika: 2. Odstotek zaposlenih, ki sprejemajo komunikacijski postopek

Pesimizem na delovnem mestu se pojavlja zaradi manj kot treh komunikacijsko usmerjenih vzrokov:

  1. 38% vodstvo ne usmerja zaposlenih k skupnemu namenu
  2. Na splošno slaba komunikacija za 14%
  3. 12% redne spremembe, ki niso dobro obveščene

  1. Intranet sodeluje

Zaradi ustrezne komunikacije in rezultatov zaposlenih je zelo potrebna skupna platforma, na kateri se lahko vsi zaposleni združijo v skupno stvar. Pogosteje bi postalo isto sporočilo, ko vsi niso pravilno sinhronizirani. To bi bilo negotovo, da mora obstajati centralizirana lokacija, na kateri bi ljudje morali zbirati vsebino in se povezovati z drugimi.

  • Intranet ustvarja platformo, na kateri lahko vsi skupaj komunicirajo in opravijo stvari

V večini primerov lahko ugotovite, da je intranet opremljen, da se lahko povežete s sodelavci prek neke strani ekipe ali strani projekta. Zaposleni lahko sodelujejo in delijo vsebine v obojestranskem interesu. Ustvarite lahko strani za gostiteljske predmete:

  • Projekti
  • Ekipe
  • Zunanji portali za stranke
  • Banke znanja
  • Za uvajanje zaposlenih
  • Trženje oglaševalskih akcij
  • Predstavitev storitev ali izdelkov

Torej, vaš intranet bi dejansko oblikoval vaše komunikacije, delovna mesta in vsebino na kakršen koli način, glede na to, za kar si prizadevate, da bi komunikacije podjetja bile boljše.

  • Upravljanje projektov in upravljanje z nalogami sta poenostavljena z intranetom

Intranet pomaga postavljati in upravljati projekte in naloge na istem podstavku. To je platforma, ki skrbi za podobne druge poslovne dejavnosti. Intranet pomaga, da projektna skupina dokonča projekt. V realnem času lahko preprosto preverite napredek, odpravite kakršno koli težavo brez poplave e-poštnih sporočil in sledite povezanim razpravam, da globlje razumete srečanja in zaloge.

Upravljanje nalog spremlja vaš napredek pri delu, pomaga dodeljevati naloge drugim in zagotavlja popolno izpolnjevanje nalog, povezanih s projektom. V eni sobi lahko hitro delite datoteke in podatke, ne da bi jih dali v Dropbox ali v druge skupne rezerve.

  • Intranet služi notranjim deležnikom

Preko intraneta lahko človek kombinira običajen postopek in poveže rešitve med različnimi oddelki, vključno s HR, trženjem, IT itd. Klepet, forumi, odprte diskusijske poti in izolirana sporočila so nekateri načini, kako pionirji pomagajo drugim pri reševanju kakršnega koli vprašanja. Spodaj je nekaj storitev za začetek:

  • Predložite različne dokumente politik organizacij
  • Sestavite banko znanja ali interni wiki
  • Najavite različne komunikacije, usmerjene v podjetja ali oddelke
  • Dajte priložnost za takojšen klepet za hitro reševanje težav
  • Oddajte korak za korakom video

  1. Intranet deluje kot orodje za upravljanje znanja

Pomislite samo na situacijo, ko iščete pomembno datoteko na več mestih, za katere menite, da ste jih obdržali: Dropbox, Google Drive, One Drive, spletno mesto podjetja ali vaš notranji strežnik. Če iščete po različnih lokacijah, vas preprosto vrti glava in datoteke končno niste našli. Torej, v takšnih razmerah vam lahko intranet pomaga, da boste svoje pomembne dokumente pravilno shranili.

