Upravljanje deležnikov v projektu -
Del definiranja sebe kot družbenih živali izvira iz dejstva, da je napredek naše civilizacije in družbe odvisen od naših medsebojnih interakcij. Med seboj komuniciramo prek jezikovnega medija, imenovanega jezik, in to je most med razumevanjem in odzivanjem na različne situacije in scenarije.
Tudi ko gre za naše delovno mesto, se od nas pričakuje, da naša delovna etika narekuje, da ostajamo v prisrčnem in pozitivnem odnosu z ljudmi, s katerimi komuniciramo, da bi dosegli napredek pri doseganju skupnega cilja in cilja podjetja.
V svetu upravljanja projektov je projektni vodja edina oseba, ki upravlja in upravlja projekt, in osebe, ki sodelujejo v projektu. Torej, to postane bistven dejavnik, da lahko s komunikacijo vzpostavi močno vez z vsemi zainteresiranimi stranmi. Ta članek bo obravnaval to vprašanje, ki vam je ravno prišlo v glavo, kako natančno zgraditi pozitiven odnos z vsemi ključnimi deležniki projekta.
Kaj je upravljanje deležnikov projekta?
Zainteresirane strani so tiste osebe, ki sodelujejo v projektu in neposredno ali posredno sodelujejo v postopkih projekta. To upravljanje projektnih deležnikov lahko razdelimo v dve glavni kategoriji:
- Zunanje upravljanje zainteresiranih strani : Ti zunanji deležniki lahko vplivajo na delovanje projekta ali nanj vplivajo, vendar niso neposredno vključeni v poslovanje organizacije. Sem sodijo skupnosti, mediji, širša javnost, druge javne skupine in drugo.
- Notranje upravljanje zainteresiranih strani projekta : Te zainteresirane strani so neposredno udeležene v transakcijah, ki jih je podjetje izvedlo in so v določenem času ali drugo v posesti ali povezane z izdelkom ali storitvijo (ali delom izdelka ali storitve), ki jo je dala organizacija. Ti upravljavci deležnikov v projektu vključujejo zaposlene, kupce, prodajalce, dobavitelje, delničarje in drugo.
Vodstvo deležnikov v projektu, s katerim ste obkroženi, je mogoče opisati kot dve skupini: ena je neposredno vključena v projekt in je prisotna v usmerjevalnem odboru projekta in druga, ki niso ključni odločevalci, vendar jih je treba opozoriti na napredek projekt in kako poteka po prvotnem načrtu poslovnega projekta. Oglejmo si podrobneje upravljanje teh deležnikov v projektu in kako njihovo sodelovanje oblikuje potek projekta.
Za nemoteno delovanje projekta je z leti postalo bistveno, da vodja projekta vzpostavi namensko komunikacijsko linijo z notranjimi in zunanjimi deležniki. Ta komunikacijska linija je privedla do številnih uspehov, nezmožnost pravočasne in natančne komunikacije s temi ključnimi deležniki projekta pa je privedla do neuspeha samega projekta.
V tej igri so vsi deležniki ključni akterji in jim je treba dati enako raven.
Vrste upravljanja deležnikov v projektu
Ker smo upravljanje projektnih deležnikov razvrstili v notranje in zunanje zainteresirane strani organizacije, lahko nadalje preučimo vrste obstoječih upravljavcev projektnih deležnikov, ki temeljijo na njihovi ravni neposredno ali posredno vključenosti v projekt.
- Ljudje, ki pozitivno vplivajo na celoten projekt, vendar niso neposredno vključeni v delovanje projekta in projektnega načrta. Te vrste upravljanja s projektnimi deležniki vključujejo višje in najvišje vodje, dobavitelje in oddelek za finance v organizaciji
- Ljudje, ki jih prizadene katero od dejanj, sprejetih v premisi organizacije. Ti so neposredno prizadeti in so tudi ključnega pomena za izvajanje sprejetih sprememb. Vključujejo zaposlene in kupce.
- Ljudje, ki jih zanima uspeh organizacije, zlasti v smislu donosov in prihodkov, pridobljenih zaradi dobička. Ti ključni deležniki na projektu vplivajo na te programe sprememb ter na izdelke in storitve organizacije do te mere, da poznajo koristi, ki jih prinašajo dejavnosti. Ti ključni deležniki v projektu vključujejo posameznike, ki imajo v lasti zaloge.
Kot vodja projektov bo vaša odgovornost povezovanje pik in učinkovito komuniciranje z vsemi tovrstnimi ključnimi deležniki projekta, da se v projektu doseže kohezivnost in se z njim uspešno izvaja. Ta učinkovita komunikacija bo zagotovila, da se bo vaš projekt izvajal na pravi poti skozi celoten življenjski cikel in da se vsi o projektu nenehno obveščajo o svojem napredku.
Kaj želijo vedeti ti upravljavci deležnikov projekta?
