Pregled vodenja projektov
Začnimo z razpravo, kaj je upravljanje s projekti, nato pa nadalje obravnavamo vprašanje, zakaj je to pomembno v katerem koli projektu. Projekt je vsaka naloga, ki je dodeljena skupini z motivom, da jo uspešno opravi. Upravljanje projektov zahteva ravnanje z vsemi nalogami upravljanja projektov v življenjskem ciklu projekta od začetka do konca. Na splošno so vodje projektov dodeljeni projektom za izpolnitev teh nalog in s tem pomagajo pri združevanju stranke in ekipe, tako da zagotovijo, da se projekt izvede pravočasno in v okviru proračuna.
To bomo poskušali razumeti s kratkim primerom, recimo, da se projekt začne brez projektnega vodje. Stranka je o rezultatih naročila seznanjena s celotno ekipo in le nad njimi se morajo potruditi. Brez ustreznega vodenja bo čas za razdelitev celotnega dela na manjše naloge ter njihovo organizacijo in dodelitev drug drugemu dolgotrajen postopek in zamuden, predpostavimo pa tudi, da se bo izvedel, kaj se zgodi, kadar pride do kakršnega koli nesporazuma ali konfliktov med člani ekipe, ki jih rešujejo? Kaj, če nekdo pusti projekt v sredini ali je treba dodeliti nekaj sredstev? Delo na projektu in njegovo vodenje bi zahtevalo veliko časa in energije, za večje projekte pa bi bilo skoraj nemogoče.
Zato je za zagotovitev nemotenega dela projekta in njegovo nadaljnje spremljanje upravljanje projektov ključnega pomena za vsak projekt.
Cilji vodenja projektov
Upravljanje projektov je pomembno, saj pomaga pri doseganju naslednjih ciljev:
1) Načrtovanje projektov:
Upravljanje projektov je pomembno, da je projekt mogoče pravilno načrtovati in določiti z jasnimi cilji, rezultati in roki v medsebojnem dogovoru z deležniki, vodstvom in člani skupine.
Dober vodja projektov ve, kako učinkovito voditi projekt z razumevanjem potrebe po virih in kako jih v danem času in proračunu uporabiti za zagotavljanje najboljših rezultatov. Da bi to dosegli, je treba oblikovati izvedljiv in razumen načrt, ki pomaga vsem, ki sodelujejo v projektu, da prepoznajo svoj del prispevka in si ga zato prizadevajo izpolniti.
2) Za zagotovitev vizije projekta in občutka vodstva:
Učinkovit vodja projekta prinaša vizijo projekta, ki pomaga skupini, da svoje cilje uskladi s cilji zainteresiranih strani, tako da so vsi v skladu z glavnim ciljem projekta in so na poti, da jih uresničijo.
Z dobrim upravljanjem projektov prevladuje občutek za vodstvo, ki vodi člane skupine v pravo smer, da se potrudijo in pomagajo projektu, da postane uspešen. Člani skupine se počutijo odgovorne za svoje naloge tudi v prisotnosti vodje ekipe, ki vodi vse organizirano in pod nadzorom, tako da se vsi zavedajo svojih rezultatov v projektu in za kaj so odgovorni brez zmede.
3) Spremljanje:
Upravljanje projektov pomaga pri spremljanju napredka projekta in pomaga odstraniti vse ovire, če jih najdete.
Dober vodja projektov bo poskrbel, da je potek projekta v skladu s projektnim načrtom, in če se ugotovi kakršno koli odstopanje, se o njem poroča in se sprejmejo ustrezni ukrepi, da se z izvajanjem korektivnih ukrepov ponovno vzpostavi. Za projekt je pomembno, da sledi spremenjenemu načrtu, če ga je treba predložiti pravočasno, kot je bilo pričakovano, in zato so poročila o stanju koristna za preglednost tekočega dela, ki vključuje tudi morebitna vprašanja, če se z njimi spopadajo in zamude. To lahko delite tudi z zainteresiranimi stranmi, tako da je enostavno nadzorovati njihov napredek.
4) Zagotavljanje kakovosti:
Samo pravočasno izvedba projekta ni pomembna, če ni v skladu z zastavljenimi cilji in ne ustreza pričakovanim rezultatom. Zagotavljanje kakovosti je torej zelo pomemben postopek vsakega projekta, saj pomaga preizkusiti in preverjati, ali naročniku ustreza, ali ustreza njegovim zahtevam.
Bistveno je, da vodenje projektov zagotavlja, da se kakovost projekta preizkuša na vsaki stopnji, tako da se rezultat ujema z zahtevami. Natančen časovni razpored lahko uvede projekte slabe kakovosti, zato je pomembno, da se z učinkovitim upravljanjem virov dosežejo pozitivni rezultati brez kakršnih koli ovir za njegovo kakovost. Treba je nameniti čas za preizkušanje in preverjanje kakovosti na vsakem koraku projekta.
5) Obvladovanje tveganja:
Za dobro vodenje projektov je potrebno, da imajo vodje projektov predhodno določen seznam tveganj, s katerimi se lahko potencialno spopada projekt s svojimi alternativami, če v tem primeru nastopi.
Preden začnemo delati na projektu, mora vodja projekta sedeti z ekipo in predhodno analizirati tveganja. V praksi je težko pokriti vsa tveganja, vendar dober vodja vedno ima predstavo o tem, kakšna tveganja se lahko pojavijo, odvisno od vrste projekta. To znanje prihaja tudi s prejšnjimi delovnimi izkušnjami in pomaga prepoznati potencialne grožnje pred delom na projektu, tako da, ko se pojavi vprašanje, obstaja vnaprej zasnovan načrt, kako se ga lotiti in preprečiti, da bi projekt naletel na kakršno koli nenavadno situacijo.
Vsak vodja projektov zahteva učinkovite spretnosti upravljanja tveganj, saj projekt morda ne bo vedno potekal v skladu z načrtom, četudi se zgodi, tveganj v realnem času ni mogoče obravnavati vnaprej, zato se mora vodstveni slog prilagoditi in ga obravnavati, ko to predstavlja grožnja je veščina, ki bi jo moral imeti dober vodja projektov.
Skozi vse te točke se zavedamo, da je dobro vodenje projektov pomembno za vsak projekt, saj obljublja uspeh. Usoda vsakega projekta je odvisna od vodje projekta in njihovih sposobnosti, da organizirajo ekipo, načrtujejo projekt, preizkusijo kakovost projekta, obvladujejo tveganja in vodijo projekt z vizijo, da dosežejo uspeh z motiviranimi ekipnimi igralci in navdihujejo vse da se potrudijo po svojih najboljših močeh.
Priporočeni članki
To je vodič za Zakaj je upravljanje projektov pomembno. Tukaj razpravljamo, kako upravljanje projektov pomaga pri doseganju ciljev. Če želite izvedeti več, lahko preberete tudi druge naše predlagane članke -
- Načela Scruma
- Agile v poslu
- Naloge za upravljanje projektov
- Vloga vodje projekta
- Študija primera pri vodenju projektov