  • Intranet vedno omogoča integriranje vaših dokumentov

Upravljanje datotek kot del storitev za upravljanje znanja je način, da naložite svojo datoteko v intranet po svojih najboljših močeh. V obeh primerih, ko neposredno naložimo datoteko ali postavimo povezavo, ki nosi dejanski dokument, ki je nekje shranjen na varnem, pomagamo sebi in drugim, da datoteko poiščejo v prihodnosti, ne da bi za to zapravljali čas. Dokumente lahko konsolidirate tako, kot želite. V primerih, ko niste prepričani, kje ste hranili dokumente, preprosto poiščite želeno datoteko. Mnogo dokumentov se shrani v intranet:

  1. Vanj je mogoče sestaviti shrambo znanja, v katero lahko vstavite različne dokumente, npr. Dokumente za vkrcanje v osebne vire, datoteko, povezano s projektom itd.
  2. Datoteke lahko enostavno pošljete prek intraneta in prek klepeta; prav tako se pogovor za klepet samodejno arhivira, da bi nam pomagal pridobiti zgodovino po datumu
  • Intranet povečuje produktivnost

Uspeh in neuspeh katerega koli projekta je bolj odvisen od pravilnega shranjevanja podatkov in datotek. Ne samo, da prihrani čas in bi tako neposredno vplival na donosnost naložbe, ampak tudi zmanjšal napetosti in frustracije. Na primer, ko se dokončno dotaknete zaključka projekta, ste prepričani, da boste izbrali pravi dokument za svojo stranko. V primeru, da datotekam na krovu daste nove mizarje, lahko preprosto pošljete povezavo na stran HR, v kateri so ustrezni dokumenti, ki so jim bili namenjeni. Glede na raziskavo McKinsey Global Institute, lahko dejansko zmanjšate čas, ki je bil porabljen za iskanje po katerem koli dokumentu, za približno 35%, s čimer boste razbremenili 6% časa za druge pomembne naloge.

  • Intranet vedno ustvari bazo znanja v realnem času

Prava zasnova intraneta pomaga ustvariti bazo znanja za dokumentiranje ponavljajočih se datotek in dokumentov, na primer:

  1. Politika in prakse
  2. Vrednost materialov
  3. Novice in zgodbe o uspehu
  4. Pomembna pogosta vprašanja
  5. Albumi zaposlenih
  6. Gradivo za usposabljanje
  7. HR priročnik
  8. Glasilo
  9. Pomembne povezave, ki vsebujejo koristna orodja in datoteke

In to še niso vsi. V sisteme je naloženih še nekaj elementov - vprašanja, zastavljena na forumih, skupinske razprave in vstopnice, ki so bile postavljene v službo za pomoč. Vse to bi bilo mogoče naložiti v intranet in dodati v bazo znanja, ki jo lahko čas za čas uporabljate za različne potrebe. Prav tako bi lahko obstajal zavihek z imenom idej, ki vabijo javne ideje. To orodje bi dejansko vodilo idejo na različnih ravneh.

  1. Intranet daje možnost socialnega omrežja

Intranet vedno daje možnost, da se praktično povežejo z vrstniki iz različnih oddelkov in tako zmanjšajo ovire in silose; zaposleni se lahko enostavno povežejo med seboj in delijo povratne informacije o temah vzajemnega interesa ter se učijo. To izboljšuje komunikacijo in izmenjavo znanja na ravni podjetij, različnih skupin in oddelkov. Zaposleni bodo spoznali ljudi znotraj in zunaj svojih ekip. Menedžerji lahko spoznajo podrejene in to bi končno kršilo konvencije in skupaj lahko rastejo, s čimer bi posredno vplivali na produktivnost.

  • Intranet gradi notranje komunikacijske kanale

Ne da bi sploh zapustili pisalno mizo, klicali ali pošiljali e-poštne pošiljke, se lahko zaposleni med seboj povežejo v obliki povratnih informacij v razpravah o kateri koli določeni temi. Tako bi povezava z geografsko razširjenimi skupinami navdihnila timsko delo.

  • Intranet pomaga pri iskanju in poznavanju zaposlenih

Samo zato, ker je ekipa geografsko razširjena ali nekdo dela od doma, je nemogoče ves čas najti in poznati zaposlene, tudi v primerih, ko z njimi delamo fizično ali praktično. V takih primerih nam imenik zaposlenih v intranetu pravzaprav pomaga, da stopimo v stik z našimi načrtovanimi vrstniki in lahko zgradimo skupnost. Spoznamo lahko znanje naših članov, delovno zgodovino in uspehe. Zato lahko uporabimo njihovo pomoč pri reševanju katerega koli vprašanja ali svetujemo drugim, naj jim sledijo pri takšnih specifičnih potrebah. Kolegice lahko motivirate tako, da jim pošljete čestitko za uspeh projekta ali pa pošljete zahvalo za dobro opravljeno delo.

