Pravila za etiketo po e-pošti
Tudi v tej dobi informacijske tehnologije in hitre elektronske komunikacije se od vsakega posameznika pričakuje, da bo pri interakciji z računalnikom ali katerim koli drugim pripomočkom upošteval določene kodekse in etiko. Eno etiketno pravilo velja za vse, ne glede na to, ali ste delujoči strokovnjak, etiketna pravila poslovnega podjetnika ali študenta. Pravzaprav obstajajo različni viri elektronske komunikacije, kot so e-pošta, Facebook, Twitter, Skype in še veliko več. Brez dvoma velja, da so pravila etiketa na delovnem mestu ena najpogostejših in najbolj učinkovitih komunikacijskih sredstev. Danes pravila etiket na delovnem mestu niso omejena le na pošiljanje pomembnega dela sporočila, temveč se je njegov obseg razširil na veliko širšo mejo. V resnici po raziskavi število uporabnikov e-poštnih številk nenehno narašča z naraščajočim številom uporabnikov interneta.
Toda pozno, na žalost, pravila etiket etiket za podjetja prihajajo na območje groženj z uporabo umazanega jezika. Prav tako je bilo kar nekaj primerov, ko so zaradi velike vrzeli v komunikaciji popolnoma napačno razlagali. Še več, upravičeno je priporočljivo, da ne smete pošiljati e-pošte, če ste neprijetni ali imate nekoga slabo razvito. To lahko še dodatno zaplete težave, če jih ne rešite pravočasno ali če e-poštno sporočilo ne pošlje pravilno. Na koncu ustvari negativen vpliv in prikaže, da ste nestrokovni.
Pomembna osnovna pravila za etiketo po e-pošti
Tu je nekaj pravil etiketa po e-pošti, ki jih posamezniki pogosto spregledajo ali jih običajno ne upoštevajo,
Pravila za etiketo po pošti # 1. Vse kape
Kadar koli sestavljate kakršno koli e-poštno sporočilo, bodisi formalno bodisi neuradno, se morate zavedati, da vaš Caps lock ni vklopljen. Na splošno se ne zdi dobro sestaviti e-poštnega sporočila, sestavljenega iz vseh tiskanih črk. V strokovnem smislu je ta napaka ponavadi znana kot "kričanje". Poleg tega postane pisanje skoraj nečitljivo. Če pa res želite preizkusiti nekaj novega in se lotite novega sloga pisave, potem lahko vse besede uporabite v malih črkah. Pravzaprav ta slog postaja priljubljen v teh dneh. Toda pravilen pristop k pisanju pošte običajno vtipka informacije, ne da bi uporabili preveč slogov pisav. Pomemben del svojega sporočila lahko poudarite / krepite ali podčrtate.
Pravila za etiketo po pošti # 2. Pošiljanje e-pošte brez lektoriranja
Druga napaka, ki jo ljudje na splošno naredijo, je pošiljanje e-pošte, ne da bi prebrali tisto, kar so v resnici sestavljali. Morda ste zelo pomembno previdno vtipkali pomembno elektronsko pošto, vendar morate vsebino lektorirati, preden kliknete gumb »pošlji«. V vaši pošti so lahko črkovalne napake ali slovnične napake, kar bo povzročilo slab vtis. Med pisanjem ne bodite drzni, tudi če to ni uradno sporočilo. Lektoriranje ali urejanje postane toliko bolj pomembno, če ima vaša pošta možnost samodejnega popravka. S ponovnim branjem boste v svoji pošti omenili vse pomembne točke in če niste pozabili priložiti nobenega potrebnega dokumenta.
Pravila za etiketo po pošti # 3. Napaka pri posredovanju
Nekoliko boste presenečeni, ko veste, vendar ostaja dejstvo, da ljudje ne sledijo carini, tudi če nekomu pošljejo elektronsko sporočilo. Pravzaprav so "Naprej" običajno razvrščene v tri kategorije,
-
Ponarejena e-poštna sporočila z lažnimi obljubami
Kot takšni ste morda naleteli na veliko lažnih e-poštnih sporočil, ki vsebujejo lažne obljube. Na primer, od marsikoga boste morda zahtevali, da podatke posredujete ljudem, ki trdijo, da bi vam ob izpolnitvi te naloge ponudil denarno nagrado v določenem znesku. Prosimo, bodite pozorni na takšna e-poštna sporočila!
-
E-poštna sporočila, ki vsebujejo slike in zabavna dejstva
Obstaja veliko e-poštnih sporočil, ki vsebujejo luštne slike živali, dojenčkov ali katerega koli drugega zanimivega predmeta in pošiljatelj vas prosi, da ga pošljete več posameznikom. Poleg tega lahko vsebuje tudi zanimiva dejstva in informacije o katerem koli vprašanju. Vendar bodite zelo previdni, preden na delovnem mestu pošljete etiketna pravila, ki jih posredujejo nekomu.