To je eno vprašanje, ki bi si ga morali zastaviti vsi vodje projektov in poiskati zadovoljive odgovore. Pomembno je vedeti, kaj vse mora vodstvo teh projektov vedeti. Ne glede na to, ali neposredno delajo na projektorju, želijo vedeti status in napredek projekta. Kot dober vodja projektov je pomembno, da pravilno razumete, kaj želijo vedeti, in ustrezno pripravite svoj komunikacijski načrt, da ustreza potrebam ključnih deležnikov projekta.
- Zainteresirane strani ključnega projekta želijo vedeti, kaj jim je všeč - ljudje se vedno veselijo, da bodo ostali motivirani, ko bodo vedeli, kaj je v njih. Ko so znane koristi njihovega sodelovanja in celotnega projekta, jim to pomeni dodaten zagon, da dobijo večji občutek odgovornosti do projekta in temu primerno prispevajo.
- Ključni deležniki projekta želijo vedeti, kaj ima organizacija - Ljudje bi radi vedeli več o širši sliki in se veselili, kakšne koristi bo organizacija prejela. Konec koncev, če podjetje napreduje, tako povečuje njihove priložnosti v večjem deležu.
- Ključni deležniki projekta, ki vam želijo zaupati - stalna komunikacijska povezava med vami in upravljanjem projektnih deležnikov je lahko velik dejavnik za vzpostavljanje zaupanja v odnos. Zainteresirane strani morajo vedeti, da se lahko za vas zanesejo za delo, ki so vam ga zaupale. Udobje je zelo pomembno.
- Ključni deležniki projekta želijo vedeti, da ste predani - komunikacija je odličen medij, s katerim lahko pokažete svojo predanost in zavezanost projektu, ki ga vodite. Ko vodstvo zainteresiranih strani v projektu ve, da ste predani, bodo projekt lahko videli kot velik uspeh in bodite prepričani, da bodo vaše budne oči vodile in dosledno napredovale v življenjskem ciklu projekta.
- Zainteresirane strani ključnega projekta želijo videti, da ste sposobni - ko učinkovito sporočite napredek projekta ali nalogo, ki jo je treba dokončati; to kaže veliko vaše sposobnosti in kalibra ključnim zainteresiranim stranem in članom skupine. Dejstvo, da ste sposobni voditi projekt, ima lahko velik in globok vpliv na to, kako ti upravljavci projektov sami prispevajo k projektu in se zavzemajo.
Določitev pozitivnega odnosa
Če želimo ohraniti pozitiven odnos s temi ključnimi deležniki, ki so ključni in ugledni del naših projektov, je bolje, da razumemo in jasno določimo, kaj pomeni pozitiven odnos. In, ne, ostati pozitiven ni del seznama upravljanja projektnih deležnikov. Naj se torej najprej potopimo in določimo, kaj nam pomeni pozitiven odnos. Naslednje značilnosti po mojem mnenju odlično opisujejo in definirajo pozitiven odnos, ki je potreben med delom na vašem projektu:
- Zaupanje - ne glede na to, ali gre za vaš osebni odnos ali poklicni odnos, zaupanje je ključni dejavnik, ki vam lahko predstavlja prelomnico za uspešen in cenjen odnos z zainteresiranimi stranmi. Zaupanje je lahko močna vez, ki združuje projektno skupino in ključne deležnike projekta za učinkovitejša in uspešnejša delovna in komunikacijska okolja. Z zaupanjem pride dejstvo, da lahko svoje ideje podate na mizo, ne da bi vas kaj motilo.
- Odprta in učinkovita komunikacija - V pisarniškem scenariju ste nenehno v načinu komunikacije bodisi prek e-pošte ali neposrednih sporočil ali z enostavnim pogovorom iz oči v oči. Bolj ko boste komunicirali, več odnosov boste pridobili, boljše in učinkovitejše pa bi bil odnos bolj pozitiven.
- Omogočanje raznolikosti - Pozitivnost v odnosih lahko povzroči, da ljudje sprejemajo različnost in raznolikost, ki jih prinašajo drugi ljudje. Lahko pridejo do različnih mnenj, misli in idej. Vaš projekt bo s svojo raznoliko perspektivo lahko imel veliko koristi, zato boste vstopili v pozitiven odnos.
- Medsebojna skrb in spoštovanje - Delo kot ekipa in skupina je lahko resnično naporno. Lahko naletite na posameznike, ki jih je težko obiskati, vendar imajo v mislih širšo sliko organizacije in na podlagi tega vzpostavili obojestransko skrb in spoštovanje drug drugega in znotraj projekta lahko zainteresirane strani omogočijo inovacije in nemoteno delovanje projekta v ekipa.
- Pazljivost - Če boste pozorni na svoja dejanja in besede, vas lahko ključni deležniki v projektu postavijo kot odgovornega in odgovornega posameznika, s katerim se lahko spopadate. To lahko poveča položaj vodje projektov in vam pomaga pri uresničevanju stvari. Samozavedanje vam lahko prihrani težave negativnih vibracij okoli sebe na vašem delovnem mestu.
Nasveti za pozitivno sodelovanje vaših zainteresiranih strani v projektu
- Poglej, da ne boš samo gradil pozitivnega odnosa z upravljanjem zainteresiranih strani v projektu, ampak se tudi veseli močnega odnosa, ki bo trajal skozi ključne točke odločanja. Potrudite se, da jih boste nenehno vključevali v strategijo in uporabljeni pristop.
- Delite svojo vizijo in sprejemate projekt in cilj, ki ga namerava doseči.
- Neprestano upoštevajte nasvete in pomoč pri ljudeh, ki so že pri svetlejši strani, ko gre za projekt in vse njegove naloge.
- Določite redni urnik sestankov, da se boste neposredno sestali z različnimi vrstami vodenja zainteresiranih strani v projektu in vložili čas v svetovanje in dali svoje stališče naprej odpornim ključnim zainteresiranim stranem, da bi jih spodbudili k večji sliki in razumeli vse, kar projekt stoji za.
- Pripravite komunikacijski načrt in se o njem dogovorite z vsemi ključnimi zainteresiranimi stranmi.
- Komunikacija mora biti preprosta, a učinkovita.
- Da bi lahko zgradili njihovo zaupanje vase, jim pokažite strukturiran pristop do projektnega načrta že od začetka projekta.
- Obveščajte o tveganjih in težavah in ne ustvarite presenečenja ali napete situacije nenadoma. To bo ogrozilo njihov delež v projektu in vas bo oviralo, da prevzamete vodstvo z zaupanjem.
Uporaba komunikacijskega načrta
V tem članku ste že nekajkrat slišali o načrtu komunikacije. Nekateri morda vedo vse o tem in nekateri bi ga morda slišali že prvič. Če dajete prednost mladim in mladim voditeljem projektov tam, boste zdaj dobili kratko lekcijo o tem, kaj je komunikacijski načrt in kako naj se lotite tega.
Kaj je komunikacijski načrt?
Preprosto povedano, komunikacijski načrt omogoča učinkovito in učinkovito komunikacijo med vami kot vodjo projekta in različnimi deležniki, s katerimi se boste ukvarjali med projektom. Ta načrt bo popoln vodnik, ki vas bo usmerjal skozi vso komunikacijo, ki bo potekala in s kakšno frekvenco.
Pri oblikovanju komunikacijskega načrta boste morali prevzeti od:
- Sponzor projekta
- Upravljanje zainteresiranih strani v projektu
Elementi komunikacijskega načrta
Če se želite dober in uspešen komunikacijski načrt uresničiti, boste morali sprejeti naslednje štiri elemente načrta:
- Cilji komunikacije
- Metoda in pogostost komunikacije
- Vrsta deležnikov (ciljna publika)
- Ključni elementi, ki se uporabljajo v komunikaciji
Razvoj komunikacijskega načrta
To nalogo je mogoče enostavno izvesti, če imate v mislih vso in jasno izraženo komunikacijsko strategijo. Ko boste vedeli in spoznali, kaj je treba storiti, povedati in ukrepati, boste lahko prepričani, da boste razvili komunikacijski načrt, ki ne bo spodletel. V naslednji razpredelnici so idealne in priporočene strategije, ki jih je treba izvesti za natančno oblikovanje in oblikovanje dobrega komunikacijskega načrta, da bi zgradili pozitiven odnos z upravljavci vaših projektov.
| Fokusne točke | Vprašanja |
| Cilji komunikacije | Kaj želite doseči s svojim komunikacijskim načrtom za svoj projekt?
Ali so ti cilji usklajeni s cilji vašega projekta? |
| Ciljna skupina | Kdo potrebuje tovrstno komunikacijo?
Kaj je v njih? |
| Način komunikacije | S čim se zadovoljite vaša ciljna publika kot njihov način komunikacije? |
| Pogostost komunikacije | Kako pogosto želite posodobiti svoje deležnike? |
| Namen komunikacije z različnimi tipi zainteresiranih strani | Zakaj želite to informacijo sporočiti tej vrsti deležnikov? |
| Ključni elementi v komunikaciji | Kaj jih natanko potrebujete, da vedo?
Kaj kot vodja projektov želite sporočiti njim? |
| Mojster komunikacije | Kdo bi vam moral posredovati sporočilo, ki ste ga načrtovali?
Kateri član ekipe je dovolj odgovoren za takšno komunikacijo? Ali različne zainteresirane strani potrebujejo različne komunikatorje? |
| Viri informacij | Kakšen je vaš vir informacij, da lahko komunicirate?
Katere podatke in informacije boste uporabili? Kakšna je potreba po tem določenem podatku za ta konkretni deležnik? |
| Meritve uspeha | Kako vem, da moj komunikacijski načrt deluje?
Kaj se mu zdi uspešen komunikacijski načrt? Ali moram imeti sestanek o oceni komunikacijskega načrta? |
Priporočeni članki
To je vodnik za nenehno komunikacijsko povezavo med vami in upravljanjem projektnih deležnikov lahko velik dejavnik za vzpostavljanje zaupanja v odnos. To je naslednja zunanja povezava, povezana z deležniki v projektu.
- Neverjeten vodnik o tehnikah upravljanja projektov
- Učinkovito poročanje o upravljanju projektov
- Najboljših 7 orodij za upravljanje projektov z odprtim kodom