  • Preko Intraneta lahko ustvarite, delite in objavite poljubno dobro vsebino prek meja in oddelkov

Preko intraneta ljudje ustvarjajo vsebino, delijo javne objave, ki jih porabijo drugi, in komentirajo. Uporabniki uporabljajo različne prostore, v katere koli nove vsebine je naložena samodejna posodobitev, ki bo šla vsem v določene objave. Nato začnejo uporabljati te vsebine. Tako intranet uporabnikom daje možnost ustvarjanja vsebine, ki bi jo lahko uporabljali drugi. Naslednja vsebina je na splošno naložena v intranetu:

  1. Blogi in novi trendi o industriji
  2. Nove veščine, ki jim jih bodo lahko sledili drugi
  3. Zmaga velike ekipe
  4. Novo lansiranje
  5. Nova strategija ali postopek
  6. Kul fotografije in videoposnetki

  1. Center za vključevanje in rast zaposlenih: odpravi razočaranje zaposlenih

Na vsako organizacijsko potezo je angažiranost zaposlenih obravnavana kot spodnja točka. Z angažiranjem zaposlenih se povečuje produktivnost in motivirajo zaposleni. To končno pozitivno vpliva na zadovoljstvo strank in moralo zaposlenih.

Statistika zaposlovanja zaposlenih

  • Študija usposabljanja Del Carnegie kaže, da skoraj 71% zaposlenih iz velikih podjetij ni angažiranih
  • V drugi študiji Gallup Research je ločevanje zaposlenih približno 18%, kar ovira splošno produktivnost

Zaposleni se zvestim zavzemajo za podjetja, v katerih delajo. Strankam ponosno omenjajo izdelek ali storitev podjetja. Skupaj ustvarjajo znanje v korist drugih in pomagajo drugim pri doseganju svojih ciljev. Odpuščeni zaposleni so breme. S tem škodijo ugledu podjetja in med drugim širijo nezadovoljstvo ter viralno vplivajo na produktivnost. Na tej točki bi intranet dejansko pomagal razviti načrte za vključevanje zaposlenih, tako da bi jim omogočil uporabo virov in orodij ter jih usposobil na svojih težnjih področjih za izgradnjo kariere. Bili bi bolj pooblaščeni za odločitev o svoji karieri.

  • Intranet zaposlene veže za poslanstvo, vizijo in vrednote podjetja

Pogosto pomislimo, ali je vsak zaposleni usklajen s poslanstvom, vizijo in vrednostjo podjetja! In sta pravilno usklajena in čustveno povezana z njo? Študija, ki jo je na raziskavi TINYpulse opravilo 40000 zaposlenih, kaže, da se je le 40% zavedalo. Proces angažiranja zaposlenih omogoča dostop do vseh zaposlenih, da se čustveno navezujejo na poslanstvo, vizijo in vrednote podjetja. Intranet daje vsem dostop do tega na osrednji lokaciji. V različnih oblikah in segmentih lahko dosežete svoje zaposlene in jih okrepite na večplastne načine: z blogi, razpravami, članki, videoposnetki in prilagojeno stranjo za promocijo blagovne znamke.

  • Intranet ustvarja razvojne priložnosti za zaposlene

Zaposleni bi bili bolj zadovoljni, če bi imeli dovolj prostora za razvoj. Podjetje lahko ustvari različne načrte za karierno rast zaposlenih in tako zmanjša trpljenje. In samo z zmanjšanjem vrzeli med viri, ki jih potrebujejo za rast, in njihovimi rezultati, lahko podjetje racionalizira neusklajenost. Intranet tukaj opravlja to odlično delo pri podpori in spremljanju programov rasti zaposlenih na naslednji način:

  1. Utrditev gradiva za usposabljanje in najboljših praks
  2. Zbiranje povratnih informacij zaposlenih za izboljšanje programov
  3. Prenašanje kulture podjetja vsem
  4. Spremljanje napredka vseh zaposlenih
  5. Enemu od njih omogočamo, da spremlja svoj razvoj
  • Intranet ima možnost povezave z vsemi na razvojnih načrtih in edinstvenih idejah

Kadar gre za komunikacijo, ki jo zaposleni izpovedujejo prek e-pošte, obstaja verjetnost, da se bodo ta e-poštna sporočila izgubila v nabiralnikih ali pa ljudje morda ne bodo sprejemali pobud za odpiranje teh sporočil. Povsod je zelo pogosta. Zaposleni morda pogreša pomembno komunikacijo, ki mu jo pošlje v zvezi z njegovim osebnim dogajanjem. In včasih se lahko zaradi tega počutijo zapuščene ali nepomembne.