-
Neželena pošta ali neželena pošta
Hekerji jih običajno pošljejo, da ciljajo na žrtve. E-poštna sporočila v velikem številu pošiljajo velikemu številu ljudi v imenu Bogov in Boginj. Lahko na primer dobite pošto od neznanega vira, ki vas prosi, da ga posredujete v imenu katerega koli hindujskega Boga ali Jezusa Kristusa.
Med spopadanjem s takšnimi ponarejenimi e-poštnimi sporočili morate biti zelo pozorni in ozaveščeni. Upoštevati morate preprosta navodila spodaj-
- Ne pošiljajte neželene pošte ali neželene pošte tudi po pomoti
- Če vas slika, videoposnetek ali vsebina e-pošte očarajo in ga res želite posredovati, ne pozabite, da ga pošljete le na osebno noto.
- Na spletnem mestu, kot je Snopes.com, lahko preverite, kje se nahaja e-poštno sporočilo.
- Ne nadaljujte s posredovanjem e-poštnih sporočil vsem, ki so na voljo v vašem imeniku.
Pravila za etiketo po pošti # 4. Pretiravanje z vsebino ali skrajšanje njene dolžine
Nekateri ljudje navadijo pretiravati ali po nepotrebnem razlagati točko, medtem ko na delovnem mestu sestavljajo pravila etiketne etikete. Prosimo, da se oddaljite od takšnih praks, saj očem niso vse prijetne. Izogibajte se uporabi dolgih stavkov; namesto tega napišite poanto in v kratkih odstavkih. Uporaba točk in številk nabojev je vedno spodbudna, saj jih je enostavno razumeti. Če želite poudariti pomembne vidike, lahko krepite ali uporabite poševne črke.
Po drugi strani pa to še ne pomeni, da lahko izberete najkrajšo pot za prenos svojega sporočila. To je bolj uporabno in pomembno, zlasti ko se odzivate na kakršen koli etiket po e-pošti. Ne odgovarjajte le z eno samo besedo. Pravzaprav je ta etiketna pravila za poslovanje pogosto prekršena, če mora oseba odgovoriti pritrdilno ali negativno. E-pošta postane precej nenadna in izgleda nerodno. Zdaj, zakaj je pomembno slediti temu vzorcu? Odgovor je, da ima vsak email določen ton in ga je treba med pisanjem dosledno upoštevati. Zato odgovorite tako, da napišete celoten stavek.
Pravila za etiketo po pošti # 5. Med sestavljanjem zavzemite zapleten pristop
No, to velja v mnogih okoliščinah. Pogosto ljudje med sestavljanjem e-pošte niso pozorni na ton ali jezik. Rezultat; na koncu pišejo v zelo zapletenem jeziku, ki ga je težko razumeti. Zagotovo se je treba izogibati uporabi težko prizadetih besed. Namesto tega mora biti vaš pristop preprost. Jezik mora biti jasen, da ga lahko vsakdo zlahka razume. Vendar morate pri tem upoštevati, na koga se obračate po pošti. Sestavite svoja dejstva na organiziran način. Bodite previdni pri uporabi ustreznih ločil.
Pravila za etiketo po pošti # 6. Sprejem popolnega neformalnega pristopa
To je nekaj, kar smo našli v več pravilih etiketa na delovnem mestu. Včasih posamezniki postanejo preveč neformalni v svojem pristopu, ki se nato začne odražati v njihovem tonu sporočila. No, v veliki meri je odvisno od vrste razmerja med pošiljateljem in prejemnikom. Kljub temu pa je treba ugotoviti, da morate biti pozorni na raven neformalnosti, razen če se obrnete na nekoga zelo posebnega. Pozorni morate biti na uporabo domišljijskih pisav, barvnih besedil in kratkega besedila SMS, na primer 'u' za vas ali 'ur' ali vaše itd.
Pravila za etiketo po pošti # 7. Pošiljanje ali odgovarjanje na skupinska e-poštna sporočila
Večkrat boste morali poslati skupinska e-poštna sporočila. Tudi tukaj morate biti previdni pri svojem pristopu, da ne boste pristali na območju težav. Vedno se prepričajte, da uporabljate možnost polja BCC, ko sporočilo množično pošiljate v večini. Prednost tega je, da lahko prikrijete e-poštne naslove drugih oseb, ki jih pošiljate. Vsaka oseba ne bo mogla ugotoviti, koliko posameznikov je prejelo isto pošto. To prakso podjetja običajno sprejmejo, ko na razgovor pokličejo več kandidatov.
Na enak način se lahko, če se odzovete na skupinsko e-pošto, rešite pred razkritjem e-poštnih naslovov drugih posameznikov. V tem primeru lahko uporabite polje CC. Vendar pa bodite zelo prepričani in previdni, preden uporabite to orodje.
