Uvod v načrtovanje in načrtovanje projektov

Čeprav sta načrtovanje in načrtovanje projektov“, čeprav sta ločeni, sta dve strani istega kovanca pri upravljanju projektov. V osnovi je „načrtovanje projektov“ namenjeno izbiri in oblikovanju učinkovitih politik in metodologij za doseganje ciljev projekta. Medtem ko je „Načrtovanje projektov“ postopek dodeljevanja nalog za njihovo dokončanje z dodelitvijo ustreznih virov v predvidenem proračunu in časovnem okviru.

Osnova načrtovanja projektov je celoten projekt. Verjetno se načrtovanje projektov ne osredotoča le na naloge, povezane s projektom, datumov začetka / konca projekta in odvisnosti projekta. Tako je „projektni načrt“ izčrpen dokument, ki vsebuje cilje, obseg, stroške, tveganja in časovni razpored projekta. Programski načrt vključuje predvidene datume in zaporedne projektne naloge, ki jih je treba izvesti.

Načrtovanje projektov

Faza načrtovanja projektov se nanaša na:

  • Razvoj projekta, da bi bil pripravljen za naložbe
  • Določa delovna mesta / naloge, potrebne za doseganje ciljev projekta

Faze načrtovanja projektov

Spodaj so navedene faze načrtovanja projektov:

  1. Določitev ključnih sponzorjev projekta in deležnikov, da se določi osnova obsega, proračuna in časovnega okvira za izvedbo projekta.
  2. Po vključitvi zahtev deležnika, določite prednostne naloge / določite cilje projekta.
  3. Določitev rezultatov projekta, potrebnih za dosego ciljev projekta.
  4. Ustvarjanje časovnega razporeda projekta.
  5. Določitev tveganj projekta, če obstajajo, in razvoj ustreznih načrtov za ublažitev.
  6. Obveščanje in predstavitev projektnega načrta zainteresiranim stranem.

Prednosti načrtovanja projektov

  • Zemljevid poti: Projektni načrt ponuja cestno pot, ki projektu usmerja od začetka do konca.
  • Dokumentiranje zahtev stranke: Dobro sestavljen načrt projekta omogoča beleženje zahtev strank v dokumentirani obliki. To daje natančno smer namesto zanašanja na predpostavke, ki bi lahko bile napačne in lahko vodijo do napak v projektu.
  • Avtonomija nalog: Načrtovanje omogoča dodeljevanje nalog določenim članom skupine in daje samostojnost. Ekipa ima občutek odgovornosti in odgovornosti za uspeh ali neuspeh projekta. Zato jih poziva, naj delajo bolje, ali jih spodbuja k nedoslednim rezultatom.
  • Ocenjevanje virov: Načrtovanje je ključnega pomena, saj nam omogoča oceno virov, stroškov in časa. Sodišče presodi morebitne zamude, če več članov hkrati dela na različnih projektih.
  • Načrt za ublažitev: Projektni načrt omogoča napovedovanje tveganj, če obstajajo, in ustrezno načrtuje strategije za ublažitev.
  • Prepoznavanje sposobnosti zaposlenih: Faza načrtovanja omogoča identifikacijo zaposlenih z določenimi nabori spretnosti ali strokovnim znanjem. In ko se naloge dodeljujejo, se člani skupine usposobijo za pomanjkanje spretnosti ali bodisi nadgradijo tiste, ki jih imajo.
  • Prednosti in pomanjkljivosti prejšnjih projektov: Projektni načrti prav tako pomagajo analizirati in izboljšati ali se učiti iz predhodnih projektnih zapisov ter olajšajo odločanje.

Načrtovanje projektov

Faza načrtovanja projektov se nanaša na:

  • Ocena potrebnih človeških virov in materialov na vsaki stopnji projekta; in približni izračunski čas za dokončanje vsake od teh nalog.
  • Označi datum začetka in konca vsake projektne naloge ter logično povezanost med različnimi projektnimi nalogami / dejavnostmi.