Intranet vedno omogoča zaposlenim dostop do tistega, kar zahtevajo najpomembnejše posodobitve, vsaka možnost in vsaka sprememba pri načrtovanju. Informacije so lahko javne ali posebej prilagojene pravim ljudem; kot del dvojne komunikacije jim lahko pošlje e-poštno sporočilo. Hkrati lahko delijo svoje edinstvene ideje v virusnem prostoru, drugi v tem prostoru pa lahko dostopajo do teh informacij in objavijo komentarje. Zato se razvije dobra komunikacijska nit, ki vodi do uspešnega razvoja za vse. Ljudje, ki morda ne bodo sodelovali v javni razpravi, se lahko vključijo tudi v tovrstne spletne razprave.

Intranet prav tako pooblašča zaposlene, da izkoristijo svoje vloge in kariere:

  1. Lastni projekti in podobne pomembne naloge
  2. Delite kreativne ideje
  3. Izkoristite priložnosti
  4. Spremljajte njihov razvoj ciljev
  5. Svetujte, da postopek napreduje
  6. Pazite na dodatne vaje in izobraževanja
  7. Pazite, kaj počnejo drugi znotraj in zunaj ekip

Steve Roesler, znan komunikacijski strateg, je postavil deset pomembnih vprašanj, ki bi pomagala zaposliti zaposlene na delovnem mestu. Ti kontrolni seznami so učinkoviti pri oblikovanju enostavnih rešitev težav v intranetu:

  1. Intranet deluje kot orodje za načrtovanje

Intranet vsem olajša načrtovanje in spremljanje sestankov, dogodkov in sestankov. Vsi zaposleni bi imeli koristi od tega izjemnega programa.

  • Enostavno načrtovanje srečanja, ki navdihuje sodelovanje zaposlenih

Ljudje imajo morda več kot eno orodje, s katerim lahko načrtujejo svoje zaveze, vendar so neučinkoviti, saj bi to trajalo dolgotrajno. Ta izvedljivost zagotavlja dobro udeležbo zaposlenih. Zaposlenim lahko pošljete e-pošto glede sestankov ali dogodkov, vendar je ta postopek težaven. E-poštna sporočila se lahko izgubijo v mapi »Prejeto« ali pa se preskočijo pomembne osebe. Najlažji in najbolj pameten način je, da v intranetu vašega podjetja načrtujete skupni koledar in si hitro ogledate udobje vsakega. Tako si lahko določimo čas za sestanek.

  • Ustvarjanje privlačnih dogodkov

Poleg določitve časa in koledarjev je nekaj več informacij o dogodkih, zaradi katerih so dogodki zanimivi in ​​priljubljeni.

  1. Popolne informacije o dogodku
  2. Fotografije in videoposnetki, ki se nanašajo na dogodek, da postanejo bolj vabljivi. Kmalu po končanem dogodku lahko pride do enakomerne posodobitve, skupaj s fotografijami in videoposnetki
  3. Podroben načrt poti do dogodkov
  4. Informacije o jedilnicah, trgovinah in vseh drugih pomembnih mestih, ki jih lahko zapustite

Zaključek

Ustrezna zasnova intraneta je vedno odskočna deska za učinkovito notranjo komunikacijo. Vedno daje prednost ljudem, da se povežejo s kolegi o kateri koli skupni temi, in ponuja neskončne pripomočke. Videli smo, da ljudje široko dostopajo do pravilne uporabe intraneta, da povečajo množično učinkovitost platforme. Učinkovitost dela, ki neposredno vpliva na donosnost naložbe, je platforma, kjer kar koli iščejo, ustvarjajo, delijo, se učijo in motivirajo druge. Čeprav to ni nobena negativna stvar, ni pravilno, vendar je vedno mogoče reči, da je pravilna zasnova intraneta vedno polovica dela, odkar gre za pravilne dvosmerne komunikacijske kanale.

Kategorija:

Razvoj podjetništva