Pravila za etiketo po pošti # 8. Združitev strokovnega in osebnega
Večina pravil o etiketu delovne e-pošte za poslovne strokovnjake ima dve ločeni e-pošti, ena je osebna, medtem ko je ena elektronska pošta podjetja, ki vsebuje samo uradna sporočila. Vendar nekateri ljudje uporabljajo svoj pisarniški ID za pošiljanje osebnega sporočila svojim prijateljem ali sorodnikom. To nikakor ni sprejemljivo in je popolna kršitev pravil e-poštnega etiketa na delovnem mestu in kodeksa ravnanja. Tudi če želite s svojimi pisarniškimi kolegi deliti zanimiv videoposnetek, šalo ali katero koli drugo informacijo na osebnem zapisu, vedno uporabite vaš osebni poštni naslov. Številna pravila etiketa za podjetja so pri tej opombi zelo stroga in vsaka kršitev na tej strani lahko privede do kaznovanja posameznika. Poleg tega se prepričajte, da ne pošiljate e-poštnih sporočil NSW (Not Safe for Work) z ID-ja podjetja. Pošiljanje neprimernih videoposnetkov ali vsebine lahko privede do izgona zaposlenega.
Pravila za etiketo po pošti # 9. Pošiljanje nežnih opomnikov
Če ste pozorno opazili, je v svetu elektronske pošte, ki je znan kot "nežen opomnik", zelo priljubljena besedna zveza. Ta izraz se običajno uporablja zlasti v vrstici z naslovom e-pošte. Kot že ime pove, pošiljatelj dejansko prejemnika opomni na nekaj, na primer, da plača preostali znesek plačila itd. Toda včasih je sporočilo dejansko napačno razlagano. Številna pravila etiket za podjetja so to sprejela kot kršitev, ker jih na nekaj opominjajo. Tudi če morate komu poslati opomnik, bodite previdni glede jezika in tona.
Pravila za etiketo po pošti # 10. Pošiljanje mega datotek
Zanimivo je, da ljudje na delovnem mestu ne samo kršijo pravila etiket na e-pošti, medtem ko sestavljajo vsebino svojega sporočila, ampak tudi, ko priložijo dokument v podporo svojemu pisanju. Da, morda se zdi nesmiselno, vendar pripisovanje kakršnemu koli dokumentu ali datoteki velikosti 10 MB ali več velja za kršitev ravnanja. Tako strežniki ne morejo prevzeti pritiska tako velikega dokumenta. Takšne priloge v kakršni koli obliki je težko poslati in lahko ustvarijo nered v prejetem nabiralniku. Če pa morate poslati datoteko velike velikosti, se raje odločite za spletne storitve, kot so Dropbox, Hightail ali DropSend.
Pravila za etiketo po pošti # 11. Pisanje nepopolne predmetne vrstice
Ne glede na to, ali verjamete ali ne, toda vrstica predmeta velja za enega najpomembnejših delov vsakega e-poštnega sporočila. Prejemnik pošte bo najprej opazil predmetno vrstico pošte, saj je to tako vidno v nabiralniku. Na tej tematiki bo vaš prejemnik ugotovil, o čem je v sporočilu. Zato je pomembno, da napišete popolno in smiselno temo in nato pridete do preostalega dela telesa. Neprimerna vrstica teme kaže vaše zanimanje za prenos sporočila prejemniku.
Pravila za etiketo po pošti # 12. Začetek in podpis e-pošte
Začetek e-pošte odraža veliko tona in jezika preostalega dela telesa. Samo pisanje zdravega ali navadnega hiha zveni nekoliko absurdno. Če poznate ime osebe, ga lahko pokličete po imenu in če ne samo, napišite Spoštovani ali gospa. Če se obračate na starejše, ne morete začeti s Hello Sir. Če ga kdo prosi, da se javi na razgovor, ga lahko pokličete po njegovem imenu ali preprosto napišete "Dragi prijavitelj".
Podobno, ko zapirate pošto, po nepotrebnem ne napišite zahvale, razen če od posameznika ne prosite, naj vam stori uslugo. Dejansko je „Pozdravi“ primernejša in primernejša beseda, celotna razprava o pošti.
Pravila za etiketo po pošti # 13. Ob lastnem sladkem času za odgovor
To je slaba navada, da se razvijate posebej, če ste povezani s poklicnim svetom. Obstajajo ljudje, ki se veselijo odgovarjanja na e-poštna sporočila in jih prosijo za informacije, tudi ko vedo odgovor. Odgovorijo samo v trenutku, ko prejmejo opomnik. Seveda bi morali z e-poštnimi sporočili ravnati na podlagi njihovih zaslug, vendar se vsaj odzvati z odgovorom na zadevo ali vprašanje.
Sklepanje pravil za etiketo po e-pošti:
Pomembno je, da se izognete praksam, ko kršite pravila e-poštnega etiketa za podjetja. Med sestavljanjem etičnega etiketa na delovnem mestu pravilno upoštevajte kodeks ravnanja, ki odraža vašo pristnost in iskrenost.
Sorodni tečaji
Skozi to objavo bomo razpravljali o nekaterih pravilih etičnega etiketa, ki jih posamezniki pogosto spregledajo ali jih običajno ne upoštevajo. Tu smo razpravljali o pomembnih osnovnih pravilih etiket na delovnem mestu.
- Osnove usposabljanja za etiketo po e-pošti
- Usposabljanje za e-poštni marketing
- CRT: 05 - Etiketa e-pošte