Faze načrtovanja projektov

Spodaj so opisane faze načrtovanja projekta:

  1. Na podlagi obsega projekta oblikujte in razvijte TBS (Struktura razčlenitve nalog).
  2. Opredelite naloge, povezane s projektom.
  3. Ugotovite potreben človeški vir in material
  4. Ocenite približno potreben čas za vsako nalogo
  5. Razporeditev virov
  6. Analizirajte podroben urnik
  7. Spremljajte in urejajte urnik

Prednosti načrtovanja projektov

  • Zmanjša čas vodenja : Projektni načrt daje oris nalog, ki jih je treba opraviti prednostno ali hkrati z drugimi nalogami. Tako člani skupine obveščajo o tem in preprečujejo morebitne zamude ali odlaganje nalog, s čimer se skrajša čas vodenja.
  • Zmanjšanje stroškov: Omogoča spremljanje virov s preprečevanjem prekrivanja nalog. Prav tako vodi do učinkovite uporabe virov in pravočasno vrne neporabljene vire, s tem pa zniža stroške.
  • Olajša produktivnost: Po oceni logične povezanosti med nalogami se viri, ki niso optimalno izkoriščeni, lahko dodelijo dodatnim nalogam in tako povečajo produktivnost.
  • Vnaprej predvidite težave : Natančen časovni načrt projektov vam omogoča, da vnaprej predvidite težave, ki se nanašajo na, premalo ali prekomerno izkoriščanje virov, in zagotavlja njihovo optimalno porabo.
  • Postavi cilj: Projektni načrt nam omogoča, da si zastavimo cilje, kratkoročne ali dolgoročne, pri čemer določimo smer in vizijo med izvajanjem projekta. Prav tako se vsi v skupini zavedajo smernic in metod za dosego teh ciljev. Brez časovnega razporeda bi bil projekt nejasno opredeljen. Tako postane okorno upravljanje in organiziranje nalog, da se uspešno izvajajo.
  • Trenutne posodobitve in opozorila o napredku: Urnik projekta je skica, ki daje projekt. Projekt bi se lahko srečal z določenimi izzivi, če pa ni zemljevida, kako bi se projekt premaknil v pravo smer? V takšnem primeru načrt projektov pomaga pri oceni, kako je projekt potekal in kako možni načini, kako ga voditi v pravilno smer.

Zaključek

Očitno je, da „načrtovanje in načrtovanje projektov“ potekata z roko v roki in sta bistvenega pomena za upravljanje projektov. Na kratko, „Načrtovanje projektov“ je izčrpen postopek, ki vključuje vse podrobnosti projekta, od njegovega začetka do zaključka. „Projektni načrt“ je sledilnik, ki spremlja zaporedja in naloge projektnih nalog.

Programski načrt obvesti / opozori projektno skupino o morebitnih zamudah ali če projekt ni v napačni smeri. To je živi dokument, zahteva občasno posodabljanje in snemanje. Orodja in tehnike, uporabljene za načrtovanje projektov, so "Struktura razčlenitve nalog", "Obseg dela" in "Metoda kritične poti", skrajšano kot "TBS", "SOP" in "CPM". Medtem ko programski načrt uporablja programska orodja in metode, kot so "PERT" (tehnika ocenjevanja programa), karte Gantta, grafikoni Pareto in druge mrežne ilustracije.

Projekt je nepopoln in brez dobro razvitega projektnega načrta in natančnih načrtov projekta ne more biti uspešen. Če želite doseči mejnike projekta, ga načrtujte in načrtujte!

Priporočeni članki

To je vodnik za načrtovanje projektov in načrtovanje. Tukaj razpravljamo o načrtovanju in načrtovanju projektov skupaj s fazami in prednostmi. Če želite izvedeti več, si oglejte tudi naslednje članke -

  1. Primer načrtovanja projektov
  2. Odgovornosti vodje projekta
  3. Spretnosti za vodjo projektov
  4. Naloge za upravljanje projektov

Kategorija: